КЭДО для IT-компаний: автоматизация HR для удаленных сотрудников

КЭДО для IT-компаний: автоматизация HR для удаленных сотрудников

Для IT-компаний работа с распредёленными командами, удалёнными сотрудниками и фрилансерами — обычное дело. Традиционный документооборот, основанный на бумажных документах и физическом подписании, не подходит для такого формата: он замедляет HR-процессы, увеличивает риски потери данных и требует лишних затрат.

В этой статье рассмотрим основные HR-проблемы, с которыми сталкиваются IT-компании на удаленке, и покажем, как КЭДО помогает их решить. Разбёрем ключевые функции КЭДО для автоматизации найма, согласования и хранения документов, поделимся кейсом внедрения КЭДО, а также дадим пошаговые рекомендации по запуску КЭДО в вашем бизнесе.

В этой статье:

Проблемы HR в IT-компаниях на удалёнке
Как КЭДО автоматизирует кадровые процессы для удалённых IT-специалистов
Кейс внедрения КЭДО в IT-компании и результаты внедрения
Преимущества КЭДО для IT-бизнеса: ускорение обмена документами и укрепление HR-бренда
Пошаговый план внедрения КЭДО

Проблемы HR в IT-компаниях на удалёнке

Удалённые команды IT-компаний сталкиваются с рядом HR-проблем, которые усложняют управление документами и общение между HR и сотрудниками. Рассмотрим основные сложности.

Долгое согласование и подписание документов

Когда сотрудники находятся в разных городах, процесс подписания документов становится сложным и длительным. Например, чтобы подписать трудовой договор, сотруднику нужно дождаться доставки, поставить подпись, а затем отправить обратно. Это может занимать недели, в течение которых новый сотрудник не может приступить к работе, что тормозит адаптацию и влияет на командные результаты.

Отсутствие единого канала для коммуникации кадрового специалиста с удалённой командой

Без единой системы кадровые специалисты вынуждены использовать разные каналы для связи: почту, мессенджеры, видеозвонки. Например, если сотруднику отправляют политику конфиденциальности на электронную почту, а уведомления о корпоративных изменениях в мессенджере, важно сообщение легко потеряется среди других переписок. Это приводит к задержкам в ознакомлении и подписании документов.

Контроль сроков ознакомления и получения обратной связи

На удалёнке сложно следить за тем, чтобы сотрудники вовремя ознакомились с документами и ответили на запросы. Например, если HR отправляет новый регламент по технике безопасности, то без контроля за сроками есть риск, что кто-то из сотрудников не ознакомится с ним вовремя. Это создаёт юридические риски для компании, особенно в случае проверок или нарушений.

Риски потери и искажения документов при пересылке

Пересылка бумажных документов по почте или через курьеров сопряжена с рисками. Бывают случаи, когда документы возвращаются с ошибками в данных, частично испорченные или вовсе утерянные. Например, NDA (Договор о неразглашении конфиденциальной информации) может задержаться в дороге или вернуться с повреждениями, из-за чего приходится повторно оформлять документы и тратить время и ресурсы компании.

Эти проблемы затрудняют HR-администрирование и снижают эффективность команды. Далее мы рассмотрим, как КЭДО помогает IT компаниям выстроить эффективное кадровое делопроизводство.

Как КЭДО автоматизирует кадровые процессы для удаленных IT-специалистов

КЭДО решает множество HR-задач, связанных с удаленной работой, автоматизируя рутинные процессы и позволяя команде сосредоточиться на более важных задачах. Рассмотрим, как электронный документооборот упрощает основные HR-процессы.

Электронное оформление на работу: трудовые договоры, NDA

КЭДО позволяет мгновенно создавать и отправлять все необходимые документы — от трудового договора до NDA и договоров по ДМС (Добровольное Медицинское Страхование). Новый сотрудник получает ссылки на документы, которые можно подписать электронной подписью, не тратя время на пересылку. Так сотрудник может быстро выйти на работу без бюрократических задержек.

Быстрое согласование документов через систему КЭДО

Без КЭДО согласование может занимать дни или недели, поскольку документы нужно пересылать между HR и руководством. С КЭДО каждый документ сразу попадает на согласование к нужному специалисту и отправляется обратно в архив по завершении. Электронная подпись делает этот процесс юридически значимым и гораздо быстрее. Например, руководитель может утвердить документы сотрудника буквально в один клик, независимо от своего местоположения.

Уведомления и напоминания для сотрудников о необходимых действиях

В КЭДО предусмотрена система автоматических уведомлений и напоминаний, которая исключает риск забыть о важном документе или сроке. Сотрудники получают уведомления о новых документах, а HR может отслеживать, кто уже ознакомился с ними, а кто — нет. Это особенно актуально для удаленных команд, где из-за отсутствия очного контакта легче пропустить важные сообщения.

Удобный доступ к документам из любой точки мира, безопасное облачное хранение

КЭДО позволяет сотрудникам и HR иметь доступ к любому документу в несколько кликов, независимо от их местоположения. Все документы хранятся в защищенном облаке, где они надежно защищены от потерь и повреждений. Например, если сотруднику срочно нужен трудовой договор для получения визы, он может скачать его в любое время, не обращаясь к HR напрямую.

Интеграция с другими HR-системами: рекрутинг, адаптация, обучение

КЭДО можно интегрировать с другими HR-системами, что обеспечивает единую среду для работы с кадрами. Например, данные из рекрутинговой системы могут автоматически переходить в КЭДО для оформления трудового договора, а затем в систему адаптации для назначения обучения. Это сокращает ошибки, упрощает управление процессами и позволяет HR вести комплексную работу с персоналом без переключений между системами.

Nopaper – готовое решение для кадрового ЭДО в смартфоне

Переход займёт от 5 дней вместо 2–3 недель.
А чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись

Nopaper — готовое решение для кадрового ЭДО в смартфоне

Переход займёт от 5 дней вместо 2−3 недель.
А чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись

Как IT-компания внедряла КЭДО и какие преимущества получила

О компании

Artsofte — наша IT-компания из Екатеринбурга с командой из 300 сотрудников, работающих из разных городов России. В условиях удаленной работы нам важно было оптимизировать HR-процессы и упростить обмен документами, который ранее занимал много времени и усилий.

«Чтобы подготовить документы, кадровый специалист тратил по 2 часа на одного нового сотрудника. А мы очень быстро растём: в день у нас может выйти по 3-4 сотрудника. При оформлении новичка у кадровика нет времени на других, чтобы оперативно принять заявление на отгул, отпуск или командировку. А при таком большом штате, постоянно кому-то что-то нужно. Всё это замедляло работу, некоторые постоянные задачи простаивали» — Наталья Данилова, операционный директор Artsofte.

С какими проблемами столкнулись

До внедрения КЭДО процесс документооборота был сложным и затратным. Отправка документов почтой занимала недели, требовала постоянного отслеживания трек-номеров. Переход на курьерскую доставку частично решил проблему скорости, но добавил расходы на отправки и расходные материалы. Кроме того, физические документы накапливались и требовали хранения, что сказывалось на рабочем пространстве и удобстве доступа к архивам.

Процесс внедрения

Столкнувшись с этими трудностями, мы решили создать собственный инструмент — сервис Nopaper. Nopaper идеально подходит для нужд IT-компаний, и мы стали его первым пользователем, постепенно переходя на полностью цифровой кадровый документооборот. Весь процесс занял несколько месяцев: от разработки прототипа до полного внедрения в нашу HR-систему.

HR-менеджеры и кадровые специалисты теперь работают с документами через веб-версию Nopaper, а сотрудники могут подписывать документы прямо на смартфоне, используя неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Это упростило и ускорило процессы: вместо недель ожидания достаточно нескольких минут, а документы всегда остаются в электронном архиве и защищены от потерь.

Результаты

Благодаря переходу на КЭДО и использованию Nopaper наша компания добилась значительных изменений в HR-процессах:

Снижение затрат — больше не тратим на курьерскую доставку и печать документов — это экономия порядка 480 000 рублей в год.
Скорость обработки — сотрудники получают документы и выплаты в течение одного дня после подписания акта, что было невозможно при бумажном документообороте.
Прозрачность — статусы документов теперь отображаются в приложении, что минимизирует риски потерь и задержек.
Удобство хранения — теперь документы не занимают места на полках, ведь все данные безопасно хранятся в облаке.

«Мы сократили время трудоустройства. Теперь процессы оформления документов на нового сотрудника и его погружение в команду параллельны. Пока новичок настраивает своё рабочее место, авторизуется в системе, кадровый специалист готовит документы. Новому сотруднику остается только ознакомиться с ними и нажать на одну кнопку», — Анна Махнева, HRBP Artsofte.

Создавая Nopaper, мы использовали опыт нашей команды и учли все нюансы работы IT-компании с удаленными сотрудниками. Теперь этот продукт доступен и другим бизнесам, которым важна скорость, прозрачность и гибкость в HR-процессах.

Дополнительные преимущества КЭДО для IT-бизнеса

Повышение продуктивности HR-отдела за счёт автоматизации рутины

С переходом на КЭДО большинство рутинных задач HR-отдела, таких как подготовка, отправка документов и напоминание сотрудникам автоматизированы.

Специалисты могут сосредоточиться на подборе персонала и развитии сотрудников. Это значительно увеличивает продуктивность HR-команды: время, затраченное на обработку документов, сокращается до 60%. Например, если раньше подготовка одного комплекта бумажных документов для нового сотрудника занимала 2–3 часа, то с КЭДО она занимает не более 30 минут.

Ускорение адаптации новых сотрудников благодаря быстрому оформлению и обмену документами

В условиях удаленной работы скорость и удобство оформления документов становятся особенно важными. КЭДО позволяет мгновенно оформлять и подписывать документы, что ускоряет процесс адаптации нового сотрудника.

Теперь HR-менеджеры могут предоставить доступ к документам и провести первые этапы ввода в должность в день подписания трудового договора. Это сокращает время адаптации на 30%, позволяя новому сотруднику быстрее включиться в рабочий процесс. Например, IT-компании, внедрившие КЭДО, отмечают, что их новички полностью включаются в работу уже через 2 недели, в то время как раньше адаптация могла длиться до месяца.

Экономия на расходах на бумагу, почту и курьеров

Цифровой документооборот позволяет IT-компаниям сократить расходы на традиционные каналы документооборота. Например, курьерская доставка и почтовые отправления для удаленных сотрудников обходятся в среднем в 2000–3000 рублей за каждую отправку, а печать документов для компании среднего размера требует около 10 000 рублей в месяц на бумагу и расходные материалы.

Благодаря КЭДО Artsofte экономит примерно 480 000 рублей в год, избавляясь от расходов на бумагу, почту и курьерские службы. Такие цифры говорят сами за себя — цифровизация документооборота оказывается выгодной инвестицией в оптимизацию бизнес-процессов.

Улучшение HR-бренда компании как современного и технологичного работодателя

Компании, использующие современные инструменты автоматизации, выглядят более привлекательными для соискателей, особенно в IT-сфере, где кандидаты ценят технологичные и гибкие подходы. Наличие КЭДО показывает, что компания заботится об удобстве своих сотрудников и идет в ногу со временем, что положительно влияет на HR-бренд.

По статистике, компании с цифровыми HR-процессами привлекают на 40% больше кандидатов. Для Artsofte переход на КЭДО позволил не только упростить документооборот, но и улучшить восприятие компании: сотрудники отмечают удобство и скорость оформления документов.

Пошаговый план внедрения КЭДО

Внедрение КЭДО в IT-компании требует системного подхода.

Шаг 1. Выбор подходящего решения с учетом масштаба и потребностей бизнеса

Начальный этап — оценка потребностей компании и выбор сервиса КЭДО, соответствующего объёму задач, числу сотрудников и специфике процессов. Например, для небольших стартапов с небольшой HR-нагрузкой подойдут более простые решения, а для компаний с несколькими отделами и филиалами потребуется гибкая система с расширенными настройками. На этом этапе важно не только оценить функционал КЭДО, но и рассмотреть дополнительные опции, такие как интеграция с учётными системами, гибкость настройки процессов.

Шаг 2. Интеграция с существующими HR-системами

Чтобы КЭДО органично вписался в IT-экосистему компании, его нужно интегрировать с используемыми HR-системами и платформами для управления персоналом. Интеграция позволяет автоматизировать рутинные операции и синхронизировать данные по сотрудникам в режиме реального времени. Например, все данные о сотрудниках будут автоматически обновляться как в КЭДО, так и в других системах. Это избавляет от необходимости ручного ввода и уменьшает риск ошибок.

Шаг 3. Настройка шаблонов документов и маршрутов согласования под специфику компании

После интеграции системы следует настроить шаблоны кадровых документов, таких как трудовой договор, заявления на отпуск, приказы о премиях и так далее. Создание и настройка шаблонов позволит ускорить процесс оформления документов и снизит количество ошибок. Важно также настроить маршруты согласования: например, для одних документов может потребоваться несколько подписей, в то время как другие потребуют одобрения лишь одного руководителя.

Шаг 4. Обучение HR-специалистов и сотрудников работе с системой

Обучение — ключевой этап, который поможет избежать возражений сотрудников и снизить количество ошибок при использовании сервиса. Некоторые сервисы КЭДО сами проводят обучение для клиентов и предоставляют памятки и инструкции.

КЭДО — это оптимальное решение для управления удалёнными IT-командами. Автоматизация рутинных HR-процессов, обеспечение юридической прозрачности и улучшение адаптации сотрудников позволяют IT-компаниям экономить время и повышать продуктивность.

Внедрив КЭДО, вы сможете упростить работу HR-отдела, наладить бесшовное взаимодействие с сотрудниками и увеличить их лояльность к компании. А наша команда вам в этом поможет — оставьте заявку и эксперты Nopaper ответят на ваши вопросы по КЭДО и предоставляют демо-доступ к сервису.