Обязательно ли переходить
на КЭДО в 2026?

«Когда КЭДО станет обязательным?» — один из самых частых вопросов, которые задают HR-директора и кадровики в 2026 году. Государство последовательно двигает бизнес к полной цифровизации документооборота. Госорганы уже тестируют кадровый ЭДО, единые форматы документов утверждены, а 69% крупнейших работодателей уже перешли на КЭДО или запланировали переход (данные аналитического центра РОСЭУ).

Но обязателен ли КЭДО прямо сейчас? Короткий ответ — нет. Переход на кадровый электронный документооборот в 2026 году остаётся добровольным для коммерческих организаций. Однако тренд однозначный: КЭДО станет обязательным — вопрос только когда.

В статье разберём, что говорит закон, какие эксперименты ведёт государство, для кого КЭДО обязателен уже сейчас и как подготовиться к переходу, пока есть время.

Кратко: КЭДО в 2026 году не обязателен для бизнеса. Но госорганы уже тестируют кадровый ЭДО, к 2030 году все госучреждения перейдут на электронный документооборот (Распоряжение Правительства №637-р). Эксперты прогнозируют обязательный КЭДО для коммерческих организаций в ближайшие 3-5 лет. Компаниям стоит начать переход уже сейчас, чтобы не внедрять в авральном режиме.

Нет. В 2026 году переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) остаётся добровольным для коммерческих организаций. Ни один нормативный акт не делает КЭДО обязательным для всех работодателей.

Право вести кадровый документооборот в электронном виде закреплено в статьях 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ, введённых Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Закон разрешает работодателям переходить на КЭДО, но не обязывает это делать.

С КЭДО компании могут оформлять в электронном виде без дублирования на бумаге практически любые кадровые документы: трудовые договоры, заявления на отпуск, приказы, табели, графики и другие. Есть три исключения:

• Приказ об увольнении
• Акт о несчастном случае на производстве
• Журнал инструктажей по охране труда

Эти документы по-прежнему ведутся на бумажном носителе.

Важно: Если работодатель решил внедрить КЭДО и закрепил это в коллективном договоре или ЛНА — для компании КЭДО становится обязательным. Но это решение самой организации, а не требование закона.

Точной даты пока нет. Но государство последовательно движется к тому, чтобы сделать кадровый ЭДО обязательным. Вот хронология событий, которая это подтверждает.

Как развивались эксперименты Минтруда

2018 год. Минтруд запустил первый эксперимент по переводу кадровых документов в электронный вид. Участвовали только крупные компании (МТС, Сбер и другие) и федеральные ведомства. На этом этапе электронные документы дублировались на бумаге.

Главная проблема: если электронный документ пропадал из корпоративной системы, восстановить его было невозможно. Поэтому Минтруд решил дублировать документы в государственную систему.

По итогам первого эксперимента приняли закон 439-ФЗ о формировании электронных трудовых книжек.

2020 год. Второй эксперимент — уже масштабнее. Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ разрешил любым работодателям (кроме ИП) попробовать КЭДО. Бумажное дублирование уже не требовалось. Компании сами выбирали, какие документы переводить в электронный вид.

Поучаствовала 381 организация и почти миллион сотрудников:

• 21% использовали государственную платформу «Работа в России»
• 43% использовали собственные системы
• 15% работали с готовыми коммерческими сервисами
• 21% совмещали «Работу в России» и коммерческие решения

Результат: 153 организации не захотели возвращаться к бумажному документообороту. А Минтруд разрешил любым компаниям использовать КЭДО — для этого приняли 377-ФЗ, который ввёл статьи 22.1-22.3 в Трудовой кодекс.

2023 год — по настоящее время. Третий эксперимент — теперь для федеральных органов власти. Стартовал 1 июня 2023 года и был продлён Постановлением Правительства от 24.05.2024 № 667 до 30 мая 2025 года.

Участники: Федеральное казначейство, ФНС, Минцифры, Минэкономики, Минэнерго, Росреестр, Рособрнадзор и другие ведомства. Отчёт о результатах должен быть представлен в Правительство РФ до 27 июня 2025 года.

Эксперимент Минцифры для госорганов (2023-2025)

Ключевое отличие третьего эксперимента — федеральные органы обязаны использовать Единую информационную систему управления кадровым составом (ЕИСУКС). Если эксперимент будет признан успешным, КЭДО может стать обязательным сначала для госведомств, а затем и для бизнеса.

Параллельно Минтруд внедряет единые форматы кадровых электронных документов (Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н). С 1 марта 2023 года каждый кадровый электронный документ должен состоять из трёх файлов: основная часть в PDF, электронная подпись в SGN и описание документа в XML. Единый формат — это подготовка к автоматической проверке документов со стороны государства.

Когда ожидать обязательный КЭДО для бизнеса

Аналогия из недавнего прошлого — электронные счета-фактуры. Сначала ЭДО с контрагентами был добровольным. Потом 371-ФЗ с поправками в Налоговый кодекс сделал обязательным выставление электронных счетов-фактур по операциям с маркированными товарами. С КЭДО, вероятнее всего, произойдёт то же самое.

Совет: Не ждите, пока КЭДО станет обязательным. Компании, которые затянули с переходом на онлайн-кассы, внедряли технологию в авральном режиме, получали штрафы и переплачивали за подключение. С кадровым ЭДО история может повториться.

Хотя массовый обязательный переход пока не объявлен, есть категории организаций и сотрудников, для которых КЭДО уже является обязательным или де-факто необходимым.

Федеральные органы власти — участники эксперимента Минцифры. ФНС, Казначейство, Минцифры, Минэкономики, Минэнерго, Росреестр и другие ведомства обязаны вести кадровый ЭДО в рамках эксперимента (2023-2025 гг.). Они используют государственную систему ЕИСУКС.

Организации, закрепившие КЭДО в коллективном договоре. Если работодатель ввёл КЭДО и утвердил это в ЛНА, то электронный документооборот действует для всей компании. Текущие сотрудники могут отказаться (с письменным заявлением), но новые подключаются автоматически.

Новые сотрудники после 31.12.2021. Если в компании уже действует КЭДО, работники, принятые на работу после 31 декабря 2021 года, подключаются к кадровому ЭДО автоматически — без права отказа. Это прямо закреплено в ст. 22.2 ТК РФ.

Компании с дистанционными работниками. С 2020 года 407-ФЗ легализовал КЭДО для дистанционных работников. Удалённые сотрудники могут подписывать кадровые документы электронной подписью — это особенно актуально для компаний с распределённым штатом.

Все госучреждения — к 2030 году. Распоряжение Правительства №637-р требует, чтобы все органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения завершили переход на ЭДО к 2030 году. Это финальная точка — после госсектора очередь дойдёт и до бизнеса.

Нет, внедрение КЭДО — это право, а не обязанность работодателя. Закон не штрафует за отсутствие кадрового ЭДО. Но если работодатель решил перейти, у него появляются конкретные обязанности.

Обязанности работодателя при переходе на КЭДО

• Оформить электронные подписи для сотрудников за свой счёт. Расходы на ЭП несёт работодатель — так закреплено в ст. 22.2 ТК РФ
• Подготовить ЛНА (положение о КЭДО). Документ описывает: какие документы переводятся в электронный вид, какие ЭП используются, порядок уведомлений
• Получить согласие действующих сотрудников. Текущие работники должны дать письменное согласие на переход. Для новых сотрудников (с 01.01.2022) согласие не требуется
• Обеспечить бумажный документооборот для отказавшихся. Если сотрудник отказался от КЭДО — ему дублируют документы на бумаге

Может ли сотрудник отказаться от КЭДО

Да. Действующий сотрудник может письменно отказаться от перехода на КЭДО. В этом случае работодатель обязан вести с ним бумажный документооборот. Сотрудник может передумать и присоединиться к КЭДО позже — для этого достаточно подать заявление.

Исключение: работники, принятые после 31 декабря 2021 года, подключаются к КЭДО автоматически, если он уже действует в организации. Отказаться они не могут.

Важно: для дистанционных работников согласие на КЭДО не требуется — электронный обмен документами для них закреплён в ст. 312.3 ТК РФ.

Какие ЭП используют в КЭДО

Юридическую значимость кадровым документам придаёт электронная подпись. В КЭДО используют все виды ЭП, закреплённые 63-ФЗ «Об электронной подписи»:


Для «особых» документов — трудового договора, ученического договора, договора о материальной ответственности и изменений к ним — работодатель обязан использовать только КЭП. Сотрудник может подписать их НЭП или КЭП.

Для всех остальных документов и работодатель, и сотрудник могут использовать любой вид ЭП (ПЭП, НЭП, КЭП) — при наличии соглашения о порядке проверки подписи.

Подробнее о видах подписей — в статье КЭП, НЭП, ПЭП и типы документов: что чем подписывать?

В электронный вид можно перевести практически все кадровые документы. Вот основные:


Какие документы нельзя перевести в КЭДО

Согласно ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, три документа по-прежнему должны оформляться на бумаге:

1. Приказ об увольнении — обязательно бумажный экземпляр
2. Акт о несчастном случае на производстве — бумажный
3. Журнал инструктажей по охране труда — бумажный

Также в бумажном виде ведутся трудовые книжки (для сотрудников, которые не перешли на электронные).

Обязательные форматы документов

С 1 марта 2023 года действует Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, который установил единые требования к форматам кадровых электронных документов. Каждый документ в КЭДО должен состоять из трёх файлов:

• Основная часть — в формате PDF/A
• Электронная подпись — в формате SGN
• Описание документа — в формате XML

За несоблюдение требований к форматам компаниям может грозить штраф при проверке ГИТ.
В Nopaper все документы автоматически формируются в соответствии с требованиями приказа №578н.

Даже без обязательства переход на КЭДО даёт бизнесу ощутимые преимущества. Вот шесть главных причин начать уже сейчас.

Экономия времени и денег. Бумажный кадровый документооборот — это расходы на бумагу, печать, доставку, хранение. В среднем одна компания тратит от 3000 до 6000 рублей в год на КДП по одному сотруднику. С КЭДО эта цифра снижается в 5-7 раз. Сотрудники подписывают документы за минуты, а не за дни.

Готовность к обязательному переходу. Когда КЭДО станет обязательным, подготовленные компании продолжат работать в штатном режиме. А те, кто не перешёл, будут внедрять в авральном режиме — так же, как с онлайн-кассами в 2017-2018 годах.

Юридическая чистота. Электронные документы сложнее потерять, подделать или забыть подписать. КЭДО напоминает о запланированных отпусках, автоматически формирует графики и контролирует сроки. Всё подписано день в день — ГИТ при проверке получает полный порядок.

Найм и онбординг удалённых сотрудников. Без КЭДО оформление дистанционного сотрудника — это пересылка бумаг курьером по всей стране. С КЭДО кандидат подписывает трудовой договор со смартфона — в день принятия оффера. Это критично для IT-компаний, логистики, ритейла и всех, кто нанимает в регионах.

Разгрузка кадровиков. HR-специалист тратит до 60% рабочего времени на рутину: печать, подпись, сканирование, подшивка. КЭДО автоматизирует эти процессы и высвобождает ресурс для стратегических задач: HR-бренд, удержание, развитие персонала.

Контроль и прозрачность. В бумажном архиве найти нужный приказ — это минуты, а иногда часы. В КЭДО — секунды. Все действия с документами фиксируются: кто подписал, когда, с какого устройства. Это защищает и работодателя, и сотрудника.

Статистика: По данным аналитического центра РОСЭУ, 69% крупнейших работодателей России перешли на КЭДО или запланировали переход. Чем дольше компания откладывает — тем сильнее отстаёт от рынка.

Переход на КЭДО — это не просто «установить программу». Нужна подготовка: от нормативной базы до обучения сотрудников. Разберём по шагам.

Шаг 1. Выбор платформы КЭДО

Закон не считает пересылку кадровых документов по электронной почте или в мессенджере кадровым ЭДО. Для КЭДО нужна специализированная система, которая обеспечивает:

• создание и подписание документов электронной подписью
• хранение в электронном архиве
• уведомления сотрудников
• контроль статусов подписания

Работодатель вправе использовать бесплатную платформу «Работа в России» или коммерческий сервис. «Работа в России» подойдёт небольшим компаниям, но её функционал ограничен и не адаптируется под нужды бизнеса. Коммерческие сервисы как Nopaper предлагают гибкую настройку, интеграцию с 1С и мобильное подписание.

На что обратить внимание при выборе:

• Поддержка всех видов ЭП (ПЭП, НЭП, КЭП)
• Интеграция с вашей учётной системой (1С:ЗУП, Бухгалтерия)
• Удобство для сотрудников — мобильное подписание
• Стоимость ЭП для сотрудников
• Скорость внедрения и качество техподдержки

Шаг 2. Подготовка нормативной базы

Прежде чем включить КЭДО, нужно оформить документы:

• Положение о КЭДО (или дополнение в коллективный договор) — какие документы переводятся в электронный вид, какие ЭП используются, как уведомляются сотрудники
• Соглашение о порядке использования ЭП — если сотрудники будут использовать ПЭП или НЭП
• Изменения в ПВТР, Положение об отпусках и другие ЛНА — под введение КЭДО
• Приказ о переходе на КЭДО — распорядительный документ

Шаг 3. Оформление электронных подписей

Каждый сотрудник, участвующий в КЭДО, должен иметь электронную подпись. Работодатель оформляет ЭП за свой счёт.

Варианты:

• НЭП через сервис КЭДО — в Nopaper мобильная НЭП выпускается бесплатно за 90 секунд, прямо в приложении
• НЭП через Госключ — бесплатно, но с ограничениями
• КЭП через удостоверяющий центр — платно, нужен токен

Шаг 4. Получение согласий сотрудников

• Уведомите всех сотрудников о переходе на КЭДО (под подпись)
• Соберите письменные согласия от действующих работников
• Обеспечьте бумажный документооборот для тех, кто отказался
• Новые сотрудники (с 01.01.2022) подключаются автоматически — согласие не нужно

Шаг 5. Обучение и запуск

• Обучите кадровиков работе в новой системе
• Проведите тестовое подписание — пусть несколько сотрудников попробуют подписать документ
• Начните с малого — переведите сначала один-два вида документов (например, заявления на отпуск)
• Масштабируйте постепенно — добавляйте новые документы и подразделения

Совет: Начните с документов, которые подписываются чаще всего — заявления на отпуск, графики, расчётные листки. Сотрудники быстро привыкнут, и переход остальных документов пройдёт легче.

Nopaper — платформа кадрового электронного документооборота с бесплатной мобильной НЭП. Переход на КЭДО с Nopaper занимает от 10 дней — с персональным менеджером и полной поддержкой.

Бесплатная мобильная НЭП за 90 секунд. Главная боль перехода на КЭДО — электронные подписи для сотрудников. В Nopaper мобильная НЭП выпускается бесплатно, прямо в приложении, за 90 секунд. Не нужны токены, визиты в удостоверяющий центр и дополнительное ПО. Ключи подписи хранятся в смартфоне сотрудника — это безопаснее облачных решений, которые используют 90% конкурентов.

50+ преднастроенных кадровых бизнес-процессов. Заявления на отпуск, командировки, приказы, графики — всё уже настроено. Не нужно создавать шаблоны с нуля.

Интеграция с 1С:ЗУП. Готовый коннектор позволяет отправлять кадровые документы на подписание прямо из 1С. Данные автоматически передаются в бухгалтерскую систему.

Подписание со смартфона. Сотрудник получает push-уведомление, открывает приложение, подписывает одним кликом. Не нужно приходить в офис или устанавливать ПО.

Переход за 10 дней. Nopaper предоставляет шаблоны ЛНА для перехода на КЭДО, обучение сотрудников и персонального менеджера на этапе внедрения.

14 дней бесплатно. Можно протестировать КЭДО Nopaper на реальных документах — без обязательств.

«Когда мы перешли на электронный документооборот с Nopaper, время подписания сократилось с 45 дней до 5 минут. За первую неделю подписали 100 документов», — Игорь Лаппи, Совкомбанк Страхование.

Подробнее о работе КЭДО — в статье Электронный документооборот: как работает и с какими трудностями вы точно столкнётесь

Посмотреть тарифы → Тарифы КЭДО Nopaper