Как вести электронный документооборот в области охраны труда: пошаговая инструкция

Охрана труда на любом предприятии — это работа с внушительным списком документов, которая требует регулярного проведения инструктажей, информирования сотрудников под подпись, заполнения журналов по технике безопасности и ведения других документов. Это рутинный процесс, который отнимает много времени. Поэтому многие компании уже упростили себе задачи по документообороту, переведя большую часть документов в электронный вид. Вы тоже так сможете.

В этой статье:

- Какие документы по охране труда нужны предприятию
- Какие документы по охране труда можно перевести в электронный вид
- Какие документы по охране труда нельзя переводить в электронный вид
- Сравнительная таблица документов по охране труда
- 5 преимуществ электронного документооборота в охране труда
- Требования законодательства к электронному документообороту по охране труда
- Как внедрить КЭДО в охране труда: пошаговая инструкция
- КЭДО с Nopaper: готовое решение для охраны труда
- Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие документы по охране труда нужны предприятию

Каждое предприятие обязано организовать охрану труда работников, даже если в штате меньше 15 человек.

Для этого работодателю необходимо:

обеспечивать безопасные условия труда;
разрабатывать инструкции по охране труда для каждой должности;
обучать работников и проводить для них инструктажи;
информировать работников о нормативных требованиях и условиях труда;
страховать работников от несчастных случаев;
проводить расследование и учёт несчастных случаев и микротравм на рабочем месте;
организовывать медосмотры;
выдавать СИЗ, а также молоко «за вредность».

Набор документации по охране труда во многом зависит от специфики деятельности предприятия: чем больше опасностей на рабочих местах, тем больше документов придется создавать.

Разработать нужно как минимум несколько основных документов:

положение о системе управления охраной труда в организации;
политику организации по охране труда;
перечень опасностей;
план мероприятий по управлению рисками;
план мероприятий по улучшению условий и охраны труда;
инструкции по охране для всех должностей и специальностей, а также распорядительные документы к ним;
приказы, устанавливающие ответственных лиц за обучение, выдачу СИЗ, пожарную безопасность и т. п.;
журнал регистрации микротравм и несчастных случаев на производстве;
журнал регистрации инструктажей и протоколы проверки знаний сотрудников.

Список обязательных документов по охране труда установлен Трудовым кодексом РФ, примерным положением о системе управления охраной труда от 29.10.2021 № 776Н и проверочными листами Роструда.

Категории документов по охране труда
Документы по охране труда можно разделить на несколько категорий:

Категория документов	Примеры документов
Организационно-правовые документы	Положение о системе управления охраной труда, политика организации по охране труда, инструкции по охране труда, правила внутреннего трудового распорядка
Распорядительные документы	Приказы о назначении ответственных лиц, приказы о создании службы охраны труда, приказы о проведении обучения
Учетные документы	Журналы регистрации инструктажей, журналы учета выдачи СИЗ, журналы регистрации несчастных случаев, протоколы проверки знаний
Документы по обучению	Программы обучения, протоколы проверки знаний, удостоверения
Документы по спецоценке	Отчет о проведении СОУТ, карты спецоценки, протоколы комиссии
Документы по оценке рисков	Перечень опасностей, карты оценки рисков, план управления рисками
Документы по СИЗ	Личные карточки учета выдачи СИЗ, перечень СИЗ, нормы выдачи СИЗ
Документы по медосмотрам	Направления на медосмотр, графики медосмотров, заключения

Важно: Минимальный набор документов для организаций с численностью менее 50 человек может быть меньше, но основные документы (положение о СУОТ, инструкции по охране труда, приказы) должны быть в наличии.

Какие документы по охране труда можно перевести в электронный вид

Документы в сфере охраны труда являются кадровыми, поэтому их ведение регламентируется поправками о КЭДО, а также Федеральным законом от 2 июля 2021 года № 311-ФЗ. Эти законы позволяют перевести в электронный вид большую часть документов.

Нормативные документы

Положение о системе управления охраной труда в организации
Политика организации по охране труда
Правила внутреннего трудового распорядка
Перечень опасностей
План мероприятий по управлению рисками
План мероприятий по улучшению условий и охраны труда

Инструкции по охране труда

Инструкции по охране труда для всех должностей и специальностей
Инструкции по пожарной безопасности
Инструкции по электробезопасности
Листы ознакомления с инструкциями по охране труда

Важно: Работники могут подтверждать ознакомление с инструкциями электронной подписью (НЭП или КЭП). Листы ознакомления можно подписывать в системе КЭДО.

Распорядительные документы

Приказы о назначении ответственных лиц за обучение, выдачу СИЗ, пожарную безопасность
Приказы о создании службы охраны труда
Приказы о создании комиссии по охране труда
Приказы о проведении обучения по охране труда
Приказы об утверждении программ инструктажей
Распоряжения по вопросам охраны труда

Исключение: Приказы об увольнении работников должны оформляться на бумаге согласно требованиям ТК РФ.

Документы по обучению и проверке знаний

Протоколы проверки знаний требований охраны труда
Удостоверения о проверке знаний (можно хранить в электронном виде)
Программы обучения по охране труда
Листы ознакомления с результатами обучения

Важно: Протоколы проверки знаний можно подписывать электронной подписью (НЭП или КЭП). Удостоверения можно хранить в электронном виде в системе КЭДО.

Документы по спецоценке условий труда (СОУТ)

Отчет о проведении специальной оценки условий труда (подписывается КЭП или НЭП членами комиссии)
Карты специальной оценки условий труда
Протоколы заседания комиссии по спецоценке
Приказ о создании комиссии по спецоценке
График проведения спецоценки
Перечень рабочих мест, которые подлежат спецоценке
Листы ознакомления работников с результатами СОУТ

Важно: Согласно части 2 статьи 15 Федерального закона № 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда", отчет о проведении СОУТ составляется в форме электронного документа и подписывается членами комиссии и председателем комиссии квалифицированной электронной подписью (КЭП) или неквалифицированной электронной подписью (НЭП).

Работники могут подтверждать ознакомление с результатами СОУТ с помощью любого вида электронной подписи: КЭП, НЭП или ПЭП.

Документы по оценке профессиональных рисков

Приказ о проведении оценки профессиональных рисков
Протокол комиссии по оценке профессиональных рисков
Отчет об оценке профессиональных рисков
Карты оценки уровней профессионального риска
Листы ознакомления с картами оценки рисков

Документы по средствам индивидуальной защиты (СИЗ)

Личные карточки учета выдачи СИЗ (можно вести в электронном виде)
Перечень профессий и должностей, которым необходимо выдавать СИЗ
Перечень СИЗ, смывающих или обезвреживающих средств
Журнал учета и содержания СИЗ
Заявления о замене молока на денежную компенсацию

Важно: Согласно пунктам 25-27 Правил обеспечения работников средствами индивидуальной защиты из Приказа Минтруда от 29.10.2021 № 766н, если учет выдачи СИЗ ведется в электронном виде, вести карточки на бумажном носителе не нужно. В карточке вместо личной подписи работника указывают номер и дату документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором есть физическая или электронная подпись работника.

Документы по медицинским осмотрам

Направления на обязательный медицинский осмотр
Графики проведения медосмотров
Листы ознакомления с графиками медосмотров
Заявления об освобождении от работы для прохождения диспансеризации

Другие журналы по охране труда

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве
Журнал учета обучения по охране труда
Журнал учета выдачи инструкций по охране труда
Журнал регистрации нарядов-допусков на производство работ с повышенной опасностью
Журнал трехступенчатого контроля соблюдения требований охраны труда
Журнал регистрации предрейсовых медицинских осмотров
Журнал регистрации послерейсовых медицинских осмотров
Журнал учета присвоения I группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу
Журнал учета проверки знаний правил и норм работы в электроустановках
И другие журналы по охране труда (кроме журналов инструктажей)

Важно: Журнал регистрации нарядов-допусков на производство работ с повышенной опасностью прямо разрешено вести в электронной форме с применением автоматизированных систем и использованием электронной подписи согласно пункту 6.6 Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок 903н от 15.12.2020.

Требования к электронной подписи для документов по охране труда

Для большинства документов по охране труда достаточно неквалифицированной электронной подписи (НЭП).
Для отчетов по спецоценке условий труда требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП) или НЭП.
Для документов, которые передаются в государственные органы, может потребоваться КЭП.

Nopaper – готовое решение для кадрового ЭДО в смартфоне

Переход займёт от 5 дней вместо 2–3 недель.
А чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись

Перейти на ЭДО

Nopaper — готовое решение для кадрового ЭДО в смартфоне

Переход займёт от 5 дней вместо 2−3 недель.
А чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись

Перейти на ЭДО

Какие документы по охране труда нельзя переводить в электронный вид

Есть два типа документов по охране труда, которые работодатель обязан вести в бумажном варианте:

1. Акт о несчастном случае на производстве

Почему нельзя переводить в электронный вид:

Процедура расследования несчастных случаев регламентируется Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда от 20.04.2022 № 223н
В нормативных актах не предусмотрено применение электронных подписей для актов расследования несчастных случаев
Не все надзорные органы, которым работодатели обязаны отчитываться по несчастным случаям, принимают электронные документы
Сроки расследования ограничены, согласование электронных документов может занять больше времени, чем работа с бумажными актами

Формы актов о несчастных случаях:

Акт по форме Н-1 (о несчастном случае на производстве)
Акт по форме Н-1ПС (о несчастном случае с пострадавшим)
Акт по форме Н-1ЧС (о несчастном случае с летальным исходом)

Важно: Согласно пункту 29 Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве, акты по установленным формам Н-1, Н-1ПС, Н-1ЧС могут быть оформлены только в бумажной форме и при необходимости представлены в комиссию по расследованию несчастных случаев. При этом другие документы, связанные с несчастным случаем, комиссия примет в электронном виде.

2. Документы о прохождении инструктажей по охране труда

Почему нельзя переводить в электронный вид:

Требования установлены Порядком обучения и проверки знаний требований охраны труда № 1/29 от 13.01.2003
Постановление Правительства № 2464 от 24.12.2021 требует бумажного оформления результатов инструктажей
Работник должен лично подписать документ о прохождении инструктажа

Виды журналов инструктажей:

Журнал регистрации вводного инструктажа
Журнал регистрации первичного инструктажа на рабочем месте
Журнал регистрации повторного инструктажа на рабочем месте
Журнал регистрации внепланового инструктажа на рабочем месте
Журнал регистрации целевого инструктажа

Важно: Согласно пункту 88 Правил обучения по охране труда № 2464, работодатель сам определяет форму документа для регистрации проведения инструктажей по охране труда. Вместо журналов могут быть: личные книжки работника, личные карточки сотрудников или иной способ документирования проведенного инструктажа.

Журналы можно заполнять на компьютере, но подпись работника должна быть собственноручной на бумажном носителе. Работник должен лично подписать документ о прохождении инструктажа.

Исключение: Документы о прохождении инструктажей по чрезвычайным ситуациям и инструктажей по пожарной безопасности можно регистрировать в электронном виде, если это не противоречит требованиям МЧС России.

Сравнительная таблица документов по охране труда

Тип документа	Можно перевести в ЭДО	Требования к подписи	Примечания
Положение о СУОТ	✅ Да	НЭП или КЭП	Можно подписывать электронно
Политика по охране труда	✅ Да	НЭП или КЭП	Можно подписывать электронно
Инструкции по охране труда	✅ Да	НЭП или КЭП	Листы ознакомления можно подписывать электронно
Приказы по охране труда	✅ Да	НЭП или КЭП	Все приказы, кроме приказов об увольнении
Протоколы проверки знаний	✅ Да	НЭП или КЭП	Можно хранить в электронном виде
Отчет о СОУТ	✅ Да	КЭП или НЭП	Члены комиссии подписывают электронно
Карты оценки рисков	✅ Да	НЭП или КЭП	Листы ознакомления можно подписывать электронно
Личные карточки СИЗ	✅ Да	НЭП или КЭП	Можно вести в электронном виде
Направления на медосмотр	✅ Да	НЭП или КЭП	Можно оформлять электронно
Журналы инструктажей	❌ Нет	Собственноручная подпись	Обязательно на бумаге
Акты о несчастных случаях	❌ Нет	Собственноручная подпись	Обязательно на бумаге

Подробную инструкцию по переходу на КЭДО читайте в статье https://nopaper.ru/faq/kak-pereiti-na-kedo

5 преимуществ электронного документооборота в охране труда

КЭДО сокращает трудозатраты специалиста по охране труда, а на предприятиях численностью до 50 человек, которые не обязаны вводить в штат такую должность, упрощает задачи руководителю.

1. Меньше трудозатраты
На обработку электронных документов уходит в 3-5 раз меньше времени, чем бумажных: не нужно распечатывать и пересылать документы между кабинетами или городами, каталогизировать и хранить их.

Конкретные цифры:

Экономия времени специалиста по охране труда: до 40% рабочего времени
Не требуется физическое хранение документов
Не нужно каталогизировать документы вручную

2. Проще следить за сроками подписания
Специалист по охране труда всегда знает, что происходит с документом — кто из сотрудников его подписал, а кто даже не прочитал.

Преимущества:

Видно статус каждого документа в реальном времени
Автоматические напоминания о необходимости подписания
Контроль сроков ознакомления с документами
Отчеты о статусе документов

3. Документы нельзя подделать
Ключ к электронной подписи невозможно подобрать вручную — это гарантирует, что документ подписал конкретный человек в конкретное время и больше не вносил никаких изменений.

Преимущества:

Гарантия подлинности документа
Невозможность внесения изменений после подписания
Полная юридическая значимость документов
Защита от подделок

4. Работники получают и подписывают документы день в день
Они тратят на подписание документов не более 5 минут, даже если находятся в другом филиале или городе.

Преимущества:

Доступ к документам из любой точки мира, где есть интернет
Возможность работы с удаленными сотрудниками и филиалами
Мгновенное уведомление о новых документах
Подписание документов в мобильном приложении

5. Документы невозможно потерять
В отличие от бумажных, электронные документы не пропадут и не испортятся при пересылке, и будут доступны из любой точки мира, где есть интернет.

Преимущества:

Автоматическое резервное копирование
Долгосрочное хранение без физического износа
Быстрый поиск документов по ключевым словам
100% сохранность документов

Экономический эффект от внедрения ЭДО в охране труда

Экономия на бумаге и расходных материалах: до 50 000 рублей в год для компании со 100 сотрудниками
Экономия времени специалиста по охране труда: до 160 часов в год
Снижение рисков потери документов: 100% сохранность
Ускорение процессов ознакомления: в 5-10 раз быстрее, чем с бумажными документами

Требования законодательства к электронному документообороту по охране труда

Электронный документооборот в области охраны труда регулируется несколькими нормативными актами.

Основные нормативные акты:

1. Трудовой кодекс РФ

Статья 214.2 ТК РФ — право работодателя вести электронный документооборот в области охраны труда, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом
Статья 22.1 ТК РФ — общие правила кадрового электронного документооборота
Статья 22.2 ТК РФ — порядок введения КЭДО
Статья 22.3 ТК РФ — документы-исключения

2. Федеральный закон от 2 июля 2021 года № 311-ФЗ

Внес изменения в ТК РФ, разрешающие КЭДО
Установил порядок применения электронных документов в кадровом делопроизводстве

3. Поправки о КЭДО

Разрешили перевод в электронный вид большинства кадровых документов
Установили исключения для некоторых документов (акты о несчастных случаях, журналы инструктажей)

4. Порядок обучения и проверки знаний требований охраны труда № 1/29 от 13.01.2003

Устанавливает требования к оформлению документов по обучению
Требует бумажного оформления журналов инструктажей

5. Постановление Правительства № 2464 от 24.12.2021

Правила обучения по охране труда
Требования к оформлению результатов инструктажей в бумажном виде

6. Приказ Минтруда от 20.04.2022 № 223н

Положение об особенностях расследования несчастных случаев
Требует бумажного оформления актов о несчастных случаях

7. Приказ Минтруда от 29.10.2021 № 776н

Примерное положение о системе управления охраной труда
Устанавливает структуру документов по охране труда

8. Приказ Минтруда от 29.10.2021 № 766н

Правила обеспечения работников средствами индивидуальной защиты
Разрешает ведение личных карточек СИЗ в электронном виде

Требования к системе КЭДО

Система кадрового электронного документооборота должна:

Обеспечивать создание, подписание, использование и хранение электронных документов
Обеспечивать возможность применения электронной подписи
Обеспечивать защиту персональных данных в соответствии с ФЗ-152 "О персональных данных"
Обеспечивать разграничение доступа к документам
Обеспечивать резервное копирование документов
Обеспечивать долгосрочное хранение документов

Требования к электронной подписи

Для большинства документов по охране труда достаточно неквалифицированной электронной подписи (НЭП)
Для отчетов по спецоценке условий труда требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП) или НЭП
Для документов, которые передаются в государственные органы, может потребоваться КЭП

Как внедрить КЭДО в охране труда: пошаговая инструкция

Только работодатель решает, использовать ли на предприятии кадровый ЭДО, какую систему для электронного документооборота выбрать и какие документы по охране труда перевести в электронный вид. Как только эти вопросы решены, у предприятия появляется список задач.

Этап 1: Издать приказ/ЛНА о введении КЭДО

Что должно быть указано в приказе:

Наименование системы КЭДО, которая будет использоваться
Список документов по охране труда, которые будут переведены в электронный вид
Категории работников, для которых действует КЭДО
Срок предварительного уведомления работников о переходе на КЭДО (не менее 2 месяцев)
Дата введения КЭДО в действие
Ответственные лица за внедрение КЭДО

Пример формулировки:

"Установить, что с 01.06.2026 в организации вводится кадровый электронный документооборот (КЭДО) с использованием системы Nopaper для следующих документов по охране труда: положения, инструкции, приказы, протоколы проверки знаний, документы по СОУТ, документы по оценке рисков, личные карточки СИЗ, направления на медосмотр."

Согласование с профсоюзом:

Приказ необходимо согласовать с профсоюзом (если он есть в организации)
Порядок КЭДО также согласовывается с профсоюзом

Этап 2: Уведомить работников о переходе на КЭДО

Срок уведомления:

Не менее чем за 2 месяца до введения КЭДО
Уведомление должно быть в письменной форме

Содержание уведомления:

Информация о переходе на КЭДО
Список документов, которые будут переведены в электронный вид
Дата введения КЭДО
Информация о том, как получить электронную подпись
Информация о том, как работать с системой КЭДО

Этап 3: Получить согласие работников на использование КЭДО

Кому нужно согласие:

Всем работникам, которые работали до 31.12.2021
Работникам, которые трудоустроились после 31.12.2021, но имели трудовой стаж до этой даты

Кому не нужно согласие:

Работникам, которые трудоустроились после 31.12.2021 и это их первое место работы

Форма согласия:

Согласие оформляется на бумаге
Работник подписывает согласие собственноручно
Согласие хранится в личном деле работника

Что делать, если работник не дает согласие:

С этим работником продолжают работать с бумажными документами
Работник может дать согласие позже

Этап 4: Заключить соглашение об обработке персональных данных

Для новых сотрудников:

Можно прописать в трудовом договоре
Или заключить отдельное соглашение

Для существующих сотрудников:

Заключить соглашение об обработке персональных данных
Ознакомить работников с политикой обработки персональных данных

Подробную инструкцию по переходу на КЭДО читайте в статье: Как перейти на КЭДО: пошаговая инструкция

КЭДО с Nopaper: готовое решение для охраны труда

Кадровый электронный документооборот легко внедрить с помощью готового решения. Например, Nopaper — это простой сервис с готовой интеграцией с 1С. Он позволяет перевести в цифровой формат 99% кадровых документов, в том числе по охране труда, и работать с ними как на телефоне, так и на компьютере в веб-версии приложения.

Преимущества Nopaper:

Внедрение от 5 дней — быстрый переход на электронный документооборот
Выпуск электронной подписи сотрудникам за 90 секунд — сотрудники могут получить подпись самостоятельно в приложении
Возможность работать с внешними специалистами: ИП, самозанятыми, фрилансерами-физлицами
Гибкие маршруты подписания для неограниченного количества участников
Возможность задавать действия: подписать КЭП или НЭП, согласовать документ
Ответ техподдержки в течение 2 минут — оперативная помощь при работе с системой

Минималистичный интерфейс понятен и удобен — сотрудники могут подписывать документы без дополнительных инструкций, обучающих видео и звонков в техподдержку. Для этого достаточно скачать приложение, получить подпись, загрузить и подписать документы.

Сотрудники могут выпустить электронную подпись двумя способами: самостоятельно в приложении или с помощью кадрового специалиста через 1С.

Упростите работу с кадровым документооборотом, попробуйте демоверсию Nopaper

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Заключение

Электронный документооборот в области охраны труда позволяет значительно упростить работу с документами, сократить трудозатраты и повысить эффективность процессов. Большинство документов по охране труда можно перевести в электронный вид, за исключением актов о несчастных случаях и журналов инструктажей.

Внедрение КЭДО в охране труда — это право работодателя, а не обязанность. Однако переход на электронный документооборот дает существенные преимущества: экономию времени и средств, повышение контроля за документами, защиту от потери и подделок.

Если вы хотите упростить работу с документами по охране труда, попробуйте готовое решение Nopaper. Внедрение занимает от 5 дней, а сотрудники могут получить электронную подпись за 90 секунд прямо в приложении.

Автор данной статьи:

Артем Лесников

Директор по маркетингу в Nopaper

Больше полезной информации о КЭДО

Начните внедрение ЭДО прямо сейчас

Проведем персональную консультацию и расскажем, как правильно и быстро внедрить электронный документооборот в ваш бизнес