ЭДО для самозанятых: как выбрать надежный сервис и начать экономить время

ЭДО для самозанятых: как выбрать надежный сервис и начать экономить время

Сложно найти самозанятого, которому бы необходимость составлять и подписывать договоры об оказании услуг не омрачала радость от получения нового дорогостоящего проекта. Кто-то распечатывает и сканирует документы, кто-то фотографирует свою подпись в паспорте и с помощью сервисов переносит её в PDF документ. Но такие ухищрения — временное и, порой, бессмысленное решение, ведь юридической силы они не имеют, а значит, при любых спорных вопросах их никакие суды не воспримут всерьез.

Тут на помощь приходят сервисы электронного документооборота (ЭДО). Электронные подписи в ЭДО признаются официальными инстанциями: налоговой, судами и контрагентами. С помощью ЭДО вы можете отправить заказчику — будь он физическим лицом или крупной компанией — легальный документ. Все, что останется вашему клиенту, — это зарегистрироваться в системе ЭДО и поставить свою подпись.

Таким образом, ЭДО значительно экономит время и нервы самозанятым, но важно выбрать надежный сервис, а как это сделать — сейчас расскажем.

В этой статье:

4 ключевые выгоды от использования ЭДО для самозанятых
Как выбрать надежный сервис ЭДО
Часто задаваемые вопросы от самозанятых по работе с ЭДО

4 ключевые выгоды от использования ЭДО для самозанятых

Прежде чем перейти к выбору сервиса, давайте разберемся, как именно ЭДО помогает самозанятым упростить жизнь.

Выгода 1. Быстрое подписание договоров и актов

Сервис ЭДО позволяет подписывать документы практически мгновенно. Забудьте о походах на почту, сканировании и пересылке бумажных договоров. С помощью ЭДО документ отправляется моментально, и клиент может его подписать за 10 минут, что особенно ценно для тех, кто работает с короткими сроками и срочными заказами.

Выгода 2. Отправка документов в два клика

ЭДО сводит процесс передачи документов к простому нажатию кнопки. Не нужно больше тратить время на сбор подписей и ожидание доставки. Достаточно загрузить документ и отправить его клиенту, будь то физическое лицо или компания. Это позволяет вам сразу приступать к выполнению заказа.

Выгода 3. Экономия на канцтоварах, печати и доставке

ЭДО позволяет сократить или вовсе исключить траты на бумагу, чернила, печатные устройства и услуги курьера. При этом все документы всегда под рукой в электронном архиве, что удобно для поиска и отслеживания этапов подписания.

Выгода 4. Ведение документооборота из любой точки мира

ЭДО дает возможность работать с документами из любого города или страны. Все, что вам нужно, — это интернет и мобильное устройство или ноутбук. Вы сможете заключать сделки, отправлять акты и счета, находясь в отпуске, командировке или работая удаленно. Именно поэтому электронный документооборот идеально подходит для фрилансеров и самозанятых.

Как выбрать надежный сервис ЭДО

Выбрать подходящий сервис ЭДО — задача не из простых, особенно для тех, кто впервые сталкивается с электронным документооборотом. Чтобы не ошибиться и сразу начать пользоваться всеми его преимуществами, важно обратить внимание на ключевые критерии. Они помогут выбрать надежную платформу, которая сэкономит ваше время и обеспечит комфорт в работе.

Критерий 1. Юридическая значимость

Сервис ЭДО должен обеспечивать юридическую силу документов, чтобы их принимали в налоговой, судах и банках. Убедитесь, что подпись, выпускаемая в сервисе, соответствует требованиям ФЗ-63 «Об электронной подписи».

Критерий 2. Простота интерфейса

Интерфейс должен быть интуитивно понятным и удобным, чтобы вы быстро освоили сервис. Инструкции и подсказки помогут новичкам начать работу без лишних сложностей.

Критерий 3. Мобильность и доступ с любых устройств

Сервис должен работать на всех устройствах и операционных системах, чтобы вы могли управлять документами в любое время и из любого места.

Критерий 4. Стоимость

Выбирайте тариф, подходящий вашему объёму работы. Ищите сервисы с гибкими условиями, пробным периодом или доступными пакетами для самозанятых.

Критерий 5: Репутация и поддержка

Проверяйте отзывы, чтобы убедиться в надежности сервиса. Стабильная работа платформы и оперативная поддержка помогут избежать проблем в работе.

Nopaper – готовое решение для ЭДО с самозанятыми в смартфоне

Чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись

Nopaper — готовое решение для ЭДО с самозанятыми в смартфоне

Чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись

Часто задаваемые вопросы от самозанятых по работе с ЭДО

Разве ЭДО не слишком сложно для освоения?

В наше время IT-компании из-за конкуренции уделяют особое внимание созданию UX (User Experience — пользовательский опыт) интерфейсов своих продуктов, чтобы их использование было интуитивно понятным без учебника. Протестируйте разные сервисы ЭДО и выберите тот, чей интерфейс вам наиболее понятен и приятен.

Почему я должен платить за ЭДО, если это дополнительные траты?

ЭДО — это не расходы, а инвестиция в удобство и безопасность. Например, в Nopaper вы можете бесплатно принимать документы и отправить первые три исходящих без оплаты. После этого стоимость — 50 рублей за пакет документов — небольшая цена за юридическую силу и спокойствие ваших сделок. При этом вы экономите на курьерских доставках и почтовых отправлениях.

А если мои заказчики не захотят подключаться к ЭДО?

Убедите их, что это просто и выгодно:

Регистрация занимает пару минут, инструкции есть.
Не нужно тратить деньги и время на бумажные документы и ждать неделями или месяцами заключения договора, если вы живете в разных городах или странах.
Такие документы принимают в судах и госорганах, поэтому заказчик может не беспокоиться о том, что он переводит предоплату, а исполнитель скроется с его деньгами или сделает не то, о чем договаривались. Такой договор не отклонят в суде, если возникнут разногласия и заказчик сможет вернуть свои деньги от недобросовестного исполнителя.

Предложите заказчику свою помощь — проведите его через процесс подключения или отправьте инструкцию от сервиса ЭДО.

Насколько безопасно использовать ЭДО? Могут ли данные попасть в руки мошенников?

Все данные и документы в ЭДО хранятся в зашифрованном виде, а деятельность сервисов электронного документооборота регулируется Федеральными Законами РФ № 152-ФЗ «О персональных данных» и № 149-ФЗ «Об информации», поэтому без участия вас или заказчика никто не сможет получить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.

А если я работаю только с физлицами, разве мне нужен ЭДО?

Можно работать «‎по-старинке»‎ и договариваться на работу в мессенджере без документов. Но тогда есть риск, что за работу вам не заплатят. Поэтому рекомендуем заключать договор перед началом проекта, особенно если проект большой. Подписать договор с физлицом можно за несколько минут в ЭДО.

Нужно ли специальное оборудование (флешки, принтеры, сканеры) для использования ЭДО?

В некоторых сервисах ЭДО такая необходимость действительно есть, но в Nopaper документооборот ведется только с помощью компьютера, ноутбука или смартфона, поэтому не нужно дополнительно покупать оборудование и мучиться с установкой ПО для ведения электронного документооборота.

Уверены ли вы, что документы в ЭДО действительно имеют юридическую силу?

Да, документы подписанные электронной подписью имеют юридическую силу. Чтобы использование некоторых видов электронной подписи было по закону — это должно быть зафиксировано между вами и вторым подписантом. Вы должны подписать документ, в котором написано, что вы оба согласны подписывать документы электронной подписью и признавать её равной собственноручной. В Nopper это соглашение формируется автоматически при подписании документа.

Когда вы попробуете ЭДО один раз, то останетесь с ним навсегда и расстанетесь с бумажной рутиной

С правильным сервисом ЭДО вы забудете о всей бумажной рутине. Подпишите документы быстро и удобно, сэкономьте время и ресурсы, и сосредоточьтесь на развитии своего бизнеса. ЭДО — это не просто тренд, это необходимый инструмент для успешной работы самозанятых в современном мире.

Не упустите шанс упростить свою работу и сэкономить время! Подключение ЭДО для самозанятых — это не только удобство и скорость, но и реальная экономия. Попробуйте сами и убедитесь, насколько проще и быстрее будет подписывать документы, отправлять их заказчикам и вести весь документооборот. Переходите на новый уровень работы без лишней бюрократии!