Экономический эффект от внедрения систем электронного документооборота

С помощью электронного документооборота компании могут сократить затраты на обмен документами в 12 раз. А для некоторых компаний переход на ЭДО открыл возможность расширить географию клиентов. Как оценить экономический эффект от внедрения ЭДО для вашей компании рассмотрим в этой статье.

Давайте рассмотрим на чём вы можете сэкономить с помощью ЭДО.

1. Сокращение затрат на бумагу, печать и курьеров
Представим, ваш офис находится в Москве, а клиент в Екатеринбурге. Курьерская доставка одного документа обойдётся примерно в 1,5 тысячи рублей в обе стороны. Если у вас клиенты по всей стране, то стоимость обмена документами вырастет кратно.

Мы в Artsofte посчитали, что до перехода на ЭДО каждый год тратили более 600 тысяч рублей на курьеров, картриджи и бумагу.

2. Экономия времени сотрудников
Согласно исследованию McKinsey, сотрудники могут тратить до 20% своего рабочего времени на поиск и обработку документов. По данным KTeam, около 46% сотрудников не знают, где хранятся актуальные шаблоны документов и инструкции по работе с ними. Всё это приводит к тому, что сотрудники вместо решения стратегических задач по полдня бегают с одной бумажкой, чтобы её согласовали и отправили. В ЭДО же можно сразу настроить маршруты подписания, и система сама отправит документ всем участникам.

3. Снижение рисков, связанных с потерей документов
По данным исследования Gartner, 30% всех документов теряются в процессе бумажного документооборота. Это может привести к серьёзным последствиям, включая суды. В ЭДО же все подписанные документы хранятся в личном кабинете компании.

4. Увеличение скорости согласования документов
Одна из главных проблем бумажного документооборота — занятость подписантов: клиентов, директоров и т.д. Из-за этого ожидание подписи растягивается до нескольких дней. А если вторая сторона находится в другом городе, то нужно ещё и доставку организовать и отслеживать отправление. Отправка бумажных документов в другой город в среднем занимает около недели, а иногда и несколько месяцев. ЭДО сокращает это время до одного дня.

Например, в колледже Ithub подписание бумажного договора на обучение могло занимать 2 месяца, а после перехода на ЭДО время на подписание документов сократилось до 15 минут.

5. Возможность масштабировать свои услуги и клиентскую базу
Оптимизация обмена документами позволяет компаниям не только снизить операционные расходы, но и расширить базу клиентов и контрагентов. Так, например, возможность дистанционно подписывать договоры с учениками позволила Ithub открыть полностью дистанционный курс. А СК «Альфастрахование» с Nopaper упростили и ускорили подключение новых агентов к сети в четыре раза. Агенты быстрее получают доступ к продаже страховых продуктов, что улучшает показатели продаж.

Один из распространённых подходов — расчёт возврата инвестиций (ROI). Для этого необходимо сравнить текущие затраты на организацию документооборота и затраты на внедрение ЭДО.

Давайте рассмотрим на примере и сравним трудозатраты на бумажный документооборот и ЭДО с Nopaper.

Предположим, в месяц вы подписываете 50 пакетов документов с клиентами и контрагентами из других городов. В каждом пакете документов примерно 2 листа бумаги.

С ЭДО вы сокращаете затраты примерно в 12 раз.

Получить расчёт экономии для своей компании.

Сейчас на рынке множество сервисов ЭДО. Отберите для себя основные 5–8 критериев, по которым вы будете выбирать решение. Советуем включить в этот список:

1. Удобство использования сервиса
Чтобы клиент мог без дополнительных инструкций быстро подписать документ.

2. Простота получения подписи
Идеально, если подпись можно выпустить полностью дистанционно. Например, в Nopaper выпуск подписи занимает 90 секунд, и для этого потребуется только смартфон и паспорт.

3. Виды подписей, которые можно выпустить в приложении
От вида подписи зависит какие документы вы сможете подписывать внутри приложения, и будут ли подписанные документы защищены от изменения после подписания. В Nopaper вы можете выпустить любую подпись: КЭП, НЭП или СМС-подпись.

4. Возможность подписывать и согласовывать документ сразу с несколькими участниками маршрута
В Nopaper вы можете добавлять в маршрут неограниченное количество согласовантов и подписантов, выбирать параллельное или последовательное подписание.

5. Наличие мобильного приложения
Чтобы клиент сразу во время разговора с менеджером мог подписать договор. Или директор мог из командировки согласовать приказ.

Чтобы получить максимальный эффект от внедрения ЭДО, уточните, как работает техподдержка сервиса, проводят ли они обучение для сотрудников. Есть ли у сервиса готовые памятки и инструкции для ваших клиентов и контрагентов. Ведь если ваши сотрудники и партнёры не поймут, как использовать сервис, и продолжат печатать документы на бумаге, ЭДО не принесёт вам ожидаемого экономического результата от внедрения новой системы.

Внедрение систем электронного документооборота (ЭДО) позволяет компаниям сократить затраты на бумагу, печать и курьеров, а также сэкономить время сотрудников. Оставляйте заявку и мы поможем рассчитать Какой экономический эффект от внедрения ЭДО в вашей компании.