Тестовый период КЭДО
на 14 дней в подарок
Нажимая на кнопку, я соглашаюсь с политикой обработки данных
Поддержка для клиентов Nopaper: 8 (800) 550-65-30 или написать в телеграм
Что хотите сделать?
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Зарегистрироваться и подписать документ
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Зарегистрироваться и подписать документ
Оптимизация документооборота в организации: как сделать бизнес-процессы быстрее, проще и безопаснее
В этой статье:
Документооборот — основа работы любой компании. Но если он не оптимизирован, то вместо помощи бизнесу — становится его обузой: документы теряются, подписание затягивается на дни, а расходы на бумагу, курьеров и архивы съедают бюджет. В этой статье расскажем, как оптимизировать документооборот в организации, какие преимущества дает переход на электронный формат и как Nopaper помогает бизнесу решать эти задачи легко и эффективно.
Проблемы бумажного документооборота, которые тормозят бизнес
Давайте на примерах разберём, с какими проблемами сталкиваются компании, и как они влияют на их эффективность.
Долгое подписание документов
Представьте: вы готовы закрыть сделку, но документы зависли на подписании. Руководитель в командировке, контрагент в другом городе, а курьерская доставка занимает несколько дней. В итоге процесс, который мог бы занять минуты, растягивается на недели. Это не только раздражает клиентов, но и мешает бизнесу двигаться вперёд.
Риск потери документов и штрафов
Бумажные документы легко теряются. Потеряли договор или акт? Готовьтесь к задержкам, конфликтам с контрагентами или даже штрафам от контролирующих органов. А если документы повреждены (например, при пожаре или наводнении), восстановить их будет практически невозможно.
Высокие операционные расходы
Печать, курьерская доставка, архивы — всё это требует денег. Например, отправка одного документа в другой город может стоить несколько тысяч рублей. А если таких документов десятки или сотни? Добавьте сюда затраты на бумагу, принтеры, обслуживание архивов — и получите внушительную сумму, которая могла бы пойти на развитие бизнеса.
Переход займёт от 5 дней вместо 2–3 недель.
А чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись
А чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись
Переход займёт от 5 дней вместо 2−3 недель.
А чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись
А чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись
Зачем оптимизировать документооборот
Оптимизация документооборота необходима для любого бизнеса, который хочет оставаться конкурентоспособным. Вот основные причины, почему стоит задуматься о переходе на электронный документооборот (ЭДО):
Снижение затрат
ЭДО позволяет сократить расходы на бумагу, печать, курьерские услуги и архивирование. Например, IT-компания «Кнопка» за 3 месяца использования КЭДО сэкономила 60 тысяч рублей на курьерах и печати документах.
Ускорение процессов
С ЭДО подписание документов занимает минуты, а не дни. Это особенно важно для сделок, где каждая минута на счету.
С помощью Nopaper колледж информационных технологий IThub подписывает документы со студентами и их родителями по всему миру за несколько минут. Дистанционное оформление документов позволило открыть полностью дистанционный формат обучения и сделать образование доступным для студентов из других городов и стран.
С помощью Nopaper колледж информационных технологий IThub подписывает документы со студентами и их родителями по всему миру за несколько минут. Дистанционное оформление документов позволило открыть полностью дистанционный формат обучения и сделать образование доступным для студентов из других городов и стран.
Прозрачность и контроль
Электронный документооборот позволяет отслеживать статус каждого документа в режиме реального времени. Вы всегда знаете, на какой стадии находится документ, кто его подписал, а кто еще нет. Это исключает задержки и недоразумения.
Расширение географии
С ЭДО вы можете работать с клиентами и партнёрами из любого уголка мира. Больше не нужно ждать, пока документы дойдут по почте — всё можно подписать удаленно. С помощью систем ЭДО страховые компании расширяют агентские сети, так с Nopaper страховая «Совкомбанк Жизнь» сократила время на подписание документов с 45 дней до 5 минут
Преимущества электронного документооборота
Быстрее
ЭДО позволяет сократить время обработки документов с нескольких дней до нескольких минут. Например, подписание договора с помощью электронной подписи занимает меньше минуты, независимо от того, где находятся стороны.
Безопаснее
Электронные документы защищены от потери и повреждения. Они хранятся в зашифрованном виде в облачных хранилищах, доступ к которым строго контролируется. Кроме того, электронная подпись гарантирует юридическую значимость документа.
Экономнее
Переход на ЭДО позволяет сократить расходы на бумагу, печать, курьерские услуги и архивирование. По оценкам экспертов, компании, внедрившие электронный документооборот, экономят до 50% затрат на документооборот.
Оптимизация кадрового документооборота
Кадровый документооборот — одна из самых трудоемких областей в любой организации. Переход на КЭДО (кадровый электронный документооборот) позволяет значительно упростить работу HR-специалистов.
Упрощение работы HR
С КЭДО все кадровые документы (трудовые договоры, приказы, заявления) создаются, подписываются и хранятся в электронном виде. Это избавляет от необходимости печатать, подписывать и архивировать бумаги.
Расширение географии поиска
С кадровым электронным документооборотом вы можете нанимать сотрудников из любого региона или даже страны за один день. Все документы можно подписать удалённо, что особенно актуально для компаний с распределенной командой.
Работа с удалёнными сотрудниками
ЭДО позволяет легко управлять документами для удаленных сотрудников. Например, вы можете отправить трудовой договор новому сотруднику, который находится в другом городе, и получить подпись в течение нескольких минут и сразу же приступить к работе над проектом.
Как Nopaper помогает оптимизировать документооборот
Nopaper — это современная платформа для электронного документооборота, которая помогает организациям оптимизировать процессы и снизить затраты. Вот ключевые возможности, которые делают Nopaper идеальным решением для бизнеса:
Быстрое подписание документов
С Nopaper вы можете получать подписи на документах за считанные минуты, независимо от того, где находятся участники процесса. Это особенно удобно для работы с удалёнными сотрудниками, клиентами и контрагентами.
Удобство использования
Nopaper доступен как в веб-версии, так и в мобильном приложении. Это позволяет работать с документами в любое время и в любом месте. Адресат получает уведомление о получении нового документа на подпись через e-mail и push-уведомления в приложении на смартфоне.
Работа с сотрудниками и внештатными специалистами
Платформа позволяет подписывать документы как с сотрудниками компании, так и с внештатными специалистами (оформленными как ИП или самозанятые). Весь процесс подписания происходит в одном приложении, что упрощает управление документами.
Юридическая значимость и безопасность
Все документы, подписанные через Nopaper, имеют юридическую силу благодаря использованию квалифицированной электронной подписи (КЭП). Данные хранятся в защищенных облачных хранилищах, что гарантирует их сохранность и конфиденциальность.
Оптимизируйте документооборот — растите быстрее
Оптимизация документооборота — это не просто способ сэкономить, а возможность сделать бизнес более гибким, прозрачным и конкурентоспособным. Переход на электронный документооборот позволяет сократить затраты, ускорить процессы и повысить безопасность работы с документами. Платформа Nopaper предлагает современные инструменты для решения этих задач, делая документооборот простым, быстрым и безопасным.
Если вы хотите узнать больше о том, как Nopaper может помочь вашей организации, оставьте заявку на демо. Сделайте первый шаг к оптимизации документооборота уже сегодня!
Если вы хотите узнать больше о том, как Nopaper может помочь вашей организации, оставьте заявку на демо. Сделайте первый шаг к оптимизации документооборота уже сегодня!
