Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Зарегистрироваться и подписать документ
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Зарегистрироваться и подписать документ
Какие кадровые документы можно и нельзя перевести в КЭДО: полный список
Какие кадровые документы можно и нельзя перевести в КЭДО: полный список
Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) открывает перед компаниями возможности для автоматизации и оптимизации HR-процессов. Однако не все кадровые документы можно перевести в электронный формат. В этой статье вы узнаете, какие документы допускаются к обработке в КЭДО, а какие по закону должны оставаться на бумаге.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система, которая позволяет работать с кадровыми документами в цифровом формате. С помощью КЭДО можно подписывать, хранить и обмениваться документами между работодателем и сотрудником без бумаги. Это снижает затраты, ускоряет процессы и минимизирует риски юридических ошибок.
Тем не менее, какие-то документы можно полноценно вести в электронном виде, а какие-то требуют бумажной формы. Разберемся, какие из них подходят для перевода в КЭДО.
Какие документы можно перенести в КЭДО
Перечень документов, которые закон позволяет вести в КЭДО, довольно широк. Сюда относятся:
Приказы и распоряжения (например, о назначении, переводах).
Трудовые договоры и дополнительные соглашения.
Графики отпусков.
Заявления от сотрудников (например, на отпуск или перевод).
Акты и служебные записки.
Уведомления и извещения (например, о сокращении штата).
Табели учёта рабочего времени.
Использование электронной подписи на таких документах позволяет признать их юридически значимыми. Это экономит время, упрощает процессы и обеспечивает прозрачность работы.
Переход займёт от 5 дней вместо 2−3 недель. А чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись
Перейти на КЭДО
Какие документы нельзя перенести в КЭДО
Несмотря на популяризацию КЭДО, законодательство чётко ограничивает перевод некоторых документов в электронный формат (ТК РФ, статья 22.1, ч. 3).
Вот что остаётся на бумаге:
1. Приказ об увольнении
Исключение: сотрудники на удалёнке. С дистанционными сотрудниками можно подписать приказ электронно, но нужно будет продублировать его на бумаге.
2. Журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда. 3. Акт о несчастном случае на производстве.
Невозможность перевода этих документов в КЭДО связана с требованиями нормативных актов и правилами обеспечения безопасности.
Какая подпись нужна работодателю и работнику
Для работы с КЭДО обе стороны должны использовать электронные подписи, однако их тип различается. Так работодателю понадобится КЭП для подписания следующих документов:
1. Трудового договора и изменений к нему 2. Договор о материальной ответственности 3. Ученический договор 4. Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы 5. Приказ о применении дисциплинарного взыскания
Сотруднику для этих типов документов понадобится неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Она также подойдёт для подписания остальных кадровых документов со стороны работодателя и со стороны сотрудника.
В Nopaper можно подписать любые электронные документы
Система Nopaper предлагает удобное решение для перехода на КЭДО. Она позволяет:
Автоматизировать рутинные процессы.
Обеспечить надежное хранение документов.
Ускорить процессы согласования и подписания. Например, Уральский завод химического машиностроения с помощью Nopaper на 70% ускорил подписание документов с помощью КЭДО
Сократить расходы на бумагу и архивы.
IT-компания Кнопка за три месяца применения КЭДО сэкономила 30 тысяч рублей на курьерских доставках
Переход на КЭДО — это шаг к оптимизации и упрощению работы вашего HR-отдела. Не переводите бумагу — переводите свой бизнес на документооборот в Nopaper.