Сервисы для автоматизации отдела кадров: что такое КЭДО и как это работает?
Чтобы поговорить с сотрудником отдела кадров — его нужно откопать из груды бумаг. Устроился, взял отгул, получил премию, пару раз сходил в отпуск, уволился. Для отдела кадров это уже несколько десятков документов и только по одному сотруднику. Когда компания растет и у нее появляются филиалы — к нагрузке добавляется еще и логистика. Нужно отправлять документы, собирать подписанные со всех удаленщиков, искать потерявшиеся между филиалами.
Документооборот превращается в квест, ошибки в котором ведут к штрафам в реальной жизни. Чтобы вырвать кадровую службу из этого странного танца появился он — кадровый электронный документооборот (он же КЭДО). Но, как и ко всему новому, к нему у нашего настороженного общества пока очень много вопросов. Давайте разберем их вместе.
Документооборот превращается в квест, ошибки в котором ведут к штрафам в реальной жизни. Чтобы вырвать кадровую службу из этого странного танца появился он — кадровый электронный документооборот (он же КЭДО). Но, как и ко всему новому, к нему у нашего настороженного общества пока очень много вопросов. Давайте разберем их вместе.
Содержание статьи:
Что такое КЭДО
Простыми словами — это система, в которую специалист отдела кадров загружает документы, выбирает сотрудников, которые должны эти документы подписать, и они в своем личном кабинете видят кабинет и «подписывают» его простым нажатием кнопки. То же самое работает и в обратную сторону — сотрудник не ищет образцы, не печатает документ и не несет его в отдел кадров. А заходит в систему и работает через нее.
Это может работать по-разному в зависимости от выбранной системы. Например, документ можно не создавать, а выбрать шаблон и ввести только имя сотрудника и какие-то особые условия — например, даты отпуска. Документ будет создан автоматически и система сама отправит его по нужной цепочке подписаний — например, самому сотруднику, его руководителю и директору.
Что это дает:
1. Повышение скорости работы.
Работа по каждому документу ускоряется в несколько раз — не нужно печатать, заполнять что-то от руки, носить между кабинетами. Можно моментально сгенерировать и разослать нужные документы сотрудникам и заниматься другими задачами, параллельно отслеживая путь документа — кто его уже подписал, а кто еще нет. По готовности документ останется в архиве и его всегда будет легко найти. И это тоже будет быстрее, чем перебирать папки.
2. Сокращение ошибок.
При ручной работе с массивом документов легко ошибиться — ввести не то отчество или перепутать даты начала работы сотрудника. Приходится все переделывать, а если ошибка останется незамеченной — она может привести к проблемам при проверках контролирующих органов. Когда вы работаете в ЭДО, все уже шаблонизировано, загружен список сотрудников, чаще нужно выбирать из перечня, чем вводить данные. Так сотрудникам придется постараться, чтобы допустить где-то ошибку.
3. Экономию и простоту в работе с удаленными сотрудниками.
Сотрудник отдела кадров полностью избавляется от проблем с логистикой и ожиданием оригиналов документов из разных городов. Плюс никто не зависит от расписания и доступности руководителя компании, подпись которого нужна на большинстве документов. Документы всегда подписаны в моменте независимо от географии и никто никого не ждет.
Это может работать по-разному в зависимости от выбранной системы. Например, документ можно не создавать, а выбрать шаблон и ввести только имя сотрудника и какие-то особые условия — например, даты отпуска. Документ будет создан автоматически и система сама отправит его по нужной цепочке подписаний — например, самому сотруднику, его руководителю и директору.
Что это дает:
1. Повышение скорости работы.
Работа по каждому документу ускоряется в несколько раз — не нужно печатать, заполнять что-то от руки, носить между кабинетами. Можно моментально сгенерировать и разослать нужные документы сотрудникам и заниматься другими задачами, параллельно отслеживая путь документа — кто его уже подписал, а кто еще нет. По готовности документ останется в архиве и его всегда будет легко найти. И это тоже будет быстрее, чем перебирать папки.
2. Сокращение ошибок.
При ручной работе с массивом документов легко ошибиться — ввести не то отчество или перепутать даты начала работы сотрудника. Приходится все переделывать, а если ошибка останется незамеченной — она может привести к проблемам при проверках контролирующих органов. Когда вы работаете в ЭДО, все уже шаблонизировано, загружен список сотрудников, чаще нужно выбирать из перечня, чем вводить данные. Так сотрудникам придется постараться, чтобы допустить где-то ошибку.
3. Экономию и простоту в работе с удаленными сотрудниками.
Сотрудник отдела кадров полностью избавляется от проблем с логистикой и ожиданием оригиналов документов из разных городов. Плюс никто не зависит от расписания и доступности руководителя компании, подпись которого нужна на большинстве документов. Документы всегда подписаны в моменте независимо от географии и никто никого не ждет.
Как работает КЭДО:
- У каждого сотрудника есть свой личный кабинет, в котором он видит историю документов и может отправить документ на подписание.
- Создавать документы может любой сотрудник и специалисты кадровой службы.
- Документы могут создаваться вручную — загружаться в систему в любом формате — или создаваться внутри сервиса. Могут быть загружены шаблоны, из которых сотрудник выбирает подходящий под свою задачу. Например, заявление на отпуск. При этом в сервисе уже есть шаблоны и маршруты для 99% базовых кадровых процесса.
- После заполнения документа сотрудник подписывает его своей электронной подписью. Подпись выпускается либо отдельно, либо прямо внутри сервиса. Например, сервис Nopaper выпускает подпись для каждого сотрудника в мобильном приложении. Чтобы ее выпустить нужно 90 секунд и паспорт.
- Далее сотрудник выбирает, кому направить его на подписание.
- Это может работать вручную: сотрудник сам знает бизнес-процесс и выбирает, кому он должен отправить заявление на подпись, своему руководителю, директору, специалисту по кадрам, всем сразу или по очереди. А может быть автоматически — в систему могут быть заложены цепочки подписания для каждого типа документов и подразделения. Так, например, можно настроить сценарий, в котором маркетолог заводит заявление на отпуск, оно автоматически по очереди отправляется на согласование руководителю, на подписание директору, на согласование HR и в конце приходит к специалисту по кадрам.
- Подписанты видят, что им пришло заявление. Они видят уведомления в системе или пуш на телефоне, если система есть в виде приложения, как у сервиса Nopaper.
- Они заходят в систему или приложение и изучают документ.
- Жмут кнопку «подписать» и документ идет дальше.
- Все участники подписания видят движение документа по цепочке.
- После подписания документа с помощью электронной подписи документ хранится в электронном архиве, к которому все участники имеют доступ, но при этом у них уже не получится изменить этот документ.
- Все участники получают доступ к подписанному документу без пересылок, курьеров, почты, принтера и других посредников. Не нужно никуда ходить. Да даже разговаривать не обязательно.
Просто щелчок — и документы подписаны.
________________________________
Функционал КЭДО: на какие критерии опираться при выборе
На рынке существуют различные сервисы, какой из них выбрать — зависит от вашего бюджета, задач, размера компании и бизнес-процессов. Ниже мы перечислили основные функциональные параметры, которые помогут вам оценить системы КЭДО при подборе.
Основные функции системы КЭДО:
Основные функции системы КЭДО:
- Виды электронных подписей, которые можно выпустить в сервисе
- Скорость выпуска подписи
- Настройка маршрутов подписания и количество участников в маршруте
- Отслеживание статуса документа
- Шаблоны документов
- Комментарии к документам
- Уведомления о получении документа и завершении маршрута
- Напоминание о подписании документов
- Фильтры для поиска документов
- Интеграция с 1С
- Наличие веб-версии и мобильного приложения для работы с документами
Как подключить КЭДО для автоматизации работы отдела кадров
1. Выбрать систему КЭДО.
Чтобы организовать кадровый электронный документооборот вы можете использовать готовую IT-систему. Остается только выбрать из предложений на рынке.
У каждой компании свой процесс кадрового документооборота. Для начала опишите свои процессы — это поможет вам понять, какие системы отвечают вашему процессу, а какие нужно будет дорабатывать. Помните, что любая доработка — это увеличение срока и стоимости внедрения.
Важным параметром будет ваш бюджет — чтобы корректно оценить его, посчитайте текущие затраты на кадровый документооборот: бумагу, оргтехнику и ее обслуживание, трудозатраты специалистов, курьерские и почтовые доставки документов. И исходя из этого определяйте бюджет на внедрение.
Можете использовать этот калькулятор.
2. Определить, какие документы следует перевести в электронный вид в первую очередь.
Чтобы сотрудникам отдела кадров было проще адаптироваться в новой системе, сначала лучше перевести только часть документов или некоторые отделы. В дальнейшем перевести на КЭДО можно 99% кадровых документов на основании статьи ТК РФ 22.1–22.3.
3. Подготовить внутренние документы для запуска КЭДО.
Для этого необходимо оформить 2 документа: «Локальный нормативный акт о вводе ЭДО» и «Локальный нормативный акт о порядке осуществления электронного документооборота в кадровой службе». Какую информацию они должны содержать мы рассказали в этой статье.
4. Проинформировать сотрудников о переходе.
Сделать это можно в электронном виде с помощью корпоративной рассылки или в соцсетях компании. Если у сотрудника нет стажа работы, и он впервые трудоустроен с 2022 года, то его согласие на кадровый электронный документооборот не требуется — его достаточно просто уведомить в электронной форме, например рассылкой. Если же сотрудник трудоустроен раньше — важно получить его согласие в письменной форме.
5. Выдать электронные подписи.
Работнику необходимо получить НЭП, а работодателю – КЭП для подписания трудового договора, договоров о материальной ответственности и ученического договора. Как организовать этот процесс — зависит от выбранной системы КЭДО. Например, в Nopaper ваши сотрудники могут выпустить НЭП сами в приложении на смартфоне или через сотрудника отдела кадров.
6. Провести обучение по КЭДО.
Вы можете провести его самостоятельно. Но чтобы сэкономить своё время, обратите внимание при выборе сервиса КЭДО, чтобы его команда помогла вам и сотрудникам с обучением и поддержкой, особенно на старте использования системы.
Чтобы организовать кадровый электронный документооборот вы можете использовать готовую IT-систему. Остается только выбрать из предложений на рынке.
У каждой компании свой процесс кадрового документооборота. Для начала опишите свои процессы — это поможет вам понять, какие системы отвечают вашему процессу, а какие нужно будет дорабатывать. Помните, что любая доработка — это увеличение срока и стоимости внедрения.
Важным параметром будет ваш бюджет — чтобы корректно оценить его, посчитайте текущие затраты на кадровый документооборот: бумагу, оргтехнику и ее обслуживание, трудозатраты специалистов, курьерские и почтовые доставки документов. И исходя из этого определяйте бюджет на внедрение.
Можете использовать этот калькулятор.
2. Определить, какие документы следует перевести в электронный вид в первую очередь.
Чтобы сотрудникам отдела кадров было проще адаптироваться в новой системе, сначала лучше перевести только часть документов или некоторые отделы. В дальнейшем перевести на КЭДО можно 99% кадровых документов на основании статьи ТК РФ 22.1–22.3.
3. Подготовить внутренние документы для запуска КЭДО.
Для этого необходимо оформить 2 документа: «Локальный нормативный акт о вводе ЭДО» и «Локальный нормативный акт о порядке осуществления электронного документооборота в кадровой службе». Какую информацию они должны содержать мы рассказали в этой статье.
4. Проинформировать сотрудников о переходе.
Сделать это можно в электронном виде с помощью корпоративной рассылки или в соцсетях компании. Если у сотрудника нет стажа работы, и он впервые трудоустроен с 2022 года, то его согласие на кадровый электронный документооборот не требуется — его достаточно просто уведомить в электронной форме, например рассылкой. Если же сотрудник трудоустроен раньше — важно получить его согласие в письменной форме.
5. Выдать электронные подписи.
Работнику необходимо получить НЭП, а работодателю – КЭП для подписания трудового договора, договоров о материальной ответственности и ученического договора. Как организовать этот процесс — зависит от выбранной системы КЭДО. Например, в Nopaper ваши сотрудники могут выпустить НЭП сами в приложении на смартфоне или через сотрудника отдела кадров.
6. Провести обучение по КЭДО.
Вы можете провести его самостоятельно. Но чтобы сэкономить своё время, обратите внимание при выборе сервиса КЭДО, чтобы его команда помогла вам и сотрудникам с обучением и поддержкой, особенно на старте использования системы.
Сколько стоит внедрить КЭДО
Это зависит от ваших задач и процессов. Например, какие подписи вам понадобятся, нужна ли интеграция с учётными системами или какой необходим срок хранения документов. Как правило, при подключении сервиса КЭДО, вы платите за рабочее место сотрудника в год и за подключение дополнительного функционала.
На стоимость чего нужно обратить внимание:
Мы сравнили популярные сервисов КЭДО по 50+ критериям и собрали результаты исследования в сравнительную таблицу, чтобы вы смогли сравнить их и подобрать для себя подходящее решение. Получить её можно тут.
На стоимость чего нужно обратить внимание:
- рабочего место для сотрудника с выпуском НЭП;
- рабочего место для кадрового специалиста;
- выпуска КЭП;
- коннектора 1С:ЗУП;
- внедрения решения;
- интеграции с другими сервисами (API);
- изменений шаблонов/маршрутов.
- условия технической поддержки: в некоторых компаниях она платная.
Мы сравнили популярные сервисов КЭДО по 50+ критериям и собрали результаты исследования в сравнительную таблицу, чтобы вы смогли сравнить их и подобрать для себя подходящее решение. Получить её можно тут.
Например, стоимость одной лицензии Nopaper в год – 900 рублей. За эту сумму вы получаете:
Автоматизируйте работу отдела кадров с помощью КЭДО, а Nopaper вам с этим поможет. С нами переход на кадровый ЭДО займёт от 5 дней, вместо 2–3 недель. Наши специалисты настроят необходимые бизнес-процессы, помогут провести обучение сотрудников, техподдержка всегда будет на связи и ответит на все вопросы.
Получить консультацию по КЭДО →
- Выпуск НЭП со смартфона за 90 секунд и поддержку любого вида подписи.
- Интеграцию с вашими корпоративными системами.
- Интеграцию с 1С:ЗУП.
- Возможность редактировать шаблоны документов и настраивать маршруты согласования и подписания.
- Настройку ваших бизнес-процессов с сервисом.
Автоматизируйте работу отдела кадров с помощью КЭДО, а Nopaper вам с этим поможет. С нами переход на кадровый ЭДО займёт от 5 дней, вместо 2–3 недель. Наши специалисты настроят необходимые бизнес-процессы, помогут провести обучение сотрудников, техподдержка всегда будет на связи и ответит на все вопросы.
Получить консультацию по КЭДО →
