«Говорят, электронные документы — ненастоящие»
12 возражений  сотрудников против кадрового ЭДО.
И способы работы с ними
Кадровый ЭДО позволяет компаниям сократить затраты на бумагу, курьеров, ускорить оформление нового сотрудника и организовать работу с распределённой командой. Но всего этого можно добиться, если сотрудники будут использовать новую систему
В этой памятке мы разобрали основные возражения сотрудников, с которыми вы можете столкнуться
Возражения, связанные
с безопасностью хранения данных:
Как отработать возражение ➜
В папках надёжнее
Не каждый бухгалтер доверит документы компании электронным сервисам, считая, что в папках на полке надёжней. Однако, бумажный документ может случайно выкинуть уборщица, а папка с документами за 2021 год потеряться при переезде.
В облаке же вероятность потерять документы сведена к минимуму.
Как отработать возражение ➜
«Облако» — это небезопасно
При выборе сервиса КЭДО вы можете выбрать тип поставки: в облако или на сервера компании. Однако у хранения на серверах компании есть свои минусы:
  • Дополнительные расходы на обслуживание и обеспечение безопасности серверов
Нужно нанимать системных администраторов, продумывать способы защиты информации. Это всё — дополнительные вложения. В случае с облаком — затраты на обеспечение обслуживания и безопасность несёт вендор.
Согласно результатам исследования «Лаборатории Касперского», средний годовой бюджет банков на кибербезопасность достигает 58 миллионов долларов.
  • Ответственность за утечку данных
Если вы храните данные на локальных серверах, то в случае утечки, вы как работодатель будете нести ответственность за это.
С 23 декабря штраф за обработку персональных данных сотрудника без его согласия — от 300 000 до 700 000 рублей для юридических лиц. При повторном нарушении — от 1 млн. до 1,5 млн. рублей.
Если вы храните данные в облаке между вами и сервисом КЭДО заключается поручение на обработку персональных данных, в котором написано, какие данные и с какой целью собирает сервис. И в большинстве случаев за утечку данных будет отвечать сервис КЭДО.
Ответственность за потерю данных несёт работодатель, только если он не собрал согласие сотрудника на обработку персональных данных. Чтобы этого не случилось — скачивайте шаблон согласия и подписывайте со всеми сотрудниками до внедрения КЭДО.
Как отработать возражение ➜
Я не доверяю сервису и не буду им пользоваться
Найдите примеры известных компаний, которые уже доверяют вендору свои данные. Например, Nopaper используют сеть фитнес-центров World Class, лидер по производству круп «Увелка» и другие известные компании.
Как отработать возражение ➜
Даже в Яндексе была утечка, где гарантии безопасности у сервисов КЭДО?
Многие скорее всего слышали про утечку данных из сервиса Яндекс.Еды, в результате которой телефоны клиентов и сведения об их заказах оказались открытой. Утечка произошла по вине сотрудника: большинство заказов обрабатывалось вручную и данные пользователей были доступны большому количеству сотрудников, один из них воспользовался этим.
«Уточняйте у менеджеров, кто из команды сервиса КЭДО имеет доступ к облачному хранилищу и для каких целей. Выбирайте сервис, в котором доступ к персональным данным сотрудников имеет минимальное количество человек и в котором есть технологии, которые отслеживают каждое действие специалистов сервиса КЭДО с облачным хранилищем. Например, в Nopaper доступ к персональным данным сотрудника и документам компании имеет только работодатель. У техподдержки сервиса имеется доступ только к почте или телефону сотрудника, чтобы связаться с ним, если у пользователя возникнут вопросы по работе с сервисом», — Сергей Зорин, руководитель отдела разработки Nopaper.
Как отработать возражение ➜
Что будет с моими данными, когда я уволюсь?
Всё зависит от цели обработки — зачем сервис собирал эти данные. Например, если сервис взял почту сотрудника для рассылок, полезных материалов и анонсов мероприятий, то после увольнения сотрудника его почта должна быть удалена из рассылки. Но если данные собирались для выполнения закона: обеспечения хранения, подтверждения юридической значимости подписи, то такие данные хранятся до истечения срока хранения документа. Так, трудовой договор нужно хранить 75 лет. Здесь формат документа — бумажный или электронный — не имеет значения.
Уточните у сервиса, c какими компаниями они уже работают
Это поможет привести аргументы в пользу доверия к сервису КЭДО.
Узнайте, где сервис КЭДО хранит свои данные
Узнайте каким облачным хранилищем пользуется и кто имеет доступ к персональным данным сотрудников и документам компании.
Прочитайте лицензионное соглашение, политику обработки данных
И уточните, какие данные собирает сервис, для каких целей. Сервис может собирать только те данные, которые могут понадобиться для подписания документов и подтверждения законности подписи. Для этого могут собираться: ФИО, пол, ИНН, СНИЛС, номер телефона, почта, паспортные данные, фото сотрудника, место работы, данные электронной подписи, данные о поведении пользователя в сервисе.
Например, Nopaper использует хранилище Yandex.Cloud, которое имеет сертификаты на хранение банковской и государственной тайны.
Как уменьшить количество возражений, связанных с хранением данных ещё
на этапе выбора сервиса
ПАМЯТКА
Подробнее о безопасности облачного хранения рассказали в  видео
Уточните у сервиса, c какими компаниями они уже работают
Это поможет привести аргументы в пользу доверия к сервису КЭДО.
Узнайте, где сервис КЭДО хранит свои данные
Узнайте каким облачным хранилищем пользуется и кто имеет доступ к персональным данным сотрудников и документам компании.
Прочитайте лицензионное соглашение, политику обработки данных
И уточните, какие данные собирает сервис, для каких целей. Сервис может собирать только те данные, которые могут понадобиться для подписания документов и подтверждения законности подписи. Для этого могут собираться: ФИО, пол, ИНН, СНИЛС, номер телефона, почта, паспортные данные, фото сотрудника, место работы, данные электронной подписи, данные о поведении пользователя в сервисе.
Например, Nopaper использует хранилище Yandex.Cloud, которое имеет сертификаты на хранение банковской и государственной тайны.
Как уменьшить количество возражений, связанных с хранением данных ещё на этапе выбора сервиса
ПАМЯТКА
Подробнее о безопасности облачного хранения рассказали в видео
Возражения, связанные с работой сервиса
Как отработать возражение ➜
Электронные документы — ненастоящие
В отработке этого возражения сработает аналогия с электронными деньгами: все сотрудники получают деньги на карточку, оплачивают покупки на маркетплейсе, онлайн покупают билеты в кино или на поезд. И электронные переводы, чеки имеют юридическую силу. Также и электронные документы такие же настоящие и имеют такую же юридическую силу, что и бумажные документы, согласно ФЗ-163 и статьям 22.1-22.3 ТК РФ.
Как отработать возражение ➜
А если сотрудник допустит ошибку — всё заново?
В КЭДО вы можете настроить шаблоны заявлений, что сократит вероятность ошибок, а если сотрудник перепутал даты отпуска или решил перенести его — в большинстве сервисов документ можно отозвать.
Как отработать возражение ➜
Как я пойму, что документ подписан?
Спросите у разработчиков сервиса, как можно настроить уведомление о завершении маршрута. Это могут быть пуши в приложении, сообщения в мессенджере, письма на почте.
Как отработать возражение ➜
Как убедиться, что именно этот человек подписал документ?
Электронная подпись имеют доказательную базу, которая позволяет определить, кто и когда подписал документ. Например, в Nopaper есть мобильная подпись, которая позволяет точно определить, с какого устройства, когда и где был подписан документ.
Как отработать возражение ➜
Если сотрудник не успеет подписать заявление?
Кадровый ЭДО позволяет подписывать документы день в день, так как всё происходит на компьютере или в смартфоне сотрудника — сделать это так же быстро, как отправить сообщение в WhatsApp или Telegram. Но если вы переживаете, то можете часть документов оставить на бумаге — закон это разрешает.
Как отработать возражение ➜
Я дольше буду разбираться
Переход на новый процесс подписания документов можно сравнить с покупкой Android вместо Iphone, или наоборот :) Всё тоже сначала кажется неудобным: wi-fi включается не в том месте, клавиатура отличается. Но через время вы привыкаете к новому устройству.
Так же и с сервисом КЭДО — поначалу будет непривычно подписывать документы не ручкой, а смартфоном, но постепенно все привыкнут и не захотят возвращаться к бумаге. А чтобы сотрудники быстрее приняли новую систему, выбирайте сервис с простым и удобным интерфейсом. Перед заключением договора с вендором проверьте, насколько интуитивно понятно, как в сервисе подписать документ.
Как отработать возражение ➜
У меня нет места на телефоне
Проведите аналогию с весом других приложений, например, Nopaper весит 83 Мб на Android, 90 Mб — на Iphone, что в 3 раза меньше, чем Госуслуги.
Если на смартфоне совсем нет памяти — предложите сотруднику использовать веб-версию приложения. Например, в Nopaper сотруднику не обязательно скачивать приложение, он может подписывать документы с помощью СМС-подписи. Как это происходит, смотрите в видео.
Узнайте, через какие устройства сотрудник сможет подписать заявления.
Протестируйте удобство сервиса. Скачайте приложение и попросите нескольких сотрудников попробовать загрузить, подписать и отправить документ. А что отправлять — фото кота или тестовый документ.
Уточните, есть ли функционал возврата документа и уведомления сотрудников.
Проверьте, как быстро работает техподдержка сервиса.
Уточните, работает ли техподдержка с сотрудниками компании и на каких условиях. Некоторые сервисы отвечают на вопросы только на этапе внедрения, а где-то техподдержка не входит в стоимость рабочего места и оплачивается отдельно.
Как уменьшить количество возражений,
ещё на этапе выбора сервиса
ПАМЯТКА
Узнайте, через какие устройства сотрудник сможет подписать заявления.
Протестируйте удобство сервиса. Скачайте приложение и попросите нескольких сотрудников попробовать загрузить, подписать и отправить документ. А что отправлять — фото кота или тестовый документ.
Уточните, есть ли функционал возврата документа и уведомления сотрудников.
Проверьте, как быстро работает техподдержка сервиса.
Как уменьшить количество возражений, ещё на этапе выбора сервиса:
ПАМЯТКА
Уточните, работает ли техподдержка с сотрудниками компании и на каких условиях. Некоторые сервисы отвечают на вопросы только на этапе внедрения, а где-то техподдержка не входит в стоимость рабочего места и оплачивается отдельно.
Как уменьшить возражения после выбора сервиса
Проведите вебинар,
Создайте отдельный чат,
Сделайте инструкции
Заручитесь поддержкой руководства
на котором объясните сотрудникам, что такое КЭДО и почему компания на него переходит.
по работе с КЭДО.
в котором сотрудники смогут задавать вопросы по выпуску подписи и отправке документов.
и неформальных лидеров. Часто сотрудники поначалу отказываются использовать КЭДО, но, посмотрев на опыт коллег, подключаются к сервису.
Как уменьшить возражения после выбора сервиса
Проведите вебинар,
Создайте отдельный чат,
Сделайте инструкции
Заручитесь поддержкой руководства
на котором объясните сотрудникам, что такое КЭДО и почему компания на него переходит.
1
2
3
4
по работе с КЭДО.
в котором сотрудники смогут задавать вопросы по выпуску подписи и отправке документов.
и неформальных лидеров. Часто сотрудники поначалу отказываются использовать КЭДО, но, посмотрев на опыт коллег, подключаются к сервису.
Оставляйте заявку
на консультацию по КЭДО