Поддержка для клиентов Nopaper: 8 (800) 550-65-30 или написать в телеграм
Что хотите сделать?
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Зарегистрироваться и подписать документ
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Зарегистрироваться и подписать документ
КЭДО в аудиторских компаниях: как оптимизировать работу с персональными данными сотрудников
КЭДО в аудиторских компаниях: как оптимизировать работу с персональными данными сотрудников
Аудиторская компания — это про конфиденциальность. Работаете с коммерческой тайной клиентов — обязаны защищать и собственные данные, в первую очередь — кадровые. Ошибка в работе с персональными данными сотрудника — риск репутации, проверка, штраф.
При этом бумажный документооборот замедляет процессы, усложняет контроль доступа, увеличивает затраты и создаёт риски. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) помогает всё упростить: сократить время на оформление документов, повысить безопасность и быть уверенными в соответствии закону.
В статье расскажем, почему КЭДО особенно важно для аудиторских компаний, как оно снижает риски и помогает работать быстрее. А ещё — как это реализовано в сервисе КЭДО Nopaper.
При этом бумажный документооборот замедляет процессы, усложняет контроль доступа, увеличивает затраты и создаёт риски. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) помогает всё упростить: сократить время на оформление документов, повысить безопасность и быть уверенными в соответствии закону.
В статье расскажем, почему КЭДО особенно важно для аудиторских компаний, как оно снижает риски и помогает работать быстрее. А ещё — как это реализовано в сервисе КЭДО Nopaper.
Почему в аудиторских компаниях особенно важно контролировать кадровые документы
Ошибка в документе, его потеря или несоблюдение срока подписания — риск штрафа или суда. А это негативно скажется на репутации компании и доверии клиентов. Поэтому в аудиторских компаниях безопасность и юридическая значимость своих внутренних документов на одном из первых мест.
Обеспечить прозрачность документооборота, когда в компании 10 сотрудников, и все сидят в одном кабинете — просто, но у компании может быть проектный подход, временные сотрудники, распределённые команды. И всех нужно оформлять быстро и без потери качества.
С какими сложностями сталкиваются кадровые специалисты при бумажном оформлении документов:
Обеспечить прозрачность документооборота, когда в компании 10 сотрудников, и все сидят в одном кабинете — просто, но у компании может быть проектный подход, временные сотрудники, распределённые команды. И всех нужно оформлять быстро и без потери качества.
С какими сложностями сталкиваются кадровые специалисты при бумажном оформлении документов:
- Бумажные документы долго подписываются, больше всего времени уходит на ожидание подписи или доставку документа.
- Нет прозрачности: где документ, кто внёс в него изменения и кто подписал
- Отправка документов — отдельная статья расходов и стресс для кадрового специалиста.
- Хранить их нужно по правилам — но в офисе часто нет условий. Не стоит забывать и про такие ситуации, как пожар или потоп, которые могут уничтожить документы. Плюс, любой может случайно зайти в кадры, посмотреть чужие документы, и узнать то, что не следовало бы. В случае с КЭДО — только у сотрудников кадровой службы будет доступ к необходимой информации в любое время.
- При проверке или внутреннем аудите — часами ищем нужные согласия и приказы.
- Каждое новое оформление — это по 5–7 документов. И таких оформлений у кадрового специалиста может быть 3-5 за день. Большой объём может привести к ошибкам, а они — к штрафам.
Что даёт КЭДО аудиторской компании
Сервисы кадрового электронного документооборота — позволяют перенести бумажное оформление документов в электронное. В КЭДО сотрудники подписывают документы электронной подписью, которая приравнивается к собственноручной.
Когда компании переходят на КЭДО, половина боли уходит. Нет бумажной волокиты, документы не теряются, подписывать можно удалённо, а доступ к данным — только у тех, кому он действительно нужен. Всё хранится в одной системе, защищено, отслеживается и легко выгружается при необходимости.
Вот что даёт КЭДО:
1. Персональные данные сотрудников под контролем. Все документы хранятся в зашифрованном виде. Доступ — только у сотрудников с соответствующими правами.
Когда компании переходят на КЭДО, половина боли уходит. Нет бумажной волокиты, документы не теряются, подписывать можно удалённо, а доступ к данным — только у тех, кому он действительно нужен. Всё хранится в одной системе, защищено, отслеживается и легко выгружается при необходимости.
Вот что даёт КЭДО:
1. Персональные данные сотрудников под контролем. Все документы хранятся в зашифрованном виде. Доступ — только у сотрудников с соответствующими правами.
Чтобы это всё было законно, работодателю необходимо взять согласие на обработку персональных данных у сотрудника и заключить лицензионное соглашение с разработчиком сервиса.
Если кандидат сам регистрируется в сервисе КЭДО, то именно сервис будет являться оператором его данных. Работодателю не нужно брать согласие. Кандидат сам предоставляет данные сервису, а сервис сам берёт у него согласие на обработку персональных данных. Например, в Nopaper пользователь может самостоятельно зарегистрироваться в сервисе и подписывать документы.
Но если данные кандидата в сервис отправляет HR или кадровик — то на эти действия нужно согласие, так как это уже считается передачей данных третьему лицу, в нашем случае это сервис.
Подробнее об обработке персональных данных в КЭДО читайте в статье
Если кандидат сам регистрируется в сервисе КЭДО, то именно сервис будет являться оператором его данных. Работодателю не нужно брать согласие. Кандидат сам предоставляет данные сервису, а сервис сам берёт у него согласие на обработку персональных данных. Например, в Nopaper пользователь может самостоятельно зарегистрироваться в сервисе и подписывать документы.
Но если данные кандидата в сервис отправляет HR или кадровик — то на эти действия нужно согласие, так как это уже считается передачей данных третьему лицу, в нашем случае это сервис.
Подробнее об обработке персональных данных в КЭДО читайте в статье
2. Быстрое оформление. Вместо того чтобы печатать и бегать за подписями, вы просто выбираете нужный шаблон, заполняете данные — и отправляете сотруднику на подписание. Всё — через электронную подпись. Даже если сотрудник работает удалённо. В среднем подписание одного документа занимает 10 минут.
3. Упрощение поиска и аудита. При проверке не нужно разбирать архив. Достаточно зайти в личный кабинет и найти нужный документ с помощью фильтров.
3. Упрощение поиска и аудита. При проверке не нужно разбирать архив. Достаточно зайти в личный кабинет и найти нужный документ с помощью фильтров.
4. Соответствие закону. КЭДО соответствует требованиям 152-ФЗ, ФЗ-163 и трудового договора. Права доступа, шифрование, фиксация действий, юридически значимая подпись — всё на месте. У проверяющих вопросов не возникнет.
5. Меньше риска, меньше затрат. Бумажный документооборот — это принтер, бумага, папки, архив, курьеры, администраторы. С КЭДО вы экономите на всём этом — и плюс освобождаете HR от рутины.
5. Меньше риска, меньше затрат. Бумажный документооборот — это принтер, бумага, папки, архив, курьеры, администраторы. С КЭДО вы экономите на всём этом — и плюс освобождаете HR от рутины.
Nopaper как инструмент оптимизации работы с персональными данными
Сервис КЭДО Nopaper разработала IT-компания Artsofte — IT-компания, которая 20 лет разрабатывает приложения для банков, через них вы переводите платежи, открываете вклады. Весь опыт по безопасности банковских продуктов мы переложили в работу сервиса Nopaper.
Почему Nopaper можно доверить персональные данные сотрудника:
Учтены все требования ФЗ-152 и Трудового кодекса к обработке персональных данных
Наши юристы разработали соглашение на обработку персональных данных, которое сотрудник подписывает при регистрации в системе.
Почему Nopaper можно доверить персональные данные сотрудника:
Учтены все требования ФЗ-152 и Трудового кодекса к обработке персональных данных
Наши юристы разработали соглашение на обработку персональных данных, которое сотрудник подписывает при регистрации в системе.
Для перехода на КЭДО также работодателю нужно подготовить и подписать с сотрудниками локальные нормативные акты и уведомить сотрудников. Скачивайте их шаблоны по ссылке
Все данные хранятся на защищённых серверах
Все данные пользователей Nopaper хранятся в Yandex Cloud. Это сертифицированное хранилище для работы с данными самой высшей категории — в нём можно хранить информацию, которая относится к государственной и банковской тайне. А значит, ваши данные в этом хранилище под надёжной защитой.
Электронная подпись, которая защищает документ от изменений
Сотрудники подписывают документы мобильной неквалифицированной подписью. Она приравнивается к собственноручной и позволяет определить, кто, когда и с какого устройства подписал документ. Ещё одно преимущество этой подписи — она выпускается онлайн, как это происходит, смотрите в этом видео.
Все данные пользователей Nopaper хранятся в Yandex Cloud. Это сертифицированное хранилище для работы с данными самой высшей категории — в нём можно хранить информацию, которая относится к государственной и банковской тайне. А значит, ваши данные в этом хранилище под надёжной защитой.
Электронная подпись, которая защищает документ от изменений
Сотрудники подписывают документы мобильной неквалифицированной подписью. Она приравнивается к собственноручной и позволяет определить, кто, когда и с какого устройства подписал документ. Ещё одно преимущество этой подписи — она выпускается онлайн, как это происходит, смотрите в этом видео.
Сейчас 90% сервисов КЭДО предлагают облачную неквалифицированную подпись. Электронная подпись на облаке — когда подпись хранится на ресурсах сервиса КЭДО или удостоверяющего центра, а чтобы ею воспользоваться, необходимо ввести код из смс. Из-за использования смс-кода, такая подпись менее безопасна, так как смс можно перехватить или назвать коллеге, а тот по ошибке подпишет другой документ. И такой случай уже был.
Существует и другой тип подписи, более безопасный — мобильная НЭП. В отличие от облачной, мобильная НЭП выпускается и хранится на смартфоне сотрудник. Сервис кадрового документооборота Nopaper выпускает для сотрудников мобильную НЭП. Во время выпуска и подписания документа через сервис собирается доказательная база из 70 параметров, которые помогают определить: с какого устройства и кем выпущена подпись, когда и где подписан документ. А также после выпуска подписи пользователь подписывает акт признания ключа, в котором подтверждает, что именно он выпустил эту подпись.
Существует и другой тип подписи, более безопасный — мобильная НЭП. В отличие от облачной, мобильная НЭП выпускается и хранится на смартфоне сотрудник. Сервис кадрового документооборота Nopaper выпускает для сотрудников мобильную НЭП. Во время выпуска и подписания документа через сервис собирается доказательная база из 70 параметров, которые помогают определить: с какого устройства и кем выпущена подпись, когда и где подписан документ. А также после выпуска подписи пользователь подписывает акт признания ключа, в котором подтверждает, что именно он выпустил эту подпись.
Что ещё важно при выборе безопасного сервиса КЭДО — читайте в чек-листе
Итог: КЭДО — это контроль и спокойствие
Аудиторская компания не может позволить себе неразбериху в документах. Любой сбой — риск для репутации и чаще всего бумажный документооборот — это ошибки, потери, задержки, штрафы.
КЭДО, особенно в виде Nopaper, закрывает все эти риски. Оформление — быстрее. Доступ — безопаснее. Проверка — проще. Документы — под рукой. HR — работает стратегически, а не перебирает бумажки.
Если вы хотите работать точно, быстро и без риска — начните с КЭДО. А если хотите сделать это удобно — начните с Nopaper.
КЭДО, особенно в виде Nopaper, закрывает все эти риски. Оформление — быстрее. Доступ — безопаснее. Проверка — проще. Документы — под рукой. HR — работает стратегически, а не перебирает бумажки.
Если вы хотите работать точно, быстро и без риска — начните с КЭДО. А если хотите сделать это удобно — начните с Nopaper.
Нужна консультация
Узнайте, как упростить работу с документами в вашей компании
