Вопрос о переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО) становится всё актуальнее. Технологии развиваются, законы обновляются, информация движется всё быстрее. В 2021 году был принят Федеральный закон № 377-ФЗ, который предусматривает использование кадрового электронного документооборота в компаниях. И уже вопрос времени, когда же КЭДО станет обязательным требованием регуляторов.

Уже 1 июня 2024 года начнётся эксперимент по использованию электронных документов в кадровой работе в отдельных органах государственной власти согласно Постановлению Правительства РФ от 18 марта 2023 г. № 413. Похожий эксперимент уже проводился в коммерческих компаниях, итогом которого стали статьи 22.1–22.3. Трудового кодекса.

С 1 марта 2023 года закрепляются единые форматы электронных документов в силу приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Это часть подготовки к автоматизации проверок трудовой инспекцией. Единые шаблоны документов позволяют автоматически выявлять нарушения трудового законодательства. Впоследствии это приведёт к тому, что предоставление электронных документов в ГИТ станет обязательным, поэтому компаниям будет проще сразу же перевести их в цифровой формат.

Всё это предпосылки для обязательной цифровизации кадрового делопроизводства, но обязательность перехода на КЭДО в 2024 году пока не установлена. Этот вопрос зависит от решений государственных органов и изменений в законодательстве. Пока что компании могут самостоятельно оценивать преимущества и риски перехода на КЭДО, учитывая специфику своей деятельности и потребности в оптимизации бизнес-процессов.

Скорее всего обязательным переход будет объявлен заранее, и 2024 год нас будет к этому только готовить. Но изучать этот вопрос, однозначно, уже пора.

При переводе кадровых документов в электронный формат их проще и быстрее подписывать. Вы перестаете зависеть от командировок руководителя или работы принтера. Оформить отпуск, служебную записку или найм нового сотрудника можно за несколько кликов.

Сейчас перевести в КЭДО можно 99% кадровых документов, а электронная подпись (ЭП) является аналогом рукописной подписи. Такие документы имеют юридическую силу согласно ФЗ № 63. Поэтому компании всё чаще переходят на кадровый документооборот.

• Экономия времени и ресурсов.

Подписание документов происходит за несколько секунд с любого цифрового устройства, а затраты на печать и доставку сводятся к нулю. Сотрудникам больше не нужно приходить в офис, чтобы подписывать документы или пересылать их почтой.

• Повышение безопасности данных.

Риск потери или утечки документов минимален. Системы КЭДО имеют надёжную защиту. Доступ к документам есть только у автоматизированных систем, а у пользователей нет возможности изменить их после подписания, что минимизирует риск нежелательного стороннего доступа к конфиденциальной информации и предотвращает возможность случайного уничтожения.

• Оптимизация бизнес-процессов благодаря автоматизации кадрового документооборота и снижению количества ошибок.

В сервисе КЭДО можно настраивать маршруты документов, отслеживать их подписание и напоминать участникам об этом участникам. А электронные шаблоны документов сокращают время на их составление и сведут ошибки к минимуму.

• Повышение производительности сотрудников.

Они могут работать в удобное время в любой точке мира, где есть доступ к интернету. Это позволяет компаниям сократить свои расходы на аренду офисных помещений и уменьшить количество служебных командировок, а также улучшить качество жизни своих сотрудников.

• Порядок в документах.

Документы всегда находятся в облачном хранилище и не теряются, их легко найти и настроить фильтры для сортировки. А электронный архив легко масштабируется в зависимости от потребностей бизнеса.

Проще всего внедрить кадровый электронный документооборот с помощью готового решения. Лучше выбрать системы, в которых есть:

1. Возможность создавать разные типы документов и наличие уже готовых шаблонов.
2. Возможность настраивать маршруты согласования и отслеживания статуса документов.
3. Выпуск всех видов электронной подписи для сотрудников (НЭП, КЭП, НЭП).
4. Интеграция с системами учёта. Например, 1С.
5. Уведомления пользователей о новых документах, требующих подписи.
6. Техническую поддержка, которая поможет с внедрением, обучением и консультацией.

Если вам скажут, что таких решений на рынке нет — не верьте. Ведь есть сервис Nopaper, а в нём:

1. Готовые шаблоны документов и маршрутов. Это уменьшает количество ошибок, а также экономить время сотрудников и специалистов по кадрам.
2. Интеграция с 1С:ЗУП. Все подписанные документы будут доступны в Nopaper и 1С, что позволяет не переключаться между приложениями.
3. Все виды подписей для сотрудников. Выпуск электронной подписи возможен прямо в смартфоне всего за 90 секунд.
4. Настройка маршрутов. Настройте маршруты согласования и подписания документов, а также напоминайте, комментируйте, отслеживайте их.
5. Внедрение от 5 дней после подготовки внутренних документов компании для и передачи информации об оргструктуре.
6. Оказывают помощь на всех этапах внедрения КЭДО. Вам выделят персонального менеджера для внедрения КЭДО, предоставят шаблоны локальных документов для перехода, помогут с обучением сотрудников, проведут тестовое подписание. А после внедрения со всеми вопросами поможет техподдержка.

«Увелка»:

• Удобство сервиса. На главном экране приложения сразу видно статусы: согласовано, нужно подписать, работа завершена.
• Скорость подписания. Для компании было важно, сотрудник мог самостоятельно загрузить приложение, выпустить подпись, начать подписывать документы.
• Яркий фирменный дизайн приложения. Компания хотела, чтобы приложение было ярким и узнаваемым, поэтому команда Nopaper разработала для нее брендированное приложение с фирменной палитрой и логотип.

«Кнопка»:

• Возможность выпустить подпись и подписывать документы со смартфона.
• Схожие ценности компании. Команда сервиса была схожа с ними по духу.
• Стоимость сервиса. Расходы на КЭДО не должны превышать расходы на бумажный документооборот.

Worldclass:

• Возможность работы в одном сервисе с сотрудниками и с внештатными специалистами.
• Возможность перевести в электронный вид документы с сотрудниками и с внешними специалистами.
• Удобное мобильное приложение. Тренеры World Class используют приложение клуба для работы с клиентами, и поэтому хотелось, чтобы такую же мобильность можно было обеспечить при подписании документов.
• Интеграция с 1С и защита данных согласно ФЗ-152.
• Стоимость сервиса и скорость работы техподдержки.

Внедрение КЭДО вместе с Nopaper займёт от 5 дней, вместо 2–3 недель. Подключение сервиса бесплатное, вы платите только за место сотрудника.

Пока неизвестно. А вот будет ли с ним удобнее — это однозначно. Будет.

Протестируйте сервис, чтобы узнать, каким удобным может быть будущее кадрового делопроизводства. Оставьте заявку на сайте nopaper.ru.

Кадровый ЭДО — это легко. С Nopaper.