Как «Кнопка» с помощью Nopaper организовала простой и прозрачный документооборот?

В штате компании около 235 сотрудников, и только четверть из них ходит в офис каждый день. Остальные работают из дома, по всей России, и с каждым как минимум 2 раза в год нужно подписывать документы.

О компании

75%

Раньше кадровые документы были на бумаге, сотрудники за пару дней подписывали сканы, а оригиналы отправляли курьерами. Бюрократии было не так много, и мы справлялись, но в 2023 году тема подписания стала острее, и мы начали смотреть в сторону КЭДО.

Мария Харченко

HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка»

В середине 2022 года в компании началась реорганизация, c каждым сотрудником нужно было подписать документы на перевод в новое юрлицо — делать это с помощью курьеров было бы слишком долго. Кадровый ЭДО позволяет подписывать всё день в день.


«Реорганизация показала, что мы не сможем быстро реагировать на изменения. С удалёнщиками сложно быстро подписать и получить оригиналы кадровых документов, а в случае налоговой проверки отсутствие документа — большой риск».

Вторая причина перехода на новую систему подписания — удалёнка. IT-специалисты любят путешествовать, что усложняет документооборот: каждому нужно напомнить о подписании и отправке документа. Заплатить за отправку в одну сторону 1500 рублей. С КЭДО эта проблема исчезает.

А ещё вышел новый бухгалтер, который выстраивал в компании прозрачный документооборот.

причины перехода на кэдо

Кадровый ЭДО
=
безопасность сотрудников и компании

Мария Харченко

HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка»

В середине 2022 года в компании началась реорганизация, c каждым сотрудником нужно было подписать документы на перевод в новое юрлицо — делать это с помощью курьеров было бы слишком долго. Кадровый ЭДО позволяет подписывать всё день в день.

На старте проекта «Кнопка» собрала команду, которая определила требования к сервису: сисадмины, разработчики, юрист, бухгалтер, HR, участвовали в выборе и запуске решения.

критерии выбора

Сначала мы хотели разработать свой сервис, но поняли, что это будет очень трудозатратно и нецелесообразно. Поэтому отобрали критерии и начали изучать рынок.

Мария Харченко

Мария Харченко

HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка»

HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка»

Сервис выбирали по 3 критериям:

Стоимость

Схожие ценности компании

Технологичность

Затраты на КЭДО не должны были превышать затраты на бумажный документооборот

«Отношение команды на этапе продаж очень важно, это отношение проецируешь на дальнейшую работу и решаешь, сможешь ли ты работать с этим провайдером несколько лет»

Было важно, чтобы сервис не только мог предоставить шаблонное решение, но и был готов доработать сервис под пожелания клиента

Рынок сервисов электронного кадрового документооборота насчитывает более 10 решений, на изучение каждого может уйти около 2 часов. Но под критерии компании может подойти только 2–3 решения, как это было у «Кнопки»:

почему выбрали Nopaper

Решений много, ещё и контекстная реклама постоянно появляется в мессенджерах и достаёт. Поэтому важно точно определить, что важно в сервисе. У нас было три критерия, когда фильтровали по ним предложения, ещё на этапе звонка поняли, что на рынке 1–3 подходящих игрока. Их и сравнивали.

Для меня решающей была ситуация, когда один из клиентов пришёл и сказал:

Мария Харченко

Юлия Данилова

HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка»

Эксперт бухгалтерского сервиса «Кнопка»

Nopaper подошёл по всем нашим критериям, а команда сервиса была схожа с нами по вайбу

Nopaper позволяет выпустить подпись и подписывать документы со смартфона

Теперь кадровому специалисту не нужно печатать документы, отправлять их курьеру — сотрудники подписывают всё удаленно по одной кнопке.

Также для Кнопки сделали несколько доработок: 
рассылка расчётных листков и брендированный 
личный кабинет сотрудника.

Когда клиент настолько лоялен к одному сервису и по его рекомендации идут к другой — это очень классно.

“Раз вы дружите с Nopaper, а я их люблю, я и с вами работать буду”.

Протестируйте Nopaper бесплатно и получите скидку на внедрение

Оставьте заявку

Сначала в компании ожидали аврала: постоянные сообщения от сотрудников с вопросами, как работать в сервисе, можно ли остаться на бумаге. Но их не было.

результаты внедрения

Мария Харченко

HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка»

₽

За 3 месяца использования КЭДО в компании сэкономили на курьерах около

До КЭДО мы постоянно печатали на цветном принтере, чтобы лого был в цвете, сейчас затраты на бумагу минимальны. Основная экономия — это время бухгалтера, HR и офис-менеджера. Каждый месяц мы принимаем 7 новичков, и если раньше, чтобы вывести нового сотрудника на работу, было задействовано 3 специалиста, то теперь — один.

Мария Харченко

HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка»