Что нужно знать, внедряя КЭДО на производственном предприятии

Каждой компании приходится создавать до нескольких десятков кадровых документов в год на одного сотрудника. На крупных промышленных предприятиях, где работают сотни и даже тысячи работников, кадровые специалисты непрерывно ведут документооборот — оформляют трудовые договоры, приказы и распоряжения, ведут журналы учёта, создают различные инструкции и регламенты. Затраты российских предприятий на бумажный документооборот в сумме составляют около 3,5 трлн рублей и 6 млрд человеко-часов в год. Перевод документооборота в электронный формат позволяет в разы сократить расходы на составление и подписание тысяч документов.

Бумажные документы привычнее и воспринимаются лучше, чем электронные. Чтобы прочитать и подписать документы на бумаге, не требуется специальный софт, а сотрудников не нужно дополнительно обучать. Но на производственном предприятии бумажный документооборот часто становится источником рисков и нерациональных затрат:

• Финансовые расходы.

Каждый напечатанный документ увеличивает хозяйственные расходы на бумагу, заправку принтера и канцелярию. К этому добавляются расходы на пересылку документов.

• Трудозатраты сотрудников.

Составление бумажных документов вручную, перенос данных из одного документа в другой, отправка и согласование «бумаги» занимает много времени кадрового отдела, которое можно было бы потратить на работу с персоналом. Например, оформление одного сотрудника в штат занимает в среднем 35 часов.

• Затраты на хранение документов.

Для бумажного архива нужно отдельное вентилируемое помещение со стабильной влажностью и температурой. На производственных предприятиях с большим количеством работников архив может занимать десятки и сотни квадратных метров, поэтому часто под него отводят целое здание.

• Риск испортить или потерять документы.

Бумажные документы сложно сохранить в первозданном виде — они могут потерять цвет, помяться или получить другие повреждения. Документы на бумаге часто теряются.

• Ошибки в документах.

К этому приводит заполнение документов вручную. Неверно оформленные кадровые документы могут привести к судебным издержкам, если их вовремя не исправить.

• Риск подделки.

Бумажные документы легко подделать, имея исходные данные и принтер с цветным картриджем.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет создавать, оформлять, согласовывать и подписывать кадровые документы без бумаги и личных встреч с сотрудниками. Электронные документы заверяются онлайн с помощью электронных подписей, хранятся в облаке и полностью заменяют бумажные аналоги в суде.

Как КЭДО ускоряет и упрощает все процессы работы с документами:

1. Создание. Сервисы КЭДО, как правило, содержат готовые шаблоны, которые избавляют сотрудников от необходимости вручную печатать весь текст документа, а также снижают вероятность ошибок.
2. Передача. Чтобы отправить документ на подпись или согласование, его не нужно перемещать физически между отделами и подразделениями предприятия — по телекоммуникационным каналам файлы передаются за минуту. КЭДО исключает вероятность потери документа при пересылке.
3. Согласование и подписание. В КЭДО эти операции выполняются на смартфоне в несколько кликов. В сервисе можно настраивать маршруты подписания и согласования, а также управлять правами и ролями сотрудников. Работник всегда может проверить в системе актуальный статус документа.
4. Архивирование и хранение. С внедрением цифрового архива отпадает необходимость выделять большие площади для хранения бумажных документов. Электронные документы не портятся и не теряются, а получить к ним несанкционированный доступ сложнее, чем к бумажным.

Перевод кадрового документооборота в электронный формат минимизирует объём операционных задач и высвобождает время кадровых работников для другой работы. Производитель круп «Увелка» в результате внедрения КЭДО Nopaper в 3 раза сократил время на подписание документов. Переход на электронное хранение документов упростил работу с архивом — кадровые специалисты компании находят любой документ в электронном хранилище за 2 минуты. Сотрудники видят в брендированном мобильном приложении все статусы документов: что ждёт согласования, какой документ нужно подписать, а над чем работа уже завершена, — и подписывают документы в электронном виде в среднем за 5 минут.

В цифровой формат можно перевести 90% кадровых документов, в том числе:

• Трудовой договор.

Главный документ, который закрепляет трудовые отношения с работником, права и обязанности сторон. Его заключают до того, как сотрудник приступит к работе.

• Приказы по личному составу.

Документы, которые нужны для приёма сотрудников на работу, увольнения, перевода, командировок и других кадровых процедур.

• Приказы по основной деятельности.

В эту группу входят все письменные распоряжения руководителя для решения организационных задач, например назначения ответственного за проведение вводного инструктажа по охране труда или введения штатного расписания.

• График отпусков.

Этот организационно-распорядительный документ должен быть у каждого работодателя. График отпусков утверждается каждый год.

• Табель учёта рабочего времени.

Этот документ нужен, чтобы правильно начислять зарплату работникам.

• Журналы.

В эту категорию входят документы для учёта бланков трудовых книжек и вкладышей в неё, регистрации командированных работников, фиксации результатов вводных инструктажей по охране труда и других задач.

• Локальные нормативные акты.

В список ЛНА входят Должностные инструкции, Правила внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда, Положения о премировании и другие акты.

Перевести в электронный вид пока нельзя четыре вида документов: акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении, журналы инструктажей по охране труда, а также трудовые книжки. Последние ведутся в бумажном виде, если сотрудник отказался перевести их цифру.

По закону есть три вида электронных подписей:

• простая электронная подпись (ПЭП) — это СМС и PUSH-коды, одноразовые пароли, которые используются для подтверждения личности;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — эта подпись генерируется в специальной криптографической программе в момент подписания документа. С помощью НЭП можно подтвердить авторство документа и неизменность его содержания;
• усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) — наиболее защищённая электронная подпись, которая является гарантом юридической силы документа. Получить КЭП можно только очно в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Для подписания основных кадровых документов нужна КЭП работодателя и НЭП работника. К таким документам относятся:

• Трудовой договор,
• Договор с сотрудником о мат. ответственности,
• Ученический договор,
• Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы,
• Приказ о дисциплинарном взыскании,
• Уведомление от работодателя об изменении условий трудового договора,
• Согласие работника на перевод на другую работу,
• Заявление об увольнении и отзыве такого заявления.

Остальные документы работник может подписывать с помощью ПЭП, но эта возможность должна быть прописана в локальном нормативном акте или трудовом договоре. Подробнее о том, какие документы подписывать КЭП, НЭП и ПЭП → https://blog.nopaper.ru/kep-nep-pep-i-tipy-dokumientov-chto-chiem-podpisyvat/

На рынке представлено уже много систем для КЭДО, которые различаются по функционалу, удобству, стоимости и другим критериям. При выборе системы электронного документооборота важно учитывать:

• Виды поддерживаемых подписей и скорость их выпуска
• Стоимость сервиса и скорость его внедрения
• Способ верификации сотрудника для получения подписи
• Интеграция с 1С:ЗУП и другими учётными системами
• Наличие готовых шаблонов документов и возможность загрузки собственных
• Гибкость настройки маршрутов подписания
• Скорость ответа техподдержки
• Возможность подписания с кнопочных телефонов

Сравнение популярных сервисов КЭДО по данным критериям смотрите здесь. По нашим данным, проще всего внедрить кадровый электронный документооборот с помощью готового решения. Например, Nopaper — это приложение, в котором каждый сотрудник сможет выпустить электронную подпись за несколько минут и сразу приступить к подписанию документов. В мобильной и веб-версии сервиса могут работать и сотрудники, и руководители, и кадровые специалисты.

Почему производственные предприятия выбирают Nopaper:

• Готовые шаблоны документов. Для уменьшения количества ошибок и экономии времени сотрудников и специалистов по кадрам.
• Интеграция с 1С:ЗУП. Можно не переключаться между Nopaper и 1С — все подписанные документы доступны в обоих приложениях.
• Все виды подписей для сотрудников. Усиленная СМС-подпись, НЭП и КЭП. Выпустить НЭП можно на смартфоне за 90 секунд.
• Работа с графиком отпусков. В сервисе есть шаблоны для заявлений об отпуске и о его переносе. Сотрудник видит доступные дни отпуска, а руководитель — пересечения отпусков. Есть автоматическое заполнение графика в 1С и отправка уведомлений об отпуске.
• Настройка маршрутов. В сервисе можно настроить и отслеживать маршруты согласования и подписания документов, а также создавать напоминания и комментарии.
• Внедрение от 5 дней. После подготовки внутренних документов компании и передачи информации об оргструктуре.
• Снижаются риски работодателя при трудовых спорах. Подпись в Nopaper позволяет определить личность человека, подписавшего документ, и проверить, вносили ли в подписанный документ изменения после его отправки.

Оставьте заявку, чтобы посмотреть сервис и задать вопросы о внедрении КЭДО → https://nopaper.ru/kedo/