КЭДО для малого бизнеса:
как автоматизация кадровых процессов помогает расти

В малом бизнесе кадровый документооборот — не просто формальность, а важный элемент, от которого зависит порядок в учёте, отчетности и построении трудовых отношений. Однако, для небольших компаний, где часто нет отдельного кадрового специалиста, бумажная рутина становится тяжёлой ношей: поиск нужных документов, ошибки в отчётах, неактуальные данные о сотрудниках. Всё это отнимает время и силы, которые могли бы быть направлены на рост и развитие бизнеса. А также может привести штрафам.

Но сегодня, когда на рынке доступен электронный кадровый документооборот (КЭДО), малый бизнес может снизить кадровую нагрузку и сфокусироваться на своём развитии.

Зачастую у малого бизнеса нет возможности нанять квалифицированного специалиста по кадрам или привлечь к сотрудничеству кадровую службу на аутсорсе. Поэтому руководителю приходится заниматься самостоятельно подбором кадров и документооборотом. Либо можно делегировать эти задачи секретарю или бухгалтеру, которые тоже могут не обладать нужными знаниями в области трудового законодательства и кадрового делопроизводства и выполнять задачи по кадровому учёту «по остаточному принципу». В обоих случаях срок подписания документа может увеличиться до 2–3 недель, что может привести к проблемам внутри компании.

Вести кадровую документацию довольно сложно — бесконечные справки и трудовые договоры, необходимость поддерживать все в актуальном состоянии и вовремя оформлять изменения. Например, для учета отпусков, больничных, выходных дней или переработок требуется точность и внимание к деталям. Без специального опыта и знаний в трудовом законодательстве, сотрудник может допустить ошибку, исправление которой в будущем окажется в разы затратнее.

Ошибки в документации также несут риск штрафов при проверках и могут вызвать претензии со стороны сотрудников, например, за неверные начисления или недостающие документы. В малом бизнесе экономия на кадровом администрировании часто оборачивается дополнительными затратами и репутационными рисками. Поэтому для малого бизнеса КЭДО становится незаменимым помощником.

Это кадровый электронный документооборот, который оптимизирует управление документами и снижает затраты бизнеса.

Как работает КЭДО: все кадровые документы создаются, подписываются и хранятся в электронно. Вместо бумажных документов сотрудники и руководители обмениваются файлами через специализированный сервис, ставят электронные подписи и получают доступ к архиву документов из любой локации.

Кто-то может подумать: «Для чего нужен КЭДО малому бизнесу — он необходим лишь крупным компаниям с большими объёмами кадровых документов».

Но на практике именно малый бизнес выигрывает от внедрения КЭДО: он снижает затраты на документооборот, экономит время сотрудников и руководителей, помогает избежать юридических рисков и создает более прозрачные трудовые отношения.

Причины внедрить КЭДО в малом бизнесе:

1. Шаблоны и конструкторы документов
КЭДО предлагает готовые шаблоны, настроенные под задачи малого бизнеса, позволяя быстро создавать трудовые договоры, приказы и другие важные документы. Конструктор документов даёт возможность легко адаптировать шаблоны под конкретные задачи, экономя время и уменьшая вероятность ошибок.

2. Пошаговые инструкции для ключевых процедур
Для таких процессов, как прием на работу, увольнение или оформление отпуска, КЭДО предоставляет пошаговые инструкции и преднастроенные маршруты. Автоматические напоминания помогут не забыть о подписании важных документов.

3. Безопасное облачное хранение
Все кадровые документы хранятся в защищенном облаке, и руководители или сотрудники могут получать к ним доступ из офиса, командировки или дома.

4. Поддержка и консультации экспертов
Эксперты сервиса помогут разобраться в системе и проведут обучение для сотрудников.

Все эти возможности КЭДО упростят «кадровую жизнь» малых компаний и позволят бизнесу сосредоточиться на развитии.

Небольшая IT-компания со штатом сотрудников меньше 100 человек. Оформлением кадровых документов занимается бухгалтер. Команды разработки распределённые, 60% сотрудников работают удалённо, в год компания подписывала с ними более 800 кадровых документов.

Бухгалтер оформлял и отправлял документы. После отправки контролировал получение документов: напоминал сотруднику о необходимости подписания, отслеживал трек-номера. Получение оригиналов растягивалось на недели, а иногда и на месяцы.
Этот процесс был не только долгим, но и затратным — за каждую отправку документов компания платила свыше 1500 рублей.

Поэтому бухгалтер начал искать сервис КЭДО, который поможет сократить затраты и упростить кадровое администрирование. Среди критериев выбора были интеграция с 1С, простота сервиса и возможность работать в одном сервисе и с сотрудниками и с внештатными специалистами. Выбор пал на приложение Nopaper.

После внедрения КЭДО все кадровые документы теперь подписываются удаленно, что полностью исключает бумажный документооборот. Кадровыми вопросами занимается один сотрудник, который контролирует процесс через систему. Также компании получилось в 3 раза снизить затраты на кадровый документооборот.

Внедрение КЭДО для малого бизнеса — это не только способ снизить затраты, но и инструмент для улучшения всех процессов, связанных с управлением кадрами. Расскажем об основных выгодах, которые КЭДО приносит малому бизнесу:

Не каждая небольшая компания может себе позволить нанять одного специалиста по кадрам, не говоря уже о штате. В таком случае, кадровым учетом в компании занимается либо один единственный HR, либо бухгалтер. Сервис КЭДО забирает на себя часть рутинных задач связанных с подписанием документов.

Автоматизация кадровых операций экономит до 20% рабочего времени на рутинных задачах, таких как оформление отпусков и больничных. На производственном предприятии, например, процесс подачи заявок на отпуска и больничные теперь занимает 5 минут вместо 1 часа на бумажное оформление, что позволяет сотрудникам сосредоточиться на работе.

КЭДО поможет обезопасить компанию от штрафов, связанных с отсутствием подписей в важных документах.

Также КЭДО снижает риск ошибок — шаблоны документов помогут избежать ошибок в должности сотрудников или в датах заявления.

Молодое поколение, которое выходит на рынок труда, не горит желанием копаться в бумажках и могут легко покинуть компанию из-за рутинной работы, создавая тем самым текучку кадров. КЭДО же позволяет работать с документами с помощью привычного для них инструмента — смартфона. Так, например, руководителям сети фитнес-клубов больше не приходится бегать за тренерами ради подписи и документы с действующими тренерами подписываются день в день. На оформление нового тренера раньше уходило 3 часа. Сейчас они подписывают документы, пока идут из одного кабинета в другой.

Использование КЭДО позволяет легко адаптировать кадровые процессы к росту бизнеса и сокращать время на оформление новичка.

Чтобы внедрение КЭДО принесло максимальную пользу и не создавало лишних сложностей, стоит внимательно подойти к выбору подходящей системы. Ниже — ключевые моменты, которые помогут малому бизнесу принять правильное решение:

1. Выбирайте облачные решения с простым интерфейсом и возможностью быстрого старта
Облачные платформы удобны для небольших компаний, так как не требуют покупки и настройки дорогостоящего оборудования. Такой формат позволяет работать с системой из любой точки, поддерживает гибкость и обеспечивает доступ к данным в режиме реального времени. Убедитесь, что интерфейс интуитивно понятен и не требует длительного обучения.

2. Проверьте, входят ли в систему базовые кадровые документы и процессы
Малому бизнесу важно, чтобы КЭДО охватывал стандартные кадровые операции: оформление отпусков, больничных, прием и увольнение сотрудников. Проверьте, какие документы и шаблоны входят в комплект — наличие готовых стандартных форматов и шаблонов сэкономит время и предотвратит возможные ошибки.

3. Уточните условия техподдержки и доступ к консультациям специалистов
Быстрая и качественная техподдержка — это гарантия, что возможные сложности не станут помехой в работе с системой. Уточните, как быстро специалисты отвечают на запросы, есть ли возможность получать консультации по кадровым вопросам, а также предусмотрены ли услуги поддержки по мере внедрения и использования КЭДО.

4. Узнайте о возможностях интеграции с другими программами
Если ваш бизнес уже использует другие системы для бухгалтерии или отчетности, важно, чтобы КЭДО мог интегрироваться с ними. Узнайте, поддерживает ли выбранная система интеграции с популярными программами, такими как 1С

5. Выясните, как часто обновляется система и адаптируется ли она к изменениям законодательства
КЭДО должен своевременно обновляться в соответствии с изменениями законодательства, чтобы избежать штрафов и других юридических рисков. Задайте вопросы разработчикам или поставщику системы: как часто выходят обновления, включены ли они в базовый тариф или требуют дополнительных затрат.

6. Ознакомьтесь с тарифами и спецпредложениями для малого бизнеса
Многие поставщики предлагают особые тарифы или пакеты услуг для небольших компаний. Обратите внимание на условия оплаты, наличие пробного периода, а также дополнительные возможности для стартапов и малого бизнеса — это поможет сэкономить бюджет и выбрать оптимальный вариант.

Следуя этим рекомендациям, малые компании смогут выбрать КЭДО, который подходит под их нужды и станет надежным инструментом для автоматизации кадрового документооборота.

КЭДО экономит время, снижает риск ошибок и освобождает ресурсы для ключевых направлений деятельности. Это особенно важно для небольших компаний, где кадровый документооборот часто ложится на руководителя или сотрудников без специализированной подготовки.

Многие предприниматели опасаются, что внедрение КЭДО потребует значительных вложений и станет слишком сложным процессом. Однако современные решения, такие как Nopaper, предлагают простые и интуитивные интерфейсы, не требующие долгого обучения, а также адаптированные тарифы для малого бизнеса.

Если у вас остались сомнения, начните с бесплатного демо Nopaper. Это позволит вам попробовать основные функции системы, оценить удобство работы и понять, как КЭДО можно адаптировать под задачи вашей компании. Вы можете начать с базовых функций и постепенно расширять возможности, подстраиваясь под потребности бизнеса.