Что такое ЭДО
и как он работает

Электронный документооборот, или ЭДО, — это обмен документами через специальные системы. В этих системах вы оформляете, загружаете, подписываете и храните документы. Чтобы электронный документ был таким же юридически значимым, как и бумажный, его нужно подписать электронной подписью. Об особенностях электронной подписи вы узнаете из раздела «Виды электронной подписи».

Сейчас в ЭДО можно перевести договоры, акты с клиентами, контрагентами, а также в электронном виде можно подписывать заявления на командировки и трудовые договоры и другие кадровые документы. Для подписания кадровых или внутренних документов и внешних документов используются разные виды сервисов.

Сервисы ЭДО можно разделить по типу документооборота на внешний и внутренний. Внешний ЭДО — это обмен документами с клиентами и контрагентами. Внутренний ЭДО, чаще его называют кадровым ЭДО, — это сервисы, которые позволяют подписывать документы с сотрудниками.

Сейчас многие сервисы позволяют вести в одной системе и внутренний, и внешний документооборот, например, к таким сервисам относится Nopaper.

Переходить на электронный документооборот решает сама компания. Но есть сферы, в которых обязательно отправлять отчётность в электронном виде.

→ Компании работают с маркированными товарами. Данные о товарах, которые подлежат обязательной маркировке, нужно передавать в систему «Честный знак» через операторов ЭДО. Например, к таким товарам относятся табак, молочная продукция, упакованная вода, одежда и обувь, БАДы. Это требование закреплено в Постановлениях Правительства №2464 и №64.

→ Компании работают с импортными товарами. Через сервисы ЭДО импортёры уведомляют налоговую об операциях с импортными товарами и работают с контрагентами.

→ Компании участвуют в госзакупках. Все поставщики и заказчики в государственных закупках, проходящих по закону №44-ФЗ, должны использовать электронный документооборот.

Также электронном виде сдают налоговую отчётность и отчётность по взносам:

→ компании с численностью работников больше 100 человек, предприятия с годовым оборотом свыше 10 млрд рублей сдают в ЭДО отчётность по всем налогам;
→ компании с численностью работников от 10 до 100 человек сдают в электронном виде формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, отчётность в Социальный фонд России.

Схема почти не отличается от обычного обмена документами. Только проходит всё электронно.

Отправитель документа:
1. Регистрируется в сервисе. Компания устанавливает систему ЭДО, регистрируется в ней и настраивают доступы к документам.
2. Выпускает электронную подпись.
3. Создаёт документ через шаблоны в сервисе или загружает с компьютера.
4. Согласовывает и подписывает документ.
5. Отправляет документ получателю.

Получатель документа
1. Заходит в систему ЭДО и регистрируется в ней.
2. Выпускает электронную подпись.
3. Просматривает документ и подписывает его.

В среднем подписание документов через систему ЭДО занимает 15 минут.

Преимущества ЭДО

→ Скорость подписания
С помощью сервисов ЭДО компании могут подписывать документы с сотрудниками, клиентами день в день, даже если подписант находится в другом городе. Например, с помощью ЭДО логистическая компания Порт Транзит Экспедирование за 15 минут подписывает документы с водителями по всей стране.

→ Расширение географии клиентов и поставщиков
Возможность быстро подписать с клиентами договор = возможность расширить географию клиентской базы или даже открыть новый формат обучения, как это сделал колледж IThab. С переходом на ЭДО с клиентами колледж смог организовать дистанционное обучение для студентов по всей стране.

→ Снижение операционных затрат.
Федеральная сеть фитнес-клубов с переходом на ЭДО с тренерами снизила операционные расходы в 2 раза.

→ Увеличение производительности сотрудников.
Уральский завод Уралхиммаш увеличил производительность сотрудников на 70%. Теперь вместо трех дней на получение подписанных документов уходит один день.

У сервисов ЭДО есть и недостатки.

→ Новый сервис будет непривычным в первое время. У вас будут возникать вопросы «а подписан ли мой документ», «куда он попадёт». С этими вопросами помогут справиться инструкции и техподдержка сервиса.

→ Большие единоразовые вложения. В моменте кажется, что дешевле оплатить доставку чем лицензии и внедрение ЭДО. Однако в перспективе электронный документооборот выгоднее бумажного, так, например, IT-компания Кнопка за три месяца использования КЭДО сэкономила 60 тысяч на курьерских доставках.

→ Если вы обмениваетесь с документами через ЭДО с контрагентом, у него тоже должен быть ЭДО.

Преимуществ у сервисов ЭДО больше, поэтому компании активно переходят на новые процессы подписания документов. Так, по оценкам экспертов, рынок КЭДО в 2023 году вырос в 10 раз по сравнению с 2022 годом.

Перед тем как приступить к выбору сервисов ЭДО проанализируйте текущие процессы.

1. Замерьте, сколько времени у вас занимает подписание документов и получение их оригиналов.
2. Определите, какие документы хотите перевести в ЭДО.
3. Определите участников процесса: кто формирует документы, кто согласовывает, а кто подписывает.
4. Сформируйте рабочую группу и определите, по каким критериям вы будете выбирать сервис.

Рекомендации экспертов

При выборе сервиса ЭДО обращайте внимание на:

→ Скорость работы техподдержки. В первое время при использовании сервисов ЭДО возникают вопросы, обратите внимание, как быстро специалисты сервиса отвечают на запросы.

→ Возможность подписывать в сервисе документы как с сотрудниками, так и с клиентами, подрядчиками. Так вы сможете объединить обмен документами в одной системе.

→ Интеграции с учётными системами. Уточните, есть ли у решения интеграция с системой, в которой вы формируете документы. Например, можно ли из 1С отправить документ напрямую в приложение ЭДО.

→ Гибкость настройки маршрутов подписания. Уточните у сервиса, сколько участников может быть в маршруте подписания, можете ли вы сами менять маршрут и назначать действия его участникам. Например, в договоре с клиентом добавить согласование с юристом и бухгалтером, а подписантом назначить исполнительного директора.

→ Стоимость сервиса. В некоторых сервисах в стоимость лицензии не входит внедрение, выпуск подписи или работа техподдержки. Из-за этого стоимость внедрения и использования ЭДО может вырасти в несколько раз.

→ Вид подписи, и способ выпуска подписи. От вида подписи зависит её безопасность и скорость выпуска. Согласно исследованию, в 66% сервисов выпуск подписи такой же долгий и сложный, что и подписание документов на бумаге.

Существует три вида электронных подписей: квалифицированная, неквалифицированная и простая.

Квалифицированная электронная подпись нужна для подписания формализованных документов, таких как счёт-фактура, сдача отчётности в налоговую. КЭП — самый защищённый вид подписи, она позволяет определить, кто подписал документ и гарантировать неизменность документа после подписания. Однако это и самый сложный в получении тип подписи: чтобы её получить, нужно сходить в Удостоверяющий центр.

Для подписания электронных документов от имени компании чаще всего используют КЭП юридического лица, которая оформляется в налоговой или у доверенных лиц ФНС на защищённом токене — флешке. Эта флешка существует в единственном экземпляре и выдаётся только в руки руководителю.

Для большинства документов использование КЭП излишне. Поэтому сотрудники, клиенты и самозанятые чаще всего выпускают себе простую электронную подпись или неквалифицированную электронную подпись.

ПЭП — это код из смс, вы с ним сталкивались, когда подтверждали онлайн-заказ. Из-за использования смс-кода такая подпись небезопасна: смс могут перехватить и подписать за вас документ.

Поэтому эксперты рекомендуют использовать третий вид электронной подписи — НЭП. НЭП так же, как и КЭП, позволяет определить, кто и когда этот документ подписал, и вносились ли в этот документ изменения после подписания. При этом её проще получить: например, в Nopaper НЭП можно выпустить на свой смартфон.

Заполните форму, чтобы получить бесплатную консультацию по ЭДО и узнать больше о возможностях ЭДО с Nopaper: https://nopaper.ru/edo/