Какие электронные подписи подходят для КЭДО

Электронная подпись (ЭП) — это уникальная комбинация символов, которая позволяет определить, кто подписал документ и имеет ту же юридическую силу, что и собственноручная подпись.

Но какую электронную подпись выбрать для кадрового электронного документооборота (КЭДО)? От правильного выбора зависят скорость обработки документов, юридическая защищенность и удобство для всех участников процесса.

В этой статье мы разберем три типа электронных подписей, их особенности и применение в кадровой работе

Перед выбором подходящей подписи для КЭДО важно понимать особенности каждого типа. Все виды подписей различаются уровнем защиты, юридической значимостью и областью применения.

Это код из смс, который вы вводите для подтверждения действий: покупки в интернет-магазине, регистрации в сервисе.

У этого вида подписи низкий уровень безопасности, она не позволяет определить, кто именно подписал документ и меняли ли документ после подписания.

Такая подпись подходит для ознакомления с ЛНА или подписания заявления на отпуск.

НЭП обладает более высоким уровнем безопасности по сравнению с ПЭП. Она создаётся с использованием специального программного обеспечения. Так подпись в Nopaper позволяет определить, кто, когда и с какого устройства подписал документ. И обеспечить неизменность документа после подписания.

Примеры применения
НЭП подходит для подписания всех кадровых документов со стороны сотрудника, таких как:

• Заявления на отпуск.
• Ознакомление с внутренними приказами.
• Подписание ежемесячных отчетов о проделанной работе.
• Удалённая подпись актов выполненных работ для фрилансеров.

КЭП — самый защищенный и юридически значимый вид подписи, но для её получения нужно ехать в Удостоверяющий центр или назначать встречу с курьером, так как нужна очная идентификация. Также выпуск КЭП дороже, чем выпуск других видов подписей.

КЭП необходим работодателю для подписания:

• Трудового договора
• Приказа о назначении или увольнении
• Ученического договора

Для организации кадрового электронного документооборота важно правильно выбрать тип ЭП в зависимости от стороны и типа документа:

• Работодатель: для работодателя нужна связка НЭП и КЭП.

Для 99% документов понадобиться НЭП. КЭП юрлица нужно только для подписания Трудового договора, договора о материальной ответственности, Ученического договора и приказа о применении дисциплинарного взыскания.

• Сотрудник: Все кадровые документы, включая заявления, договоры и приказы, сотрудник может подписывать с использованием НЭП, в том числе и Трудовой договор.

Таким образом, комбинирование КЭП и НЭП позволяет обеспечить безопасность и юридическую силу документооборота без избыточных затрат.

Оформление электронной подписи на сотрудника

В Nopaper предусмотрены два способа оформления электронной подписи для сотрудников:

1. Через кадрового специалиста в 1С — кадровый специалист может инициировать выпуск НЭП для сотрудника прямо в системе 1С. Это упрощает процесс оформления и обеспечивает централизованный контроль.
2. Самостоятельно через мобильное приложение — сотрудник может оформить НЭП в несколько кликов, используя мобильное приложение Nopaper. Это особенно удобно для дистанционных сотрудников.

Nopaper — это универсальное решение для электронного документооборота, которое помогает упростить работу с документами для различных отделов компании. Например, HR-отдел может быстро подписывать трудовые договоры с удалёнными сотрудниками. А бухгалтерии оформить договор с самозанятыми или ИП.

Таким образом, Nopaper:

• Подходит для 90% типов документов.
• Обеспечивает возможность подписания документов со штатными сотрудниками (офисными и дистанционными), внештатными специалистами (самозанятыми или ИП), а также специалистами за рубежом.
• Обладает высокой степенью безопасности и юридической значимости.

С помощью Nopaper компания может существенно снизить трудозатраты и минимизировать ошибки в документообороте. Получите консультацию от техподдержки Nopaper и узнайте, какая электронная подпись подойдёт вашей компании.