Как перейти на электронный документооборот. Пошаговая инструкция

Всё чаще компании сталкиваются с необходимостью использовать ЭДО. Но почему это происходит?

• Во-первых, цифровизация не стоит на месте и появляется больше возможностей перенести рабочие процессы в онлайн-пространство. Документооборот не стал исключением.
• Во-вторых, при росте компании встаёт вопрос об экономии времени и ресурсов, а работать с ЭДО быстрее и дешевле, чем с бумажными документами.
• В-третьих, переход на ЭДО позволяет освободить сотрудников от рутинных задач.

Пока что переход на электронный документооборот не является обязательным, поэтому может возникнуть вопрос, зачем отказываться от бумаги. Чтобы ответить на него, мы сравним ЭДО с бумажным документооборотом.

Бумага:
Вам необходимо тратиться на покупку бумаги, на оборудование для печати и его обслуживание, а также канцтовары. Например, IT-компании Artsofte в год тратила 60 000 рублей на бумагу и 70 000 рублей на картриджи для принтеров.

ЭДО:
Создание пакета документов ничего не стоит. 0 рублей.

Бумага:
Хорошо, если контрагент находится с вами в одном городе, но если нет, то необходимо организовать доставку документов туда и обратно. Можно воспользоваться почтой, но доставка может занять до двух недель в одну сторону, а доставить курьером будет дороже в 10 раз. В год можно потратить около 480 000 рублей на доставку почтой и курьером.

ЭДО:
Стоимость отправки документа зависит от оператора ЭДО, в среднем 7 рублей.

Бумага:
Необходимо организовать архив для хранения документов. Придётся оплачивать аренду помещения, стоимость которой зависит от площади и региона.

ЭДО:
За хранение документов платить не нужно, и они не потеряются.

Бумага:
Отправка почтой может занимать до 2 недель, а курьером до 4 дней. При этом подписанные документы ещё необходимо отправить обратно, что может занимать от нескольких дней до месяца.

ЭДО:
Отправка и приём документов происходит за секунды, а подписанный документ доступен обеим сторонам.

Резюмируя, ЭДО позволяет ускорить процессы, снизить затраты на бумагу, печать и доставку, а также улучшить контроль над версиями и доступом к документам.

Разобрав преимущества ЭДО, вы приняли решили отказаться от бумаги. Но для этого нужно изменить всю систему документооборота в компании. Может показаться, что это очень сложно. Давайте разбираться, как это сделать.

Шаг 1. Прописать изменения в учётной политике компании.
Необходимо обозначить, что компания теперь составляет и применяет электронные документы, которые должны быть заверены электронной подписью.

Шаг 2. Составить схему документооборота в компании.
Необходимо составить этапы ЭДО, какие сотрудники на них задействованы, кто их редактирует, подписывает или согласовывает.

Шаг 3. Выбрать систему ЭДО.
Вы можете работать через веб-версию или интеграцию ЭДО с учётной системой компании.

Шаг 4. Выбрать оператора ЭДО.
С этим вам могут помочь ваши контрагенты. Уточните у них, каким оператором они пользуются. Почитайте отзывы. Обратите внимание, есть ли помощь с интеграцией ЭДО и можно ли протестировать сервис.

Шаг 5. Приобрести электронную подпись.
Чтобы подписывать документы как юридическое лицо в ЭДО, понадобится КЭП или НЭП. КЭП – это квалифицированная электронная подпись, равносильная собственноручной согласно закону №63‑ФЗ. Чтобы получить её, необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. НЭП – это неквалифицированная электронная подпись. Чтобы подписывать ей документы с контрагентами, необходимо заключить соглашение об использовании НЭП.

Шаг 6. Подключить контрагентов.
Для работать с контрагентами нужно, чтобы они тоже были подключены к системе ЭДО. Важно выбрать сервис, к которому можно быстро подключиться. Это необходимо, чтобы контрагенту необязательно было переводить на него всю свою компанию, но он мог бы моментально выпустить подпись и начать обмениваться электронными документы с вами. Если же ваш контрагент подключен к другому оператору и не хочет заводить новую систему, то можно подключить роуминг. Роуминг – это технология, которая позволяет обмениваться электронными документами между разными сервисами ЭДО. При этом важно, чтобы между двумя операторами была настроена связь, иначе придётся вернуться к бумажному документообороту.

1. ЭДО поможет сэкономить на документообороте и упростить его. Больше не нужно платить за бумагу, обслуживание оборудования и доставку документов.
2. Не нужно тратить время на доставку документов. Вам не придётся отказываться от горящих заказов с дедлайном на следующий день, ведь загрузка и подпись документов занимаем всего несколько минут.
3. Безопасность данных. Документы, подписанные электронной подписью, сложно подделать. Большинство сервисов используют ЭП, которые обеспечивают неизменность подписанного документа.
4. Вы поддерживаете тренд на цифровизацию и заботитесь о природе. С каждых сэкономленных 400 пачек бумаги вы спасаете 24 дерева.

Чтобы облегчить и ускорить переход на ЭДО, начините его с Nopaper – сервисом для быстрого обмена документами. Вы сможете загрузить, скачать и отправить документы на подпись в личном кабинете на компьютере, в учётной системе 1С или со смартфона.

Не переводите бумагу, переходите на ЭДО! Оставьте заявку на сайте, и мы предложим индивидуальные условия.