Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) — это один из ключевых трендов в управлении персоналом. Однако, многие компании откладывают переход, опасаясь трудоемкого процесса и длительного внедрения. На практике же, получить заметные улучшения в работе HR-отдела можно уже в первый месяц после запуска системы. В этой статье мы рассмотрим, как подключить КЭДО и добиться быстрых и ощутимых результатов, а также обсудим, какие преимущества получит ваш HR-отдел.

Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) кажется сложной задачей, но следуя четкому плану, можно перейти на новую систему быстро и безболезненно. Вот пошаговая инструкция как легко перейти на КЭДО.

Разработка КЭДО с нуля требует времени и значительных ресурсов. Чтобы ускорить процесс, лучше остановиться на готовом облачном решении. Это позволит быстро начать работу, а также сократит затраты на техническое обслуживание. При выборе платформы обратите внимание на поддержку интеграций и наличие всех нужных функций для HR-процессов.

Совет: Проверьте, чтобы выбранная система соответствовала законам о защите персональных данных. КЭДО должен соблюдать Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных», который регулирует хранение и удаление данных, а также закон № 149-ФЗ «Об информации», касающийся защиты данных. Не забудьте учесть требования Трудового кодекса по обработке данных сотрудников. Это поможет защитить информацию и избежать проблем с законом.

Чтобы ускорить внедрение, начните с самых важных процессов, таких как:

1. прием на работу;
2. увольнения;
3. отпускные заявления;
4. больничные листы.

Эти процессы чаще всего требуют большого количества бумажной работы, и их автоматизация даст быстрые результаты.

Совет: Постепенное подключение ключевых процессов помогает команде быстрее освоиться в работе с КЭДО и избежать стресса из-за необходимости изучать в авральном режиме большое количество новых функций.

Для полноценной работы КЭДО необходимо интегрировать его с уже существующими системами учета, такими как 1С или SAP. Это обеспечит синхронизацию данных и упростит управление документооборотом.

Совет: Планируйте интеграцию заранее и привлеките специалистов, которые смогут быстро настроить взаимодействие между системами.

Даже лучшие системы не будут работать эффективно, если сотрудники не умеют ими пользоваться. Обучите HR-отдел на практике, проводя реальные процессы через КЭДО. Это позволит быстрее адаптироваться и увидеть реальные выгоды системы.

Совет: Для повышения мотивации сотрудников на использование КЭДО объясните, как система облегчит их работу и сэкономит время.

После запуска КЭДО необходимо сразу начать мониторинг системы, чтобы выявить ошибки и наладить процессы:

1. Сбор обратной связи. Соберите отзывы сотрудников, которые работают с системой. Это позволит быстро выявить неудобства и ошибки, которые можно устранить на первых этапах. Регулярные опросы помогут оперативно вносить нужные коррективы.
2. Проверка ключевых процессов. Оцените, как работают важные процессы — прием, увольнение, отпуска, больничные. Если что-то занимает больше времени, чем планировалось, требуется доработка.
3. Исправление технических ошибок. Обратите внимание на возможные сбои в интеграции с другими системами (например, 1С, SAP). Назначьте ответственного за мониторинг и устранение ошибок, чтобы не допускать замедления работы.
4. Оптимизация работы. После исправления первых ошибок можно приступить к улучшению. Настройте интерфейс и функции под потребности вашей компании, чтобы процесс стал удобнее для всех.
5. Постоянный контроль. Через несколько недель после внедрения проведите повторную проверку. Регулярный контроль процессов позволит своевременно выявлять и устранять новые ошибки.

Выполняя эти шаги, вы сможете быстро отладить работу КЭДО и обеспечить его эффективное использование в кадровых процессах. Теперь, когда вы узнали, как организовать кадровый электронный документооборот в компании, поговорим о том, какую пользу он принесет.

Компания «‎Увелка»‎ (крупнейший производитель круп в РФ) после внедрения КЭДО сократила время на подписание документов в 3 раза.

Кадровое агентство «‎Manpower» показало результаты лучше:‎ сократило время подписания документов в 7 раз — с 7 до 1 дня.

В «‎Увелке»‎ на поиск нужного документа уходило по полдня, с КЭДО эта процедура сейчас занимает 2–3 минуты.

Шаблоны документов, предлагаемые Nopaper, помогают избежать ошибок при заполнении, так как документы заполняются правильно с первого раза.

С Nopaper страховая компания «Совкомбанк Жизнь»‎ сократила время на подписание документов с 45 дней до 5 минут.

Сервис бухгалтерского учета для предпринимателей «‎Кнопка»‎ имеет в штате 235 сотрудников, 75% из них работают на удаленке из разных регионов России. Раньше кадровые документы были на бумаге, сотрудники за пару дней подписывали сканы, а оригиналы отправляли курьерами. Спустя 3 месяца после внедрения кадрового электронного документооборота компания сэкономила около 60 000 руб. на курьерах.

К слову, сам сервис Nopaper появился из-за проблем с документооборотом между удаленщиками из разных стран в нашей компании Artsofte. В компании 300 сотрудников, которые работают из Москвы, Питера, Венгрии и Грузии.

Статистика до внедрения ЭДО:

• Время на отправку акта — 1 неделя.
• Затраты на курьерскую доставку одного документа — 500 рублей.
• Хранение бумажных документов занимало значительное пространство в офисе.

Преимущества после внедрения:

• Время на отправку акта сократилось до 5 минут.
• Затраты на курьерскую доставку снизились до 0 рублей.
• Уменьшение необходимого пространства для хранения документов.

Внедрение КЭДО кардинально меняет повседневные задачи HR-менеджера.

До КЭДО.

Каждый день уходил на рутинные задачи — подготовку и подписание бумажных документов, поиск архивов, контроль за согласованиями. Соблюдение законодательных требований требовало постоянной проверки формальностей для каждой операции.

После КЭДО.

Большую часть документов больше не нужно создавать вручную — система автоматически генерирует шаблоны. Освободившееся время HR-специалист тратит на стратегические инициативы, такие как развитие талантов, адаптация сотрудников. Управление документами и контроль статусов осуществляется буквально в один клик.

Теперь HR-специалисты имеют доступ к документам в любое время и место, что удобно для удаленной работы. Быстрый поиск и электронная подпись сокращают расходы на пересылку. Благодаря соблюдению всех законодательных требований, кадровые проверки проходят проще и быстрее.

С внедрением КЭДО HR-отдел не только ускоряет работу, но и получает дополнительные преимущества, которые станут ощутимы со временем. Например:

Снижение расходов на бумагу, печать и архивы. Переход на цифровые документы позволяет сэкономить до 240 000 рублей в год, освобождая бюджет для других приоритетных задач.

Ускоренная адаптация новых сотрудников. КЭДО упрощает ввод в должность — новички могут подписывать документы и знакомиться с материалами удаленно, что облегчает интеграцию в команду и снижает время на адаптацию.

Рост вовлеченности персонала. Сокращение бумажной работы и доступность системы в любое время создают удобные условия для сотрудников, позволяя им эффективнее выполнять свои задачи.

Повышение лояльности сотрудников. Внедрение современных технологий, таких как КЭДО, демонстрирует стремление компании к инновациям, что позитивно влияет на отношение сотрудников к работодателю и повышает его привлекательность.

Объединение HR-команды. Освободившись от рутины, HR-специалисты могут сконцентрироваться на улучшении рабочих процессов и развитию команды для создания более сплоченного и мотивированного коллектива.

Внедрение КЭДО — это не длительный и сложный процесс, как может показаться на первый взгляд. Уже через месяц HR-отдел ощутит первые положительные изменения: меньше рутинных задач, удобный контроль за документами, улучшенная работа с персоналом. В дальнейшем эффект от использования КЭДО только усиливается и положительно сказывается на других процессах компании.

Попробуйте КЭДО, чтобы улучшить работу HR-службы и упростить повседневные задачи сотрудников.

Не знаете, как внедрить КЭДО, но хотите быстро оптимизировать работу отдела кадров? Оставьте заявку на бесплатную консультацию, и мы расскажем, как перейти на кадровый электронный документооборот в вашей компании в сжатые сроки → https://nopaper.ru/kedo/