Решения
Кадровый ЭДО
ЭДО для банков
Тарифы
Партнёры
Реферальная программа
Программа для интеграторов
Поддержка
FAQ
Видеоинструкции
Написать в техподдержку
Блог
Как перевести кадровый документооборот в онлайн?
Памятка по всем типам документов
Как перевести кадровый документооборот в онлайн?
Как перевести кадровый документооборот
в онлайн?
Памятка по всем типам документов
22 ноября 2021 года принят закон об электронном кадровом документообороте, благодаря которому вам станет проще подписывать документы с сотрудниками, архив документов будет храниться в облаке, а не в шкафу.
​
Юристы Nopaper проанализировали кадровые документы и собрали для вас полную информацию: какие документы можно подписывать удаленно, какой подписью и сколько они должны храниться.
22 ноября 2021 года принят закон об электронном кадровом документообороте, благодаря которому вам станет проще подписывать документы с сотрудниками, архив документов будет храниться в облаке, а не в шкафу.
​
Юристы Nopaper проанализировали кадровые документы и собрали для вас полную информацию: какие документы можно подписывать удаленно, какой подписью и сколько они должны храниться.
Важно
Любое подписание в организации документов в электронном виде требует предварительной разработки в организации локального нормативного акта по электронному документообороту и ознакомления с ним работников под личную подпись. Также необходимо получить письменное согласие
на ведение ЭДО от каждого сотрудника, нанятого до 31 декабря 2021 года
Подписание кадровых документов в электронном виде допустимо в том числе и для дистанционных работников, при этом по ним закон прямо не требует принятия локального нормативного акта для начала ЭДО. Работодатель обязательно применяет квалифицированную электронную подпись, а работник может как квалифицированную (КЭП), так и неквалифицированную (НЭП). 
Подробнее о типах подписи →
За нарушение трудового законодательства ст. 5.27 устанавливает ответственность:
  • за первичное нарушение штраф до 50 тыс. 
  рублей за каждое нарушение
  • за повторное — до 70 тыс. рублей.
Важно
Любое подписание в организации документов в электронном виде требует предварительной разработки в организации локального нормативного акта по электронному документообороту и ознакомления с ним работников под личную подпись. Также необходимо получить письменное согласие
на ведение ЭДО от каждого сотрудника, нанятого до 31 декабря 2021 года
Подписание кадровых документов в электронном виде допустимо в том числе и для дистанционных работников, при этом по ним закон прямо не требует принятия локального нормативного акта для начала ЭДО. Работодатель обязательно применяет квалифицированную электронную подпись, а работник может как квалифицированную (КЭП), так и неквалифицированную (НЭП).
Подробнее о типах подписи →
За нарушение трудового законодательства ст. 5.27 устанавливает ответственность:
  • за первичное нарушение штраф до 50 тыс. 
  рублей за каждое нарушение
  • за первичное нарушение штраф 
  до 50 тыс. рублей за каждое нарушение
  • за повторное — до 70 тыс. рублей.

Типы документов

Трудовой договор
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При НЭП порядок подписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Дополнительное соглашение
к трудовому договору
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Требование
к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При НЭП порядок подписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При НЭП порядок подписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Заявление о приеме на работу
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Любая.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет.
Срок и формат хранения
Отсутствуют требования.
Должностные инструкции
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Срок и формат хранения
Листы ознакомления с должностной инструкцией хранятся постоянно.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП.
Приказ о приеме на работу
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Нет запрета.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное основание
Ст. 22.3 ТК РФ.
Срок и формат хранения
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Приказ о премировании
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Срок и формат хранения
50 лет.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное основание
Знакомить работника с приказом
по законодательству не требуется.
Работодатель обязательно делает это, если
в трудовом договоре закреплена такая обязанность, либо в локальном нормативном акте.Также согласно ст. 22.3 ТК РФ «Приказ
о премировании» относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен
в электронный формат.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник ознакамливается с ЛНА с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Личная карточка
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Срок и формат хранения
50 лет.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Требование к виду подписи
Нет требования давать под подпись работнику.
Ознакомление с локальными нормативными актами
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Срок и формат хранения
Листы ознакомления хранятся постоянно.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Требование к виду подписи
Со стороны работника — любой вид подписи,
со стороны работодателя НЭП или КЭП.
Заявление на отпуск
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Нормативное основание
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок хранения
50 лет.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП.
Расчетный листок
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет, кроме того Минтруд России ответил на этот вопрос в письме от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560. Как отмечали чиновники, ТК РФ
не регламентирует порядок извещения работника.

Поэтому все зависит от работодателя и того, как он установит этот порядок во внутренних документах. А значит, он может прописать в локальных нормативных актах, коллективном договоре или трудовом договоре с работником, что извещать о составных частях зарплаты будет посредством направления расчетного листка по электронной почте или посредством ЭДО.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет.
Требование к виду подписи
Может быть подписан любым видом подписи со стороны работодателя, так как форма расчетного листка утверждается работодателем, в том числе НЭП или КЭП. Со стороны сотрудника — любой вид подписи.
Срок и формат хранения
Законом срок не установлен. Рекомендуется хранить в течение срока давности — 3 года, 
в электронном виде.
График отпусков
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Точно не указано, но и нет прямого запрета.
Срок хранения
1 год.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное обоснование
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник ознакамливается с ЛНА
с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Заявление на неоплачиваемый отпуск
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Срок и формат хранения
5 лет, если часть личного дела — 50 лет.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП.
Нормативное обоснование
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Заявление на оплачиваемый отпуск
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Срок хранения
5 лет, если часть личного дела — 50 лет.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП.
Нормативное обоснование
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Уведомление о наступлении отпуска
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Срок и формат хранения
5 лет.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нужно получить подтверждение вручения уведомления (получения).
Нормативное обоснование
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник может подписывать любой подписью КЭП, НЭП или ПЭП.
Служебное задание
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Срок и формат хранения
Лучше хранить постоянно, пока используется результат деятельности, так как этот документ полезен в самых разных случаях (доказательства при спорах с третьими лицами, работниками
и прочее).
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Прямого нет, но невозможно дать задание,
не ознакомив с ним работника. А вот форма ознакомления определяется самим работодателем.
Комментарий юриста
Этот документ не предусмотрен ТК РФ, работодатель сам определяет порядок формирования, подписания, исполнения
и контроля этого документа.
Требование к виду подписи
Можно любой электронной подписью.
Авансовые отчеты
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Срок хранения
10 лет.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Комментарий юриста
Письмо Минфина № 03-03-07/12250 разрешает вести авансовые отчёты в электронном виде
Требование к виду подписи
Составляется работником, подписывается КЭП, НЭП или ПЭП, может быть подписано со стороны работодателя КЭП или НЭП.
График работы
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Срок и формат хранения
Графики работы хранятся 5 лет (при вредных
и опасных условиях труда – 50 лет).
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник ознакамливается с ЛНА
с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Ученический договор
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно, прямо предусмотрено.
Срок и формат хранения
В течение периода работы и 5 лет после увольнения.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Требование к виду подписи
Для работодателя только КЭП, для сотрудников — КЭП или НЭП.
Заявление на увольнение
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работником НЭП или КЭП,
может быть подписан работодателем КЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок хранения
5 лет, если часть личного дела — 50 лет.
Табели учета рабочего времени
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет, прямо закон не регулирует вопрос.
Срок хранения
5 лет в общем случае, 50 или 75 лет — при усложненных условиях работы.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет.
Требование к виду подписи
Ведет работодатель — КЭП или НЭП.
Служебные записки
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Работодатель КЭП или НЭП, работнику можно подписывать любой электронной подписью.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет. Но точно подписывает сотрудник,
от которого исходит документ, как правило визы на записке ставит руководитель и руководители смежных отделов.
Нормативное обоснование
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Срок хранения
Определяется внутри организации.
Приказ на командировку
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Срок хранения
5 лет.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет.
Нормативное обоснование
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник ознакамливается с ЛНА с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Документация в рамках привлечения к дисциплинарной ответственности (замечание, выговор, увольнение)
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Срок и формат хранения
Срок исковой давности.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Требование к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При использовании НЭП порядокподписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора.
Иные уведомления работников, сообщения, информационные письма
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Нет запрета, нет требований.
Требование к виду подписи
Работодателем — КЭП или НЭП, если порядок проверки НЭП определен соглашением сторон трудового договора.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет, но нужен факт ознакомления в ряде случаев.
Срок хранения
Срок исковой давности.
Договор о материальной ответственности
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Срок и формат хранения
В течение периода работы и 5 лет после увольнения.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Требование к виду подписи
Для работодателя только КЭП, 
для сотрудников — КЭП или НЭП.
Договор ГПХ
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Можно, так как документ регулируется гражданским кодексом РФ, а не трудовым.
Срок и формат хранения
Как первичная документация
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да, договор подписывается обеими сторонами.
Требование к виду подписи
Можно подписывать любой электронной подписью, при использовании НЭП требуется соглашение сторон о документообороте.
Согласие на перевод
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При использовании НЭП порядокподписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Заявление на выдачу трудовой книжки, копии документов, связанных с работой по ст. 62 ТК РФ
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП. При этом для НЭП порядок проверки должен быть определен соглашением сторон трудового договора.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное обоснование
Ст. 22.3 ТК РФ
Приказ об увольнении
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Нельзя, отдельно предусмотрено. Исключение — взаимодействие с дистанционными сотрудниками. 
Требование к виду подписи
Собственноручная. В случае с дистанционным сотрудником документ возможно составить в электронном виде, но с обязательным направлением копии на бумажном носителе в течение трех рабочих дней со дня издания указанного приказа (ст. 312.8 ТК РФ).
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное обоснование
Ст. 22.3 ТК РФ
Риск при ведении в электронном виде
Акт несчастного случая на производстве
Можно ли по закону  переводить документ в электронный вид?
Нельзя, отдельно предусмотрено.
Требование к виду подписи
Собственноручная.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное обоснование
Ст. 22.3 ТК РФ
Риск при ведении в электронном виде
Трудовая книжка
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Правила о кадровом ЭДО не распространяются, так как электронные трудовые книжки оформляются иначе, а не через подписание ЭП.
Требование к виду подписи
Собственноручная.
Нормативное обоснование
Ст. 22.3 ТК РФ
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Риск при ведении в электронном виде
Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Явной возможности не предусмотрено.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Требование к виду подписи
Собственноручная.
Комментарий юриста
ст. 22.1 ТК РФ говорит, что положения законопроекта про введение ЭДО на документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда не распространяются.
При этом принят Федеральный закон от «02» июля 2021 №311-ФЗ «О внесении изменений 
в Трудовой кодекс Российской Федерации». Данный закон вступает в силу «01» марта 2022 г. Статьей 15 Закона предусмотрено дополнение Трудового кодекса новой статьей 214.2 «Права работодателя в области охраны труда», которая прямо закрепляет право работодателя вести электронный документооборот в области охраны труда.

Таким образом, пока затруднительно сделать однозначный вывод в отношении данного вида документов и о том, как эти законы соотносятся между собой. Необходимо ждать принятия подзаконного акта (нового Порядка проведения инструктажей).
Сведения о трудовой деятельности
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Явной возможности не предусматривается.
Комментарий юриста
Ст. 22.1 ТК РФ говорит, что положения об ЭДО
не распространяются на сведения о трудовой деятельности, соответственно, не может быть частью кадрового ЭДО.
Согласие на обработку персональных данных
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок хранения
75 лет.
Комментарий юриста
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.

Типы документов

Трудовой договор
Можно ли по закону (явно) переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При НЭП порядок подписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Дополнительное соглашение
к трудовому договору
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Требование
к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При НЭП порядок подписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При НЭП порядок подписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Заявление о приеме на работу
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Любая.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет.
Срок и формат хранения
Отсутствуют требования.
Должностные инструкции
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Срок и формат хранения
Листы ознакомления с должностной инструкцией хранятся постоянно.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное обоснование
Ст. 22.2 Трудового кодекса в ред. законопроекта № 1162885-7: «Ознакомление лица, поступающего на работу, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 настоящего Кодекса, может осуществляться в электронной форме».
Требование к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При использовании НЭП порядокподписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора.

Приказ о приеме на работу
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Нет запрета.
Требование к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При НЭП порядок подписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Приказ о премировании
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Срок и формат хранения
50 лет.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное основание
Знакомить работника с приказом
по законодательству не требуется.
Работодатель обязательно делает это, если
в трудовом договоре закреплена такая обязанность, либо в локальном нормативном акте.Также согласно ст. 22.3 ТК РФ «Приказ
о премировании» относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен
в электронный формат.
Знакомить работника с приказом
по законодательству не требуется.
Работодатель обязательно делает это, если в трудовом договоре закреплена такая обязанность, либо в локальном нормативном акте.Также согласно ст. 22.3 ТК РФ «Приказ о премировании» относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной
и может быть переведен
в электронный формат.
Требование к виду подписи
Потенциально можно использовать любую электронную подпись. Если в трудовом
договоре либо в локальном нормативном акте закреплена такая обязанность — КЭП или НЭП со стороны работодателя, со стороны работника — любой вид подписи.
Потенциально можно использовать любую электронную подпись. Если в трудовом договоре либо в локальном нормативном акте закреплена такая обязанность — КЭП или НЭП со стороны работодателя, со стороны работника — любой вид подписи.
Личная карточка
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Срок и формат хранения
50 лет.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Требование к виду подписи
КЭП или НЭП, если порядок подписания НЭП определен соглашением сторон трудового договора.
Ознакомление с локальными нормативными актами
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения
Листы ознакомления хранятся постоянно.
Требование к виду подписи
Со стороны работника — любой вид подписи, со стороны работодателя НЭП или КЭП.
Заявление на отпуск
Можно ли по закону ереводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Нормативное основание
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится
к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок хранения
50 лет.
Расчетный листок
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет, кроме того Минтруд России ответил на этот вопрос в письме от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560. Как отмечали чиновники, ТК РФ не регламентирует порядок извещения работника. Поэтому все зависит от работодателя и того, как он установит этот порядок во внутренних документах. А значит, он может прописать в локальных нормативных актах, коллективном договоре или трудовом договоре с работником, что извещать о составных частях зарплаты будет посредством направления расчетного листка по электронной почте или посредством ЭДО.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем НЭП или КЭП, может быть подписан работником любым видом подписи
Срок и формат хранения
Законом срок не установлен. Рекомендуется хранить в течение срока давности — 3 года, 
в электронном виде.
График отпусков
Можно ли по закону  переводить документ в электронный вид?
Точно не указано, но и нет прямого запрета.
Срок хранения
1 год.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное обоснование
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится
к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник ознакамливается с ЛНА
с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник ознакамливается
с ЛНА с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Заявление на неоплачиваемый отпуск
Можно ли по закону (явно) переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Срок и формат хранения
5 лет, если часть личного дела — 50 лет.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП.
Нормативное обоснование
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Заявление на оплачиваемый отпуск
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Срок хранения
5 лет, если часть личного дела — 50 лет.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП.
Нормативное обоснование
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Уведомление о наступлении отпуска
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Срок и формат хранения
5 лет.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нужно получить подтверждение вручения уведомления (получения).
Нормативное обоснование
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится
к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник может подписывать любой подписью КЭП, НЭП или ПЭП.
Служебное задание
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Срок и формат хранения
Лучше хранить постоянно, пока используется результат деятельности, так как этот документ полезен в самых разных случаях (доказательства при спорах с третьими лицами, работниками
и прочее).
Лучше хранить постоянно, пока используется результат деятельности, так как этот документ полезен в самых разных случаях (доказательства при спорах с третьими лицами, работниками и прочее).
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Прямого нет, но невозможно дать задание, не ознакомив с ним работника. А вот форма ознакомления определяется самим работодателем.
Комментарий юриста
Этот документ не предусмотрен ТК РФ, работодатель сам определяет порядок формирования, подписания, исполнения и контроля этого документа.
Требование к виду подписи
Можно любой электронной подписью.
Авансовые отчеты
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Срок хранения
10 лет.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Комментарий юриста
Письмо Минфина № 03-03-07/12250 разрешает вести авансовые отчёты в электронном виде
Письмо Минфина № 03-03-07/12250 разрешает вести авансовые отчёты
в электронном виде
Требование к виду подписи
Составляется работником, подписывается КЭП, НЭП или ПЭП, может быть подписано со стороны работодателя КЭП или НЭП.
График работы
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Срок и формат хранения
Графики работы хранятся 5 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50 лет).
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник ознакамливается с ЛНА
с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник ознакамливается
с ЛНА с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Ученический договор
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно, прямо предусмотрено.
Срок и формат хранения
В течение периода работы и 5 лет после увольнения.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Требование к виду подписи
Для работодателя только КЭП, для сотрудников — КЭП или НЭП.
Заявление на увольнение
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работником НЭП или КЭП, может быть подписан работодателем КЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное обоснование
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится
к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Срок хранения
5 лет, если часть личного дела — 50 лет.
Табели учета рабочего времени
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет, прямо закон не регулирует вопрос.
Запрета нет, прямо закон
не регулирует вопрос.
Срок хранения
5 лет в общем случае, 50 или 75 лет — при усложненных условиях работы.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет.
Требование к виду подписи
Ведет работодатель — КЭП или НЭП.
Служебные записки
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Работодатель КЭП или НЭП, работнику можно подписывать любой электронной подписью.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет. Но точно подписывает сотрудник, от которого исходит документ, как правило визы на записке ставит руководитель и руководители смежных отделов.
Нормативное обоснование
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится
к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Срок хранения
Определяется внутри организации.
Приказ на командировку
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Срок хранения
5 лет.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет.
Нормативное обоснование
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится
к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Требование к виду подписи
Можно подписывать любой электронной подписью.
Документация в рамках привлечения к дисциплинарной ответственности (замечание, выговор, увольнение)
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения
Срок исковой давности.
Требование к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При использовании НЭП порядокподписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора.
Иные уведомления работников, сообщения, информационные письма
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Нет запрета, нет требований.
Требование к виду подписи
Работодателем — КЭП или НЭП, если порядок проверки НЭП определен соглашением сторон трудового договора.
Срок хранения
Срок исковой давности.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет, но нужен факт ознакомления в ряде случаев.
Нет, но нужен факт ознакомления
в ряде случаев.
Договор о материальной ответственности
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Срок и формат хранения
В течение периода работы и 5 лет после увольнения.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Требование к виду подписи
Для работодателя только КЭП, для сотрудников — КЭП или НЭП.
Договор ГПХ
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Можно, так как документ регулируется гражданским кодексом РФ, а не трудовым.
Срок и формат хранения
Как первичная документация
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да, договор подписывается обеими сторонами.
Требование к виду подписи
Можно подписывать любой электронной подписью, при использовании НЭП требуется соглашение сторон о документообороте.
Можно подписывать любой электронной подписью, при использовании НЭП требуется соглашение сторон
о документообороте.
Согласие на перевод
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При использовании НЭП порядокподписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Заявление на выдачу трудовой книжки, копии документов, связанных с работой по ст. 62 ТК РФ
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП. При этом для НЭП порядок проверки должен быть определен соглашением сторон трудового договора.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Приказ об увольнении
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Нельзя, отдельно предусмотрено.
Требование к виду подписи
Собственноручная.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное обоснование
Ст. 22.3 ТК РФ
Риск при ведении в электронном виде
Риск при ведении
в электронном виде
Акт несчастного случаяна производстве
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Нельзя, отдельно предусмотрено.
Требование к виду подписи
Собственноручная.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное обоснование
Ст. 22.3 ТК РФ
Риск при ведении в электронном виде
Риск при ведении
в электронном виде
Трудовая книжка
Можно ли по закону (явно) переводить документ в электронный вид?
Правила о кадровом ЭДО не распространяются, так как электронные трудовые книжки оформляются иначе, а не через подписание ЭП.
Требование к виду подписи
Собственноручная.
Нормативное обоснование
Ст. 22.3 ТК РФ
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Риск при ведении в электронном виде
Риск при ведении
в электронном виде
Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Явной возможности не предусмотрено.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Требование к виду подписи
Собственноручная.
Комментарий юриста
ст. 22.1 ТК РФ говорит, что положения законопроекта про введение ЭДО на документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда не распространяются.
При этом принят Федеральный закон от «02» июля 2021 №311-ФЗ «О внесении изменений 
в Трудовой кодекс Российской Федерации». Данный закон вступает в силу «01» марта 2022 г. Статьей 15 Закона предусмотрено дополнение Трудового кодекса новой статьей 214.2 «Права работодателя в области охраны труда», которая прямо закрепляет право работодателя вести электронный документооборот в области охраны труда.

Таким образом, пока затруднительно сделать однозначный вывод в отношении данного вида документов и о том, как эти законы соотносятся между собой. Необходимо ждать принятия подзаконного акта (нового Порядка проведения инструктажей).
Сведения о трудовой деятельности
Можно ли по закону (явно) переводить документ в электронный вид?
Явной возможности не предусматривается.
Явной возможности
не предусматривается.
Комментарий юриста
Ст. 22.1 ТК РФ говорит, что положения об ЭДО не распространяются на сведения о трудовой деятельности, соответственно, не может быть частью кадрового ЭДО.
Согласие на обработку персональных данных
Можно ли по закону (явно) переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок хранения
75 лет.
Комментарий юриста
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Работаете с удаленными сотрудниками?
Если ваш персонал в разных городах и офисах, половина штата работает дистанционно, и вы устали собирать их подписи — переходите на электронный документооборот. С Nopaper это легко, безопасно и юридически значимо.
Nopaper — сервис мобильного документооборота
Бесплатный выпуск подписи для сотрудников
Подписание из мобильного приложения за два клика
Удобная веб-версия для работы специалиста по кадрам
Оставьте заявку на консультацию

Нажимая на кнопку, вы принимаете Положение и Согласие на обработку персональных данных.

Нужна консультация
Остались вопросы
по КЭДО?
Оставьте заявку на консультацию

Нажимая на кнопку, вы принимаете Положение и Согласие на обработку персональных данных.

Нужна консультация
Остались вопросы по КЭДО?
Работаете с удаленными сотрудниками?
Если ваш персонал в разных городах и офисах, половина штата работает дистанционно, и вы устали собирать их подписи — переходите на электронный документооборот. С Nopaper это легко, безопасно и юридически значимо.
Если ваш персонал в разных городах
и офисах, половина штата работает дистанционно, и вы устали собирать их подписи — переходите на электронный документооборот. С Nopaper это легко, безопасно и юридически значимо.
Nopaper — сервис мобильного документооборота
Бесплатный выпуск подписи для сотрудников
Подписание из мобильного приложения за два клика
Удобная веб-версия для работы специалиста по кадрам

Советуем почитать

11.10.2021

Как оптимизировать кадровый документооборот и моментально подписывать документы
с удаленщиками?

Чтобы оптимизировать документооборот есть системы ЭДО, которые позволяют работать
с документами в электронном формате — отправлять, подписывать и хранить.
Читать дальше
31.08.2021

Подписывать документы простым кликом в приложении. Как работает мобильный документооборот и в чём подвох?

Разбираемся со всеми особенностями мобильного документооборота — чем обеспечивается законность и безопасность ваших документов и персональных данных.
Читать дальше

г. Москва, Муниципальный округ Можайский
вн. тер. г., Сколково инновационного центра тер., Большой бульвар, д.42, стр.1, этаж цокольный, помещ. 136, рм 2

г. Москва, Муниципальный округ Можайский
вн. тер. г., Сколково инновационного центра тер., Большой бульвар, д.42, стр.1, этаж цокольный, помещ. 136, рм 2

8 800 550-65-30
hello@nopaper.ru

2023 ООО «Акоммерс»
Интеллектуальная собственность

Пользовательское соглашение
Политика организации в отношении обработки персональных данных на сайте nopaper.ru
Согласие на обработку персональных данных
Правила оплаты и безопасность платежей
SLA технической поддержки

Abanking и SafeTech — резиденты инновационного центра «Сколково»