Как вести электронный документооборот в области охраны труда

Охрана труда на любом предприятии — это работа с внушительными списком документов, которая требует регулярного проведения инструктажей, информирования сотрудников под подпись, заполнения журналов по технике безопасности и ведения других документов. Это рутинный процесс, который отнимает много времени. Поэтому многие компании уже упростили себе задачи по документообороту, переведя большую часть документов в электронный вид. Вы тоже так сможете. Рассказали, какие нюансы нужно учесть, чтобы комфортно перейти на ЭДО.

Каждое предприятие обязано организовать охрану труда работников, даже если в штате меньше 15 человек. Для этого работодателю необходимо:

• обеспечивать безопасные условия труда;
• разрабатывать инструкции по охране труда для каждой должности;
• обучать работников и проводить для них инструктажи;
• информировать работников о нормативных требованиях и условиях труда;
• страховать работников от несчастных случаев;
• проводить расследование и учёт несчастных случаев и микротравм на рабочем месте;
• организовывать медосмотры;
• выдавать СИЗ, а также молоко «за вредность».

Набор документации по охране труда во многом зависит от специфики деятельности предприятия: чем больше опасностей на рабочих местах, тем больше документов придётся создавать. Разработать нужно как минимум несколько основных документов:

• положение о системе управления охраной труда в организации;
• политику организации по охране труда;
• перечень опасностей;
• план мероприятий по управлению рисками;
• план мероприятий по улучшению условий и охраны труда;
• инструкции по охране для всех должностей и специальностей, а также распорядительные документы к ним;
• приказы, устанавливающие ответственных лиц за обучение, выдачу СИЗ, пожарную безопасность и т. п.;
• журнал регистрации микротравм и несчастных случаев на производстве;
• журнал регистрации инструктажей и протоколы проверки знаний сотрудников.

Список обязательных документов по охране труда установлен Трудовым кодексом, примерным положением о системе управления охраной труда от 29.10.2021 № 776Н и проверочными листами Роструда.

Документы в сфере охраны труда являются кадровыми, поэтому их ведение регламентируется поправками о КЭДО, а также Федеральным законом от 2 июля 2021 года № 311-ФЗ. Эти законы позволяют перевести в электронный вид большую часть документов, в том числе:

• правила, положение, политику в области охраны труда,
• инструкции,
• распоряжения и приказы,
• документы по обучению,
• протоколы проверки знаний,
• документы о направлении на медосмотр,
• документы по спецоценке, оценке профрисков,
• документы по учёту СИЗ,
• заявления о замене молока на денежную компенсацию и т. п.

Есть и исключения — работодатель обязан вести в бумажном варианте два типа документов по охране труда:

• Акт о несчастном случае на производстве.

В процедуре расследования несчастных случаев пока нельзя использовать электронные подписи. Кроме того, электронные документы принимают не все надзорные органы, которым работодатели обязаны отчитываться по несчастным случаям.

• Документы о прохождении инструктажей по охране труда.

Инструктажи по охране труда должны иметь бумажную версию, это устанавливает Порядок обучения и проверки знаний требований охраны труда № 1/29 от 13.01.2003, а также Постановление Правительства № 2464 от 24.12.2021.

КЭДО сокращает трудозатраты специалиста по охране труда, а на предприятиях численностью до 50 человек, которые не обязаны вводить в штат такую должность, упрощает задачи руководителю.

1. Меньше трудозатраты. На обработку электронных документов уходит в несколько раз меньше времени, чем бумажных: не нужно распечатывать и пересылать документы между кабинетами или городами, каталогизировать и хранить их.
2. Проще следить за сроками подписания. Специалист по охране труда всегда знает, что происходит с документом — кто из сотрудников его подписал, а кто даже не прочитал.
3. Документы нельзя подделать. Ключ к электронной подписи невозможно подобрать вручную — это гарантирует, что документ подписал конкретный человек в конкретное время и больше не вносил никаких изменений.
4. Работники получают и подписывают документы день в день. Они тратят на подписание документов не более 5 минут, даже если находятся в другом филиале или городе.
5. Документы невозможно потерять. В отличие от бумажных, электронные документы не пропадут и не испортятся при пересылке, и будут доступны из любой точки мира, где есть интернет.

Только работодатель решает, использовать ли на предприятии кадровый ЭДО, какую систему для электронного документооборота выбрать и какие документы по охране труда перевести в электронный вид. Как только эти вопросы решены, у предприятия появляется список задач:

1. Издать приказ/ЛНА о введении КЭДО. В нём нужно указать систему КЭДО, список документов и категорий работников, для которых действует КЭДО, а также срок предварительного уведомления работников о переходе на КЭДО и дату его введения. Приказ нужно согласовать с профсоюзом, как и порядок КЭДО.
2. Уведомить работников о переходе на КЭДО. Каждый из работников должен получить уведомление о переходе на «цифру» и подписать согласие на использование КЭДО на бумаге. Согласие не требуется, если работник трудоустроен после 31.12.2021 и это его первое место работы.
3. Заключить соглашение с работниками об обработке персональных данных. Для новых сотрудников это можно прописать в трудовом договоре.

Подробную инструкцию по переходу на КЭДО читайте в статье https://nopaper.ru/faq/kak-pereiti-na-kedo.

Кадровый электронный документооборот легко внедрить с помощью готового решения. Например, Nopaper — это простой сервис с готовой интеграцией с 1С. Он позволяет перевести в цифровой формат 99% кадровых документов, в том числе по охране труда, и работать с ними как на телефоне, так и на компьютере в веб-версии приложения.

Преимущества Nopaper:

• внедрение от 5 дней;
• выпуск электронной подписи сотрудникам за 90 секунд;
• возможность работать с внешними специалистами: ИП, самозанятыми, фрилансерами-физлицами;
• гибкие маршруты подписания для неограниченного количества участников;
• возможность задавать действия: подписать КЭП или НЭП, согласовать документ;
• ответ техподдержки в течение 2 минут.

Минималистичный интерфейс понятен и удобен — сотрудники могут подписывать документы без дополнительных инструкций, обучающих видео и звонков в техподдержку. Для этого достаточно скачать приложение, получить подпись, загрузить и подписать документы. Сотрудники могут выпустить электронную подпись двумя способами: самостоятельно в приложении или с помощью кадрового специалиста через 1С.

Упростите работу с кадровым документооборотом, попробуйте демоверсию Nopaper → https://nopaper.ru/kedo/