Как подключить электронный документооборот: пошаговая инструкция

Электронный документооборот помогает сократить время на обмен документами и упростить работу с удалёнными сотрудниками и партнёрами.

В этом материале — что нужно для подключения, как выбрать сервис и какие шаги пройти, чтобы начать работать в ЭДО без ошибок.

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ создавать, подписывать, отправлять и хранить документы онлайн. Вместо печатных экземпляров, папок и пересылки — единая цифровая система.

Документы в ЭДО имеют юридическую силу. Основа — электронная подпись, которая заменяет собственноручную (по 63-ФЗ).

Есть три типа подписи:

• ПЭП (простая) — логин + пароль или код из СМС. Подходит для внутренних задач и документов с низкими рисками.
• НЭП (неквалифицированная) — защищённая подпись, которую можно признать аналогом собственноручной по соглашению сторон.
• КЭП (квалифицированная) — выдается аккредитованным удостоверяющим центром, имеет максимальную юридическую силу. Обязательно используется, например, для подписания трудовых договоров.

ЭДО автоматизирует процессы и убирает рутину. Больше не нужно вручную отслеживать, кто и когда подписал документ — система всё покажет сама. Это упрощает контроль, ускоряет оборот документов и особенно удобно при работе с клиентами и контрагентами по всей стране.

Выбор зависит от типа документов и особенностей работы:

Используется для трудовых договоров, заявлений, приказов, табелей. Удобен при найме, увольнении, оформлении отпусков и других HR-задачах.

→ Для внутренних документов достаточно НЭП.
→ Если оформляется электронный трудовой договор, работодатель обязан подписать его КЭП.

Применяется для обмена актами, счетами, УПД и договорами между организациями.
Подпись — только КЭП, обе стороны используют квалифицированные сертификаты.

В электронном формате можно заключать договор ГПХ и собирать чеки.

→ Пример — сервис Nopaper: договор подписывается онлайн с использованием НЭП, чек загружается в систему автоматически, документы хранятся в одном окне.

Подходит для взаимодействия с банками — открытия и закрытия счетов, валютного контроля, обмена отчётами.

Для работы с иностранными сотрудниками. Требует дополнительных настроек и учета специфики законодательства.

Выбор сервиса для электронного документооборота — это не только вопрос цены. Важно, чтобы он соответствовал задачам вашей компании и позволял запуститься быстро и без лишней нагрузки на команду.
Обратите внимание на ключевые параметры:

1. Поддержка нужных видов подписей
Проверьте, какие типы ЭП можно использовать в сервисе: квалифицированную (КЭП), неквалифицированную (НЭП) или простую (ПЭП). Например, для приёма на работу обязательно нужна КЭП со стороны работодателя. Для внутренних кадровых документов — достаточно НЭП.

2. Интеграция с вашей системой учёта
Если вы ведёте кадровый или бухгалтерский учёт в 1С, уточните, есть ли у сервиса готовая интеграция с 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия и другими модулями. Это позволит формировать и отправлять документы на подписание прямо в привычной системе, без ручного переноса данных — что особенно важно при большом документообороте.

3. Прозрачные условия подключения
Уточните, входят ли в стоимость:

• обучение сотрудников,
• подключение и поддержка электронной подписи,
• настройка маршрутов и ролей,
• техническая поддержка после запуска.

Это поможет избежать скрытых затрат при масштабировании.

4. Хранение и безопасность данных
Документы должны храниться в соответствии с требованиями закона — с резервным копированием, разграничением доступа и возможностью выгрузки архива. Уточните, кто контролирует хранение и какие каналы защищены.

С Nopaper компании подключают кадровый и хозяйственный ЭДО, работают с самозанятыми, оформляют договоры ГПХ и ведут документы с нерезидентами.

Сервис поддерживает КЭП и НЭП, работает в связке с 1С и позволяет подписывать документы прямо с телефона. В кадровом ЭДО руководитель подписывает договор квалифицированной подписью, сотрудник — НЭП через мобильный интерфейс.

Вся документация хранится в одной системе, IT-команда помогает настроить роли и маршруты, а техподдержка сопровождает внедрение и отвечает на вопросы после запуска. Это удобно, особенно если в компании есть удалённые команды — сотрудники подключаются к процессу без визитов в офис, а HR видит статус по каждому документу в реальном времени.

Переход на ЭДО — это не просто «подключить сервис». Чтобы система работала, а не мешала, важно выстроить процесс пошагово.

Что именно вы хотите улучшить: ускорить подписание договоров, избавиться от бумажных ошибок, подключить удалённых сотрудников? Чёткая цель поможет выбрать сервис и убедить руководство.

Посмотрите, где создаются и оформляются документы: в 1С, Excel или вручную. Кто их подписывает, как долго длится согласование? Это поможет выявить узкие места.

Внедрение ЭДО — командная задача. В неё вовлекаются HR, бухгалтерия, IT, юристы и руководство. Именно они будут настраивать маршруты, подписывать документы и отвечать за соответствие требованиям.

Выбирайте решение по критериям: какие подписи поддерживает, есть ли интеграция с вашей системой (например, с 1С), как работает техподдержка, сколько стоит лицензия. Оцените удобство интерфейса — особенно если документы будут подписывать сотрудники из полей или удалённо.

Если вы выбираете сервис для кадрового документооборота — нужно соглашение от сотрудников.

Если у сотрудников был стаж до 31 декабря 2021 года, нужно получить их согласие на переход на кадровый ЭДО (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). Новых сотрудников можно переводить сразу — без дополнительных соглашений.

Если вы подключаете систему для обмена документами с клиентами и контрагентами — подпишите согласие на подписание документов электронной подписью. Такое согласие нужно для использования НЭП и ПЭП, обычно, сервис ЭДО формирует его автоматически.

В некоторых сервисах это можно сделать онлайн. Например, в Nopaper подпись выпускается прямо на смартфоне.

Подумайте, какие документы будут оформляться в системе. Настройте шаблоны, маршруты согласования и правила доступа. В Nopaper, например, маршруты можно сделать разными для HR, бухгалтерии и внешних партнёров.

Даже самая удобная система требует погружения. Покажите сотрудникам, как подписывать документы, куда загружать файлы, где смотреть статусы. Подготовьте памятки для клиентов и партнёров.

ЭДО — это про упрощение процессов, прозрачность и снижение рисков. С ним вы точно знаете, где находится документ, кто его подписал и когда. А ещё — исключаете потери, задержки и дублирование работы.

Чтобы начать, не обязательно переводить всё и сразу. Достаточно выбрать один процесс, который отнимает больше всего времени, и автоматизировать его первым.

Запустим электронный документооборот под ваши задачи — кадровый, хозяйственный, с самозанятыми, контрагентами или нерезидентами. Подключим сотрудников, настроим маршруты, обучим команду.

👉 Забронируйте бесплатную консультацию от Nopaper — разберёмся с вашим случаем, подготовим пошаговый план и поможем избежать сбоев, штрафов и затягиваний.