Электронный договор — это документ, который был создан в цифровом виде, например, на компьютере бухгалтера, подписан и отправлен через систему электронного документооборота (ЭДО).
Через сервис ЭДО можно подписывать документы с контрагентами, сотрудниками, внешними специалистами и госорганами. Чтобы договор имел юридическую силу, его нужно подписать электронной подписью.

Как отправить договор через систему ЭДО

В отличие от бумажного договора, электронный не нужно распечатывать и нести бумажную версию договора директору на подпись.
Для подписания электронного договора нужно:

1. Установить систему ЭДО.
На рынке большой выбор систем ЭДО, они отличаются по типам подписи и способу её получения, например, в Nopaper НЭП можно получить самостоятельно в смартфоне, в некоторых сервисах подпись можно получить только через Госуслуги.

Также сервисы отличаются по количеству участников, которых можно добавить в маршрут подписания, и способу хранения данных.

2. Подготовить документ и загрузить его в систему ЭДО.
Вы можете оформить договор в word или в своей учётной системе, например, 1С.

3. Подписать электронной подписью.
В разных системах используются разные виды электронных подписей, они отличаются по степени безопасности и юридической значимости. Об особенностях электронных подписей мы расскажем ниже.

4. Отправить клиенту или контрагенту.
Когда он получит договор, он сможет его просмотреть и подписать.
В большинстве сервисов ЭДО после подписания договора вы увидите в документе штамп электронной подписи. Это значит, что документ подписан.

Для примера рассмотрим подписание договора в приложении Nopaper.

Для того, чтобы создать документ в Nopaper, нужно выполнить 3 шага.

1. Скачайте приложение на смартфон и выпустите электронную подпись.
Это займёт 90 секунд. После выпуска подписи приложение попросит вас подписать акт признания ключа, это нужно, чтобы ваши подписанные документы имели юридическую силу.

2. Выберите документ и участников маршрута
Вы можете добавить неограниченное количество участников и выбрать действия для них: согласовать документ или подписать его. Например, добавить в маршрут бухгалтера, чтобы он согласовал способ оплаты.

3. Подпишите документ
Например, в Nopaper это можно сделать с телефона за 90 секунд. После подписания документ автоматически отправится другим участникам маршрута. Когда все подпишут документ, вы увидите его в статусе «Завершено» со штампами подписи. Подробную инструкцию читайте здесь.

Что говорит закон?

Согласно статье 160 ГК РФ, письменная форма сделки считается соблюдённой и в том случае, если сделку заключили с помощью электронных либо иных технических средств. А требование о наличии подписи считается выполненным, если способ подписания позволяет достоверно определить подписанта. Сервисы ЭДО позволяют сформировать электронную подпись, которая поможет определить, кто подписал документ. Однако безопасность электронных подписей и их доказательная база зависят от её вида.

Особенности и юридическая значимость электронной подписи
Электронная подпись — это набор данных, которые позволяют связать вас с документом, который вы подписываете.

Различают 3 вида электронной подписи: квалифицированная, неквалифицированная и простая.

1. Квалифицированная электронная подпись
Самая защищённая и сразу наделяет документ юридической силой. Только с её помощью можно подписывать документы, форма которых закреплена законом. Например, счёт-фактуру, товарную накладную.
Но такую подпись сложно получить: чаще всего её выпуск платный, для получения нужно сходить в удостоверяющий центр . А юрлицам её нужно получать только в ФНС или через доверенных лиц ФНС.

2. Неквалифицированная подпись
Подходит для подписания 90% документов, и получить её можно прямо в сервисе ЭДО. Например, в Nopaper подпись выпускается за 90 секунд и хранится на смартфоне владельца подписи.

3. Простая подпись
Самая незащищённая — это смс-код, который вы получаете на телефон. Эту подпись легко перехватить, и ей совсем не рекомендуется подписывать высокорисковые документы.

При использовании НЭП и ПЭП способ подписания документов должен быть зафиксирован в соглашении об использовании электронной подписи между участниками документооборота.

Перед тем как сказать о преимуществах, расскажем о минусе всех систем ЭДО, с которым вы можете столкнуться: к использованию сервиса ЭДО нужно привыкнуть. Как и ко всему новому, например, когда покупаешь новый телефон, нужно привыкнуть к новому расположению приложений.

Так же и с системой ЭДО: сначала нужно привыкать к новому интерфейсу, разбираться, на что «нажимать», и гадать, «подписался ли документ или нет». И в первое время бумага и ручка будет казаться удобнее и надёжнее — но опыт пользователей ЭДО показывает, что это не так.

Преимущества договора в электронном виде

1. Скорость подписания
Чтобы отправить документ клиенту из другого города, потребуется как минимум один день. Когда без документов вы не можете начать работу над заказом, а заказ должен быть выполнен уже завтра, один день — это много. Подписать документ за несколько минут помогают сервисы ЭДО. Например, у одного из пользователей Nopaper, логистической компании, стояла задача обмениваться документами с клиентами меньше чем за час. С Nopaper они обмениваются документами за 5 минут.

2. Экономия на курьерских доставках и снижение операционных расходов
ЭДО не только быстрее, но и дешевле курьерских доставок. Сравним цифры из кейса другого пользователя Nopaper: федеральная сеть фитнес-центров World Class после перехода на ЭДО в 2 раза сократила операционные расходы на обмен документов с 210 тысяч рублей до 96 тысяч рублей.

3. Безопасность документов и снижение рисков штрафа
Потеря документов грозит компании штрафом (статья 126 НК РФ). В сервисе ЭДО документ всегда под рукой, его не выкинет случайно уборщица, он не затеряется на столе в стопке бумаг. Все документы хранятся на защищённых серверах, например, в Nopaper данные хранятся в защищённом облачном хранилище. Подробнее про безопасность данных в сервисе рассказал руководитель разработки Nopaper Сергей Зорин.