Электронная подпись для ООО: как получить и использовать в 2025 году

Если вы работаете с контрагентами и клиентами по всей стране и сдаёте отчётность, без электронной подписи не обойтись. Но не все знают: подписи бывают разные — и не всегда нужна та, что на флешке. В статье разбираем, какие подписи нужны ООО, чем они отличаются и как их получить онлайн.

Электронная подпись (ЭЦП) — это цифровой эквивалент собственноручной подписи. Она подтверждает, что документ подписан конкретным человеком или компанией, и придаёт ему юридическую силу.

Для юридических лиц ЭЦП особенно важна при удалённой работе и в электронном документообороте (ЭДО). Без неё компания не сможет заключать юридически значимые сделки или подавать отчётность в ФНС и ПФР.

Закон «Об электронной подписи» (63-ФЗ) делит подписи на три типа:

• Простая ЭП (ПЭП) — это логин и пароль, например, при входе в Госуслуги. Не даёт юридической силы без соглашения сторон.
• Неквалифицированная ЭП (НЭП) — выдаётся через сервисы ЭДО. Подходит для кадровых документов, договоров, доверенностей, актов. Работает, если вы заключили соглашение, что признаёте её аналогом собственноручной.
• Квалифицированная ЭП (КЭП) — самая защищённая. Подходит для взаимодействия с ФНС, ПФР, сдачи отчётности и формализованных документов. Работает без дополнительных соглашений. Её выдают удостоверяющие центры, аккредитованные ФНС.

Разберём способы получения разных типов подписей: КЭП и НЭП.

Если вы сдаёте отчётность, подписываете трудовые договоры, работаете с внешними органами — вам нужна КЭП на юрлицо.

Её получают:

• в Удостоверяющем центре при ФНС;
• или в аккредитованном УЦ (например, Контур, Тензор, Такском).

Ключ записывается на защищённый носитель, например, Рутокен, подпись действует год, после чего её нужно перевыпускать.

Подробнее про выпуск КЭП в ФНС написали в этой статье

КЭП подходит для:

• сдачи налоговой и бухгалтерской отчётности;
• подписания трудового договора со стороны работодателя (в кадровом ЭДО);
• участия в торгах.

Для всего остального — актов, доверенностей, заявлений, договоров ГПХ — достаточно неквалифицированной электронной подписи.
Её не нужно получать в ФНС или ходить в УЦ. Достаточно зарегистрироваться в сервисе ЭДО.

Например, в Nopaper всё происходит так:

1. Вы скачиваете приложение
2. Проходите верификацию, для этого потребуется паспорт
3. Сервис автоматически выпускает НЭП, которая хранится в смартфоне. Это удобно, если вы часто в командировках и не всегда есть доступ к ноутбуку. Как это проходит показали в видео

НЭП в Nopaper подходит для:

• внутренних приказов;
• договоров с клиентами и контрагентами;
• актов выполненных работ;

Здесь тоже всё зависит от вида подписи.

Для получения НЭП в Nopaper потребуется паспорт.

И КЭП, и НЭП действуют один год.

В Nopaper за несколько дней до окончания действия подписи вам отправят уведомление и письмо на электронную почту с напоминанием о том, что необходимо выпустить новую подпись. Оповещение придёт за семь дней и за сутки до окончания срока действия сертификата.

Чаще всего ООО используют два вида электронных подписей:

• КЭП для отчётности и формализованного документооборота.
• НЭП для повседневных задач: подписания договоров и актов с клиентами и контрагентами.

Запишитесь на консультацию и мы поможем разобраться, какая электронная подпись нужна вашему бизнесу.