Кадровый специалист из офиса в Санкт-Петербурге готовит документы для тренера из клуба в Екатеринбурге: выгружает из 1С, печатает, вызывает курьера. Через три дня документы получает руководитель клуба, ищет тренера. А тот в отпуске. Руководитель кладёт документы на стол…
Спустя две недели кадровый специалист вспоминает про документы, звонит в клуб. Руководитель смотрит в стол, находит кучу бумаг, но это не те. Говорит, что потерял документы. И всё заново: печатать, вызывать курьера, ждать. Как выйти из дня сурка?
Спустя две недели кадровый специалист вспоминает про документы, звонит в клуб. Руководитель смотрит в стол, находит кучу бумаг, но это не те. Говорит, что потерял документы. И всё заново: печатать, вызывать курьера, ждать. Как выйти из дня сурка?
О клиенте
3 000 специалистов: почему старая схема обмена документами перестала работать?
3 000
специалистов работает в клубе сотрудники, ИП, самозанятые
65
партнёрских клубов в 11 странах
48
клубов — в Москве, Екатеринбурге,
Санкт-Петербурге и Сочи
Санкт-Петербурге и Сочи
Администрированием собственных клубов занимается HR-департамент. Один офис HR-специалистов в Москве, и он занимается московскими подразделениями, другой в Санкт-Петербурге — там специалист администрирует все региональные клубы.
И нужно проверить, что каждый получил и подписал нужный документ. В итоге HR-департамент вместо развития персонала тратит часы на микроменеджмент листов бумаги.
И нужно проверить, что каждый получил и подписал нужный документ. В итоге HR-департамент вместо развития персонала тратит часы на микроменеджмент листов бумаги.
Мы очень быстро выросли: открылись новые клубы, расширился штат фитнес-тренеров. Бумаг тоже стало больше — новые регламенты в компании. HR-специалисты чаще стали подсвечивать, что им не хватает времени на крупные проекты, вместо стратегических задач они думают, где находится документ, который они отправили в клуб 2 недели назад. Стоял вопрос: остаться на бумаге и нанять специалиста по документообороту или идти в автоматизацию
Инна Ефанкина
руководитель отдела по работе с персоналом
4 фактора, которые повлияли на решение
Экономия
бумага это 6000 рублей в месяц и ещё одна ставка в ФОТ
Одна из целей кампании — снижение операционных затрат на обмен документами. В год компания тратила около 70 тысяч рублей на бумагу, платила сторонней организации за архивное хранение. Компания растёт, а значит, и площадь и стоимость архива тоже будут расти.
Найм нового сотрудника для ведения документооборота тоже бы увеличил сумму издержек, ведь нужно заложить деньги на поиск и оплату новой штатной единицы.
С автоматизацией обмена документами компания могла сэкономить на бумаге и организации архивного хранения.
Найм нового сотрудника для ведения документооборота тоже бы увеличил сумму издержек, ведь нужно заложить деньги на поиск и оплату новой штатной единицы.
С автоматизацией обмена документами компания могла сэкономить на бумаге и организации архивного хранения.
Снижение нагрузки на руководителя
Бумажные документы очень сложно передавать в клубы: чтобы отвезти документ, World Class использовали внутренних курьеров. Курьер забирал бумаги, привозил в клуб, там его встречал руководитель клуба и забирал документы. Потом руководитель искал нужного тренера, подписывал с ним бумаги, снова вызывал курьера, и курьер доставлял документы обратно в офис.
«Бывает сложно найти нужного сотрудника быстро: он может быть в отпуске или на больничном. Из-за этого подписание затягивается, а порой про документы и вовсе могут забыть. А когда документ нужно отправить в другой город, а у участников процесса разные часовые пояса — ни о какой оперативности нельзя даже говорить», — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.
Привлекательность для соискателей
Больше всего вакансий клуба — вакансии тренеров. Обычно это люди поколения «Z» — 20-25 лет, которые привыкли, что заказать еду, оплатить ипотеку, купить билет на поезд можно через смартфон в пару кликов. От оформления на работу у них те же ожидания.
«Наши кандидаты — молодые ребята, для них сидеть в кабинете кадрового специалиста и подписывать каждый лист бумаги — трата времени. Им важно, чтобы эти процессы проходили быстро и просто. Нам хотелось стать для них более привлекательными, выделиться на фоне остальных, показать, что подписать документы они смогут также быстро, как отсканировать код на смартфоне», — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.
Экологичность
World Class заботится об экологии. Внутри фитнес-клубов культура пользования своими личными бутылочками, а не привычными всем пластиковыми стаканчиками. Переход на электронный документооборот соответствует экологичному подходу — ЭДО помогает сократить использование бумаги.
Эти факторы повлияли на решение в пользу перехода на электронный документооборот с сотрудниками и внешними специалистами. Дальше началось изучение предложений от разработчиков, тендер и внедрение новой системы.
Эти факторы повлияли на решение в пользу перехода на электронный документооборот с сотрудниками и внешними специалистами. Дальше началось изучение предложений от разработчиков, тендер и внедрение новой системы.
Выбор сервиса
Когда что-то ещё в разработке — это страшно
Перед тем как изучать рынок сервисов,
в компании определили критерии выбора.
в компании определили критерии выбора.
“Мы встретились с IT-отделом, составили техническое задание и описание сервиса, который хотим видеть у себя. Было 6 основных критериев. В тендере участвовало 5 сервисов: это были IT-решения, с которыми у нас уже были проекты, рекомендации компаний, и сервисы, которые мы сами нашли в интернете”
Инна Ефанкина
руководитель отдела по работе с персоналом
Критерии, по которым World Class выбирал сервис:
Один сервис для работы и с сотрудниками, и с внештатными специалистами
В компании работали со штатными сотрудниками и с внештатными специалистами: ИП, самозанятые и физлица. Важно было перевести в электронный вид документы с каждой категорией. Не все сервисы были готовы это реализовать. Кто-то специализировался только на КЭДО, а кто-то работал только с контрагентами
Сервис Nopaper позволяет обмениваться документами со всеми
И с сотрудниками и с внештатными специалистами. Также в сервисе появился новый функционал для работы с самозанятым — при подписании документа автоматически проверяется статус самозанятого, а после выполнения работ сервис напомнит исполнителю прикрепить и отправить чеки.
Наличие удобного мобильного приложения
Тренеры редко пользуются компьютером, а вот телефон у них всегда с собой. Тренеры World Class используют приложение клуба для ведения клиентов и отслеживания расписания — такой же мобильности хотелось в подписании документов.
«Некоторые компании нам говорили, что у них приложение в разработке — это пугало, так как мы не знали ни сроков реализаций, ни того, каким это приложение будет», — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.
Нам понравился минимализм приложения. Часто приложения перегружают различной информацией, это минус: наши тренеры не IT-специалисты, они не будут сидеть, переключать вкладки и разбираться. В Nopaper сразу видно, куда пришёл документ и как его подписать
Инна Ефанкина
руководитель отдела
по работе с персоналом
по работе с персоналом
Интеграция с 1С и защита данных
Клиенту хотелось, чтобы кадровый специалист мог отправлять документы прямо в 1С и чтобы все отправленные и подписанные документы были защищены согласно ФЗ-152
Стоимость сервиса и скорость работы техподдержки
“В течение тендера оценивали команду: насколько быстро отвечают на вопросы, организовывают встречи, проводят демонстрации, отправляют предложения и вносят корректировки. Оценивали и стоимость, у нас был определённый бюджет, за который мы не могли выйти”
Инна Ефанкина
руководитель отдела по работе с персоналом
Также был важен опыт внедрения, чтобы сервис уже использовался другими крупными компаниями
Nopaper уже используют
Также был важен опыт внедрения, чтобы сервис уже использовался другими крупными компаниями
Nopaper уже используют
Внедрение
У нас была доработанная версия 1С — это усложнило внедрение
Перед внедрением World Class провели аудит кадровых документов, а само внедрение разделили на 2 части:
Техническая часть
Настройка интеграции с 1С, внесение доработок
Юридическая часть
Подготовка документов к переходу
Мы используем не стандартную 1С, а доработанную: у нас использовались нестандартные формы документов и места отправки, поэтому обычный коннектор 1С не подходил. Команда Nopaper дорабатывала отправку документов из 1С под нас. Мы еженедельно встречались по статусу работы, смотрели, что готово и над чем ещё предстоит работать.
Инна Ефанкина
руководитель отдела по работе с персоналом
Первая часть заняла около месяца из-за кастомных доработок в учётной системе 1С.
Для World Class сделали ряд доработок: массовую отправку документов, чтобы кадровый специалист отправлял документы в один клик по всем сотрудникам и исполнителям. Разработали фильтры по видам документов, юрлицам и фамилия получателей
Фёдор Мельников
руководитель отдела внедрения Nopaper
“Юристы Nopaper помогли нам с оформлением ЛНА. Мы добавили в трудовой договор пункт о кадровом ЭДО и написали инструкции для сотрудников”
Инна Ефанкина
руководитель отдела по работе с персоналом
Вторая часть внедрения — подготовка юридических документов. Чтобы перейти на КЭДО, необходимо оформить локально-нормативные акты, уведомить сотрудников и получить их согласие.
Результаты
Отказались от найма ещё одного сотрудника: экономят на бумаге и заботятся о природе
“Из 3000 сотрудников только 20 остались на бумаге. В основном на их решение повлиял предыдущий негативный опыт: “мошенники сняли деньги с карты, теперь я использую телефон только для звонков”
Инна Ефанкина
руководитель отдела по работе с персоналом
Меньше 1% сотрудников отказались от использования КЭДО
В начале перед компанией стоял выбор: нанять нового сотрудника или внедрить КЭДО. Они выбрали второй вариант, это позволило:
«Не нужно закупать несколько коробок бумаги на месяц, повышать платежи за архивное хранение. «Мы уже и не помним, когда заказывали бумагу. В месяц мы экономим порядка 6 тысяч рублей на заказе бумаги, а также экономим деньги, которые могли бы пойти на зарплату нового сотрудника», — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.
Сократить расходы
на обмен документами
на обмен документами
Руководители клубов больше не бегают за тренерами ради нескольких синих закорючек, а занимаются стратегическим планированием и вопросами увеличения прибыли филиала.
Оптимизировать работу руководителям
Раньше на оформление нового тренера уходило 3 часа: путь до офиса, ознакомление со всеми документами, их подписание и путь в клуб. Сейчас тренера подписывают документы, пока идут из одного кабинета в другой. А документы с действующими тренерами подписываются день в день.
Стать более технологичной компанией
Теперь у HR-специалистов появилось время на проекты и важные задачи. Им не надо помнить про каждый документ, который они отправили в клуб — статусы всех документов видны в 1С. А потерять документ стало невозможно — отправленные и подписанные документы хранятся в учётной системе и личном кабинете сотрудника (исполнителя).
Снять нагрузку
с HR-специалистов
с HR-специалистов
Раньше в компании тратили около 70 тысяч на бумагу в год, в месяц это примерно 11-16 пачек. На производство 16 пачек бумаги уходит одно дерево. Теперь компания спасает по одному дереву в месяц.
На этом работа с World Class не останавливается, мы совершенствуем свой продукт, чтобы рутина в работе клиента уменьшалась.
На этом работа с World Class не останавливается, мы совершенствуем свой продукт, чтобы рутина в работе клиента уменьшалась.
Продолжить заботиться о природе
Сейчас мы переезжаем на новую версию 1С:3.1, а также вместе с командой Nopaper планируем добавить в учётную систему автоматическую отправку документов, чтобы каждый месяц тренерам, устроенным как внештатные специалисты, автоматически приходили акты на подписание
Инна Ефанкина
руководитель отдела по работе с персоналом
Оставить заявку
Переходите на Nopaper
и подписывайте документы с сотрудниками в 1 клик
и подписывайте документы с сотрудниками в 1 клик