Мифы об ЭДО: что мешает компаниям перейти на электронный документооборот

При фразе «электронный документооборот», у многих в голове вспыхивает картинка с кучей непонятных интерфейсов, миллионом кнопок. Компании переживают, что документы потеряются, их украдут злоумышленники или у документа не будет юридической силы.

В этой статье мы разберём самые распространённые мифы об ЭДО, которые мешают компаниям перейти на новый процесс.

Реальность: ЭДО выгоден бизнесу любого масштаба.

Даже небольшой бизнес тратит десятки тысяч рублей в год на бумагу, печать, курьеров и хранение. В среднем — 300 000 рублей. Переход на ЭДО снижает эти затраты в 3-5 раз. Кроме того, электронный документооборот ускоряет работу: вместо нескольких дней на согласование — 5–10 минут.

Например, в результате внедрения сервиса Nopaper, «Лабецкий Недвижимость» сократил процесс между подписанием документов и поиском квартиры до 10 минут. Договор об оказании услуг между агентством и клиентом подписывается прямо в смартфоне.

Реальность: закон приравнивает электронные документы к бумажным. Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронный документ, подписанный квалифицированной (КЭП), неквалифицированной (НЭП) или простой (ПЭП) подписью, признаётся юридически значимым.

Важно: для большинства документов достаточно НЭП. Чтобы использовать её, стороны заключают соглашение. Это стандартная практика. В сервисе ЭДО Nopaper это соглашение формируется автоматически.

Реальность: передача документов по email не даёт юридических гарантий, вам всё равно нужны будут бумажные оригиналы.

В ЭДО каждый документ подписывается электронной подписью, который наделяет его юридической силой. Это важно, особенно при спорах, проверках или судах.

Если у контрагента есть паспорт РФ и доступ в интернет — вы сможете подписывать с ним документы из любой точки мира.

Например, в Nopaper подпись можно выпустить онлайн за 90 секунд, где бы вы не находились.

Реальность: экономия начинается с первых месяцев.
Даже при небольшом документообороте ЭДО окупается за счёт сокращения:

• расходов на печать;
• затрат на доставку и хранение;
• времени на ручную обработку документов.

Пример: Компания «Кнопка» за первые три месяца использования ЭДО сэкономила только лишь на одних курьерах 60 тысяч рублей (а есть еще расходы на бумагу, зарплаты сотрудников, печать, архив).

Это не так. Электронные документы такие же настоящие, как и бумажные. Только вместо собственноручной подписи вы ставите электронную подпись. Суды, ФНС и другие государственные ведомости принимают электронные документы.

Реальность: ЭДО безопаснее, чем бумага.

Физические документы можно потерять, испортить или случайно отправить не туда. Электронные документы:

• передаются в зашифрованном виде;
• хранятся на защищенных серверах;
• доступны к документам компании можно настроить индивидуально

Реальность: принимает — при наличии электронной подписи.

Российские суды, налоговые органы и гос. инстанции ежедневно рассматривают дела с электронными документами. Главное — чтобы они были оформлены корректно: отправлены через сервис ЭДО и подписаны электронной подписью.

На самом деле у большинства сервисов ЭДО понятный интерфейс. Заходишь и сразу понимаешь, куда нажимать, где и что найти. Оцените сами

Если вы не сможете разобраться, есть инструкции, видеоуроки или можно написать в техподдержку.
Электронный документооборот — это рабочий инструмент, который поможет вам:

• снизить издержки;
• ускорить процессы;
• снизить риски, связанные с потерей документов и долгого подписания.

Начните с малого: оформите подпись, отправьте первый документ и посмотрите, насколько проще может быть документооборот.