Электронный документооборот для страховых компаний

Часто перед страховыми компаниями стоит цель масштабировать агентскую сеть. Для этого нужно найти агентов и продумать, как обмениваться с ними документами. Бумажный документооборот в этом случае не подходит: доставка документов может занять от одного дня до нескольких недель. А агентам важна простота и скорость взаимодействия с компанией. Поэтому страховые переходят на электронный документооборот.

Как электронный документооборот помогает страховым компаниям расширять географию агентов и клиентов, и какие системы для этого подходят, разберём в статье.

Документооборот в страховой компании можно разделить на внутренний — с сотрудниками компании и внешний — с агентами, устроенными как ИП, и клиентами. Разберём их особенности.

Часто у страховых компаний несколько филиалов в разных городах, и компании нужно оперативно обмениваться документами с сотрудниками из разных офисов, ведь неподписанный вовремя документ может привести к штрафу. Например, штраф за ошибки в трудовом договоре может доходить до 100 тысяч рублей.

Скорость подписания важна и с внешними специалистами — агентами, устроенными как ИП или самозанятые. Пока с агентом нет подписанного договора, он не может начать выполнять работу. А порой на подписание может уходить несколько часов, которые агент мог бы потратить на нескольких клиентов. Упростить процесс подписания и сократить его до нескольких минут помогают системы электронного документооборота.

Система КЭДО предоставляет страховым компаниям функционал, который упрощает и автоматизирует выполнение всех требований к кадровому документообороту, минимизируя вероятность ошибок. Чтобы система действительно облегчала обмен документами, в ней должен быть определённый функционал.

1. Возможность работать в одной системе и с сотрудниками и с внешними специалистами
Система должна объединять в себе кадровый документооборот с сотрудниками и электронный документооборот с агентами и клиентами. Например, в Nopaper в одном приложении вы можете обмениваться документами с сотрудниками и с внештатными агентами, а также клиентами.

2. Шаблоны кадровых документов, соответствующие законодательству
КЭДО предоставляет стандартные шаблоны, которые уже соответствуют требованиям законодательства. Это снижает риск ошибок и значительно ускоряет процесс оформления документов.

3. Мобильность и простота сервиса
Важно было, чтобы любой агент и сотрудник мог быстро разобраться с системой и сразу начать работать в ней. Так, в Nopaper документы можно подписывать со смартфона или веб-версии.

4. Электронное подписание документов с юридической значимостью
Документы, подписанные через КЭДО, обладают юридической значимостью и признаются регулирующими органами. Электронная подпись позволяет сотрудникам и агентам компании подписывать документы удалённо, что особенно важно для страховых компаний с обширной филиальной сетью.

5. Скорость подписания
Сервисы ЭДО и КЭДО помогают сократить время на подключение новых агентов и подписание всех документов: кадровых документов, а также агентских договоров и актов. Например, Альфастрахование с помощью Nopaper сократила время на подключение нового агента в 4 раза.

«АльфаСтрахование» — крупная страховая группа с более чем 2000 агентами, предлагающая услуги по страхованию юридическим и физическим лицам. Большая часть взаимодействия с агентами осуществляется через систему ЭДО, которая используется для оформления и подписания документов.

Ранее для обмена документами у компании была внедрена система ЭДО с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Чтобы получить квалифицированную электронную подпись, агенту нужно было приехать в офис компании и пройти очную процедуру подтверждения личности. Это отнимало время агента, которое он мог бы потратить на встречу с клиентом. Плюс не во всех регионах России были офисы «АльфаСтрахование», а это ещё больше затрудняло получение КЭП.

У компании была цель — упростить путь агента, дать им возможность удалённо получать подпись. Для решения этой задачи Альфастрахование выбрали сервис мобильного ЭДО Nopaper.

Теперь страховая компания формирует в своей учётной системе документ, подписывает его и отправляет агенту на подпись. Агент получает уведомление и подписывает документ в приложении.

За полгода работы через Nopaper агенты компании «АльфаСтрахование» подписали более 72 тыс. документов и сэкономили на этом больше 3 тыс. рабочих дней. Столько они потратили бы, если бы возили все эти документы на почту.

Помимо ускорения подписания документов, ЭДО даёт компании несколько дополнительных преимуществ:

• Централизация и стандартизация документооборота — компания управляет кадровыми документами из центрального офиса, что упрощает координацию.
• Безбумажное взаимодействие — агенты и эксперты, работающие в удалённых регионах, могут подписывать и отправлять документы электронно.
• Экономия на печати и доставке документов — компания сокращает расходы на бумажный документооборот.
• Улучшение имиджа компании — внедрение ЭДО подчёркивает технологичность и надёжность страховщика в глазах сотрудников и клиентов.

Внедрение системы электронного документооборота требует комплексного подхода. Ниже приведён пошаговый план, который поможет страховой компании интегрировать ЭДО с минимальными рисками.

Шаг 1. Определите потребности и требования компании
На начальном этапе необходимо собрать всю информацию о потребностях компании и требованиях регуляторов. Важно учитывать специфику страхового бизнеса, чтобы ЭДО соответствовало требованиям законодательства и ожиданиям сотрудников.

• Определите ключевые задачи. Подумайте, какие процессы требуют автоматизации (подписание документов, контроль ознакомления и т.д.).
• Проведите аудит текущих процессов. Это позволит выявить слабые места, которые система ЭДО должна устранить.
• Изучите требования регуляторов.

Шаг 2. Выбор системы, учитывающей отраслевую и территориальную специфику
Не каждая система ЭДО подходит для страхового бизнеса, особенно для компаний с распределённой филиальной сетью. При выборе системы стоит рассмотреть решение, которое включает функции для удалённой работы и возможность интеграции с имеющимися в компании сервисами.

• Выберите систему с готовыми шаблонами документов. Это позволит снизить риск ошибок и ускорит процесс настройки.
• Проверьте совместимость с мобильными устройствами. Агентам может потребоваться доступ к КЭДО из разных регионов, включая возможность работы со смартфонов.
• Убедитесь, что система поддерживает требования к защите персональных данных. Выберите решение, соответствующее стандартам 152-ФЗ «‎О персональных данных»‎ и другим нормам безопасности.

Шаг 3. Интеграция КЭДО с учётными и HR-системами компании
Для удобного использования КЭДО должна интегрироваться с существующими учётными системами, такими как 1С, SAP и другие платформы, на которых базируются кадровые процессы компании. Это обеспечит непрерывность процессов и облегчит работу HR-специалистов.

• Настройте автоматический обмен данными между КЭДО и учётными системами для исключения ручного ввода.
• Проведите тестирование интеграции на малых участках данных, чтобы убедиться в корректности работы.
• Синхронизируйте данные сотрудников: это обеспечит актуальность информации в системе и поможет избежать дублирования записей.

Шаг 4. Настройка прав доступа и ролей пользователей
В страховой компании важно установить чёткие границы доступа к кадровым документам и персональным данным, особенно в случае работы с конфиденциальной информацией сотрудников.

• Определите группы пользователей (HR, руководители отделов, сотрудники, агенты) и установите права доступа к документам.
• Настройте разграничение доступа в соответствии с корпоративной политикой, чтобы документы были доступны только тем, кто имеет право их видеть или подписывать.
• Настройте логирование действий: это позволит отслеживать все изменения в документах и обеспечит прозрачность работы с персональными данными.

Шаг 5. Обучение сотрудников
Для успешного внедрения КЭДО важно, чтобы все участники процесса понимали, как пользоваться системой.

• Проведите обучающие семинары и вебинары для сотрудников головного офиса и филиалов.
• Разработайте инструкции и справочные материалы по работе с системой, включая пошаговые руководства по частным задачам.

Шаг 6. Организация технической поддержки и сопровождения
На начальных этапах эксплуатации системы критически важна поддержка пользователей, чтобы минимизировать возможные перебои в работе и избежать отказа сотрудников от использования системы.

• Назначьте сотрудников технической поддержки или заключите договор с вендором на сопровождение.
• Организуйте круглосуточную техническую поддержку для сотрудников в филиалах, работающих в разных часовых поясах.
• Регулярно обновляйте систему и проводите профилактические работы, чтобы поддерживать её безопасность и производительность.

Шаг 7. Постоянный мониторинг и улучшение работы ЭДО
После внедрения ЭДО следует отслеживать эффективность системы и уровень удовлетворённости сотрудников. Это поможет выявить области для улучшения и оперативно реагировать на потребности компании.

• Собирайте обратную связь от пользователей о работе системы и сложности, с которыми они сталкиваются.
• Анализируйте метрики использования ЭДО и КЭДО: скорость обработки документов, количество ошибок и нарушений.
• Проводите регулярные аудиты соответствия системы нормативным требованиям, чтобы избежать штрафов и обеспечивать комплаенс.

ЭДО — ключевое решение для страховых компаний, позволяющее соответствовать требованиям отраслевых регуляторов и повышать эффективность HR-процессов. Благодаря ЭДО компании не только экономят ресурсы, но и улучшают качество обслуживания клиентов, а также увеличивают свою конкурентоспособность. Попробуйте демо-версию ЭДО от Nopaper, чтобы убедиться в преимуществах цифрового кадрового документооборота для страхового бизнеса.