Законы об ЭДО

1. Законодательство ЭДО
2. Изменения в 2023 году
3. Классификация ЭДО
4. Кейсы внедрения ЭДО с Nopaper

Компании всё чаще переходят на электронный документооборот (ЭДО). Это позволяет обмениваться с контрагентами документами через интернет, тем самыми сокращая расходы на доставку и печать, а также автоматизирует процесс работы с документами. Но при внедрении ЭДО ответственный за процесс человек может столкнуться с вопросом сотрудников и контрагентов – имеют ли такие документы юридическую силу?

Да, имеют. Электронный документооборот – это сложный процесс, разные аспекты которого описаны в различных законодательных актах. Единого документа со всеми нормами и правилами электронного документооборота нет. Источники нужно будет искать в федеральных законах и постановлениях Правительства, налоговом законодательстве и приказах ФНС, письмах Минфина и приказах Минцифры.

1. С 1 марта 2023 года, при ведении электронного документооборота нет необходимости дублировать документы на бумажном носителе согласно ч. 8 ст. 22.1 Трудового Кодекса РФ.
Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н предписывает:

2. Введены единые формы новых документов:

3. С января 2023 г., согласно приказу Минфина России от 12.01.2023 N 3н, разрешается использовать автоматическую электронную подпись. Её предоставляет оператор ЭДО. Нововведение не распространяется только на Федеральное Казначейство, которое является оператором информационной системы госзакупок.

4. С 1 января 2023 операторы ЭДО обязаны передавать первичную документацию в налоговую (счёта-фактуры и УПД) с реквизитами для прослеживаемости согласно постановлению Правительства РФ от 1 июля 2021 года № 1108. Порядок передачи документов описан в приказе ФНС России от 08.07.2022 N ЕД-7-15/636@.

5. Согласно приказу Минфина России от 15 апреля 2021 года № 61н С 1 января 2023 года часть бюджетных организаций обязана перейти на ЭДО и вести первичные документы в цифровом формате.

Законодательная база в этом вопросе ещё формируется. Разрабатываются новые регулирующие документы, а в существующие вносятся дополнения и уточнения. Нормативно-правовая база пополняется специфическими требованиями законодательства, отражающими особенности различных отраслей деятельности.

Электронный документооборот можно классифицировать по типу документа или правовым отношениям между участниками ЭДО.

Выбор типа электронной документации зависит от целей и потребностей конкретного бизнеса. Но ключевые преимущества ЭДО в том, что он:

1. Ускоряет бизнес-процессы компании.
2. Обеспечивает безопасность документов.
3. Помогает экономить на документообороте и упрощает его.
4. Заботится о природе.

Разберём на примере трёх клиентов Nopaper, как ЭДО помог в решении задач в разных сферах.

После осмотра автомобиля и расчёта его стоимости, сотрудники «Боравто» предлагали клиентам приехать в офис для оформления сделки или возили с собой мобильные принтеры. Это было неудобно, поэтому компания начала искать способы решить проблему. «Боравто» решили внедрить сервис Nopaper, который позволяет быстро обмениваться документами со смартфона. Теперь сделки оформляются за 5 минут не отходя от капота. А после заключения сделки клиент «Боравто» через Госуслуги снимает машину с регистрации. Вместе с заявлением клиент прикладывает в PDF-формате договор купли-продажи, акт приёма-передачи и соглашение на ЭДО.

Компания решила подсчитать затраты на бумажный документооборот и пришла к выводу, что необходимо сократить время и расходы на документооборот. На отправку документов по Москве уходило 500 рублей, а по регионам — 1000. Ждать документы приходилось неделю. Manpower решили перейти на ЭДО, чтобы сэкономить на бумажном документообороте.
После перехода на Nopaper компания:

• сократила расходы на доставку по Москве в 15 раз;
• сократила расходы на доставку в регионы в 29 раз;
• в 7 раз быстрее сотрудники получают документы и оплату.

В компании более 200 продуктов для юридических лиц и более и 2000 агентов. До Nopaper у «АльфаСтрахование» уже была одна система ЭДО, чтобы получить квалифицированную электронную подпись, агенту нужно было приехать в офис компании и пройти подтверждение личности. Это отнимало время агента и не везде были офисы «АльфаСтрахование». Поэтому «АльфаСтрахование» поставила перед собой задачу упростить путь агента, дать им возможность удалённо получать подпись. После внедрения Nopaper процесс удалённой выдачи агентам мобильной подписи и обмена документами со смартфона стал ещё проще и эффективнее. Агент за 10 минут выпускает подпись, для этого ему нужен только паспорт.

Выбор типа электронной документации зависит от целей и потребностей конкретного бизнеса. Так, например, вид подписи зависит от типов документов, которые вы собираетесь подписывать.

Есть три вида подписи:

1. Простая электронная подпись (ПЭП). Она подходит для подтверждения личности на сайтах или приложений, а также для незначительных внутренних документов.
2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Эта подпись подходит для большинства операций с документами между организациями, ИП, юрлицами, и физическими лицами: подписание договоров, счетов, актов и внутренних документов.
3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она считается самым безопасным типом подписи, поэтому нужна для сделок с недвижимостью, сдачи налоговой отчетности, торгов и для некоторых других типов документов. В основном её используют для документооборота с государственными органами.

Основное различие между НЭп и КЭП заключается в процессе получения подписи. Оформление КЭП является сложнее, требует больших затрат и поиска удостоверяющего центра для оформления подписи. В этом отношении НЭП является более простым решением, поскольку подпись может быть выпущена без необходимости покидать дом.

Чтобы не разбираться самостоятельно со всеми нюансами перехода на ЭДО, оставьте заявку на сайте, и мы вас проконсультируем.

Nopaper — сервис для быстрого обмена документами. Перейдя на ЭДО с нами, вы получите:

1. бесплатный выпуск подписи УНЭП за 5 минут;
2. готовый коннектор 1С для работы из вашей учетной системы;
3. юридически значимый документооборот;
4. все виды электронной подписи;
5. документы всегда под рукой и хранятся бессрочно;
6. поддержка за 1 минуту от отдела заботы о клиентах;

А также удобное и быстрое мобильное приложение, в котором вы сможете обмениваться электронными документами как с контрагентами, так и с сотрудниками.

Не тратьте бумагу зря. Попробуйте Nopaper.