Законы об ЭДО

Переход на электронный документооборот — не просто технологическая модернизация. Это вопрос, который всё чаще упирается в юридические нюансы. Обязателен ли ЭДО? Какие документы можно перевести в цифру? Какие законы вообще это регулируют?

Мы собрали в одном материале ключевые нормы законодательства об электронном документообороте. Разберёмся, когда ЭДО обязателен по закону, а когда — на усмотрение бизнеса. Поясним, какие документы имеют юридическую силу в электронном виде и как перейти на ЭДО с соблюдением всех требований.

Электронный документооборот между организациями регулируется сразу несколькими уровнями законодательства. От федеральных законов до подзаконных актов, которые уточняют требования закона. Ниже — основные документы, которые формируют правовую базу ЭДО.

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Базовый закон, на котором строится юридическая значимость ЭДО. Этот закон описывает три типа электронной подписи — простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) и квалифицированную (КЭП). Например, КЭП обязательна при обмене УПД через оператора ЭДО, а НЭП подходит для оформления договоров с самозанятыми и физлицами, кадрового документооборота.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Определяет правовые основы работы с цифровыми данными: от хранения до передачи. В том числе требует защищать электронные документы от несанкционированного доступа и потери. Например, документ при передаче защищен шифрованием, сервер, на котором хранятся, электронные документы должен находится на территории РФ.

Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»
Позволяет компаниям подписывать через ЭДО первичные документы в бухгалтерии. Однако, для этого сервис должен иметь статус оператора ЭДО, а для подписания нужно использовать КЭП.

Налоговый кодекс Российской Федерации
Закрепляет право организаций сдавать отчётность и передавать документы в ФНС в электронной форме. Например, декларации по НДС и акты сверки можно отправлять в налоговую через оператора ЭДО — бумажные версии в этом случае не нужны.

Приказы ФНС России
Уточняют технические форматы электронных документов. Например, форматы УПД и корректировочного УПД, требования к XML-файлам — всё это прописано в отдельных приказах ФНС.

Все эти нормативные акты работают в связке. Федеральные законы задают правила игры, а подзаконные акты — детализируют, как эти правила реализуются на практике. Вместе они формируют устойчивую юридическую основу для перехода на электронный документооборот в любой сфере.

Что изменилось в законодательстве:

Законодательство в области ЭДО продолжает развиваться, вносятся изменения в законах, появляются новые требования и форматы документов. Например, с 1 марта 2025 года ФНС принимает только электронные доверенности в формате версии 5.03, что требует от организаций обновления своих систем ЭДО. ​

Чтобы не пропустить изменения в законодательной базе ЭДО и КЭДО, подписывайтесь на нашу рассылку.

Всё зависит от сферы вашего бизнеса.
Некоторым компаниям выбирать не приходится — ЭДО для них уже обязателен.

Когда ЭДО обязателен:

1. Если вы маркируете товары
Они обязаны обмениваться УПД и другими документами только в электронном виде.

2. Если работаете с госзаказами
Они тоже обязаны обмениваться документами через операторов ЭДО.

3. Если сдаёте налоговую отчётность в электронном виде
Если в организации больше 100 сотрудников, отчетность в налоговую нужно сдавать в электронном формате. Остальные документы могут остаться на бумаге.

4. Если фарма, алкоголь или табак — отрасли вашего бизнеса
Вести бизнес в этих отраслях в ЭДО — это уже базовое требование закона.

Если компания не попадает под эти категории, она пока может работать по-старинке.

Но даже если закон не говорит, что ЭДО для вас обязателен, переходить на ЭДО всё равно выгодно. Это быстрее, дешевле и понятнее. Никаких стопок бумаг, никаких потерянных документов. Всё под рукой, всё за секунду. Поэтому многие переходят добровольно — просто потому что это удобнее.

Например, СК «Альфастрахование» с помощью ЭДО расширяет агентскую сеть, колледж IThub через сервис ЭДО заключает договора с учениками дистанционно, это позволило расширить географию студентов и запустить новый формат обучения.

Если электронный документ не подписан, он не считается юридически значимым. Также как и на бумаге. Только в ЭДО документы подписываются электронной подписью.
Закон чётко делит её на три вида: простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) и квалифицированную (КЭП).

Простая ЭП чаще всего используется внутри компаний — для согласований, заявлений, служебных записок.
Неквалифицированная ЭП подходит для обмена документами с физлицами, ИП, самозанятыми и для подписания всех неформализованных документов: договоров, актов, соглашений.
Квалифицированная ЭП нужна для обмена документами с госорганами, подписания формализованных документов, например, счета-фактуры.

Квалифицированную подпись юрлица директор компании получает в ФНС или аккредитованных удостоверяющих центрах.
А КЭП физлица или НЭП можно выпустить через Nopaper.

Юридическая сила документа зависит не только от подписи. Он должен храниться в защищённом архиве, передаваться по защищённым каналам, соответствовать утверждённым форматам. Все эти требования прописаны в законе: как и сколько хранить документы, как обеспечивать криптозащиту, как и в каком виде передавать их в контролирующие органы.

Внедрение электронного документооборота — не просто формальность, а реальный способ сделать работу компании быстрее, прозрачнее и удобнее. Главное — подойти к переходу осознанно и выстроить процесс с опорой на законодательные требования. Ниже — пошаговый алгоритм, который поможет не запутаться.

Можно начать с договоров с самозанятыми или клиентами, постепенно переводя все документы в электронный вид.

Не весь ЭДО одинаково формализован. Существует два основных варианта:

• Формализованный — с чёткой структурой, унифицированными форматами и обязательным использованием квалифицированной электронной подписи. Подходит для крупных организаций, которые работают с госзаказами
• Неформализованный — менее строгий, используется при взаимодействии с физлицами, контрагентами или агентами. Например, для подписания договоров подряда или актов выполненных работ.

Если вы не хотите разрабатывать всё с нуля, доверьтесь готовым решениям.

Даже если вы уверены в надёжности сервиса, стоит проверить несколько важных моментов:

• Документы подписываются нужным типом ЭП;
• Форматы документов соответствуют требованиям ФНС;
• Есть надёжная система хранения и резервного копирования;

Электронная подпись — ключ к юридической силе ваших документов. Существует несколько видов:

• ПЭП (простая) — подходит для низкорисковых документов, так как не обеспечивает неизменность документа после подписания.
• КЭП (квалифицированная) — нужна для отчётности и работы с госструктурами. Получается в аккредитованном УЦ, хранится на защищённом носителе.
• НЭП (неквалифицированная) — подходит для внутреннего документооборота и сделок с доверенными контрагентами. Получить её можно онлайн, в том числе через мобильное приложение

Например, в Nopaper НЭП можно выпустить за 5 минут, понадобится только телефон и паспорт.

Даже самая совершенная система не заработает, если люди не понимают, как с ней обращаться. Поэтому важно не просто «настроить», а ещё и объяснить:

• зачем переходят на ЭДО;
• как подписывать документы;
• что делать при ошибке;
• чем электронный акт отличается от бумажного.

Поэтому при выборе сервиса уточните, время работы техподдержки, узнайте, проводят ли они обучение для сотрудников и предоставляют ли памятки. Также советуем проверить скорость ответа, для этого можно зайти на сайт сервиса и написать в чат.

Переход на электронный документооборот — это не только соответствие закону. Это способ освободить время, сократить расходы и сделать работу комфортнее для всех участников процесса. Даже если ваша компания пока не обязана внедрять ЭДО, начать стоит уже сейчас — на своих условиях, с проверенными решениями и в удобном темпе.