Как работает электронный документооборот в банковской сфере

Большинство банков имеют обширную сеть отделений и филиалов, куда ежедневно приходят документы от контрагентов и поступают заявки и обращения от клиентов. И чем больше банк, тем больше документов ему приходится обрабатывать. Из статьи вы узнаете, как электронный документооборот может сократить время обработки документов и ускорить бизнес-процессы банка.

Электронный документооборот — это система обмена документами по зашифрованным электронным каналам связи как внутри компании, так за её пределами, например с клиентами, контрагентами, государственными органами. Чаще всего банки устанавливают систему ЭДО в свой технологический контур.

Электронные документы имеют такой же правовой статус, что и их бумажные аналоги. Для их заверения используется электронная подпись, которая позволяет точно установить владельца подписи и защитить документ от нежелательных изменений.

В содержании электронного документа обязательно должно быть его наименование, дата и место составления, номер, реквизиты лица, от имени которого он создан. Кроме того, некоторые электронные документы, например бухгалтерские, должны быть сформированы по форме, принятой ФНС.

В финансовой сфере электронные документы применяются:

• внутри банка — для кадрового учёта, приказов и распоряжений руководства, обмена документами между филиалами;
• между банком и его клиентами — для заключения договоров и решения клиентских вопросов;
• между банком и поставщиками — для организации снабжения, проведения закупок, работы с курьерской службой;
• между банком и госорганами — для сдачи отчётности.

Внедрение электронного документооборота в банке влияет на все сферы его деятельности — от ведения архива до расширения сети отделений.

К каким результатам приводит внедрение системы ЭДО:

1. Сокращение времени на создание, согласование и передачу документов.
Это позволяет повысить продуктивность сотрудников, ускорить бизнес-процессы и предоставлять банковские услуги быстрее, чем конкуренты без ЭДО. Исправление ошибки в документе занимает несколько минут, и не нужно заново печатать, подписывать и отправлять почтой или курьером оригиналы документов клиентам и контрагентам. Кроме того, управлять финансовой организацией становится легче, поскольку документация прозрачна и у руководства есть доступ ко всем файлам.

2. Выше информационная безопасность.
Все этапы обмена данными в ЭДО прозрачны, отслеживаются и контролируются. Кроме того, электронный документооборот снижает риск потерять или испортить документ.

3. Ниже расходы на печать и отправку документов.
Поскольку электронные документы не нужно дублировать на бумаге, переход на ЭДО позволяет сэкономить на закупках канцелярии, заправке и обслуживании принтеров, хранении бумажных экземпляров и расходах на доставку.

4. Ниже затраты на хранение архива.
Крупнейший российский банк ежегодно тратит 2,5 млрд рублей, чтобы хранить 12 млрд листов документов. Затраты на содержание электронного архива в разы меньше.

5. Расширяется география деятельности банка.
Банкам, использующим ЭДО, не нужно открывать дополнительные отделения, чтобы работать с клиентами из других городов и регионов. Электронный документооборот позволяет решить большинство вопросов онлайн.


Преимущества ЭДО уже проверили:

Банк «Кубань Кредит»:
Банк перевёл на безбумажный документооборот процессы открытия счетов, выдачи дебетовых карт и открытия вкладов. Уже сейчас большинство документов можно подписать в офисах банка на планшете. В бумажном виде для подписи остаётся только договор на банковское обслуживание. Результаты внедрения ЭДО — сокращение времени подписания документа на 2 минуты 30 секунд.

Уральский банк реконструкции и развития:
Клиенты банка используют вместо бумаги приложение Nopaper Office для подписания документов. С технологией ЭДО клиенты получили возможность подключать все последующие продукты банка дистанционно, без бумаги и визитов в отделение банка. С переходом на Nopaper Office стоимость обслуживания одного клиента сократилась на 86%.

1. Открытие расчётного счёта.
Сотрудник банка на встрече с клиентом идентифицирует его, вводит его данные в учётную систему и выпускает электронную подпись. После этого клиент может сразу подписывать документы в онлайн-режиме.

2. Получение банковской гарантии.
Для участников рынка госзакупок часто критична скорость получения банковских гарантий, ответ на заявку по продукту нужен сразу же после её отправки в банк. ЭДО позволяет получить банковскую гарантию в короткие сроки.

3. Кредитование и другие виды финансирования.
С ЭДО можно получить кредит без посещения банковского офиса. Для этого достаточно направить в банк пакет электронных документов, подписанных электронной подписью.

4. Организация зарплатного проекта.
Работодатели могут подключить электронный документооборот с банком по зарплатному проекту для своих сотрудников онлайн.

Nopaper Office — сервис электронного документооборота с клиентами банка со встроенной технологией мобильной подписи. Он позволяет оформить электронную подпись и подписывать документы через мобильное приложение — удалённо и без посещения удостоверяющего центра.

• Безопасность.

Ключи электронной подписи создаются прямо в смартфоне клиента и хранятся в специальной области в зашифрованном виде. Нет смс и push-кодов, которые можно перехватить, всё законно и безопасно. Данные клиента не выходят за пределы банка — решение разворачивается в контуре финансовой организации.

• Удобство для клиентов и сотрудников.

Nopaper Office бесшовно встраивается в рабочую среду менеджера банка (фронт-офис) и позволяет работать с документами с компьютера и отправлять на подпись клиенту прямо в мобильное приложение

• Моментальный выпуск электронной подписи.

Чтобы выпустить электронную подпись клиенту, специалист банка идентифицирует физическое лицо, вводит его данные в учётную систему и выпускает персонифицированную электронную подпись. Клиент авторизуется по уникальному коду, после чего может сразу подписывать документы в онлайн-режиме.

• Разные типы электронной подписи для различных документов.

В Nopaper Office реализована усиленная СМС-подпись, мобильная НЭП, мобильная КЭП и КЭП на токене. СМС-подпись — это усиленная неквалифицированная электронная подпись, в которой используется подтверждение с помощью СМС-кода. Такая технология хорошо подходит при обслуживании в отделении банка, где клиента можно идентифицировать через систему видеонаблюдения. Для других операций используется более защищенный вид подписи — мобильная НЭП или КЭП.

Познакомьтесь с новой технологией Nopaper Office и узнайте, как сократить расходы на документооборот в 7 раз → https://nopaper.ru/edo/banki