Кейс о том, как законодательные ограничения подтолкнули компанию к оптимизации документооборота и избавили от ежедневных почтовых отправлений. Теперь Порт Транзит Экспедирование использует сервис мобильного документооборота и моментально получает оригиналы документов от водителей по всей стране.
Порт Транзит Экспедирование — федеральная логистическая компания
Порт Транзит — логистическая компания с филиалами в 7 городах, которая организует автоперевозки по всей России.
У компании сеть из 12 000 перевозчиков, между которыми она распределяет заказы своих клиентов.
У компании сеть из 12 000 перевозчиков, между которыми она распределяет заказы своих клиентов.
12 000 перевозчиков по всей стране.
Как собрать оригиналы документов?
С каждым из 12 000 перевозчиков компания заключает договор, подписывает заявку на перевозку и обменивается актами выполненных работ. В месяц осуществляется до 5000 рейсов и с каждого нужно получить как минимум 1 документ.
В компании был бумажный документооборот, чтобы отправить или получить документы сотрудники Порт Транзита ходили на почту, либо экспедитор приезжал на погрузку, чтобы подписать документы.
В компании был бумажный документооборот, чтобы отправить или получить документы сотрудники Порт Транзита ходили на почту, либо экспедитор приезжал на погрузку, чтобы подписать документы.
Последняя капля: что подтолкнуло компанию изменить работу с документами?
Согласно хартии участников рынка перевозок заказчику перевозки нужно убедиться, что перевозчик является собственником транспорта и у логистической компании есть с ним договор.
Это требование означает, что Порт Транзит Экспедирование должен предоставить заказчику весь пакет документов с перевозчиком. И сделать это до оказания услуги.
Это требование означает, что Порт Транзит Экспедирование должен предоставить заказчику весь пакет документов с перевозчиком. И сделать это до оказания услуги.
Ежедневно появляется новый перевозчик, с которым мы не имеем договорных отношений на этапе получения заявки от заказчика. Заявка на перевозку поступает в 18:00 и уже на следующий день в 8:00 нужен договор, а удаленность от офиса 1200 км. Очевидно, что решить эту задачу можно с помощью электронного документооборота»
Игорь Зайцев
Генеральный директор компании Порт Транзит Экспедирование
Генеральный директор компании Порт Транзит Экспедирование
Задержка отправки документов влияла не весь процесс поставки груза: пока нет договора, машину не погрузят, пока нет акта выполненных работ — клиент не заплатит.
А значит компания должна была моментально подписывать документы с новыми водителями. Не за неделю, не за день, а меньше чем за час. С бумагой это невозможно.
Выбирали из классических сервисов ЭДО: но это долго и дорого и нельзя масштабировать
В первую очередь рассматривали классические системы электронного документооборота — Диадок (СКБ Контур), Сбис, Калуга Астрал.
Выбрали оператора и стали сервисным центром, где сами проводили идентификацию водителей и выдавали электронную подпись. Всего было выдано 1500 подписей, стоимость каждой 1000 рублей в год.
Однако стало понятно, что подпись не окупается. Большинство водителей совершают 2-3 рейса в год, потому что не всегда находятся заказы в той локации, где они находятся.
Выбрали оператора и стали сервисным центром, где сами проводили идентификацию водителей и выдавали электронную подпись. Всего было выдано 1500 подписей, стоимость каждой 1000 рублей в год.
Однако стало понятно, что подпись не окупается. Большинство водителей совершают 2-3 рейса в год, потому что не всегда находятся заказы в той локации, где они находятся.
На выдачу подписи уходил как минимум день — компании не успевала подписывать документы с перевозчиком и передавать их вовремя клиенту.
Вместе с тем история с классическом ЭДО не масштабировалась: чтобы получить подпись перевозчикам со всей России нужно было ехать в Удостоверяющий центр Порт Транзита Экспедирование в Новороссийске.
Перешли на ЭДО Nopaper и стали получать оригиналы документов за 15 минут вместо недели
На рынке электронного документооборота появились сервисы, которые позволяют получать подпись онлайн без посещения Удостоверяющего центра. Порт Транзит Экспедирование выбрал сервис Nopaper — решение, которое позволяет подписывать документы прямо со смартфона.
Nopaper решил нашу основную задачу — удалённо выдавать электронную подпись.
Nopaper решил нашу основную задачу — удалённо выдавать электронную подпись.
Все документы имеют юридическую значимость
Nopaper — разработка Abanking и SafeTech, компаний которые создают решения для банков. В банках все документы проверяют буквально под микроскопом, поэтому опыт работы с ними говорит о том, что юридическая сторона Nopaper продумана со всех сторон.
В сервисе водитель получаете усиленную электронную подпись. Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный электронной подписью, имеет такую же юридическую силу, как и подписанный собственноручно.
Также водитель присоединяется к Оферте, в которой использование ЭП признается аналогом собственноручной подписи и во время первого обмена документами с Порт Транзитом они заключают Соглашение о правилах использования подписи и взаимном признании её юридической силы.
В сервисе водитель получаете усиленную электронную подпись. Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный электронной подписью, имеет такую же юридическую силу, как и подписанный собственноручно.
Также водитель присоединяется к Оферте, в которой использование ЭП признается аналогом собственноручной подписи и во время первого обмена документами с Порт Транзитом они заключают Соглашение о правилах использования подписи и взаимном признании её юридической силы.
60% новых водителей перешли в Nopaper за первый месяц пилота: разобраться в сервисе можно за 10 минут
Водители достаточно быстро разобрались в сервисе: регистрируются и получают подпись за 10 минут пока стоят на погрузке. Чтобы начать обмен документами водителю нужны только телефон и интернет.
«Водители достаточно хорошо проходят Liveness test — способ верификации пользователя. Быстро подписывают документы. За 1 месяц пилота 60% водителей перешли в Nopaper, а мы стали получать оригиналы документов за 15 минут вместо недели»
Игорь Зайцев
Генеральный директор компании Порт Транзит Экспедирование
Генеральный директор компании Порт Транзит Экспедирование
Были и те, кому требовалась дополнительная помощь, чтобы разобраться в сервисе. Водители не очень любят читать инструкции — поэтому Порт Транизит Экспедирование организовал колл-центр, который помогает водителям проходить верификацию, получать подпись и отправлять документы.
Для водителей освоить приложение все же проще, чем ехать выпускать подпись на токене. Да и для компании выгоднее — так как быстрее и дешевле.
Для водителей освоить приложение все же проще, чем ехать выпускать подпись на токене. Да и для компании выгоднее — так как быстрее и дешевле.
Сервис можно скачать и использовать как приложение, а можно встроить в IT-контур компании
Чтобы подключиться к сервису водители просто скачивают его из магазина приложений на своем телефоне. Им не нужно проходить какую-то особую процедуру регистрации.
При этом для компании у сервиса есть широкие возможности для интеграции и настройки под бизнес-процессы. В ближайшее время Порт Транзит Экспедирование планирует подключить API для отправки документов прямо из своей CRM-системы. Это позволит ещё больше автоматизировать процесс, не нужно будет выгружать подписанные документы и прикреплять их к сделкам.
При этом для компании у сервиса есть широкие возможности для интеграции и настройки под бизнес-процессы. В ближайшее время Порт Транзит Экспедирование планирует подключить API для отправки документов прямо из своей CRM-системы. Это позволит ещё больше автоматизировать процесс, не нужно будет выгружать подписанные документы и прикреплять их к сделкам.
Теперь логистическая компания вовремя предоставляет документы заказчику, даже если водитель на рейс найден накануне.
