Облачные решения в ЭДО как способ упростить и ускорить бизнес-процессы

Сервисы ЭДО можно разделить на две категории: облачные — данные в таких сервисах хранятся на специальных серверах (в облаке), например, GoogleДиск, ЯндексCloud, на которых вы храните свои файлы и фотографии — это всё облачные хранилища. А также есть ЭДО, которые размещены на локальных серверах компании, такой вид поставки системы ЭДО ещё называют on-premise.

Чем отличаются облачные и on-premise системы ЭДО и какой вид поставки выбрать, разберём в статье.

Облачный документооборот (ОЭДО) — это система работы с документами, где данные хранятся и обрабатываются на удалённых серверах, и доступны для просмотра и подписания онлайн с любого устройства.Если вы выбираете облачные сервисы, вашей компании не нужно будет самостоятельно настраивать инфраструктуру: закупать и обслуживать сервера, за вас это уже сделал поставщик решения.

Ключевые отличия:

• Нет затрат на серверы, ПО и обслуживание.
• Работайте с документами через браузер или приложение.
• Автоматическое обновление и резервное копирование — провайдер берет на себя техническую поддержку.
• Быстрое внедрение и масштабирование.

Облачные системы документооборота обеспечивают доступ к данным из любой точки мира без дополнительных трудозатрат со стороны клиента.

Преимущества использования документооборота в облаке для бизнеса

Внедрение облачного документооборота трансформирует бизнес-процессы:

1. Нет расходов на бумагу, печать и хранение архивов.
2. Документы отправляются за секунды, а электронные подписи ускоряют подписание.
3. История изменений, права доступа и аудит действий повышают прозрачность обмена документами.
4. Автоматизация рутинных задач (маршрутизация, уведомления) экономит время.
5. Упрощение взаимодействия с контрагентами. Единая платформа для всех участников цепочки.

Выбор системы зависит от масштаба бизнеса, задач и требований к безопасности.

Рекомендации по выбору:

• Определите потребности. Нужна ли интеграция с CRM или бухгалтерским ПО?
• Сравните варианты. Изучите функциональность, например, какая электронная подпись используется в сервисе (квалифицированная, неквалифицированная или простая), есть ли мобильное приложение для iOS, Android и других операционных систем.
• Проверьте безопасность. Сертификаты ISO, шифрование данных и двухфакторная аутентификация. Команда Nopaper разрабатывает мобильные приложения для банков, которыми вы пользуетесь каждый день. К таким приложениям очень высокие требования с точки зрения надёжности и безопасности. И весь опыт разработки и знания по информационной безопасности мы перенесли в сервис мобильного документооборота Nopaper. Поэтому все данные пользователей Nopaper хранятся в Yandex Cloud. Это сертифицированное хранилище для работы с данными самой высшей категории — в нём можно хранить информацию, которая относятся к государственной и банковской тайне. А значит, ваши данные в этом хранилище под надёжной защитой.
• Узнайте, на каких серверах хранятся данные. По закону данные сотрудника могут храниться только на территории РФ. За хранение данных сотрудников на иностранных серверах на работодателя могут наложить штраф 1 — 6 миллионов рублей.
• Уточните стоимость. Учитывайте подписку, скрытые комиссии и техподдержку.

Некоторые компании отдают предпочтение on-premise решениям, так как считают, что так будет безопаснее, однако в этом случае все затраты на подготовку инфраструктуры и контроль доступов ложится на клиента. Облачные же решения уже всё продумали за вас: облачные хранилища постоянно проходят аудит систем на соответствие требованиям безопасности.

«Безопасность системы состоит из двух частей: безопасность сервера, ПО и безопасность доступа, т.е. кто имеет доступ к облачному хранилищу и для чего. Поэтому при выборе сервиса уточняйте у компании, где хранятся данные, как распределён доступ: кто из команды системы ЭДО имеет доступ к сервису, к каким данным и для чего» — Сергей Зорин, руководитель разработки и эксперт по безопасности Nopaper.

Переход на облачный документооборот требует последовательного подхода. Рассмотрим ключевые этапы, которые помогут обеспечить плавную интеграцию системы в рабочие процессы компании.

Перед внедрением важно провести аудит текущих бизнес-процессов. Определите, какие этапы работы с документами вызывают сложности: например, задержки при согласовании или потери версий файлов. Назначьте ответственных за проект — это может быть внутренняя команда или внешний консультант. На данном этапе также формулируются цели перехода: сокращение времени на обработку документов, повышение прозрачности или интеграция с CRM.

Даже самая продвинутая система не даст результата, если сотрудники не умеют ею пользоваться. Организуйте тренинги для разных групп: например, отдельный курс для руководителей (работа с отчетами и аналитикой) и для рядовых сотрудников (создание, подписание и маршрутизация документов). Разработайте инструкции с примерами типовых задач — это снизит сопротивление изменениям. Для удаленных команд подойдут вебинары или видеоуроки. Важно подчеркнуть, как ОЭДО упростит их ежедневную работу: например, избавит от ручного ввода данных.

На этом этапе облачная платформа адаптируется под специфику бизнеса. Создаются шаблоны документов, настраиваются маршруты согласования и уровни доступа. Например, финансовые документы могут требовать подписи только директора и бухгалтера, а внутренние приказы — утверждения руководителей отделов. Интеграция с другими системами (например, 1С или CRM) автоматизирует передачу данных, исключая дублирование информации. Также важно настроить уведомления и напоминания, чтобы сократить простои в процессах.

Начните с неактуальных документов, чтобы проверить целостность данных и работу системы. Например, загрузите договоры прошлых лет, убедитесь, что метаданные (дата, автор, статус) отображаются корректно. Текущие документы переносите постепенно, параллельно ведя работу в старых и новых системах. Это минимизирует риски потерь. Для крупных компаний стоит предусмотреть синхронизацию данных в реальном времени на этапе перехода.

После запуска системы важно обеспечить оперативную помощь сотрудникам. Откройте чат с технической поддержкой, где пользователи смогут задавать вопросы. Регулярно собирайте обратную связь: например, раз в две недели проводите опросы о удобстве интерфейса или скорости работы. Анализируйте статистику использования: если некоторые функции не задействуются, возможно, сотрудники не понимают их назначения — проведите дополнительные обучения. Постепенно оптимизируйте настройки, добавляя новые автоматические сценарии или расширяя интеграции.

С помощью облачного ЭДО вы сможете расширить географию подрядчиков и клиентов, а также снизите риск потери данных. Выбирайте проверенные решения, внедряйте их поэтапно — и ваш бизнес выйдет на новый уровень скорости и прозрачности рабочих процессов.