Отсутствие доступа к документам у фрилансеров в IT: как Nopaper решает эту проблему?

IT-компании часто работают с внештатными специалистами: разработчиками, копирайтеры, дизайнерами. Такой подход помогает быстро усиливать команды и не тратить бюджет на штат. Но и при работе с фрилансерами возникают сложности, одна из них — документы.

Договоры, акты, NDA — всё это нужно оформлять, подписывать, хранить и при необходимости быстро находить. Бумажный документооборот тормозит процессы, особенно если специалист работает удалённо. Nopaper помогает решить эту задачу.

Внештатный специалист — это человек, с которым компания работает по договору ГПХ, как с ИП или самозанятым. Он не входит в штат, но выполняет конкретные задачи.

Преимущества такого формата:

• не нужно организовывать рабочее место;
• можно привлекать экспертов под конкретные задачи на проект;
• экономия расходов на ФОТ;
• легко работать с людьми из других городов и стран.

Чаще всего документы с внешними специалистами подписываются удаленно. Это вызывает сложности: специалист может забыть отправить вам подписанный документ, а фото подписанного документа в чате не имеет юридической силы.

• Проверьте статус самозанятого

Попросите специалиста предоставить скрин из приложения «Мой налог» или справку, подтверждающую статус. Это важно: если человек не зарегистрирован как самозанятый, вам могут доначислить налоги как за обычного физлица.

• Заключайте договор возмездного оказания услуг

Самозанятые работают не по трудовому, а по гражданско-правовому договору (ГПХ). В нем важно прописать:

— предмет договора (что делает исполнитель),
— сроки,
— размер и порядок оплаты,
— ответственность сторон.

• Не включайте признаки трудовых отношений

Избегайте в договоре формулировок, которые могут трактоваться как трудовые отношения: график работы, подчинение внутреннему распорядку, использование корпоративной почты и т.п.

• Подписывайте договор через ЭДО

Самозанятый может подписать договор в системе электронного документооборота (например, Nopaper). Это законно и быстрее, чем бумажные версии.

• Убедитесь, что исполнитель отправил чек

Без чека вы не сможете провести расход как оплату самозанятому. Включите в договор обязанность исполнителя выдать чек в установленный срок.

• Храните договор и чеки вместе

Формируйте комплект: договор, акт и чек от исполнителя. Это пригодится при проверках и докажет, что вы соблюли все условия сотрудничества.

• Обновляйте данные регулярно

Если самозанятый работает с вами на постоянной основе, проверяйте его статус каждые 3–6 месяцев. Он может сменить форму работы или потерять статус.

• Используйте шаблон договора

Подготовьте типовой договор для самозанятых с переменными: имя, ИНН, объем работ, сумма. Это ускорит оформление и снизит риски ошибок.

Система помогает оформлять внештатных сотрудников, не выходя из дома. Это удобно, безопасно и быстро.

Оставьте заявку — покажем, как работает электронный документооборот с фрилансерами в IT.