Масштабирование агентства: как Nopaper помогает поддерживать рост бизнеса

Когда агентство растёт — вместе с проектами, клиентами и выручкой растёт и нагрузка на кадровых специалистов и HR. Оформлений сотрудников всё больше, документы копятся, а система не справляется. Растущее агентство превращается в бумажный ком.

Чтобы не тормозить рост, нужно пересматривать подход к управлению персоналом. Без автоматизации уже не обойтись. Особенно если речь про digital- или PR-агентство, где конкуренция за кадры высокая. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) сэкономит часы, снизит нагрузку и поможет масштабироваться без хаоса. Система Nopaper — один из инструментов, который это делает.
Рассказываем, как.

Рост — это не только больше людей. Это больше задач, точек контроля, согласований и ответственности. Бумажный документооборот в этой ситуации начинает мешать. Вот основные проблемы, с которыми сталкиваются агентства при расширении.

Становится больше документов
Каждый новый сотрудник — это пачка кадровых документов: заявления, договора, ЛНА и приказы. Умножьте на десять, двадцать новых человек в месяц — получите гору бумаги, которую нужно подготовить, подписать, отправить, вернуть и сохранить.

Оформление тормозит выход нового сотрудника и его адаптацию
Находите крутого специалиста, а трудовой договор подписывается неделю, потому что «руководитель в командировке» или «ждём HR». Пока ждёте, кандидат уходит к другим.

Удалённые сотрудники
Большинство команд в агентствах — дистанционные. Офис может быть в Москве, SMM-специалист в Краснодаре, а дизайнер — в Екатеринбурге. И со всеми нужно оформить необходимые документы: изменения к договору, заявления на отпуск. Без автоматизации оригиналы могут долго лежать у сотрудника дома или вовсе потеряться в доставке.

Кадровые специалисты утопают в рутине
Чем больше штат, тем больше ошибок. Просроченные приказы, неоформленные переводы, потерянные согласования. Всё это вредит не только HR-отделу, но и репутации агентства. А ещё может привести к штрафу во время проверок. 
Без КЭДО масштабирование — это как строить дом без проекта: можно, но дорого и с большой вероятностью всё переделывать.

В агентствах всё может меняться быстро: сегодня у вас 30 сотрудников, через месяц — 70. Новые проекты, срочные запуски, параллельные кампании. Команда растёт, задачи усложняются. И если ваша система КЭДО не готова к такому темпу — она станет тормозом. Nopaper — из тех, кто выдерживает нагрузку и даже помогает с ростом. И вот почему:

Управление распределёнными командами
Сегодня агентства работают по всей стране, а часто — и за её пределами. Кто-то в офисе, кто-то в Самаре, кто-то на Бали. И у всех должны быть одинаково простые условия: доступ к документам, понятные инструкции и возможность всё подписать за пару минут.
С помощью Nopaper:

— сотрудники подписывают документы из любой точки мира через мобильное приложение;
— HR может проверить статус и договориться о правках — без звонков и переписок в почте;
— офисы в регионах работают по единому процессу, без разрывов в коммуникации;
— открытие филиала или найм в новом городе не требует новой системы — всё уже работает.

В Nopaper вы также можете работать и с внештатными специалистами: самозанятыми, ИП.

Простое подключение новых сотрудников
Когда компания активно нанимает, важно, чтобы добавление новых людей в систему не превращалось в квест. В Nopaper это делается за пару минут: кадровый специалист добавляет сотрудника в 1С, сотрудник скачивает приложение и регистрируется в нём по номеру телефона — система автоматически прикрепит пользователя к нужной компании.

Настройка системы под ваши процессы
В сервисе можно быстро поменять оргструктуру компании, перестроить маршрут подписания или добавить новый документ. Это поможет сделать техподдержка сервиса.
Но если хотите самостоятельно настроить сервис под себя, можно подключить модуль «Кабинет администратора».

Настраиваемые маршруты согласования
Организационная структура растёт — и маршруты согласования усложняются. В Nopaper вы можете задать любую логику движения документов: от дизайнера — к тимлиду, потом — к руководителю, потом — к HR. Или сначала к HR, потом — к директору. Маршруты легко редактируются: можно добавлять пользователей, выбирать тип действия для каждого.

Централизованное хранилище с гибкими правами доступа
Все документы — в одном месте. Не нужно искать договор по папкам или вспоминать, когда его подписали. Всё хранится в личном кабинете, в котором вы можете найти нужный документ по фильтрам.
Доступ к документам тоже можно настроить: определить, к каким документам есть доступ у кадрового специалиста, к каким — у бухгалтера.

Адаптивные тарифы, которые подстраиваются под вас
Не нужно платить за 500 сотрудников, если вас пока 50. В Nopaper вы платите за количество лицензий, которое используете. Лицензия на одного сотрудника действует год, если сотрудник уволился — её можно передать новому специалисту.

Если HR вручную заполняет договор, согласовывает его по почте и лично договаривается о подписании — агентство не масштабируется. Оно буксует. Поэтому автоматизация — не приятный бонус, а условие роста.

С Nopaper можно:

— создать шаблоны документов;
— отправлять договоры и акты на подпись в один клик;
— отслеживать статусы документов и быстро находить нужный приказ;
— разгрузить HR и позволить им заняться развитием сотрудников, а не беготнёй за подписями.

Если вы — HRD или кадровый специалист в растущем агентстве, подумайте, сколько времени и денег уходит на рутину. Сколько ошибок вы правите. Сколько людей ждут подписания оффера. Всё это можно убрать. С помощью КЭДО.

Nopaper — не просто система. Это надёжный фундамент под рост вашей команды. Он масштабируется вместе с вами и окупается быстрее, чем первая волна найма.

Инвестируйте не в бумагу. Инвестируйте в скорость, точность и спокойствие.