Кадровый ЭДО:
плюсы и минусы

Всё больше работодателей задумываются о переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Так гораздо удобнее работать с удаленными сотрудниками, к тому же это часть общей тенденции цифровизации бизнеса.

Официально перейти на КЭДО можно уже несколько лет — соответствующие поправки в ТК РФ появились ещё в 2021 году. Но далеко не все знают, что ждёт компанию при переходе на кадровые электронный документооборот. О его преимуществах и рисках. И если решиться на перемены — то что именно нужно для этого сделать? Давайте со всем этим разберёмся. По порядку.

1. Экономия времени при работе с кадровыми документами.
Время подписания документа может сократиться в 3 раза. Например, кадровому специалисту достаточно отправить документ через сервис КЭДО, чтобы сотрудник подписал его за пару секунд, а удалённому сотруднику сотруднику не нужно будет ездить в офис или ходить на почту за документами на подпись.

2. Экономия на бумажном документообороте.
Ну нужно распечатывать и подписывать бумажные документы и организовывать их доставку до удалённых сотрудников. Хранить документы тоже проще: для увеличения архива не нужны дополнительные площади, только место в облачном хранилище или на сервере.

3. Организация работы с удалёнными сотрудниками.
Они могут работать в удобное время в любой точке мира. Для подписания документов нет необходимости присутствовать в офисе. Удалённые работники могут получать доступ к необходимой документации, оставлять свои комментарии и предложения, а также быть в курсе всех изменений в рабочих процессах.

4. Сокращение количества ошибок в документах.
В КЭДО можно использовать шаблоны и автоматическую проверку заполнения форм. Это гарантирует точность и аккуратность в работе с документами: документ со всему нужными данными идет по конкретному маршруту. Так риск юридических проблем становится минимальным.

5. Повышение безопасности данных.
Электронные документы с защищённых серверов практически невозможно потерять, а риск их порчи сводится к нулю. Поэтому компаниям не придётся тратить время на их восстановление, если случился пожар или протечка воды. Доступ к кадровым документам есть только у кадрового специалиста, благодаря этому утечка конфиденциальной информации сводится к минимуму.

1. За сервис КЭДО необходимо платить.
В стоимость КЭДО может входить доплата за внедрение, выпуск подписи, интеграцию сервиса учёта и т. д. Из-за этого может показаться, что затрат на КЭДО будет столько же, сколько на традиционный документооборот. Но на рынке сервисов есть разные предложения. Например, в некоторых сервисах всё это входит в стоимость лицензии.

Сначала оцените расходы на кадровый документооборот и объём работы специалистов по персоналу. И уже основываясь на этих затратах, выбирайте сервис в зависимости от его возможностей и цены.С этим вам поможет наш калькулятор, который поможет рассчитать выгоду КЭДО по сравнению с документами на бумаге. Чтобы сделать расчёт, его необходимо скопировать к себе на Google Диск.

2. Перевести кадровый документооборот в электронный формат — сложно. Ведь привлекать к процессу нужно всех сотрудников.
Работодателю необходимо подписать локально-нормативные акты, собрать соглашения с сотрудников и настроить интеграцию с системой учёта. Поэтому обращайте внимание, как вендор включается в процесс внедрения КЭДО и насколько он готов вас сопровождать. От этого зависит, какие работы вам потребуется проводить самим или в подключением подрядчиков.

Процесс перехода на любое новое ПО сопровождается теми же сложностями. Но есть вендоры, которые пройдут этот путь с вами, помогут заранее продумать все риски, будут всегда на связи, чтобы решить возникающие проблемы и ответить на вопросы. Главное, помнить, ради чего все это делается. Ведь после перехода — рутины станет меньше. И это хорошо во всех смыслах.

3. Сотрудники могут отказаться от использования КЭДО.
Всё новое — пугает. Вызывает недоверие. И, к сожалению, КЭДО — это что-то для ваших сотрудников.

Не все могут открыто признать свой страх, многие прикрывают его разными аргументами. Ищут дополнительные сложности и риски в новом процессе, плодят мифы о юридической силе электронных документов, или даже саботируют внедрение, продолжая плодить бумажные документы.

В таком случае приведите в пример сервисы, которые казались чем-то невероятным 10 лет назад, а теперь стали частью нашей повседневной жизни. Например, заказ справок через «Госуслуги», вход в приложение банка по Face ID или перевод денег на карточку в одно касание. Важно объяснить людям, как работает сервис, как благодаря ему ваша работа станет проще и как будут защищены данные сотрудников. Для обучения и переубеждения сотрудников понадобятся дополнительные материалы. И с этим вам сможет помочь разработчик системы.

Пока что кадровый ЭДО не является обязательным, но по прогнозам Минтруда, в рамках программы цифровой трансформации в социальной сфере, скоро может таковым стать. Подробнее об этом можно узнать из статьи «Обязательно ли переходить на КЭДО в 2025». Чтобы плавно пройти внедрение, лучше начать готовиться к нему уже сейчас. Так вы избежите общей гонки и суматохи.

Для этого нужно сделать несколько шагов:

1. Выбрать систему кадрового ЭДО. Прежде чем приступить к выбору, опишите свои процессы кадрового делопроизводства и определите, какие функции вам необходимы.
2. Решить, какие документы переводить в электронный вид. Перевести в КЭДО можно 99% кадровых документов на основании статьи ТК РФ 22.1–22.3. Но для начала вы можете перевести только некоторую часть документов и некоторые отделы.
3. Подготовить внутренние документы для запуска КЭДО. Для перехода на КЭДО нужно оформить 2 документа и собрать согласия сотрудников на основании статьи 22.2. ТК РФ.
4. Проинформировать сотрудников о переходе. Будет достаточно уведомить в электронном виде.
5. Выдать электронные подписи. Работнику достаточно выпустить НЭП, тогда как работодателю необходима КЭП для подписания трудового договора, договоров о материальной ответственности и ученического договора.
6. Провести обучение по КЭДО. Вы можете самостоятельно провести обучение, но некоторые сервисы могут сделать это за вас.

Nopaper — сервис для обмена кадровыми документами. В приложении Nopaper каждый сотрудник сможет выпустить электронную подпись за несколько минут. Работать с документами и сотрудники, и руководители, и кадровые специалисты смогут и с мобильного, и из веб-версии сервиса. Кому как удобнее.

Внедрение Nopaper занимает от 5 дней вместо 2-3 недель с другими вендорами. Он внедряется так быстро, потому что сам сервис очень простой, уже содержит нужные интеграции и настраивается по передовой технологии no-code. Точный срок внедрения зависит от того, подготовлены ли у вашей компании сопутствующие документы для перехода на КЭДО, но и с этим Nopaper сможет вам помочь — команда предоставит вам подходящие шаблоны.

Протестируйте демоверсию Nopaper, чтобы понять, каким простым может стать ваш кадровый документооборот.

Отправьте заявку на консультацию на сайте nopaper.ru

Какие основные преимущества КЭДО?
Основные плюсы КЭДО: полная юридическая значимость документов, высокая безопасность и защита от подделки, значительное ускорение документооборота, сокращение расходов на бумагу и печать, удобство хранения и поиска документов.

Какие недостатки есть у электронного документооборота?
Среди минусов: необходимость получения квалифицированной электронной подписи, зависимость от технической инфраструктуры, необходимость обучения сотрудников, первоначальные затраты на внедрение системы.

Насколько безопасен КЭДО?
КЭДО обеспечивает высокий уровень безопасности благодаря использованию криптографической защиты, сертифицированных средств электронной подписи и строгой процедуре идентификации участников документооборота.

Сколько стоит внедрение КЭДО?
Стоимость внедрения зависит от масштаба компании и выбранного решения. Обычно включает затраты на получение ЭП, приобретение ПО или подписку на сервис, обучение сотрудников. В долгосрочной перспективе система окупается за счет экономии на бумаге и повышения эффективности.

Сложно ли перейти на электронный документооборот?
Переход требует определенной подготовки: получения электронных подписей, выбора оператора ЭДО, обучения сотрудников. Однако современные системы разработаны с учетом удобства пользователей и обычно имеют интуитивный интерфейс.