Кадровый специалист из офиса в Санкт-Петербурге готовит документы для тренера из клуба в Екатеринбурге: выгружает из 1С, печатает, вызывает курьера. Через три дня документы получает руководитель клуба, ищет тренера. А тот в отпуске. Руководитель кладёт документы на стол…

Спустя две недели кадровый специалист вспоминает про документы, звонит в клуб. Руководитель смотрит в стол, находит кучу бумаг, но это не те. Говорит, что потерял документы. И всё заново: печатать, вызывать курьера, ждать. Как выйти из дня сурка?
О КЛИЕНТЕ

3 000 специалистов: почему старая схема обмена документами перестала работать?

3 000
специалистов работает в клубе сотрудники, ИП, самозанятые
65
партнёрских клубов в 11 странах
48
клубов — в Москве, Екатеринбурге,
Санкт-Петербурге и Сочи
Администрированием собственных клубов занимается HR-департамент. Один офис HR-специалистов в Москве, и он занимается московскими подразделениями, другой в Санкт-Петербурге — там специалист администрирует все региональные клубы.

И нужно проверить, что каждый получил и подписал нужный документ. В итоге HR-департамент вместо развития персонала тратит часы на микроменеджмент листов бумаги.
Инна Ефанкина
руководитель отдела по работе с персоналом
Мы очень быстро выросли: открылись новые клубы, расширился штат фитнес-тренеров. Бумаг тоже стало больше — новые регламенты в компании. HR-специалисты чаще стали подсвечивать, что им не хватает времени на крупные проекты, вместо стратегических задач они думают, где находится документ, который они отправили в клуб 2 недели назад. Стоял вопрос: остаться на бумаге и нанять специалиста по документообороту или идти в автоматизацию

4 фактора, которые повлияли на решение

Экономия
бумага это 6000 рублей в месяц и ещё одна ставка в ФОТ
Одна из целей кампании — снижение операционных затрат на обмен документами. В год компания тратила около 70 тысяч рублей на бумагу, платила сторонней организации за архивное хранение. Компания растёт, а значит, и площадь и стоимость архива тоже будут расти.

Найм нового сотрудника для ведения документооборота тоже бы увеличил сумму издержек, ведь нужно заложить деньги на поиск и оплату новой штатной единицы.

С автоматизацией обмена документами компания могла сэкономить на бумаге и организации архивного хранения.
Снижение нагрузки на руководителя
Бумажные документы очень сложно передавать в клубы: чтобы отвезти документ, World Class использовали внутренних курьеров. Курьер забирал бумаги, привозил в клуб, там его встречал руководитель клуба и забирал документы. Потом руководитель искал нужного тренера, подписывал с ним бумаги, снова вызывал курьера, и курьер доставлял документы обратно в офис.
«Бывает сложно найти нужного сотрудника быстро: он может быть в отпуске или на больничном. Из-за этого подписание затягивается, а порой про документы и вовсе могут забыть. А когда документ нужно отправить в другой город, а у участников процесса разные часовые пояса — ни о какой оперативности нельзя даже говорить», — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.

Привлекательность для соискателей
Больше всего вакансий клуба — вакансии тренеров. Обычно это люди поколения «Z» — 20-25 лет, которые привыкли, что заказать еду, оплатить ипотеку, купить билет на поезд можно через смартфон в пару кликов. От оформления на работу у них те же ожидания.
«Наши кандидаты — молодые ребята, для них сидеть в кабинете кадрового специалиста и подписывать каждый лист бумаги — трата времени. Им важно, чтобы эти процессы проходили быстро и просто. Нам хотелось стать для них более привлекательными, выделиться на фоне остальных, показать, что подписать документы они смогут также быстро, как отсканировать код на смартфоне», Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.
Экологичность
World Class заботится об экологии. Внутри фитнес-клубов культура пользования своими личными бутылочками, а не привычными всем пластиковыми стаканчиками. Переход на электронный документооборот соответствует экологичному подходу — ЭДО помогает сократить использование бумаги.

Эти факторы повлияли на решение в пользу перехода на электронный документооборот с сотрудниками и внешними специалистами. Дальше началось изучение предложений от разработчиков, тендер и внедрение новой системы.

Узнайте, как фитнес-клубу получать документы от тренеров вовремя

ВЫБОР СЕРВИСА

Когда что-то ещё в разработке — это страшно

Перед тем как изучать рынок сервисов,
в компании определили критерии выбора.
“Мы встретились с IT-отделом, составили техническое задание и описание сервиса, который хотим видеть у себя. Было 6 основных критериев. В тендере участвовало 5 сервисов: это были IT-решения, с которыми у нас уже были проекты, рекомендации компаний, и сервисы, которые мы сами нашли в интернете”
Инна Ефанкина
руководитель отдела по работе с персоналом

Критерии, по которым World Class выбирал сервис:

Один сервис для работы и с сотрудниками, и с внештатными специалистами
В компании работали со штатными сотрудниками и с внештатными специалистами: ИП, самозанятые и физлица. Важно было перевести в электронный вид документы с каждой категорией. Не все сервисы были готовы это реализовать. Кто-то специализировался только на КЭДО, а кто-то работал только с контрагентами
Наличие удобного мобильного приложения
Тренеры редко пользуются компьютером, а вот телефон у них всегда с собой. Тренеры World Class используют приложение клуба для ведения клиентов и отслеживания расписания — такой же мобильности хотелось в подписании документов.
«Некоторые компании нам говорили, что у них приложение в разработке — это пугало, так как мы не знали ни сроков реализаций, ни того, каким это приложение будет», Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.
Инна Ефанкина
руководитель отдела
по работе с персоналом
Нам понравился минимализм приложения. Часто приложения перегружают различной информацией, это минус: наши тренеры не IT-специалисты, они не будут сидеть, переключать вкладки и разбираться. В Nopaper сразу видно, куда пришёл документ и как его подписать
Интеграция с 1С и защита данных
Клиенту хотелось, чтобы кадровый специалист мог отправлять документы прямо в 1С и чтобы все отправленные и подписанные документы были защищены согласно ФЗ-152
интеграция с 1С платформой
Стоимость сервиса и скорость работы техподдержки
“В течение тендера оценивали команду: насколько быстро отвечают на вопросы, организовывают встречи, проводят демонстрации, отправляют предложения и вносят корректировки. Оценивали и стоимость, у нас был определённый бюджет, за который мы не могли выйти”
Инна Ефанкина
руководитель отдела по работе с персоналом
Также был важен опыт внедрения, чтобы сервис уже использовался другими крупными компаниями
Nopaper уже используют
ВНЕДРЕНИЕ
У нас была доработанная версия 1С — это усложнило внедрение
Перед внедрением World Class провели аудит кадровых документов, а само внедрение разделили на 2 части:
Техническая часть
Настройка интеграции с 1С, внесение доработок
Юридическая часть
Подготовка документов к переходу
Инна Ефанкина
руководитель отдела по работе с персоналом
Фёдор Мельников
руководитель отдела внедрения Nopaper
Мы используем не стандартную 1С, а доработанную: у нас использовались нестандартные формы документов и места отправки, поэтому обычный коннектор 1С не подходил. Команда Nopaper дорабатывала отправку документов из 1С под нас. Мы еженедельно встречались по статусу работы, смотрели, что готово и над чем ещё предстоит работать.
Первая часть заняла около месяца из-за кастомных доработок в учётной системе 1С.
Для World Class сделали ряд доработок: массовую отправку документов, чтобы кадровый специалист отправлял документы в один клик по всем сотрудникам и исполнителям. Разработали фильтры по видам документов, юрлицам и фамилия получателей
“Юристы Nopaper помогли нам с оформлением ЛНА. Мы добавили в трудовой договор пункт о кадровом ЭДО и написали инструкции для сотрудников”
Инна Ефанкина
руководитель отдела по работе с персоналом
Вторая часть внедрения — подготовка юридических документов. Чтобы перейти на КЭДО, необходимо оформить локально-нормативные акты, уведомить сотрудников и получить их согласие.
РЕЗУЛЬТАТЫ
Отказались от найма ещё одного сотрудника: экономят на бумаге и заботятся о природе
“Из 3000 сотрудников только 20 остались на бумаге. В основном на их решение повлиял предыдущий негативный опыт: “мошенники сняли деньги с карты, теперь я использую телефон только для звонков”
Меньше 1% сотрудников отказались от использования КЭДО
Инна Ефанкина
руководитель отдела по работе с персоналом
В начале перед компанией стоял выбор: нанять нового сотрудника или внедрить КЭДО. Они выбрали второй вариант, это позволило:
«Не нужно закупать несколько коробок бумаги на месяц, повышать платежи за архивное хранение. «Мы уже и не помним, когда заказывали бумагу. В месяц мы экономим порядка 6 тысяч рублей на заказе бумаги, а также экономим деньги, которые могли бы пойти на зарплату нового сотрудника», — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.
Сократить расходы
на обмен документами
Руководители клубов больше не бегают за тренерами ради нескольких синих закорючек, а занимаются стратегическим планированием и вопросами увеличения прибыли филиала.
Оптимизировать работу руководителям
Раньше на оформление нового тренера уходило 3 часа: путь до офиса, ознакомление со всеми документами, их подписание и путь в клуб. Сейчас тренера подписывают документы, пока идут из одного кабинета в другой. А документы с действующими тренерами подписываются день в день.
Стать более технологичной компанией
Теперь у HR-специалистов появилось время на проекты и важные задачи. Им не надо помнить про каждый документ, который они отправили в клуб — статусы всех документов видны в 1С. А потерять документ стало невозможно — отправленные и подписанные документы хранятся в учётной системе и личном кабинете сотрудника (исполнителя).
Снять нагрузку
с HR-специалистов
Раньше в компании тратили около 70 тысяч на бумагу в год, в месяц это примерно 11-16 пачек. На производство 16 пачек бумаги уходит одно дерево. Теперь компания спасает по одному дереву в месяц.
На этом работа с World Class не останавливается, мы совершенствуем свой продукт, чтобы рутина в работе клиента уменьшалась.
Продолжить заботиться о природе
Инна Ефанкина
руководитель отдела по работе с персоналом
Сейчас мы переезжаем на новую версию 1С:3.1, а также вместе с командой Nopaper планируем добавить в учётную систему автоматическую отправку документов, чтобы каждый месяц тренерам, устроенным как внештатные специалисты, автоматически приходили акты на подписание

Узнайте, как повысить лояльность тренеров-зумеров

Узнайте, как повысить лояльность тренеров-зумеров