Обязательно ли заключать соглашение об ЭДО между контрагентами

Дата создания: 21.03.2025
Дата обновления: 05.11.2026

Короткий ответ: если обе стороны подписывают документы квалифицированной подписью (КЭП), отдельное соглашение не обязательно — такой документ равнозначен бумажному по закону. Если хотя бы одна сторона подписывает простой или неквалифицированной подписью (ПЭП, НЭП), нужно соглашение, в котором стороны признают такую подпись. Ниже — когда какой случай, что будет без соглашения, что в него включить и как оформить.

Соглашение об ЭДО — договорённость сторон о том, какие документы они подписывают электронно, какой подписью и как её проверяют. Нужно ли оно, зависит от вида подписи:


Документ с КЭП равнозначен бумажному с собственноручной подписью без дополнительных условий, кроме случаев, когда закон требует бумагу (ч. 1 ст. 6 63-ФЗ). Документ с ПЭП или НЭП равнозначен бумажному, только если так установлено законом или соглашением участников электронного взаимодействия — в том числе правилами системы, через которую идёт обмен (ч. 2 ст. 6 63-ФЗ). Если документ должен быть заверен печатью, усиленная подпись — НЭП или КЭП, признанная равнозначной, — заменяет и печать, если закон не установил иное (ч. 3 ст. 6 63-ФЗ).

Счета-фактуры — отдельный случай: в электронной форме их составляют по взаимному согласию сторон (п. 1 ст. 169 НК РФ), подписывают только КЭП (п. 6 ст. 169 НК РФ) и выставляют через оператора ЭДО по порядку приказа Минфина № 14н.

Что будет, если соглашения нет. Документ, подписанный ПЭП или НЭП без соглашения, не считается равнозначным бумажному в силу закона. В споре его силу придётся подтверждать другими доказательствами — перепиской, фактическим исполнением договора. Поэтому соглашение заключают до первого обмена документами, а не после.

Единой формы соглашения закон не устанавливает — стороны составляют его сами или берут шаблон. Обычно в нём фиксируют:

• перечень документов, которыми стороны обмениваются электронно, — договоры, допсоглашения, акты, УПД со статусом 2, письма;
• виды подписи каждой стороны и порядок проверки — для НЭП это обязательное условие (ч. 2 ст. 6 63-ФЗ);
• для ПЭП — правила определения подписанта и обязанность хранить ключ в тайне (ч. 2 ст. 9 63-ФЗ);
• систему обмена — сервис или оператора ЭДО — и форматы файлов;
• момент получения документа и порядок отказа от подписания;
• хранение документов и порядок выдачи бумажных копий;
• ответственность сторон и срок действия соглашения.

Начните с одного типа документов — например, актов — и расширяйте перечень постепенно:

1. Определите, нужно ли соглашение: это зависит от того, какой подписью будете подписывать вы и контрагент.
2. Подготовьте соглашение или раздел в договоре — либо выберите сервис, правила которого уже его содержат.
3. Подпишите соглашение — на бумаге или электронно.
4. Подключите сервис ЭДО и договоритесь с контрагентом о порядке обмена.
5. Обучите сотрудников и отправьте первый документ.

В Nopaper соглашение уже встроено в правила сервиса. Регистрируясь, каждая сторона принимает Соглашение об использовании электронной подписи — приложение к пользовательскому соглашению. По нему документы, подписанные в сервисе НЭП или КЭП — в любом сочетании, — признаются равнозначными бумажным с собственноручной подписью, а проверку подписи выполняет сервис. Исключение — документы, для которых закон требует бумагу или КЭП.

Поэтому контрагенту не нужно отдельно подписывать соглашение и заводить своего оператора ЭДО: он получает ссылку, выпускает НЭП в приложении за 90 секунд и подписывает договор или акт. Если хотите, чтобы условие об электронном обмене было и в вашем договоре, добавьте в него пункт об ЭДО — одно другому не мешает.