Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО): как это работает и зачем нужно

В этой статье разберём, что такое ЮЗЭДО, когда он обязателен, а когда нет, кто его использует и как выбрать подходящую систему для внедрения. Также расскажем о преимуществах перехода на электронный документооборот и его роли в цифровизации бизнеса.

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) — это обмен электронными документами, которые имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Это означает, что такие документы могут использоваться в суде, при проверках контролирующих органов и в других ситуациях, где требуется подтверждение законности действий.
Ключевой элемент ЮЗЭДО — электронная подпись (ЭП). Именно она обеспечивает юридическую значимость документа, подтверждая его подлинность и неизменность после подписания.

Чтобы электронный документ получил юридическую силу, он должен соответствовать нескольким критериям:

1. Документ должен быть подписан электронной подписью: КЭП, ПЭП или НЭП.
2. Документы должны соответствовать установленным стандартам, например, XML-формату для счетов-фактур.
3. Обмен документами должен происходить через системы, соответствующие требованиям законодательства.
4. Документы должны храниться в течение установленного срока с обеспечением их неизменности и доступности.

Важно отметить, что соблюдение этих критериев как обеспечивает юридическую силу документов, так и защищает участников документооборота от возможных рисков. Например, использование НЭП от Nopaper гарантирует, что документ не был изменен после подписания.

Юридически значимый электронный документооборот активно используют:

• Компании всех размеров — от малого бизнеса до крупных корпораций для подписания документов с контрагентами, клиентами и сотрудниками.
• Индивидуальные предприниматели (ИП) для упрощения взаимодействия с контрагентами и госорганами.
• Государственные учреждения для оптимизации внутренних процессов и взаимодействия с гражданами.
• Самозанятые для подписания договоров и актов с клиентами.

Один из главных вопросов при переходе на ЮЗЭДО — безопасность. Современные системы электронного документооборота обеспечивают:

• Защиту данных. Используются шифрование и другие технологии для предотвращения утечек.
• Контроль доступа. Разграничение прав доступа к документам для разных сотрудников.
• Аудит действий. Возможность отследить, кто и когда работал с документом.

Основные параметры, по которым стоит выбирать систему для ЮЗЭДО:

1. В системе можно выпустить электронную подпись, которая соответствует требования ФЗ-63.
2. У сервиса есть интеграция с другими системами, например с 1С.
3. Интерфейс сервиса интуитивно понятен для пользователей.
4. У сервиса есть техническая поддержка.
5. Стоимость сервиса и наличие нескольких тарифов.

1. Ускорение процессов обмена документами и сокращение затрат на бумагу, печать и доставку.
2. Безопасность электронного документооборота: вы будете уверены что документ никто не менял после подписания.
3. Все действия с документами фиксируются, что упрощает контроль и аудит.
4. Возможность быстро исправить ошибки в документах без необходимости перепечатывать их.
5. Без ЮЗЭДО работа на электронных площадках невозможна.

Если вы ещё не перешли на электронный документооборот, самое время задуматься о выборе подходящей системы и начать использовать все преимущества ЮЗЭДО.