Законы об ЭДО
Законы об ЭДО
В этой статье:
Компании всё чаще переходят на электронный документооборот (ЭДО). Это позволяет обмениваться с контрагентами документами через интернет, тем самыми сокращая расходы на доставку и печать, а также автоматизирует процесс работы с документами. Но при внедрении ЭДО ответственный за процесс человек может столкнуться с вопросом сотрудников и контрагентов – имеют ли такие документы юридическую силу?

Да, имеют. Электронный документооборот – это сложный процесс, разные аспекты которого описаны в различных законодательных актах. Единого документа со всеми нормами и правилами электронного документооборота нет. Источники нужно будет искать в федеральных законах и постановлениях Правительства, налоговом законодательстве и приказах ФНС, письмах Минфина и приказах Минцифры.

Перечень основных нормативно-правовых актов для работы с ЭДО

Что нового появилось в 2023 году

1. С 1 марта 2023 года, при ведении электронного документооборота нет необходимости дублировать документы на бумажном носителе согласно ч. 8 ст. 22.1 Трудового Кодекса РФ.
Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н предписывает:

  • основная часть электронного документа должна быть в формате PDF/A-1A;
  • приложения к основной части электронного документа должны быть в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
  • описание электронного документа должно быть в отдельном файле формата XML;
  • электронный документ должен быть подписан соответствующей для его вида ЭП;
  • Если электронный документ не может быть подписан руководителем, то используется МЧД.
2. Введены единые формы новых документов:

3. С января 2023 г., согласно приказу Минфина России от 12.01.2023 N 3н, разрешается использовать автоматическую электронную подпись. Её предоставляет оператор ЭДО. Нововведение не распространяется только на Федеральное Казначейство, которое является оператором информационной системы госзакупок.

4. С 1 января 2023 операторы ЭДО обязаны передавать первичную документацию в налоговую (счёта-фактуры и УПД) с реквизитами для прослеживаемости согласно постановлению Правительства РФ от 1 июля 2021 года № 1108. Порядок передачи документов описан в приказе ФНС России от 08.07.2022 N ЕД-7-15/636@.

5. Согласно приказу Минфина России от 15 апреля 2021 года № 61н С 1 января 2023 года часть бюджетных организаций обязана перейти на ЭДО и вести первичные документы в цифровом формате.

Законодательная база в этом вопросе ещё формируется. Разрабатываются новые регулирующие документы, а в существующие вносятся дополнения и уточнения. Нормативно-правовая база пополняется специфическими требованиями законодательства, отражающими особенности различных отраслей деятельности.
Переход займёт от 5 дней вместо 2–3 недель.
А чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись
Переход займёт от 5 дней вместо 2−3 недель.
А чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись

Классификация ЭДО

Электронный документооборот можно классифицировать по типу документа или правовым отношениям между участниками ЭДО.

Классификация по типу правовых отношений:

  1. Внутренний ЭДО. Относится к трудовым отношениям между работодателем и сотрудниками.
  2. Внешний ЭДО. Отражающий взаимодействие с партнёрами.
  3. С органами государственной власти.

По типу документа ЭДО делится на:

  1. Кадровый. Он регулирует документооборот между работодателем и сотрудником.
  2. Бухгалтерский. Он значительно упростит жизнь вашему бухгалтеру, который сможет подписывать и согласовывать счета-фактуры, справки, выписки с контрагентами и госорганами без личных встреч из любого места.
  3. Управленческий. Работа с документами, необходимыми для бизнес-процессов компании: уставами, положениями, регламентами, распоряжениями и т. д.
  4. Производственный. Связан с вопросами организации и охраны труда: отчёты, наряды, допуски и инструкции.
  5. Архивный. Хранение, каталогизация и классификация электронных документов.
  6. Международный. Осуществляет документооборот с контрагентами в разных странах.

Кейсы внедрения ЭДО Nopaper

Выбор типа электронной документации зависит от целей и потребностей конкретного бизнеса. Но ключевые преимущества ЭДО в том, что он:

  1. Ускоряет бизнес-процессы компании.
  2. Обеспечивает безопасность документов.
  3. Помогает экономить на документообороте и упрощает его.
  4. Заботится о природе.

Разберём на примере трёх клиентов Nopaper, как ЭДО помог в решении задач в разных сферах.

1. Как автодилер «Боравто» упростил процесс выкупа автомобиля.

После осмотра автомобиля и расчёта его стоимости, сотрудники «Боравто» предлагали клиентам приехать в офис для оформления сделки или возили с собой мобильные принтеры. Это было неудобно, поэтому компания начала искать способы решить проблему. «Боравто» решили внедрить сервис Nopaper, который позволяет быстро обмениваться документами со смартфона. Теперь сделки оформляются за 5 минут не отходя от капота. А после заключения сделки клиент «Боравто» через Госуслуги снимает машину с регистрации. Вместе с заявлением клиент прикладывает в PDF-формате договор купли-продажи, акт приёма-передачи и соглашение на ЭДО.

2. Как компания по подбору персонала Manpower снизила расходы на документооборот


Компания решила подсчитать затраты на бумажный документооборот и пришла к выводу, что необходимо сократить время и расходы на документооборот. На отправку документов по Москве уходило 500 рублей, а по регионам — 1000. Ждать документы приходилось неделю. Manpower решили перейти на ЭДО, чтобы сэкономить на бумажном документообороте.
После перехода на Nopaper компания:

  • сократила расходы на доставку по Москве в 15 раз;
  • сократила расходы на доставку в регионы в 29 раз;
  • в 7 раз быстрее сотрудники получают документы и оплату.

3. Как «АльфаСтрахование» ускорила процесс подписания документов между компанией и агентами

В компании более 200 продуктов для юридических лиц и более и 2000 агентов. До Nopaper у «АльфаСтрахование» уже была одна система ЭДО, чтобы получить квалифицированную электронную подпись, агенту нужно было приехать в офис компании и пройти подтверждение личности. Это отнимало время агента и не везде были офисы «АльфаСтрахование». Поэтому «АльфаСтрахование» поставила перед собой задачу упростить путь агента, дать им возможность удалённо получать подпись. После внедрения Nopaper процесс удалённой выдачи агентам мобильной подписи и обмена документами со смартфона стал ещё проще и эффективнее. Агент за 10 минут выпускает подпись, для этого ему нужен только паспорт.

Какой тип ЭДО выбрать?

Выбор типа электронной документации зависит от целей и потребностей конкретного бизнеса. Так, например, вид подписи зависит от типов документов, которые вы собираетесь подписывать.

Есть три вида подписи:
  1. Простая электронная подпись (ПЭП). Она подходит для подтверждения личности на сайтах или приложений, а также для незначительных внутренних документов.
  2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Эта подпись подходит для большинства операций с документами между организациями, ИП, юрлицами, и физическими лицами: подписание договоров, счетов, актов и внутренних документов.
  3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она считается самым безопасным типом подписи, поэтому нужна для сделок с недвижимостью, сдачи налоговой отчетности, торгов и для некоторых других типов документов. В основном её используют для документооборота с государственными органами.

Основное различие между НЭП и КЭП заключается в процессе получения подписи. Оформление КЭП является сложнее, требует больших затрат и поиска удостоверяющего центра для оформления подписи. В этом отношении НЭП является более простым решением, поскольку подпись может быть выпущена без необходимости покидать дом.

Чтобы не разбираться самостоятельно со всеми нюансами перехода на ЭДО, оставьте заявку на сайте, и мы вас проконсультируем.
Nopaper — сервис для быстрого обмена документами. Перейдя на ЭДО с нами, вы получите:
  1. бесплатный выпуск подписи УНЭП за 5 минут;
  2. готовый коннектор 1С для работы из вашей учетной системы;
  3. юридически значимый документооборот;
  4. все виды электронной подписи;
  5. документы всегда под рукой и хранятся бессрочно;
  6. поддержка за 1 минуту от отдела заботы о клиентах;

А также удобное и быстрое мобильное приложение, в котором вы сможете обмениваться электронными документами как с контрагентами, так и с сотрудниками.

Не тратьте бумагу зря. Попробуйте Nopaper.

Больше полезной информации о КЭДО

Начните внедрение ЭДО прямо сейчас
Нажимая на кнопку, вы принимаете Положение и Согласие на обработку персональных данных
Проведем персональную консультацию и расскажем, как правильно и быстро внедрить электронный документооборот в ваш бизнес