Плюсы и минусы КЭДО

Компании и HR оценивают плюсы и минусы КЭДО, когда решают, переводить кадровые документы в электронный формат или оставлять бумажные процессы. В этот момент важна не сама технология, а её влияние на работу: насколько быстрее оформляются документы, как меняется нагрузка на кадровых специалистов и удобнее ли сотрудникам взаимодействовать с HR.

КЭДО закрывает часть рутинных задач, но требует пересмотра процессов и подготовки сотрудников. Поэтому перед переходом обычно сопоставляют преимущества и ограничения отдельно для компании и для работника, чтобы сразу понимать, где КЭДО встраивается в текущие процессы, а где потребуются изменения.

Объём кадровых документов растёт вместе с числом сотрудников и кадровых операций. Бумажный формат требует постоянных ручных действий: документы печатают, передают на подпись, собирают обратно и хранят. По мере роста компании такие операции занимают всё больше времени у HR.

Распределённые команды и удалённая работа усиливают нагрузку на эти процессы. Когда сотрудники работают из разных городов, подписание кадровых документов превращается в цепочку дополнительных шагов. HR отслеживает, кто получил документ, кто подписал и где он находится сейчас.

Поэтому компании всё чаще обсуждают переход на КЭДО: плюсы и минусы такого решения рассматривают заранее. В этом разговоре КЭДО выступает не как абстрактная цифровизация, а как практичный инструмент работы с документами. Сравнение плюсов и минусов КЭДО помогает трезво оценить, какие процессы упростятся сразу, а где потребуется изменить привычный порядок работы.

При оценке плюсов и минусов КЭДО компании в первую очередь смотрят на то, как меняется работа с кадровыми документами и нагрузка на HR.

• Оформление кадровых документов в электронном виде. Документы готовят и направляют на подписание в системе. Сотрудники подписывают их удалённо, без печати и передачи бумажных экземпляров.

• Меньше ручных операций у HR. КЭДО убирает работу с бумагой: печать, сканирование, пересылку и ручной сбор подписанных документов.

• Статусы документов. В системе фиксируется этап работы с документом.

• Централизованное хранение и поиск. Кадровые документы хранятся в одном месте. Доступ к ним не зависит от физического архива и местонахождения сотрудников.

При анализе плюсов и минусов КЭДО часто фокусируются на подписании и хранении документов. Часть эффектов становится заметна в повседневной работе.

• Меньше уточняющих вопросов и напоминаний. Система фиксирует действия по документу и его текущий статус. HR и сотрудникам не требуется уточнять, отправлен документ или уже подписан.

• Ниже риск потери документов. Кадровые документы хранятся в системе, а не в бумажных папках и пересылках. Работа с ними не зависит от локальных архивов и отдельных копий.

• Меньше операционных мелочей в работе HR. КЭДО убирает повторяющиеся действия: поиск документов, повторную отправку, проверку наличия подписей. HR работает с процессом, а не с отдельными файлами.

При разборе КЭДО минусы обычно связаны не с самой технологией, а с тем, как компания подходит к её внедрению. КЭДО опирается на уже выстроенные кадровые процессы и не заменяет их автоматически.

Перед запуском компании описывают маршруты документов, определяют ответственных и фиксируют правила работы с кадровыми документами. Если эти процессы не оформлены заранее, система переносит существующие сложности в электронный формат.

Отдельного внимания требует обучение сотрудников. Им нужно понимать, где открыть документ, как его подписать и где проверить статус. Без этого часть задач продолжает решаться вручную, а эффект от КЭДО снижается.

На результат влияет и уровень цифровой зрелости компании. Там, где кадровая работа строится вокруг бумаги и неформальных договорённостей, переход на КЭДО требует больше организационных изменений.

Такие моменты важно учитывать при сравнении плюсов и минусов КЭДО. В этом контексте ограничения показывают условия внедрения, а не недостатки технологии.

Организационные и юридические риски при использовании КЭДО зависят от того, как компания выстраивает работу с системой. Эти риски не связаны с самой технологией и не совпадают с тем, что обычно относят к минусам КЭДО.

Ошибки появляются на этапе внедрения, когда КЭДО запускают без чётко выстроенных процессов. Документы начинают направлять в систему, но порядок работы остаётся прежним: сотрудники действуют по-разному, HR тратит время на разъяснения, а единый сценарий не складывается.

Проблемы усиливаются, если компания не фиксирует правила работы с КЭДО. Сотрудникам не объясняют, какие документы нужно подписывать в системе, в какие сроки и где проверять статус. В результате часть документов проходит через КЭДО, а часть продолжают пересылать по почте или оформлять на бумаге.

Отдельный риск связан с коммуникацией. Когда переход на КЭДО не сопровождают понятными объяснениями, сотрудники не понимают, как именно изменился процесс работы с кадровыми документами и какие действия от них ожидаются.

Эти моменты важно учитывать при сравнении плюсов и минусов перехода на КЭДО. В такой ситуации ключевую роль играет не функциональность системы, а то, как компания организует процессы и доносит новые правила работы.

Для работы с КЭДО компании опираются на выстроенные процессы. Перед запуском компании описывают маршруты кадровых документов, роли участников и последовательность действий. Такой подход снижает расхождения в сценариях и задаёт единый порядок работы для HR и сотрудников.

Понятные правила работы с КЭДО снимают большую часть организационных рисков. Сотрудникам заранее объясняют, какие документы подписываются в системе, где их искать и как проверять статус. Эти правила фиксируют и используют постоянно, а не только на этапе внедрения.

Выбор решений строят вокруг реальных кадровых задач, а не набора функций. КЭДО, такие как Nopaper, позволяют централизовать подписание и хранение кадровых документов в одном сервисе. Это упрощает контроль и снижает количество параллельных каналов работы с документами.
При таком подходе плюсы и минусы КЭДО оценивают через конкретные процессы работы с документами. Обсуждение перехода на КЭДО сводится к тому, как компания организует работу с кадровыми документами, а не к абстрактным рассуждениям о технологии.

Чтобы плавно пройти внедрение, лучше начать готовиться к нему уже сейчас. Так вы избежите общей гонки и суматохи.

Для этого нужно сделать несколько шагов:

1. Выбрать систему кадрового ЭДО. Прежде чем приступить к выбору, опишите свои процессы кадрового делопроизводства и определите, какие функции вам необходимы.
2. Решить, какие документы переводить в электронный вид. Перевести в КЭДО можно 99% кадровых документов на основании статьи ТК РФ 22.1–22.3. Но для начала вы можете перевести только некоторую часть документов и некоторые отделы.
3. Подготовить внутренние документы для запуска КЭДО. Для перехода на КЭДО нужно оформить 2 документа и собрать согласия сотрудников на основании статьи 22.2. ТК РФ.
4. Проинформировать сотрудников о переходе. Будет достаточно уведомить в электронном виде.
5. Выдать электронные подписи. Работнику достаточно выпустить НЭП, тогда как работодателю необходима КЭП для подписания трудового договора, договоров о материальной ответственности и ученического договора.
6. Провести обучение по КЭДО. Вы можете самостоятельно провести обучение, но некоторые сервисы могут сделать это за вас.

Nopaper — сервис для обмена кадровыми документами. В приложении Nopaper каждый сотрудник сможет выпустить электронную подпись за несколько минут. Работать с документами и сотрудники, и руководители, и кадровые специалисты смогут и с мобильного, и из веб-версии сервиса. Кому как удобнее.

Внедрение Nopaper занимает от 5 дней вместо 2-3 недель с другими вендорами. Сам сервис уже содержит нужные интеграции.

Точный срок внедрения зависит от того, подготовлены ли у вашей компании сопутствующие документы для перехода на КЭДО, но и с этим Nopaper сможет вам помочь — команда предоставит вам подходящие шаблоны.

Пора пробовать

Протестируйте демоверсию Nopaper, чтобы понять, каким простым может стать ваш кадровый документооборот.

Отправьте заявку на консультацию на сайте nopaper.ru

КЭДО — это инструмент для работы с кадровыми документами, а не самостоятельная цель цифровизации. Его используют, когда компании нужно упорядочить подписание, хранение и контроль кадровых документов в электронном виде.

Плюсы КЭДО проявляются при выстроенных процессах и понятных правилах работы. В этом случае система закрывает рутинные операции и даёт прозрачность работы с документами. Ограничения КЭДО связаны не с самой технологией, а с тем, как компания организует процессы и выстраивает взаимодействие с сотрудниками.

Подходит ли КЭДО всем компаниям?
КЭДО подходит компаниям, которые готовы работать с кадровыми документами по формализованным правилам и использовать единый процесс подписания и хранения документов.

Можно ли перевести в КЭДО все кадровые документы?
Не все кадровые документы можно перевести в электронный формат без ограничений, поэтому перед внедрением компании определяют перечень документов и порядок работы с ними.

Что чаще всего вызывает сложности при переходе на КЭДО?
Сложности возникают, когда компания запускает КЭДО без описанных процессов и понятных правил работы для сотрудников.

Какие плюсы КЭДО сотрудники замечают в первую очередь?
В первую очередь сотрудники отмечают удалённое подписание документов и доступ к своим кадровым документам в системе без обращения в HR.