Электронный документооборот в розничной торговле: эффективные решения для снижения издержек

Если вы работаете в розничной торговле, вы точно знаете, что бумажный документооборот в ритейле — это боль. Договоры с поставщиками, акты, заявки, соглашения — всё на бумаге, всё требует подписи, пересылки, хранения. Один уехал в отпуск, другой потерял документ, третий не подписал — неделя вылетела в трубу.

Эти издержки — не абстрактные. Это курьеры, почта, канцелярия, задержки в запуске акций, человеческий фактор. Всё это стоит денег. Но можно иначе. Есть сервисы, которые позволяют подписывать документы в цифровом виде — быстро, законно, без лишней бюрократии. Один из них — Nopaper. Для использования этого сервиса не нужно ехать в Удостоверяющий центр, чтобы выпустить подпись. Загружаете документ, подписываете через смартфон и отправляете другому подписанту.

В статье расскажем, как это работает и как помогает экономить.

В рознице 90% документооборота — это не счета-фактуры. Это договоры, акты, заявки, внутренние распоряжения. Для них достаточно неквалифицированной электронной подписи (НЭП).

Nopaper позволяет подписывать такие документы дистанционно, потребуется смартфон и доступ в интернет.
Для ритейла это означает: не нужно обучать сотрудников, не нужно тратиться на внедрение, не нужно ждать неделями, пока документ доедет по почте или с курьером.

Вот что происходит в розничной компании после перехода на ЭДО в рознице:

• Договор с подрядчиком подписывается не за три дня, а за 10 минут.
• Акт об оказании услуг не теряется где-то между складами и офисом.
• Документ всегда можно найти в облаке по дате или фамилии за несколько минут, а не за полдня в архиве.

Через Nopaper можно подписывать любые документы, кроме формализованных. Через сервис ЭДО вы сможете подписывать:

• договоры с поставщиками и исполнителями;
• акты выполненных работ и оказанных услуг;
• внутренние заявки и согласования;
• договоры с физлицами — покупателями, фрилансерами, временным персоналом.

Эти документы не требуют квалифицированной подписи. Достаточно НЭП, которую сотрудник или контрагент выпускает прямо в смартфоне. Без токенов, без установки программ.

Барьеры, с которыми вы можете столкнуться при переходе на ЭДО

Долгая интеграция с учётными системами.
Кажется, что любой апгрейд затронет полсистемы и встанет в миллионы. Однако популярные сервисы ЭДО, например, Nopaper, уже интегрированы с 1С и другими популярными системами. Подключение занимает не месяцы, а дни. Настроить API можно без участия разработчиков со стороны клиента — команда сервиса возьмёт это на себя.

Непонятно, как это хранить.
Бумагу можно потрогать, положить в архив и спать спокойно. С цифровыми документами — страх: как обеспечить сохранность, не потерять, не попасть под штраф.

При выборе сервиса ЭДО уточните, где хранятся данные и как они защищены. В этом помогут 3 вопроса:

• Внесён ли поставщик решения в реестр операторов персональных данных? Это требование ФЗ-152
• Есть ли политика обработки персональных данных? В ней должно быть указано: какую информацию собирает сервис, что может с ней делать и каким сервисам передаёт.
• Где хранятся данные пользователей и какой уровень защиты у сервиса? Например, Nopaper использует серверы Yandex.Cloud. Это хранилище используют банки, оно имеет 1 уровень защиты.

Контрагенты не доверяют сервисам ЭДО.
Да, бумага кажется надёжнее. Но на самом деле бумажный документ легче потерять при пересылке или подделать/подменить лист договора.

Подпись сложно получить.
Это правда, если речь о квалифицированной подписи. Но НЭП можно выпустить за пару минут — прямо в Nopaper. Без удостоверяющих центров.

Сотрудники не смогут разобраться в сервисе.
Большинство сервисов ЭДО имеют простой интерфейс, также вы можете запросить инструкции и обучение от команды сервиса.

Давайте рассмотрим основные статьи расходов, на которых вы сможете сэкономить при переходе на ЭДО

Электронный документооборот в рознице — это реальная экономия на каждом этапе.

Экономия времени на оформление документов
С помощью интеграции с учётными системами документ можно сразу отправить в ЭДО и настроить маршрут подписания. Не нужно ничего печатать, ходить согласовывать со всеми документ.

Экономия на доставках
В среднем доставка одного пакета документов может обойтись в 1-2 тысячи рублей. Кажется, немного, но если таких доставок 30 в месяц — сумма расходов уже значительная. С ЭДО вам не нужно будет заказывать доставки, подписать документ можно с контрагентом из любого города.

Экономия на хранении документов
Бумажные архивы — это аренда помещений. С ЭДО все документы компании хранятся в облаке и доступны в личном кабинете.

Если вы работаете в ритейле и устали от бумажной рутины, пора переходить на ЭДО. Nopaper — один из сервисов, который в этом поможет. Он позволяет:

• подписывать документы за минуты;
• экономить на доставке и хранении;
• работать с любыми контрагентами, с помощью Nopaper вы можете внедрить ЭДО для работы с физлицами, а в будущем масштабировать сервис до кадрового ЭДО с сотрудниками.

Подключение занимает несколько дней, документы можно подписывать с телефона и архив всегда под рукой.