Поддержка для клиентов Nopaper: 8 (800) 550-65-30 или написать в телеграм
Что хотите сделать?
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Зарегистрироваться и подписать документ
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Зарегистрироваться и подписать документ

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО): как это работает и зачем нужно

В этой статье разберём, что такое ЮЗЭДО, когда он обязателен, а когда нет, кто его использует и как выбрать подходящую систему для внедрения. Также расскажем о преимуществах перехода на электронный документооборот и его роли в цифровизации бизнеса.
В этой статье:

Что такое ЮЗЭДО простыми словами

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) — это обмен электронными документами, которые имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Это означает, что такие документы могут использоваться в суде, при проверках контролирующих органов и в других ситуациях, где требуется подтверждение законности действий.
Ключевой элемент ЮЗЭДО — электронная подпись (ЭП). Именно она обеспечивает юридическую значимость документа, подтверждая его подлинность и неизменность после подписания.
Переход займёт от 5 дней вместо 2–3 недель.
А чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись
Переход займёт от 5 дней вместо 2−3 недель.
А чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись

Критерии юридически значимого электронного документооборота

Чтобы электронный документ получил юридическую силу, он должен соответствовать нескольким критериям:

  1. Документ должен быть подписан электронной подписью: КЭП, ПЭП или НЭП.
  2. Документы должны соответствовать установленным стандартам, например, XML-формату для счетов-фактур.
  3. Обмен документами должен происходить через системы, соответствующие требованиям законодательства.
  4. Документы должны храниться в течение установленного срока с обеспечением их неизменности и доступности.

Важно отметить, что соблюдение этих критериев как обеспечивает юридическую силу документов, так и защищает участников документооборота от возможных рисков. Например, использование НЭП от Nopaper гарантирует, что документ не был изменен после подписания.

Когда ЮЗЭДО обязателен, а когда нет

Не все документы в организации должны быть юридически значимыми. ЮЗЭДО становится обязательным только в тех случаях, когда документы используются для взаимодействия с контрагентами, госорганами или в других ситуациях, требующих подтверждения их правового статуса.

Когда ЮЗЭДО необходим:

  • Обмен документами с контрагентами. Например, счета-фактуры, акты выполненных работ, договоры.
  • Сдача отчетности в госорганы. Налоговая, Пенсионный фонд и другие ведомства.
  • Участие в госзакупках. Для работы на электронных торговых площадках требуется электронная подпись и использование ЮЗЭДО.
  • Кадровый документооборот. Трудовые договоры, приказы и другие кадровые документы могут оформляться электронно.

Когда ЮЗЭДО не обязателен:

  • Внутренний документооборот, если организация не планирует придавать таким документам юридическую силу.
Есть документы которые нельзя оформить через системы ЭДО, например, в кадровом документообороте на бумаге нужно подписывать акт о несчастном случае на производстве.

Кто использует ЮЗЭДО

Юридически значимый электронный документооборот активно используют:

  • Компании всех размеров — от малого бизнеса до крупных корпораций для подписания документов с контрагентами, клиентами и сотрудниками.
  • Индивидуальные предприниматели (ИП) для упрощения взаимодействия с контрагентами и госорганами.
  • Государственные учреждения для оптимизации внутренних процессов и взаимодействия с гражданами.
  • Самозанятые для подписания договоров и актов с клиентами.
Ознакомьтесь с подробной информацией о законах об ЭДО

Безопасность обмена документами

Один из главных вопросов при переходе на ЮЗЭДО — безопасность. Современные системы электронного документооборота обеспечивают:

  • Защиту данных. Используются шифрование и другие технологии для предотвращения утечек.
  • Контроль доступа. Разграничение прав доступа к документам для разных сотрудников.
  • Аудит действий. Возможность отследить, кто и когда работал с документом.

Как выбрать систему для ЮЗЭДО

Основные параметры, по которым стоит выбирать систему для ЮЗЭДО:

  1. В системе можно выпустить электронную подпись, которая соответствует требования ФЗ-63.
  2. У сервиса есть интеграция с другими системами, например с 1С.
  3. Интерфейс сервиса интуитивно понятен для пользователей.
  4. У сервиса есть техническая поддержка.
  5. Стоимость сервиса и наличие нескольких тарифов.

Преимущества ЮЗЭДО

  1. Ускорение процессов обмена документами и сокращение затрат на бумагу, печать и доставку.
  2. Безопасность электронного документооборота: вы будете уверены что документ никто не менял после подписания.
  3. Все действия с документами фиксируются, что упрощает контроль и аудит.
  4. Возможность быстро исправить ошибки в документах без необходимости перепечатывать их.
  5. Без ЮЗЭДО работа на электронных площадках невозможна.
Если вы ещё не перешли на электронный документооборот, самое время задуматься о выборе подходящей системы и начать использовать все преимущества ЮЗЭДО.

Больше полезной информации о КЭДО

Начните внедрение ЭДО прямо сейчас
Нажимая на кнопку, вы принимаете Положение и Согласие на обработку персональных данных
Проведем персональную консультацию и расскажем, как правильно и быстро внедрить электронный документооборот в ваш бизнес