Как организовать работу с подрядчиками и сотрудниками в IT-компании за две недели?

Как организовать работу с подрядчиками и сотрудниками
в IT-компании за две недели?

Кейс клиента

Как организовать работу с подрядчиками и сотрудниками
в IT-компании
за две недели?

Кейс клиента

Почему клиент снова начал искать решение для организации электронного документооборота с сотрудниками и подрядчиками и к каким результатам это привело — читайте в кейсе.

P. S. По просьбе клиента название компании и имена сотрудников были изменены. Вместо настоящего названия компании мы используем — компания «К».

Мы пытались организовать КЭДО 2 года назад, и это было ещё неудобней бумаги

Владислав

HRD компании «К»

Почему клиент снова начал искать решение для организации электронного документооборота
с сотрудниками и подрядчиками и к каким результатам это привело — читайте в кейсе.

P. S. По просьбе клиента название компании и имена сотрудников были изменены. Вместо настоящего названия компании мы используем — компания «К».

Мы пытались организовать КЭДО 2 года назад, и это было ещё неудобней бумаги

Владислав

HRD компании «К»

Содержание:

Один кадровый специалист и офисы разработки по всей стране

Внедрение КЭДО: попытка №1

Внедрение КЭДО: попытка №2

О каких затратах речь?

Первые результаты внедрения

Критерии выбора сервиса

Содержание:

Один кадровый специалист и офисы разработки по всей стране

Внедрение КЭДО: попытка №1

Внедрение КЭДО: попытка №2

О каких затратах речь?

Первые результаты внедрения

Критерии выбора сервиса

Сотрудники и внештатные специалисты работают по всей России, доставка документов может занимать от 2 дней до пары недель. И нужно рассчитать, чтобы всё пришло и было подписано вовремя. А также проследить за каждым отправлением.

Владислав

HRD компании «К»

Компания «К» — международная IT-компания, в России 7 офисов разработки, 200 сотрудников, а также подрядчики по всей стране. Всеми сотрудниками занимается один кадровый специалист, который находится в Москве. И с каждым офисом и дистанционным сотрудником нужно оформить, подписать и обменяться кадровыми документами. И проследить, чтобы всё дошло.

А в это же время бухгалтерия тоже сидит и отслеживает трек-номера писем с документами для подрядчиков: договоры, акты и чеки.

Один кадровый специалист и офисы разработки по всей стране. И другие причины перейти на КЭДО

Сотрудники и внештатные специалисты работают по всей России, доставка документов может занимать от 2 дней до пары недель. И нужно рассчитать, чтобы всё пришло и было подписано вовремя. А также проследить за каждым отправлением.

Владислав

HRD компании «К»

Компания «К» — международная IT-компания, в России 7 офисов разработки, 200 сотрудников, а также подрядчики по всей стране. Всеми сотрудниками занимается один кадровый специалист, который находится в Москве. И с каждым офисом и дистанционным сотрудником нужно оформить, подписать и обменяться кадровыми документами. И проследить, чтобы всё дошло.

А в это же время бухгалтерия тоже сидит и отслеживает трек-номера писем с документами для подрядчиков: договоры, акты и чеки.

Один кадровый специалист и офисы разработки по всей стране. И другие причины перейти на КЭДО

О каких затратах речь?

Чтобы отправить документы, нужно задействовать несколько специалистов: кадровый специалист, бухгалтер, офис-менеджеры. Кадровый специалист и бухгалтер оформляют документы, а офис-менеджеры обеспечивают доставку: подбирают логистическую компанию, ходят в отделения почты.

Не подписанный вовремя документ — риск штрафа при налоговой проверке.

Стало ясно, что от бумажного документооборота пора отказываться. Ещё в 2021 году компания пыталась перейти на КЭДО, но рынок оказался не готов.

«У нас есть разработчики, которые работают как самозанятые, с ними обмен документами сложнее: нужно проверить статус самозанятого, правильность договора и актов, получить чеки. И всё это нужно сделать быстро, чтобы свести отчётность и закрыть месяц»

Каждая доставка стоит в среднем 1000-2000 рублей, за год только затраты на логистику составляли 100 000 рублей. К этому ещё прибавляется обслуживание принтеров, закупка бумаги, канцелярии и сейфов, а также аренда новых архивных помещений.

Время сотрудников

Риски безопасности

Расходы на организацию отправки и хранения документов

Владислав

HRD компании «К»

О каких затратах речь?

Чтобы отправить документы, нужно задействовать несколько специалистов: кадровый специалист, бухгалтер, офис-менеджеры. Кадровый специалист и бухгалтер оформляют документы, а офис-менеджеры обеспечивают доставку: подбирают логистическую компанию, ходят в отделения почты.

Не подписанный вовремя документ — риск штрафа при налоговой проверке.

Стало ясно, что от бумажного документооборота пора отказываться. Ещё в 2021 году компания пыталась перейти на КЭДО, но рынок оказался не готов.

«У нас есть разработчики, которые работают как самозанятые, с ними обмен документами сложнее: нужно проверить статус самозанятого, правильность договора и актов, получить чеки. И всё это нужно сделать быстро, чтобы свести отчётность и закрыть месяц»

Каждая доставка стоит в среднем 1000-2000 рублей, за год только затраты на логистику составляли 100 000 рублей. К этому ещё прибавляется обслуживание принтеров, закупка бумаги, канцелярии и сейфов, а также аренда новых архивных помещений.

Время сотрудников

Риски безопасности

Расходы на организацию отправки и хранения документов

Владислав

HRD компании «К»

Внедрение КЭДО: попытка №1

Первая попытка внедрить КЭДО была в 2021 году, но начать использовать КЭДО было сложно, каждому кандидату нужно:

Такой процесс был сложнее и неудобнее привычной отправки документов, поэтому в компании вернулись на бумагу. Но через 2 года снова посмотрели в сторону автоматизации.

Съездить в удостоверяющий центр

1

Получить подпись

2

Написать заявление на возмещение расходов на выпуск средства подписания

3

Установить специальную программу на компьютер

4

Загрузить документы

5

Подписано

6

Внедрение КЭДО: попытка №2

За два года сервисов КЭДО стало больше, и клиент снова задумался о цифровизации документооборота с сотрудниками и подрядчиками. Выбирали среди лидеров рынка: HRlink, Nopaper, КонтурКЭДО и остановились на Nopaper — сервис выигрывал по всем критериям.

Критерии выбора сервиса:

Клиенту было важно организовать не только внутренний документооборот, но и обеспечить быстрое оформление документов с подрядчиками. Nopaper позволяет работать со всеми в одном приложении: с сотрудниками, самозанятыми, ИП, специалистами за рубежом.

Возможность работать с подрядчиками и сотрудниками

«Было важно, чтобы хранение данных находилось на стороне сервиса, и нам не нужно было нанимать админов для обслуживания дополнительных серверов. Сервис Nopaper расположен в специальном дата-центре от Yandex.Cloud, который соответствует требованиям ФЗ-152»

Поставка в облако

Владислав

HRD компании «К»

«Мы уже однажды столкнулись с долгим процессом выпуска подписей, который, кроме времени, требовал от нас ещё и дополнительных финансовых вложений. Поэтому самостоятельный выпуск электронной подписи в смартфоне — возможность, которую мы и ждали»

Владислав

HRD компании «К»

Для выпуска подписи в Nopaper сотруднику понадобится:

Быстрый и удобный выпуск подписи

Скачать приложение

Получить подпись

Подписано

Загрузить документы

1

2

3

4

Чем проще интерфейс, тем меньше вопросов «Как загрузить документ?», «Как его подписать?» получит кадровый специалист, и тем охотнее сотрудники будут использовать приложение.

Удобный интерфейс мобильного приложения

Интерфейс Nopaper

Внедрение сервиса шло в два этапа. На первом этапе поставили стандартное решение Nopaper — c шаблонами документов, маршрутами подписания, интеграцией с 1С:ЗУП.

Скорость внедрения

Уже через 14 дней сотрудники подписывали кадровые документы в Nopaper.

2 недели — время внедрения сервиса

Команда Nopaper настроила нам интеграцию с 1С Бухгалтерия, чтобы финансовый отдел мог отправлять и получать документы от самозанятых прямо в 1С. Готовность дорабатывать сервис под пожелания клиента — ещё один критерий, по которому мы выбрали Nopaper

Владислав

HRD компании «К»

Второй этап внедрения — индивидуальная настройка сервиса и 1С: Бухгалтерия

«С Nopaper мы добились простого контроля каждого документа, специалисты больше не тратят время на поиск сотрудников, отслеживание трек-номеров. Вместо этого на одном экране видно статусы по всем документам. И особенно приятно, когда все они зелёные»

Владислав

HRD компании «К»

Первые результаты внедрения

Большинство сотрудников подписывают документы день в день. Или даже быстрее.

Специалист по кадрам, бухгалтеры, штатные и внештатные специалисты — все видят, на каком этапе находится документ, кто следующий его должен подписать,. А когда документ подписан, документ с печатью электронной подписи приходит и в личный кабинет Nopaper, и в учётные системы клиента.

Скорость документооборота

Управляемость и безопасность процессов