ЭДО в бухгалтерии — как сэкономить время и деньги на подписании документов

Бумажные счета, договоры и акты — всё это в прошлом. Бухгалтерия больше не тратит часы на распечатку, подписание и хранение кип документов. Электронный документооборот (ЭДО) автоматизирует все процессы, снижает риск ошибок и ускоряет работу. Разберёмся, что такое ЭДО в бухгалтерии простыми словами, как он работает и с чего начать переход.

Электронный документооборот — это система обмена юридически значимыми документами в цифровом формате. Вместо бумажных носителей используются файлы с электронной подписью (ЭП), которые признаются законными и полностью заменяют бумажные документы.

Как это работает:

• Документ создается в бухгалтерской системе и подписывается электронной подписью.
• Отправляется контрагенту через систему ЭДО.
• Контрагент получает, проверяет и подписывает документ.
• Документ сохраняется в электронном архиве.

Это избавляет от необходимости отправлять бумаги курьером, тратить время на распечатку и искать документы в папках.

1. Потеря документов и конфликты с контрагентами
В ЭДО все документы хранятся в электронном архиве, вы всегда сможете вернуться к акту в любое время.

2. Месяцы на согласование одной накладной
ЭДО сокращает время на подписание документов, ведь не нужно искать согласованта и подписанта, ждать пока директор приедет в офис. Всё можно подписать электронно.

3. Ошибки в реквизитах и суммах
Во многих сервисах ЭДО есть шаблоны документов и автозаполнение. Например, такой функционал есть в Nopaper.
Это позволяет сократить количество ошибок при оформлении документов.

4. Расход бюджета на канцтовары и курьеров
Не нужно тратиться на курьерские доставки, например, IT-компания «Кнопка» за три месяца после перехода на Nopaper сэкономила 60 000 ₽ только на курьерских доставках.

Слышали про правило 80/20? Используйте его для тех документов, что создают 80% рутины. Например: переведите в ЭДО акты и договоры, заявления сотрудников и внутренние приказы. А когда сотрудники и контрагенты привыкнут к новым процессам, переводите в ЭДО и другие документы

Совет: Можно начать переход на ЭДО с низкорисковых документов, а также перевести на ЭДО только некоторые отделы компании. Так вы сможете постепенно выстроить новый процесс и более плавно перейти на новый формат обмена документами.

Ключевые критерии:

• Есть интеграция с вашей учетной системой (1С, SAP и т.д.).
• Понятный интерфейс
• Наличие мобильного приложения, чтобы удаленные сотрудники или директор из командировки могли оперативно подписывать документы.
• Функционал: узнайте, можно ли загрузить в сервис шаблоны документов, выстроить маршруты подписания
• Стоимость. Узнайте, какие тарифы есть у сервиса, что в них входит.
• Наличие техподдержки и скорость ответа

Запросите демо- доступ, чтобы протестировать весь функционал сервиса

• Выпустите электронные подписи для директора и бухгалтера
• Настройте автоматическую загрузку документов в 1С
• Определите права доступа: кто может просматривать и подписывать документы от лица компании
• Проведите обучение для сотрудников.

В Nopaper вы всегда можете обратиться за помощью в настройке ЭДО для вашей компании через техподдержку.

2 недели параллельно работайте с бумагой и ЭДО. Сравните:

• Сколько времени уходит на обработку.
• Количество ошибок.
• Скорость согласований.

Вы можете протестировать ЭДО уже сегодня совершенно бесплатно. Для этого оставьте заявку