Всё больше работодателей задумываются о переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Так гораздо удобнее работать с удаленными сотрудниками, к тому же это часть общей тенденции цифровизации бизнеса.

Официально перейти на КЭДО можно уже несколько лет — соответствующие поправки в ТК РФ появились ещё в 2021 году. Но далеко не все знают, что ждёт компанию при переходе на кадровые электронный документооборот. О его преимуществах и рисках. И если решиться на перемены — то что именно нужно для этого сделать? Давайте со всем этим разберёмся. По порядку.

1. Экономия времени при работе с кадровыми документами.
Время подписания документа может сократиться в 3 раза. Например, кадровому специалисту достаточно отправить документ через сервис КЭДО, чтобы сотрудник подписал его за пару секунд, а удалённому сотруднику сотруднику не нужно будет ездить в офис или ходить на почту за документами на подпись.

2. Экономия на бумажном документообороте.
Ну нужно распечатывать и подписывать бумажные документы и организовывать их доставку до удалённых сотрудников. Хранить документы тоже проще: для увеличения архива не нужны дополнительные площади, только место в облачном хранилище или на сервере.

3. Организация работы с удалёнными сотрудниками.
Они могут работать в удобное время в любой точке мира. Для подписания документов нет необходимости присутствовать в офисе. Удалённые работники могут получать доступ к необходимой документации, оставлять свои комментарии и предложения, а также быть в курсе всех изменений в рабочих процессах.

4. Сокращение количества ошибок в документах.
В КЭДО можно использовать шаблоны и автоматическую проверку заполнения форм. Это гарантирует точность и аккуратность в работе с документами: документ со всему нужными данными идет по конкретному маршруту. Так риск юридических проблем становится минимальным.

5. Повышение безопасности данных.
Электронные документы с защищённых серверов практически невозможно потерять, а риск их порчи сводится к нулю. Поэтому компаниям не придётся тратить время на их восстановление, если случился пожар или протечка воды. Доступ к кадровым документам есть только у кадрового специалиста, благодаря этому утечка конфиденциальной информации сводится к минимуму.

1. За сервис КЭДО необходимо платить.
В стоимость КЭДО может входить доплата за внедрение, выпуск подписи, интеграцию сервиса учёта и т. д. Из-за этого может показаться, что затрат на КЭДО будет столько же, сколько на традиционный документооборот. Но на рынке сервисов есть разные предложения. Например, в некоторых сервисах всё это входит в стоимость лицензии.

Сначала оцените расходы на кадровый документооборот и объём работы специалистов по персоналу. И уже основываясь на этих затратах, выбирайте сервис в зависимости от его возможностей и цены.С этим вам поможет наш калькулятор, который поможет рассчитать выгоду КЭДО по сравнению с документами на бумаге. Чтобы сделать расчёт, его необходимо скопировать к себе на Google Диск.

2. Перевести кадровый документооборот в электронный формат — сложно. Ведь привлекать к процессу нужно всех сотрудников.
Работодателю необходимо подписать локально-нормативные акты, собрать соглашения с сотрудников и настроить интеграцию с системой учёта. Поэтому обращайте внимание, как вендор включается в процесс внедрения КЭДО и насколько он готов вас сопровождать. От этого зависит, какие работы вам потребуется проводить самим или в подключением подрядчиков.

Процесс перехода на любое новое ПО сопровождается теми же сложностями. Но есть вендоры, которые пройдут этот путь с вами, помогут заранее продумать все риски, будут всегда на связи, чтобы решить возникающие проблемы и ответить на вопросы. Главное, помнить, ради чего все это делается. Ведь после перехода — рутины станет меньше. И это хорошо во всех смыслах.

3. Сотрудники могут отказаться от использования КЭДО.
Всё новое — пугает. Вызывает недоверие. И, к сожалению, КЭДО — это что-то для ваших сотрудников.

Не все могут открыто признать свой страх, многие прикрывают его разными аргументами. Ищут дополнительные сложности и риски в новом процессе, плодят мифы о юридической силе электронных документов, или даже саботируют внедрение, продолжая плодить бумажные документы.

В таком случае приведите в пример сервисы, которые казались чем-то невероятным 10 лет назад, а теперь стали частью нашей повседневной жизни. Например, заказ справок через «Госуслуги», вход в приложение банка по Face ID или перевод денег на карточку в одно касание. Важно объяснить людям, как работает сервис, как благодаря ему ваша работа станет проще и как будут защищены данные сотрудников. Для обучения и переубеждения сотрудников понадобятся дополнительные материалы. И с этим вам сможет помочь разработчик системы.

Пока что кадровый ЭДО не является обязательным, но по прогнозам Минтруда, в рамках программы цифровой трансформации в социальной сфере, скоро может таковым стать. Подробнее об этом можно узнать из статьи «Обязательно ли переходить на КЭДО в 2024». Чтобы плавно пройти внедрение, лучше начать готовиться к нему уже сейчас. Так вы избежите общей гонки и суматохи.

Для этого нужно сделать несколько шагов:

1. Выбрать систему кадрового ЭДО. Прежде чем приступить к выбору, опишите свои процессы кадрового делопроизводства и определите, какие функции вам необходимы.
2. Решить, какие документы переводить в электронный вид. Перевести в КЭДО можно 99% кадровых документов на основании статьи ТК РФ 22.1–22.3. Но для начала вы можете перевести только некоторую часть документов и некоторые отделы.
3. Подготовить внутренние документы для запуска КЭДО. Для перехода на КЭДО нужно оформить 2 документа и собрать согласия сотрудников на основании статьи 22.2. ТК РФ.
4. Проинформировать сотрудников о переходе. Будет достаточно уведомить в электронном виде.
5. Выдать электронные подписи. Работнику достаточно выпустить НЭП, тогда как работодателю необходима КЭП для подписания трудового договора, договоров о материальной ответственности и ученического договора.
6. Провести обучение по КЭДО. Вы можете самостоятельно провести обучение, но некоторые сервисы могут сделать это за вас.

Nopaper — сервис для обмена кадровыми документами. В приложении Nopaper каждый сотрудник сможет выпустить электронную подпись за несколько минут. Работать с документами и сотрудники, и руководители, и кадровые специалисты смогут и с мобильного, и из веб-версии сервиса. Кому как удобнее.

Внедрение Nopaper занимает от 5 дней вместо 2-3 недель с другими вендорами. Он внедряется так быстро, потому что сам сервис очень простой, уже содержит нужные интеграции и настраивается по передовой технологии no-code. Точный срок внедрения зависит от того, подготовлены ли у вашей компании сопутствующие документы для перехода на КЭДО, но и с этим Nopaper сможет вам помочь — команда предоставит вам подходящие шаблоны.

Протестируйте демоверсию Nopaper, чтобы понять, каким простым может стать ваш кадровый документооборот.

Отправьте заявку на консультацию на сайте nopaper.ru