json
Сравнение сервисов КЭДО
Исследование и таблица
Скачать
Войти
Регистрация
Войти
Регистрация
Поддержка для клиентов Nopaper: 8 (800) 550-65-30 или написать в телеграм
Что хотите сделать?
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Зарегистрироваться и подписать документ
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Зарегистрироваться и подписать документ

Формализованные и неформализованные документы: в чём разница и что использовать

Формализованные и неформализованные документы: в чём разница и что использовать
В электронном документообороте (ЭДО) важен не только сервис и подпись, но и формат документа, который вы хотите подписать онлайн. В статье — чем отличаются формализованные и неформализованные документы и какие сервисы ЭДО использовать для разных форматов.

Что такое формализованный документ

Формализованный документ — это файл в XML-формате, где все поля чётко заданы: ИНН, сумма, дата, номер. Формат документа утверждает ФНС.

Примеры:

  • УПД (универсальный передаточный документ);
  • счёт-фактура;
  • накладная ТОРГ-12.

📌 Формализованный документ можно подписывать только в сервисе со статусом оператора ЭДО. Перечень операторов можно посмотреть на сайте налоговой: https://www.nalog.gov.ru/rn77/oedo/search_edo/

Что такое неформализованный документ

Неформализованный документ — это произвольный файл (PDF, Word, Excel), созданный по внутреннему шаблону компании. Он подписывается электронной подписью.

Примеры:

  • договоры;
  • акты выполненных работ;
  • заявления;
  • служебные записки.

📌 Неформализованные документы можно подписывать в сервисах ЭДО, даже если у сервиса нет статуса оператора ЭДО.
В Nopaper вы можете подписывать документы с клиентами, поставщиками и самозанятыми за несколько минут.

→ Подпись выпускается онлайн. Вам не нужно ехать в удостоверяющий центр
→ Документы можно подписать со смартфона в приложении или через веб-версию
→ Все подписанные документы хранятся в электронном архиве и доступны в вашем личном кабинете.

Экономьте время и деньги — переходите на Nopaper

2 бесплатных подписания в течение первых 7 дней использования сервиса.
В одно подписание входит неограниченное число документов. Входящие документы бесплатно.

Чем отличаются формализованные и неформализованные документы

Когда что использовать

Формализованные документы:

  • нужны для налоговой;
  • упрощают загрузку в 1С и другие системы;
  • используются для УПД, ТОРГ-12 и счёт-фактур.

Неформализованные документы:

  • нужны для договоров и нестандартных форм;
  • сохраняют юридическую силу при подписании электронной подписью.

Важно: для разных типов документов, нужны разные типы подписей. Например, договор вы можете подписать неквалифицированной электронной подписью, а для счёта фактуры вам нужна квалифицированная электронная подпись. Подробнее про виды подписей рассказали в этой статье.

Часто задаваемые вопросы

Что значит «формализовать документ»?
Формализовать — значит перевести документ к шаблону, утверждённому законодательством.

Формализованный документ — это?
Это документ, который имеет строгую форму, набор полей и правила заполнения

Неформализованный документ в ЭДО — это?
Файл произвольной формы.

УПД — формализованный или нет документ?
УПД — это формализованный документ.

Акт сверки — формализованный или нет?
Да, это формализованный документ.

Счёт — формализованный документ?
Да, с 2025 года счёт на оплату считается формализованным документом и имеет форму, утверждённую ФНС.

Где смотреть список формализованных документов?
Список можно посмотреть на сайте ФНС.
Оставьте заявку на консультацию
Наши эксперты помогут разобраться в электронных документах и внедрить ЭДО в вашу компанию