Как «Кнопка» с помощью Nopaper организовала простой и прозрачный документооборот?
Уже через 3 месяца перехода на КЭДО сервис бухгалтерского учёта «Кнопка» перестал считать расходы на бумагу и сэкономил 60 000 рублей на курьерах. Подробности читайте в статье.
Содержание:
О компании
Пазл сложился: что повлияло на решение перейти на КЭДО
Критерии выбора провайдера
«Мы хотели разработать свой сервис, но выбрали готовый»
Почему выбрали Nopaper?
Результаты внедрения
«Лояльность клиентов стала одним из решающих факторов»
«Самая большая экономия — время сотрудников»
Уже через 3 месяца перехода на КЭДО сервис бухгалтерского учёта «Кнопка» перестал считать расходы на бумагу и сэкономили 60 000 рублей на курьерах
Подробности читайте в статье
Как «Кнопка» с помощью Nopaper организовала простой и прозрачный документооборот?
Уже через 3 месяца перехода на КЭДО сервис бухгалтерского учёта «Кнопка» перестал считать расходы на бумагу и сэкономил 60 000 рублей на курьерах. Подробности читайте в статье.
Содержание:
О компании
Пазл сложился: что повлияло на решение перейти на КЭДО
Критерии выбора провайдера
«Мы хотели разработать свой сервис, но выбрали готовый»
Почему выбрали Nopaper?
«Лояльность клиентов стала одним из решающих факторов»
Результаты внедрения
«Самая большая экономия — время сотрудников»
Уже через 3 месяца перехода на КЭДО сервис бухгалтерского учёта «Кнопка» перестал считать расходы на бумагу и сэкономили 60 000 рублей на курьерах
Подробности читайте в статье
«Кнопка» — сервис бухгалтерского учёта для предпринимателей
В штате компании около 235 сотрудников, и только четверть из них ходит в офис каждый день. Остальные работают из дома, по всей России, и с каждым как минимум 2 раза в год нужно подписывать документы.
О компании
75%
Раньше кадровые документы были на бумаге, сотрудники за пару дней подписывали сканы, а оригиналы отправляли курьерами. Бюрократии было не так много, и мы справлялись, но в 2023 году тема подписания стала острее, и мы начали смотреть в сторону КЭДО.
Мария Харченко
HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка»
Пазл сложился: что повлияло на решение перейти на КЭДО
В середине 2022 года в компании началась реорганизация, c каждым сотрудником нужно было подписать документы на перевод в новое юрлицо — делать это с помощью курьеров было бы слишком долго. Кадровый ЭДО позволяет подписывать всё день в день.
«Реорганизация показала, что мы не сможем быстро реагировать на изменения. С удалёнщиками сложно быстро подписать и получить оригиналы кадровых документов, а в случае налоговой проверки отсутствие документа — большой риск».
«Реорганизация показала, что мы не сможем быстро реагировать на изменения. С удалёнщиками сложно быстро подписать и получить оригиналы кадровых документов, а в случае налоговой проверки отсутствие документа — большой риск».
Вторая причина перехода на новую систему подписания — удалёнка. IT-специалисты любят путешествовать, что усложняет документооборот: каждому нужно напомнить о подписании и отправке документа. Заплатить за отправку в одну сторону 1500 рублей. С КЭДО эта проблема исчезает.
А ещё вышел новый бухгалтер, который выстраивал в компании прозрачный документооборот.
А ещё вышел новый бухгалтер, который выстраивал в компании прозрачный документооборот.
причины перехода на кэдо
Кадровый ЭДО
=
безопасность сотрудников и компании
=
безопасность сотрудников и компании
Мария Харченко
HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка»
В середине 2022 года в компании началась реорганизация, c каждым сотрудником нужно было подписать документы на перевод в новое юрлицо — делать это с помощью курьеров было бы слишком долго. Кадровый ЭДО позволяет подписывать всё день в день.
«Реорганизация показала, что мы не сможем быстро реагировать на изменения. С удалёнщиками сложно быстро подписать и получить оригиналы кадровых документов, а в случае налоговой проверки отсутствие документа — большой риск».
«Мы хотели разработать свой сервис, но выбрали готовый»
На старте проекта «Кнопка» собрала команду, которая определила требования к сервису: сисадмины, разработчики, юрист, бухгалтер, HR, участвовали в выборе и запуске решения.
критерии выбора
Сначала мы хотели разработать свой сервис, но поняли, что это будет очень трудозатратно и нецелесообразно. Поэтому отобрали критерии и начали изучать рынок.
Мария Харченко
Мария Харченко
HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка»
HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка»
Сервис выбирали по 3 критериям:
Стоимость
Схожие ценности компании
Технологичность
Затраты на КЭДО не должны были превышать затраты на бумажный документооборот
«Отношение команды на этапе продаж очень важно, это отношение проецируешь на дальнейшую работу и решаешь, сможешь ли ты работать с этим провайдером несколько лет»
Было важно, чтобы сервис не только мог предоставить шаблонное решение, но и был готов доработать сервис под пожелания клиента
«Лояльность клиентов стала одним из решающих факторов»
Рынок сервисов электронного кадрового документооборота насчитывает более 10 решений, на изучение каждого может уйти около 2 часов. Но под критерии компании может подойти только 2–3 решения, как это было у «Кнопки»:
почему выбрали Nopaper
Решений много, ещё и контекстная реклама постоянно появляется в мессенджерах и достаёт. Поэтому важно точно определить, что важно в сервисе. У нас было три критерия, когда фильтровали по ним предложения, ещё на этапе звонка поняли, что на рынке 1–3 подходящих игрока. Их и сравнивали.
Для меня решающей была ситуация, когда один из клиентов пришёл и сказал:
Мария Харченко
Юлия Данилова
HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка»
Эксперт бухгалтерского сервиса «Кнопка»
Nopaper подошёл по всем нашим критериям, а команда сервиса была схожа с нами по вайбу
Nopaper позволяет выпустить подпись и подписывать документы со смартфона
Теперь кадровому специалисту не нужно печатать документы, отправлять их курьеру — сотрудники подписывают всё удаленно по одной кнопке.
Также для Кнопки сделали несколько доработок: рассылка расчётных листков и брендированный личный кабинет сотрудника.
Также для Кнопки сделали несколько доработок: рассылка расчётных листков и брендированный личный кабинет сотрудника.
Когда клиент настолько лоялен к одному сервису и по его рекомендации идут к другой — это очень классно.
“Раз вы дружите с Nopaper, а я их люблю, я и с вами работать буду”.
«Самая большая экономия — время сотрудников»
Сначала в компании ожидали аврала: постоянные сообщения от сотрудников с вопросами, как работать в сервисе, можно ли остаться на бумаге. Но их не было.
результаты внедрения
«Мы заранее подготовили все документы, два раза рассказали сотрудникам о переходе на КЭДО и сделали пост в корпоративном мессенджере со ссылкой на чат с вопросами. До сих пор в этом чате нет ни одного сообщения».
Мария Харченко
HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка»
За 3 месяца использования КЭДО в компании сэкономили на курьерах около
60 000
₽
До КЭДО мы постоянно печатали на цветном принтере, чтобы лого был в цвете, сейчас затраты на бумагу минимальны. Основная экономия — это время бухгалтера, HR и офис-менеджера. Каждый месяц мы принимаем 7 новичков, и если раньше, чтобы вывести нового сотрудника на работу, было задействовано 3 специалиста, то теперь — один.
Мария Харченко
HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка»
После внедрения КЭДО
До внедрения КЭДО
Кадровый специалист:
Бухгалтер: отправляет документы через 1С сотруднику и руководителю
принимает документы
подписывает у директора
распечатывает договор
отдаёт документы офис-менеджеру
Офис-менеджер:
отправляет документы сотруднику
следит за трек-номером
Бухгалтер:
оформляет отчётность в 1С
До внедрения КЭДО
Кадровый специалист:
принимает документы
подписывает у директора
распечатывает договор
отдаёт документы офис-менеджеру
Офис-менеджер:
отправляет документы сотруднику
следит за трек-номером
Бухгалтер:
оформляет отчётность в 1С
После внедрения КЭДО
Бухгалтер: отправляет документы через 1С сотруднику и руководителю
Как подписывают документы в Nopaper через 1С, смотрите в видео
«Кнопка» не только клиент, но и партнёр Nopaper
