Как перевести кадровый документооборот в онлайн?
Памятка по всем типам документов
22 ноября 2021 года принят закон об электронном кадровом документообороте, благодаря которому вам станет проще подписывать документы с сотрудниками, архив документов будет храниться в облаке, а не в шкафу.
Юристы Nopaper проанализировали кадровые документы и собрали для вас полную информацию: какие документы можно подписывать удаленно, какой подписью и сколько они должны храниться.
Юристы Nopaper проанализировали кадровые документы и собрали для вас полную информацию: какие документы можно подписывать удаленно, какой подписью и сколько они должны храниться.
Важно
Любое подписание в организации документов в электронном виде требует предварительной разработки в организации локального нормативного акта по электронному документообороту и ознакомления с ним работников под личную подпись.
Также необходимо получить письменное согласие на ведение ЭДО от каждого сотрудника, нанятого до 31 декабря 2021 года
Также необходимо получить письменное согласие на ведение ЭДО от каждого сотрудника, нанятого до 31 декабря 2021 года
За нарушение трудового законодательства ст. 5.27 устанавливает ответственность:
- за первичное нарушение штраф до 50 тыс. рублей за каждое нарушение
- за повторное — до 70 тыс. рублей.
Подписание кадровых документов в электронном виде допустимо в том числе и для дистанционных работников, при этом по ним закон прямо не требует принятия локального нормативного акта для начала ЭДО. Работодатель обязательно применяет квалифицированную электронную подпись, а работник может как квалифицированную (КЭП), так и неквалифицированную (НЭП).
Типы документов
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При НЭП порядок подписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Да, можно.
Требование к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При НЭП порядок подписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При НЭП порядок подписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Да, можно.
Требование к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При НЭП порядок подписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При НЭП порядок подписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Да, можно.
Требование к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При НЭП порядок подписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Любая.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет.
Срок и формат хранения подписи
Отсутствуют требования.
Да, можно.
Требование к виду подписи
Любая.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет.
Срок и формат хранения подписи
Отсутствуют требования.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Листы ознакомления с должностной инструкцией хранятся постоянно.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП.
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Листы ознакомления с должностной инструкцией хранятся постоянно.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Нормативное основание
Ст. 22.3 ТК РФ.
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Нормативное основание
Ст. 22.3 ТК РФ.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник ознакамливается с ЛНА с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Нормативное основание
Знакомить работника с приказом по законодательству не требуется. Работодатель обязательно делает это, если в трудовом договоре закреплена такая обязанность, либо в локальном нормативном акте. Также согласно ст. 22.3 ТК РФ «Приказ о премировании» относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник ознакамливается с ЛНА с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Нормативное основание
Знакомить работника с приказом по законодательству не требуется. Работодатель обязательно делает это, если в трудовом договоре закреплена такая обязанность, либо в локальном нормативном акте. Также согласно ст. 22.3 ТК РФ «Приказ о премировании» относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Нет требования давать под подпись работнику.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Нет требования давать под подпись работнику.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Со стороны работника — любой вид подписи,
со стороны работодателя НЭП или КЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
Листы ознакомления хранятся постоянно.
Да, можно.
Требование к виду подписи
Со стороны работника — любой вид подписи,
со стороны работодателя НЭП или КЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
Листы ознакомления хранятся постоянно.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Нормативное основание
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
В том виде, в каком существует.
Сроки хранения: 50 лет.
Нормативное основание
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет, кроме того Минтруд России ответил на этот вопрос в письме от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560. Как отмечали чиновники, ТК РФ
не регламентирует порядок извещения работника.
Поэтому все зависит от работодателя и того, как он установит этот порядок во внутренних документах. А значит, он может прописать в локальных нормативных актах, коллективном договоре или трудовом договоре с работником, что извещать о составных частях зарплаты будет посредством направления расчетного листка по электронной почте или посредством ЭДО.
Требование к виду подписи
Может быть подписан любым видом подписи со стороны работодателя, так как форма расчетного листка утверждается работодателем, в том числе НЭП или КЭП. Со стороны сотрудника — любой вид подписи.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет.
Срок и формат хранения подписи
Законом срок не установлен. Рекомендуется хранить в течение срока давности — 3 года, в электронном виде.
Запрета нет, кроме того Минтруд России ответил на этот вопрос в письме от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560. Как отмечали чиновники, ТК РФ
не регламентирует порядок извещения работника.
Поэтому все зависит от работодателя и того, как он установит этот порядок во внутренних документах. А значит, он может прописать в локальных нормативных актах, коллективном договоре или трудовом договоре с работником, что извещать о составных частях зарплаты будет посредством направления расчетного листка по электронной почте или посредством ЭДО.
Требование к виду подписи
Может быть подписан любым видом подписи со стороны работодателя, так как форма расчетного листка утверждается работодателем, в том числе НЭП или КЭП. Со стороны сотрудника — любой вид подписи.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет.
Срок и формат хранения подписи
Законом срок не установлен. Рекомендуется хранить в течение срока давности — 3 года, в электронном виде.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Точно не указано, но и нет прямого запрета.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник знакомится с ЛНА с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
1 год.
Нормативное основание
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Точно не указано, но и нет прямого запрета.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник знакомится с ЛНА с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
1 год.
Нормативное основание
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
5 лет, если часть личного дела — 50 лет.
Нормативное основание
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
5 лет, если часть личного дела — 50 лет.
Нормативное основание
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
5 лет, если часть личного дела — 50 лет.
Нормативное основание
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
5 лет, если часть личного дела — 50 лет.
Нормативное основание
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник может подписывать любой подписью КЭП, НЭП или ПЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нужно получить подтверждение вручения уведомления (получения).
Срок и формат хранения подписи
5 лет.
Нормативное основание
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник может подписывать любой подписью КЭП, НЭП или ПЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нужно получить подтверждение вручения уведомления (получения).
Срок и формат хранения подписи
5 лет.
Нормативное основание
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Можно любой электронной подписью.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Прямого нет, но невозможно дать задание, не ознакомив с ним работника. А вот форма ознакомления определяется самим работодателем.
Срок и формат хранения подписи
Лучше хранить постоянно, пока используется результат деятельности, так как этот документ полезен в самых разных случаях (доказательства при спорах с третьими лицами, работниками
и прочее).
Комментарий юриста
Этот документ не предусмотрен ТК РФ, работодатель сам определяет порядок формирования, подписания, исполнения и контроля этого документа.
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Можно любой электронной подписью.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Прямого нет, но невозможно дать задание, не ознакомив с ним работника. А вот форма ознакомления определяется самим работодателем.
Срок и формат хранения подписи
Лучше хранить постоянно, пока используется результат деятельности, так как этот документ полезен в самых разных случаях (доказательства при спорах с третьими лицами, работниками
и прочее).
Комментарий юриста
Этот документ не предусмотрен ТК РФ, работодатель сам определяет порядок формирования, подписания, исполнения и контроля этого документа.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Составляется работником, подписывается КЭП, НЭП или ПЭП, может быть подписано со стороны работодателя КЭП или НЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
10 лет.
Комментарий юриста
Письмо Минфина № 03-03-07/12250 разрешает вести авансовые отчёты в электронном виде
Да, можно.
Требование к виду подписи
Составляется работником, подписывается КЭП, НЭП или ПЭП, может быть подписано со стороны работодателя КЭП или НЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
10 лет.
Комментарий юриста
Письмо Минфина № 03-03-07/12250 разрешает вести авансовые отчёты в электронном виде
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник знакомится с ЛНА с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
Графики работы хранятся 5 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50 лет).
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник знакомится с ЛНА с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
Графики работы хранятся 5 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50 лет).
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно, прямо предусмотрено.
Требование к виду подписи
Для работодателя только КЭП, для сотрудников — КЭП или НЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
В течение периода работы и 5 лет после увольнения.
Да, можно, прямо предусмотрено.
Требование к виду подписи
Для работодателя только КЭП, для сотрудников — КЭП или НЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
В течение периода работы и 5 лет после увольнения.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работником НЭП или КЭП, может быть подписан работодателем КЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
5 лет, если часть личного дела — 50 лет.
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работником НЭП или КЭП, может быть подписан работодателем КЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
5 лет, если часть личного дела — 50 лет.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет, прямо закон не регулирует вопрос.
Требование к виду подписи
Ведет работодатель — КЭП или НЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет.
Срок и формат хранения подписи
5 лет в общем случае, 50 или 75 лет — при усложненных условиях работы.
Запрета нет, прямо закон не регулирует вопрос.
Требование к виду подписи
Ведет работодатель — КЭП или НЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет.
Срок и формат хранения подписи
5 лет в общем случае, 50 или 75 лет — при усложненных условиях работы.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Работодатель КЭП или НЭП, работнику можно подписывать любой электронной подписью.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет. Но точно подписывает сотрудник,от которого исходит документ, как правило визы на записке ставит руководитель и руководители смежных отделов.
Срок и формат хранения подписи
Определяется внутри организации.
Нормативное обоснование
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Работодатель КЭП или НЭП, работнику можно подписывать любой электронной подписью.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет. Но точно подписывает сотрудник,от которого исходит документ, как правило визы на записке ставит руководитель и руководители смежных отделов.
Срок и формат хранения подписи
Определяется внутри организации.
Нормативное обоснование
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник ознакамливается с ЛНА с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет.
Срок и формат хранения подписи
5 лет.
Нормативное обоснование
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник ознакамливается с ЛНА с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет.
Срок и формат хранения подписи
5 лет.
Нормативное обоснование
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник ознакамливается с ЛНА с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
Срок исковой давности.
Нормативное обоснование
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При использовании НЭП порядокподписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора.
Да, можно.
Требование к виду подписи
Подписывается работодателем КЭП или НЭП, работник ознакамливается с ЛНА с использованием КЭП, НЭП или ПЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
Срок исковой давности.
Нормативное обоснование
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При использовании НЭП порядокподписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Нет запрета, нет требований.
Требование к виду подписи
Работодателем — КЭП или НЭП, если порядок проверки НЭП определен соглашением сторон трудового договора
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет, но нужен факт ознакомления в ряде случаев.
Срок и формат хранения подписи
Срок исковой давности.
Нет запрета, нет требований.
Требование к виду подписи
Работодателем — КЭП или НЭП, если порядок проверки НЭП определен соглашением сторон трудового договора
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Нет, но нужен факт ознакомления в ряде случаев.
Срок и формат хранения подписи
Срок исковой давности.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Для работодателя только КЭП, для сотрудников — КЭП или НЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
В течение периода работы и 5 лет после увольнения.
Да, можно.
Требование к виду подписи
Для работодателя только КЭП, для сотрудников — КЭП или НЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
В течение периода работы и 5 лет после увольнения.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Можно, так как документ регулируется гражданским кодексом РФ, а не трудовым.
Требование к виду подписи
Можно подписывать любой электронной подписью, при использовании НЭП требуется соглашение сторон о документообороте.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да, договор подписывается обеими сторонами.
Срок и формат хранения подписи
Как первичная документация
Можно, так как документ регулируется гражданским кодексом РФ, а не трудовым.
Требование к виду подписи
Можно подписывать любой электронной подписью, при использовании НЭП требуется соглашение сторон о документообороте.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да, договор подписывается обеими сторонами.
Срок и формат хранения подписи
Как первичная документация
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При использовании НЭП порядокподписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Да, можно.
Требование к виду подписи
Для работодателя — только КЭП, для работника — НЭП или КЭП. При использовании НЭП порядокподписания должен быть определен соглашением сторон трудового договора.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Да, можно.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП. При этом для НЭП порядок проверки должен быть определен соглашением сторон трудового договора.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное обоснование
Ст. 22.3 ТК РФ
Да, можно.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП. При этом для НЭП порядок проверки должен быть определен соглашением сторон трудового договора.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное обоснование
Ст. 22.3 ТК РФ
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Нельзя, отдельно предусмотрено. Исключение — взаимодействие с дистанционными сотрудниками.
Требование к виду подписи
Собственноручная. В случае с дистанционным сотрудником документ возможно составить в электронном виде, но с обязательным направлением копии на бумажном носителе в течение трех рабочих дней со дня издания указанного приказа (ст. 312.8 ТК РФ).
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное обоснование
Ст. 22.3 ТК РФ
Риск при ведении в электронном виде
Высокий
Нельзя, отдельно предусмотрено. Исключение — взаимодействие с дистанционными сотрудниками.
Требование к виду подписи
Собственноручная. В случае с дистанционным сотрудником документ возможно составить в электронном виде, но с обязательным направлением копии на бумажном носителе в течение трех рабочих дней со дня издания указанного приказа (ст. 312.8 ТК РФ).
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное обоснование
Ст. 22.3 ТК РФ
Риск при ведении в электронном виде
Высокий
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Нельзя, отдельно предусмотрено.
Требование к виду подписи
Собственноручная.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное обоснование
Ст. 22.3 ТК РФ
Риск при ведении в электронном виде
Высокий
Нельзя, отдельно предусмотрено.
Требование к виду подписи
Собственноручная.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное обоснование
Ст. 22.3 ТК РФ
Риск при ведении в электронном виде
Высокий
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Правила о кадровом ЭДО не распространяются, так как электронные трудовые книжки оформляются иначе, а не через подписание ЭП.
Требование к виду подписи
Собственноручная.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное обоснование
Ст. 22.3 ТК РФ
Риск при ведении в электронном виде
Высокий
Правила о кадровом ЭДО не распространяются, так как электронные трудовые книжки оформляются иначе, а не через подписание ЭП.
Требование к виду подписи
Собственноручная.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Нормативное обоснование
Ст. 22.3 ТК РФ
Риск при ведении в электронном виде
Высокий
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Явной возможности не предусмотрено.
Требование к виду подписи
Собственноручная.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Комментарий юриста
ст. 22.1 ТК РФ говорит, что положения законопроекта про введение ЭДО на документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда не распространяются.
При этом принят Федеральный закон от «02» июля 2021 №311-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Данный закон вступает в силу «01» марта 2022 г. Статьей 15 Закона предусмотрено дополнение Трудового кодекса новой статьей 214.2 «Права работодателя в области охраны труда», которая прямо закрепляет право работодателя вести электронный документооборот в области охраны труда.
Таким образом, пока затруднительно сделать однозначный вывод в отношении данного вида документов и о том, как эти законы соотносятся между собой. Необходимо ждать принятия подзаконного акта (нового Порядка проведения инструктажей).
Явной возможности не предусмотрено.
Требование к виду подписи
Собственноручная.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Комментарий юриста
ст. 22.1 ТК РФ говорит, что положения законопроекта про введение ЭДО на документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда не распространяются.
При этом принят Федеральный закон от «02» июля 2021 №311-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Данный закон вступает в силу «01» марта 2022 г. Статьей 15 Закона предусмотрено дополнение Трудового кодекса новой статьей 214.2 «Права работодателя в области охраны труда», которая прямо закрепляет право работодателя вести электронный документооборот в области охраны труда.
Таким образом, пока затруднительно сделать однозначный вывод в отношении данного вида документов и о том, как эти законы соотносятся между собой. Необходимо ждать принятия подзаконного акта (нового Порядка проведения инструктажей).
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Явной возможности не предусмотрено.
Комментарий юриста
Ст. 22.1 ТК РФ говорит, что положения об ЭДО
не распространяются на сведения о трудовой деятельности, соответственно, не может быть частью кадрового ЭДО.
Явной возможности не предусмотрено.
Комментарий юриста
Ст. 22.1 ТК РФ говорит, что положения об ЭДО
не распространяются на сведения о трудовой деятельности, соответственно, не может быть частью кадрового ЭДО.
Можно ли по закону переводить документ в электронный вид?
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
75 лет.
Комментарий юриста
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Запрета нет.
Требование к виду подписи
Подписывается работником любым видом подписи, может быть подписано работодателем НЭП или КЭП.
Есть ли требование давать работнику документ под подпись
Да.
Срок и формат хранения подписи
75 лет.
Комментарий юриста
Согласно ст. 22.3 ТК РФ относится к иным документам, соответственно не обязателен для подписания собственноручной и может быть переведен в электронный формат.
Работаете с удаленными сотрудниками?
Если ваш персонал в разных городах и офисах, половина штата работает дистанционно, и вы устали собирать их подписи — переходите на электронный документооборот. С Nopaper это легко, безопасно и юридически значимо.
Nopaper — сервис мобильного документооборота
Nopaper — сервис мобильного документооборота
Бесплатный выпуск подписи для сотрудников
Подписание из мобильного приложения за два клика
Удобная веб-версия для работы специалиста по кадрам
Оставить заявку
г. Москва, Муниципальный округ Можайский вн. тер. г., Сколково инновационного центра тер., Большой бульвар, д.42, стр.1, этаж цокольный, помещ. 136, рм 2
8 800 550-65-30
hello@nopaper.ru
2023 ООО «Акоммерс»
Abanking и SafeTech — резиденты инновационного центра «Сколково»