Кадровый электронный документооборот (далее КЭДО) – система, позволяющая создавать и подписывать документы в электронном формате. Законодательно она сформировалась не так давно – в 2021 году, а эксперименты по её внедрению начались ещё в 2017 году. Сейчас КЭДО позволяет перевести почти всю кадровую бумажную документацию в электронный формат.

Пока что переход на КЭДО добровольный, но по прогнозам Минтруда, в рамках программы цифровой трансформации в социальной сфере, к 2024 году может стать обязательным. Поэтому уже сейчас нужно задуматься о переводе кадрового документооборота в электронный формат.

Далее представлена пошаговая инструкция, как работодателю перейти на КЭДО:

Перевести в КЭДО можно 99% кадровых документов на основании статьи ТК РФ 22.1–22.3:

• оффер и изменения к нему;
• заявление 2-НДФЛ;
• заявление на перечисление зарплаты по реквизитам;
• заявление о подключении к зарплатному проекту;
• согласие на обработку данных;
• согласие на фото и видео съёмку;
• лист ознакомления с НА;
• трудовой договор;
• NDA;
• ДС к ТД;
• приказ о переводе;
• заявления на оплачиваемый / неоплачиваемый день;
• приказ на отпуск;
• заявление на командировку;
• отчёт о командировке;
• служебные записки на премии.

Но есть документы, на которые не распространяется КЭДО. Они должны быть в бумажной версии и с физической подписью сотрудника:

• приказ об увольнении (кроме дистанционных сотрудников. Им можно оформить приказ в электронном виде, но с обязательным предоставлением бумажной копии. Статья 22.1 ТК РФ);
• журналы инструктажей;
• пакты о несчастном случае.

На трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности также не распространяется положение о КЭДО. Их электронное использование регулируется статьёй 66-66.1 ТК РФ с 2021 года.

Популярный и простой способ, чтобы организовать кадровый электронный документооборот – переход на готовую систему. Это занимает меньше времени, чем разрабатывать систему самостоятельно, а на рынке много готовых решений, из которых можно выбрать подходящее под ваши задачи.

При выборе сервиса КЭДО обратите внимание на:

• возможность сотруднику зарегистрироваться самостоятельно или через кадрового сотрудника, чтобы кадровый специалист и сотрудник могли выбрать удобный способ регистрации;
• наличие интеграции с учётными системами, чтобы сразу отправлять документ на подписание, например, из 1С и не переключаться между программами;
• выпуск и поддержку нескольких видов подписей, так как для разных типов кадровых документов они отличаются;
• наличие преднастроенных шаблонов документов и возможность загружать свои шаблоны и произвольные документы;
• возможность настроить маршруты подписания и согласования, чтобы отправлять документ сразу же нескольким участникам. Например, при приёме нового сотрудника можно направить оффер кандидату и работодателю одновременно, а также отслеживать на каком этапе он находится;
• простота интерфейса, чтобы сотрудник мог интуитивно понять, где найти подписанные документы или как их загрузить;
• стоимость сервиса. Например, берёт ли сервис доплату за внедрение, интеграцию с 1С или всё это включено в стоимость рабочего места;
• скорость внедрения;
• отзывы клиентов.

В каждой компании процесс кадрового документооборота разный. Прежде чем сесть за выбор системы КЭДО, опишите свои процессы кадрового документооборота, чтобы подобрать необходимый функционал. Например, если вы уже загружаете кадровые документы в 1С:ЗУП, то для вас важно, чтобы у сервиса КЭДО была интеграция с ней. Тогда вам не придётся выгружать документы из системы учёта, чтобы перенести их в сервис.

Также критерии могут отличаться в зависимости от специфики компании: размера, бюджета, требований юристов, отдела безопасности, оргструктуры или внутренних ценностей.

Посчитайте затраты на кадровый документооборот и трудозатраты HR-специалистов. Например, сколько вы тратите на бумагу, печать и доставку документов до удалённых сотрудников, а также сколько времени на подготовку и их контроль уходит у ваших кадровых специалистов. И уже исходя из расходов и трудозатрат определяйте бюджет на внедрение.

Для перехода на КЭДО нужно оформить 2 документа и собрать согласия сотрудников на основании статьи 22.2. ТК РФ:
1. Локальный нормативный акт о вводе ЭДО. В нём обязательно укажите:

• Через какую информационную систему будет организован электронный документооборот работодателя.
• Как к ней может присоединиться работник: нужно ли ему загружать мобильное приложение, устанавливать на компьютер ПО.
• С какими документами вы будете работать через систему КЭДО, кто из работников получит к ней доступ.
• Когда вы сообщите работникам о переходе на электронный документооборот и когда введёте КЭДО в работу.

2. Локальный нормативный акт о порядке осуществления электронного документооборота в кадровой службе. В нём укажите:

• Дату, до которой сотрудник должен подписать или отклонить электронный документ. Учитывайте график работы сотрудников: если кто-то работает 2/2, он не сможет ознакомиться и подписать документ за один день, так как у него может быть выходной.
• Алгоритм перехода на систему КЭДО: кто и когда будет проводить обучение. Напишите, в каких ситуациях электронный документ может быть оформлен на бумаге.
• Алгоритм работы с профсоюзом. Могут возникнуть спорные ситуации, в которых к руководству обратится выборный орган профсоюза. Предусмотрите, как будете взаимодействовать с ними.

3. Уведомление сотрудников:

• Информация от работодателя о возможности отказа от бумажных документов и перехода на электронный кадровый документооборот. Сотрудники должны в письменной форме согласиться на нововведения.
• Если у сотрудника нет стажа работы, и он впервые трудоустроен с 2022 года, то его согласие на кадровый электронный документооборот не требуется.
• Если работник отказался от КЭДО, документооборот с ним ведётся на бумаге. Если он передумает, то может перейти на КЭДО в любой момент.

Работодатель обязан проинформировать сотрудников о внедрении КЭДО. В законе не указано, в каком формате его проводить, поэтому достаточно уведомить в электронном виде. Например, провести рассылку или написать пост на корпоративном портале. Но согласие сотрудника должно быть в письменной форме.

Необходимо помнить, что не все принимают нововведения. Чтобы гладко организовать переход на кадровый электронный документооборот внутри компании и отработать на старте возражения сотрудников, нужно помочь им разобраться. Например, можно провести вебинар и подготовить пошаговые инструкции. Расскажите, что электронные документы обладают той же юридической силой, что и бумажные, а электронная подпись – аналог собственноручной.

Обычно сервисы КЭДО помогают с обучением: отправляют материалы и проводят презентации для сотрудников. Например, у каждого клиента Nopaper есть чат с персональным менеджером и специалистом техподдержки, которые помогают отвечать на вопросы сотрудников, тем самым снимают нагрузку с кадрового специалиста.

Электронная подпись — это набор данных, который связывает вас с подписываемым документом. Именно работодатель берёт на себя все затраты на её выдачу.

Есть 3 вида электронной подписи:

• ПЭП (простая электронная подпись). Подходит для работы с первичной документацией внутри компании.
• НЭП (неквалифицированная электронная подпись). Она точно идентифицирует подписавшего и гарантирует неизменность документа. Подходит для большинства документов.
• КЭП (квалифицированная электронная подпись). Она нужна для подписания высокорисковых документов со стороны работодателя и выдаётся только очно аккредитованными удостоверяющими центрами.

Работнику достаточно выпустить НЭП, а работодателю необходима КЭП, так как ему она потребуется для подписания трудового договора, договора о материальной ответственности или ученического договора.

Если вы не хотите долго разбираться в выпуске электронных подписей, упростить этот процесс и разгрузить кадрового специалиста, воспользуйтесь сервисом Nopaper. Сотрудник может выпустить НЭП в мобильном приложении самостоятельно за 90 секунд. Для этого ему понадобится только паспорт и инструкция в приложении.

После того как вы выбрали систему КЭДО, определились с документами, которые будете переводить в электронный вид, собрали внутренние документы для перехода, выпустили электронные подписи и подготовили сотрудников, вы можете начать обмениваться документами с помощью КЭДО.

Всё больше компаний переводит кадровые документы в цифровой формат. Это позволяет:

1. Уменьшить расходы на бумагу, оргтехнику, содержание архивов и доставку документов. Так «Кнопка» за 3 месяца использования КЭДО в компании сэкономили только на доставке около 60 000 рублей. Крупные компании могут экономить до 1 млн в год на бумаге.
2. Оптимизировать время на составление, согласование и подписание документов. Если до внедрения КЭДО документ должен был пройти длинный путь от кадрового специалиста до сотрудника и руководителя с задействованием бухгалтерии, курьеров и офис-менеджеров, то с внедрением сервиса бухгалтеру достаточно отправить документы через систему учёта или сам сервис КЭДО сотруднику и руководителю. Например, раньше в компании «WorldClass» на оформление нового тренера уходило 3 часа. Сейчас тренеры подписывают документы, пока идут из одного кабинета в другой.
3. Навести порядок в документах, чтобы они не терялись и хранились в одном месте, а ошибки сводились к минимуму. Это позволит сократить вероятности штрафов и репутационных рисков. У компании «Увелки» архив документов находился в отдельном здании. Если приходил запрос на документ из архива, то на его поиски могло уйти полдня. Теперь же с внедрением сервиса КЭДО нужный документ можно найти за 2–3 минуты.

Итог: организация кадрового электронного документооборота поможет автоматизировать бизнес-процессы, повысить производительность сотрудников, избежать лишних трат времени и денег, а также поддержать общий тренд на цифровизацию.

Чтобы не разбираться самостоятельно в организации кадрового ЭДО, обратитесь в сервис Nopaper. Наши специалисты проконсультируют и ответят на вопросы о переходе на КЭДО. Внедрение КЭДО вместе с Nopaper займёт от 5 дней, вместо 2–3 недель, а выпуск электронной подписи возможен прямо в смартфоне всего за 90 секунд. Протестируйте демоверсию и получите консультацию прямо на сайте nopaper.ru.