Как подписать документ электронной подписью

Электронная подпись помогает ускорить подписание договора, заключить договор можно даже если директор в командировке в одном городе, а клиент — в другом.

В этой статье разбираемся, как подписать документ электронной подписью онлайн, в каких случаях это удобно, какие есть способы, и как это работает в Nopaper — на телефоне и через браузер.

Электронная подпись (ЭП) бывает разной. Не все ЭП требуют токенов, сложных программ и установки модулей. Всего существует три вида подписей:

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Это подпись, которую выдают в ФНС или аккредитованном УЦ. Она хранится на токене (USB-носителе). Эта подпись имеет самый высокий уровень защиты, но её сложнее всего получить.

Когда используют:
— сдача отчётности в налоговую
— подписание договоров с госорганами
— формализованные документы (УПД, счета-фактуры)

• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Подпись создаётся путём криптографических преобразований. Может хранится в облаке или в смартфоне владельца. Её можно выпустить онлайн и можно использовать для 90% документов.

Когда используют:
— договоры с клиентами и подрядчиками
— акты, заявки, внутренние документы
— быстрая работа с внешними пользователями

• Простая электронная подпись (ПЭП)

Эта подпись с самым низким уровнем безопасности, поэтому подходит для низкорисковых документов, например договора на маленькую сумму. Человеку приходит смс с кодом, он подтверждает подпись документа — даже если не зарегистрирован в системе, поэтому в случае суда будет сложно доказать, кто подписал документ и какой именно это был документ.

Когда используют:
— клиенту нужно срочно подписать договор
— договор низкорисковый

В Nopaper вы можете загрузить документ через смартфон или веб-версию. А потом подписать мобильной подписью. Ниже — как это работает.

Подписание через НЭП в смартфоне

Как это выглядит:

1. Вы скачиваете приложение
2. Выпускаете подпись. Это займет меньше 5 минут
3. Загружаете документ
4. Выбираете, кто должен подписать документ
5. Также можно добавить, кто должен согласовать документ перед подписанием. Например, юрист согласовывает договор, компания его подписывает и только после этого его подписывает клиент.
6. Подписываете — нажатием одной кнопки.
7. Документ отправляется по маршруту, после того как все в маршруте подпишут документ, вам придет документ со всеми электронными подписями

Что нужно:

— действующая НЭП (можно оформить прямо в Nopaper)
— любой документ, который нужно подписать

Инструкция по шагам

PDF-файлы — самый частый формат в документообороте. Их легко просматривать, нельзя случайно отредактировать, и удобно архивировать.

Важно: просто нарисовать подпись в PDF — не считается ЭП. Такой документ не имеет юридической силы.

Чтобы всё было корректно:

• используйте сервис, в котором можно выпустить электронную подпись по требованиям ФЗ-63 «Об электронной подписи»
• проверяйте статус документа после подписания

Если вы работаете с документами каждый день — попробуйте подписать документ в Nopaper прямо сейчас, а мы вам в этом поможем.