Какая электронная подпись нужна в КЭДО для кадровых документов

Переход на кадровый электронный документооборот сокращает количество бумаги и упрощает работу с документами. Важный элемент КЭДО — электронная подпись. Именно электронная подпись делает электронный кадровый документ юридически значимым. Для большинства кадровых документов сотруднику и работадателю нужна неквалифицированная электронная подпись. Какие есть исключение и что нельзя подписывать через сервис КЭДО разбираем в этой статье.

Электронная подпись в КЭДО подтверждает три вещи:

• что документ имеет юридическую силу;
• кто подписал документ;
• что содержание документа не менялось после подписания.

Два последних пункта обеспечивают квалифицированная и неквалифицированная подписи. Именно через подписи в КЭДО фиксируются кадровые решения, согласие сотрудника и действия работодателя.

Использование электронной подписи в кадровом документообороте регулирует Трудовой кодекс РФ. Ключевая норма — статья 22.3 ТК РФ.

Закон прямо разрешает оформлять, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде, если используются электронные подписи и соблюдены требования к их виду. При этом требования различаются для работодателя и работника и типа документов.

Большинство кадровых документов можно перевести в КЭДО и подписывать электронной подписью. В электронном виде допускается оформлять, подписывать и хранить:

• заявления работников;
• приказы;
• трудовые договоры;
• дополнительные соглашения к ним, за исключением отдельных случаев.

Именно эти документы чаще всего формируют основной объём кадрового документооборота. Для них КЭДО-подпись документов полностью заменяет бумажную форму при соблюдении требований к типу подписи.

Не все кадровые документы можно полностью перевести в электронный формат. Часть из них требуется оставить на бумаге или дублировать.
К таким документам относятся:

• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ или распоряжение об увольнении работника, за исключением дистанционных сотрудников;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

Для этих документов электронная подпись в КЭДО пока не заменяет бумажную форму. Требования могут пересматриваться, но на текущий момент их необходимо учитывать при организации кадрового документооборота.

В кадровом документообороте применяются три вида электронной подписи. Для разных документов и ролей допустимы разные варианты.

Простая электронная подпись — это одноразовые коды подтверждения: смс-коды, push-уведомления, пароли. У такой подписи низкий уровень защищённости.

ПЭП подходит не для всех кадровых документов. Её используют только в тех случаях, когда законодательство допускает минимальный уровень защиты. Простая подпись применяется чаще всего для внутренних процессов и отдельных действий сотрудника.

Неквалифицированная электронная подпись подтверждает, что документ подписал именно тот человек, которому принадлежит подпись. Она обеспечивает более высокий уровень защиты по сравнению с ПЭП.

НЭП подходит для подписания большинства кадровых документов. Именно этот тип подписи чаще всего используется сотрудниками. В контексте КЭДО личная подпись сотрудника чаще всего реализуется именно как НЭП.

Квалифицированная электронная подпись — самый защищённый вид электронной подписи. Она выдаётся удостоверяющим центром, как правило, при личном присутствии.
Подробнее о каждом виде электронных подписей рассказали в статье КЭП, НЭП, ПЭП и типы документов: что чем подписывать?».

Подписание электронных кадровых документов в КЭДО строится вокруг ролей участников процесса. Закон различает требования к подписи работодателя и работника, поэтому один и тот же документ может подписываться разными типами подписи.

Работодателю квалифицированная электронная подпись требуется для подписания юридически значимых кадровых документов, в том числе:

• трудового договора и изменений к нему;
• договора о материальной ответственности;
• ученического договора;
• договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• приказа о применении дисциплинарного взыскания.

Работнику для подписания этих документов достаточно неквалифицированной подписи, но допускается использование и КЭП. Это следует из статьи 22.3 ТК РФ.
Все остальные кадровые документы можно подписывать:

• работодателю — неквалифицированной электронной подписью;
• сотруднику — неквалифицированной или простой электронной подписью.

При выстраивании маршрутов согласования важно учитывать не технические возможности системы, а юридическую логику: кто подписывает документ и каким типом подписи он должен быть заверен.

При внедрении КЭДО чаще всего возникают одни и те же ошибки:

• использование неподходящего типа подписи для конкретного документа;
• попытка полностью отказаться от бумаги для документов, которые нельзя перевести в электронный формат;
• отсутствие разграничения требований к подписи работодателя и работника.

Эти ошибки приводят к необходимости переделывать документы или дублировать их на бумаге, что снижает эффект от перехода на КЭДО.

Подробнее о том, как в компании перешли на КЭДО, читайте в кейсе.

Электронная подпись — ключевой элемент кадрового электронного документооборота. Тип подписи зависит от вида документа и роли подписанта. Основные требования закреплены в Трудовом кодексе РФ, в том числе в статье 22.3. Корректный выбор подписи позволяет использовать КЭДО без юридических рисков и лишнего дублирования документов.

Какая электронная подпись нужна для КЭДО?
Тип подписи зависит от документа и роли подписанта. Работодателю для ряда документов требуется квалифицированная подпись, сотруднику чаще всего достаточно неквалифицированной.

Можно ли подписывать все кадровые документы электронной подписью?
Большинство кадровых документов можно подписывать через сервис КЭДО. Но часть документов, например акты о несчастных случаях и приказы об увольнении, необходимо оставлять на бумаге или дублировать.

Нужна ли КЭП сотруднику?
Как правило, нет. Для большинства кадровых документов сотруднику достаточно неквалифицированной электронной подписи.