Как перевести подпись в электронный вид

Если вы подписываете договоры, акты или кадровые документы от руки — самое время упростить себе жизнь. Бумажную подпись можно заменить на электронную и использовать её в сервисах ЭДО. В этой статье расскажем, как перевести подпись в электронный вид, какие виды подписей бывают и что выбрать для бизнеса.

Подробно про виды электронных подписей и что ими можно подписывать — в отдельной статье Nopaper.

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог вашей личной подписи. Она подтверждает, что документ подписали именно вы. С такой подписью можно подписывать договоры, отчёты, акты, приказы, кадровые документы и многое другое.

Многие путают термины. Давайте разберёмся, чем отличается цифровая подпись от сертификата подписи:

По закону в России существуют три вида электронной подписи:

Это SMS и PUSH-коды, одноразовые пароли, которые вам присылают для подтверждения личности. Когда вы вводите такой код — вы «подписываете» документ, соглашаетесь на покупку или регистрацию где-либо.

Такую подпись вам не нужно никак получать — ее генерирует тот сервис, в котором вы совершаете операцию. Например, банк, сервис Госуслуг, магазин или провайдер. Вам не нужно ничего делать, кроме как ввести проверочный код. Никакой «постоянной» у такой подписи нет — это такое «подтверждение в моменте», которое технически закрепляется и позволяет хоть как-то подтвердить, что вы — это вы.

Конечно, фактически, прочитать код-пароль в телефоне может кто угодно, и с точки зрения безопасности этот способ подтверждения личности весьма сомнителен. Поэтому и подходит он только для незначительных операций. Никто не продаст вам квартиру по ПЭП.

Следующие типы подписи очень похожи — они обе значительно безопаснее ПЭП, это уже подписи, сформированные криптографически.

УНЭП формируется в привязке к конкретному документу и позволяет определить, кто и когда этот документ подписал, и вносились ли в этот документ изменения после подписания.

Технически это более сложный вид подписи, она создается путем криптографических преобразований. Именно поэтому она может защитить вас от подделок подписи и изменения договора задним числом.

Такую подпись можно получить только после подтверждения личности. Для этого используются ваши паспортные данные и фото или личная встреча с вами. Сама подпись может храниться на USB-токене, а может и на мобильном устройстве.

Чтобы использование УНЭП (или просто НЭП) было действительным по закону — это должно быть зафиксировано между вами и вторым подписантом. Вы должны подписать документ, в котором написано, что вы оба согласны подписывать документы УНЭП и признавать ее равной собственноручной. Это легко, например, в сервисе Nopaper такое предусмотрено заранее и необходимые соглашения будут сформированы автоматически. Сервис сам предложит вам их подписать.

Эта подпись подходит для большинства операций с документами между компаниями, предпринимателями, самозанятыми и физлицами: подписания договоров, счетов, актов, внутренних документов.

Это тоже электронная подпись, которая привязана к документу и создается путем криптографических преобразований. Но к ней на государственном уровне предъявляются дополнительные требования и по закону такую подпись можно получить только лично в удостоверяющем центре.

КЭП считается самым безопасным типом подписи — именно она нужна для сделок с недвижимостью, сдачи налоговой отчетности, торгов и для некоторых других типов документов. По большей части — КЭП нужна только для случаев, когда документооборот происходит между вами и государственными органами.

Для обмена документами между компаниями, предпринимателями, самозанятыми и физлицами чаще всего достаточно и неквалифицированной подписи.

Главное отличие НЭП и КЭП — в способе получения подписи. КЭП сложнее оформить — это и дороже, и нужно искать удостоверяющий центр, записываться и ехать в него. В этом плане НЭП куда проще — ее можно выпустить сидя на диване.

Чтобы не переплачивать и не усложнять документооборот, выбирайте электронную подпись под конкретные задачи:

Если компания работает в основном с контрагентами, сотрудниками и внутренними документами, достаточно использовать неквалифицированную электронную подпись.
А вот квалифицированная подпись нужна только для работы с государственными органами и отчётностью. Поэтому выпускать её стоит лишь тогда, когда без неё действительно не обойтись — так вы сэкономите время и деньги.

Электронную подпись можно выпустить в сервисе ЭДО. Для этого нужно

• выбрать вид ЭП, который вам подходит (ПЭП, НЭП, КЭП);
• выбрать сервис, который выпускает нужный вам тип подписи.

В Nopaper можно выпустить НЭП, СМС-подпись и КЭП для физлица.
Важно: КЭП юрлица выпускается в ФНС и аккредитованных Удостоверяющих центрах.

Подробнее об электронных подписях для юрлиц мы писали в статьях:

→ Электронная подпись для ООО
→ Электронная подпись для ИП

Какие виды электронной подписи предусмотрены законодательством РФ?
Простая, неквалифицированная и квалифицированная — все описаны в 63-ФЗ.

Как перевести подпись в электронный вид онлайн?
Вы можете выпустить электронную подпись в сервисе ЭДО. Например, в Nopaper это можно сделать онлайн.

Где оформить электронную подпись?
Зависит от типа ЭП:

• УКЭП оформляется в удостоверяющем центре, аккредитованном ФНС (например, Контур, Тензор, Такском).
• НЭП можно выпустить прямо в Nopaper — достаточно указать свои данные и пройти верификацию. Всё происходит в браузере или в приложении для подписи документов в электронном виде.

Какой вид подписи нужен для отправки налоговой декларации?
Для работы с налоговой нужна КЭП.

Какой вид электронной подписи является самым защищённым?
Самый защищённой считается квалифицированная электронная подпись.

Есть ли разница между электронной и цифровой подписью?
Нет.

Какую программу использовать для электронной подписи?
Электронную подпись можно выпустить в сервисах ЭДО.