Кадровый специалист из офиса в Санкт-Петербурге готовит документы для тренера из клуба в Екатеринбурге: выгружает из 1С, печатает, вызывает курьера. Через три дня документы получает руководитель клуба, ищет тренера. А тот в отпуске. Руководитель кладёт документы на стол…

Спустя две недели кадровый специалист вспоминает про документы, звонит в клуб. Руководитель смотрит в стол, находит кучу бумаг, но это не те. Говорит, что потерял документы. И всё заново: печатать, вызывать курьера, ждать. Как выйти из дня сурка?

О КЛИЕНТЕ

3 000

специалистов работает в клубе сотрудники, ИП, самозанятые

65

партнёрских клубов в 11 странах

48

клубов — в Москве, Екатеринбурге,
Санкт-Петербурге и Сочи

Администрированием собственных клубов занимается HR-департамент. Один офис HR-специалистов в Москве, и он занимается московскими подразделениями, другой в Санкт-Петербурге — там специалист администрирует все региональные клубы.

И нужно проверить, что каждый получил и подписал нужный документ. В итоге HR-департамент вместо развития персонала тратит часы на микроменеджмент листов бумаги.

Инна Ефанкина

руководитель отдела по работе с персоналом

Мы очень быстро выросли: открылись новые клубы, расширился штат фитнес-тренеров. Бумаг тоже стало больше — новые регламенты в компании. HR-специалисты чаще стали подсвечивать, что им не хватает времени на крупные проекты, вместо стратегических задач они думают, где находится документ, который они отправили в клуб 2 недели назад. Стоял вопрос: остаться на бумаге и нанять специалиста по документообороту или идти в автоматизацию

Экономия

бумага это 6000 рублей в месяц и ещё одна ставка в ФОТ

Одна из целей кампании — снижение операционных затрат на обмен документами. В год компания тратила около 70 тысяч рублей на бумагу, платила сторонней организации за архивное хранение. Компания растёт, а значит, и площадь и стоимость архива тоже будут расти.

Найм нового сотрудника для ведения документооборота тоже бы увеличил сумму издержек, ведь нужно заложить деньги на поиск и оплату новой штатной единицы.

С автоматизацией обмена документами компания могла сэкономить на бумаге и организации архивного хранения.

Снижение нагрузки на руководителя

Бумажные документы очень сложно передавать в клубы: чтобы отвезти документ, World Class использовали внутренних курьеров. Курьер забирал бумаги, привозил в клуб, там его встречал руководитель клуба и забирал документы. Потом руководитель искал нужного тренера, подписывал с ним бумаги, снова вызывал курьера, и курьер доставлял документы обратно в офис.

Привлекательность для соискателей

Больше всего вакансий клуба — вакансии тренеров. Обычно это люди поколения «Z» — 20-25 лет, которые привыкли, что заказать еду, оплатить ипотеку, купить билет на поезд можно через смартфон в пару кликов. От оформления на работу у них те же ожидания.

«Наши кандидаты — молодые ребята, для них сидеть в кабинете кадрового специалиста и подписывать каждый лист бумаги — трата времени. Им важно, чтобы эти процессы проходили быстро и просто. Нам хотелось стать для них более привлекательными, выделиться на фоне остальных, показать, что подписать документы они смогут также быстро, как отсканировать код на смартфоне», — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.

Экологичность

World Class заботится об экологии. Внутри фитнес-клубов культура пользования своими личными бутылочками, а не привычными всем пластиковыми стаканчиками. Переход на электронный документооборот соответствует экологичному подходу — ЭДО помогает сократить использование бумаги.

Эти факторы повлияли на решение в пользу перехода на электронный документооборот с сотрудниками и внешними специалистами. Дальше началось изучение предложений от разработчиков, тендер и внедрение новой системы.

ВЫБОР СЕРВИСА

Перед тем как изучать рынок сервисов,
в компании определили критерии выбора.

Инна Ефанкина

руководитель отдела по работе с персоналом

Один сервис для работы и с сотрудниками, и с внештатными специалистами

В компании работали со штатными сотрудниками и с внештатными специалистами: ИП, самозанятые и физлица. Важно было перевести в электронный вид документы с каждой категорией. Не все сервисы были готовы это реализовать. Кто-то специализировался только на КЭДО, а кто-то работал только с контрагентами

Наличие удобного мобильного приложения

Тренеры редко пользуются компьютером, а вот телефон у них всегда с собой. Тренеры World Class используют приложение клуба для ведения клиентов и отслеживания расписания — такой же мобильности хотелось в подписании документов.

«Некоторые компании нам говорили, что у них приложение в разработке — это пугало, так как мы не знали ни сроков реализаций, ни того, каким это приложение будет», — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.

Инна Ефанкина

руководитель отдела
по работе с персоналом

Нам понравился минимализм приложения. Часто приложения перегружают различной информацией, это минус: наши тренеры не IT-специалисты, они не будут сидеть, переключать вкладки и разбираться. В Nopaper сразу видно, куда пришёл документ и как его подписать

Интеграция с 1С и защита данных

Клиенту хотелось, чтобы кадровый специалист мог отправлять документы прямо в 1С и чтобы все отправленные и подписанные документы были защищены согласно ФЗ-152

Стоимость сервиса и скорость работы техподдержки

Инна Ефанкина

руководитель отдела по работе с персоналом

ВНЕДРЕНИЕ

У нас была доработанная версия 1С — это усложнило внедрение

Перед внедрением World Class провели аудит кадровых документов, а само внедрение разделили на 2 части:

Техническая часть

Настройка интеграции с 1С, внесение доработок

Юридическая часть

Подготовка документов к переходу

Инна Ефанкина

руководитель отдела по работе с персоналом

руководитель отдела внедрения Nopaper

Мы используем не стандартную 1С, а доработанную: у нас использовались нестандартные формы документов и места отправки, поэтому обычный коннектор 1С не подходил. Команда Nopaper дорабатывала отправку документов из 1С под нас. Мы еженедельно встречались по статусу работы, смотрели, что готово и над чем ещё предстоит работать.

Первая часть заняла около месяца из-за кастомных доработок в учётной системе 1С.

Для World Class сделали ряд доработок: массовую отправку документов, чтобы кадровый специалист отправлял документы в один клик по всем сотрудникам и исполнителям. Разработали фильтры по видам документов, юрлицам и фамилия получателей

Инна Ефанкина

руководитель отдела по работе с персоналом

Вторая часть внедрения — подготовка юридических документов. Чтобы перейти на КЭДО, необходимо оформить локально-нормативные акты, уведомить сотрудников и получить их согласие.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Отказались от найма ещё одного сотрудника: экономят на бумаге и заботятся о природе

Меньше 1% сотрудников отказались от использования КЭДО

Инна Ефанкина

руководитель отдела по работе с персоналом

В начале перед компанией стоял выбор: нанять нового сотрудника или внедрить КЭДО. Они выбрали второй вариант, это позволило:

«Не нужно закупать несколько коробок бумаги на месяц, повышать платежи за архивное хранение. «Мы уже и не помним, когда заказывали бумагу. В месяц мы экономим порядка 6 тысяч рублей на заказе бумаги, а также экономим деньги, которые могли бы пойти на зарплату нового сотрудника», — Инна Ефанкина, руководитель отдела по работе с персоналом.

Сократить расходы
на обмен документами

Руководители клубов больше не бегают за тренерами ради нескольких синих закорючек, а занимаются стратегическим планированием и вопросами увеличения прибыли филиала.

Оптимизировать работу руководителям

Раньше на оформление нового тренера уходило 3 часа: путь до офиса, ознакомление со всеми документами, их подписание и путь в клуб. Сейчас тренера подписывают документы, пока идут из одного кабинета в другой. А документы с действующими тренерами подписываются день в день.

Стать более технологичной компанией

Теперь у HR-специалистов появилось время на проекты и важные задачи. Им не надо помнить про каждый документ, который они отправили в клуб — статусы всех документов видны в 1С. А потерять документ стало невозможно — отправленные и подписанные документы хранятся в учётной системе и личном кабинете сотрудника (исполнителя).

Снять нагрузку
с HR-специалистов

Раньше в компании тратили около 70 тысяч на бумагу в год, в месяц это примерно 11-16 пачек. На производство 16 пачек бумаги уходит одно дерево. Теперь компания спасает по одному дереву в месяц.
На этом работа с World Class не останавливается, мы совершенствуем свой продукт, чтобы рутина в работе клиента уменьшалась.

Продолжить заботиться о природе

Инна Ефанкина

руководитель отдела по работе с персоналом

Сейчас мы переезжаем на новую версию 1С:3.1, а также вместе с командой Nopaper планируем добавить в учётную систему автоматическую отправку документов, чтобы каждый месяц тренерам, устроенным как внештатные специалисты, автоматически приходили акты на подписание