Как работать с машиночитаемой доверенностью (МЧД)

С 1 сентября 2024 года сотрудники для подписания документов от имени компании должны использовать электронную квалифицированную подпись физлица с машиночитаемой доверенностью. Эта статья поможет разобраться, что такое МЧД и настроить процесс работы с ней.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это доверенность в формате XML, позволяющая сотрудникам подписывать электронные документы от имени компании. Она создаётся с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителя. МЧД необходима для соблюдения правовых норм и предотвращения ошибок, связанных с бумажными доверенностями.

Основные элементы МЧД:

• Дата выдачи.
• Данные доверителя и представителя.
• Описание полномочий (в текстовом виде или с указанием идентификатора).
• Возможность передоверия (если предусмотрено).
• Указание на систему хранения доверенности.

Физические носители, такие как флешки, используются для хранения КЭП, но не для самой МЧД.

Машиночитаемая доверенность подтверждает, что сотрудник может подписывать документы от лица компании. Внедрение МЧД позволяет минимизировать риски, связанные с неправомерным использованием доверенностей и подделкой подписей, а также имеет три главных достоинства.

Документ подписывается КЭП руководителя, что исключает возможность его подделки. Например, в случае судебного разбирательства можно легко подтвердить, что сотрудник действовал в рамках своих полномочий, указанных в доверенности. Это защищает компанию от юридических рисков и упрощает взаимодействие с контрагентами.

МЧД позволяет эффективно управлять полномочиями сотрудников. Руководитель может указывать срок действия доверенности, уточнять круг полномочий и оперативно обновлять их в случае изменения обязанностей сотрудника. Например, если сотрудник переходит на другую должность, можно быстро аннулировать старую МЧД и выдать новую.

Партнёры компании могут проверить законность подписей и полномочий представителя, что повышает уровень доверия. Это особенно важно при подписании крупных контрактов или других значимых документов. Например, использование МЧД исключает риск ошибок и фальсификаций, которые могут привести к срыву сделок.

Понимание принципов работы с МЧД позволяет быстро и корректно настроить работу с этим инструментом и обеспечить стабильность бизнеса при подписании документов.

Первый шаг в работе с МЧД — это выпуск КЭП физического лица и оформление МЧД с помощью специализированного сервиса, например, Nopaper. Этот этап позволяет сотрудникам получить необходимые полномочия для подписания документов.

Сотрудник использует свою КЭП для подписания документов, прикладывая при этом МЧД. Это гарантирует, что подписанные документы соответствуют полномочиям, выданным руководителем компании. Так, c помощью своей КЭП и МЧД кадровый специалист может подписывать от лица работадателя трудовой договор с сотрудником.

Можно ли передоверить МЧД?

Передоверие требует оформления новой доверенности, которая должна быть подписана КЭП руководителя. Старую доверенность необходимо аннулировать, чтобы избежать путаницы и подтвердить, что новый сотрудник теперь обладает необходимыми полномочиями. Важно, чтобы все изменения были отражены в новой доверенности и соответствовали требованиям Минцифры.

Примеры ситуаций, когда это может понадобиться:

1. Сотрудник находится в отпуске, и его обязанности по подписанию документов необходимо временно передать другому сотруднику.
2. Смена должности, когда новая роль требует обновления доверенности.
3. Организационные изменения, связанные с реорганизацией компании или оптимизацией рабочих процессов.

Передоверие должно быть максимально прозрачным и зарегистрировано в системе, чтобы все заинтересованные стороны могли проверить полномочия нового представителя компании.

Сервис Nopaper предлагает простое и удобное решение для работы с МЧД:

Бесплатный выпуск МЧД и подписание документов

Nopaper позволяет выпустить МЧД и подписать документы в одном окне, что упрощает процесс и экономит время. Сервис полностью бесплатный, без скрытых платежей.

Простота подключения и обучения

Если вы не знакомы с работой МЧД или сервисом, специалисты Nopaper предоставляют поддержку на каждом этапе. Техподдержка поможет вам разобраться с оформлением и правильно настроить МЧД.

Экономия времени и прозрачность

Nopaper проверяет все необходимые данные, такие как действительность КЭП и права сотрудников, чтобы вы могли быть уверены в безопасности и корректности подписаний.

Если у вас остались вопросы о работе с машиночитаемой доверенностью, обратитесь к специалистам Nopaper через техподдержку или заполните контактную форму и мы вам перезвоним в течение 24 часов.