Любому бизнесу нужно обмениваться с клиентами, поставщиками и госорганами различными документами — договорами, актами, счетами и так далее. Можно делать это в бумажном виде и тратить время и деньги на распечатку и доставку документов. Расходов можно избежать, если перевести документооборот в электронный формат. В статье рассказали, как ЭДО поможет оптимизировать бизнес-процессы и как на него перейти.

Электронный документооборот (ЭДО) ведут в специальных сервисах. При помощи ЭДО можно создавать и обрабатывать документы, передавать их руководителю на согласование, обмениваться ими с клиентами и контрагентами и вести электронный архив. Это гораздо удобнее и быстрее, чем делать то же самое вручную в бумажном виде.

Использование ЭДО позволяет снизить затраты на бумагу, на почтовые и курьерские услуги, а также сократить время на передачу и обработку документов. В итоге это помогает бизнесу повысить эффективность работы, сделать рабочие процессы более удобными и прозрачными для всех участников.

Чтобы электронный документ имел юридическую силу, он подписывается электронной подписью. Это виртуальный код, который подтверждает подлинность документа и всегда прилагается к документу. Электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как и обычная подпись. Она бывает нескольких видов — простой (ПЭП), неквалифицированной (НЭП) и квалифицированной (КЭП). Какая подпись вам нужна, ответили здесь.

Как работает электронный документооборот между компанией и её клиентами и контрагентами:

• Сотрудник компании создает документ, например договор, счёт или акт приёма-передачи.
• Затем сотрудник подписывает его электронной подписью и отправляет другой компании через ЭДО.
• Клиент или контрагент читает документ и также ставит свою электронную подпись.
• После этого компания получает уведомление и может выполнять действия, указанные в документе, например, отправлять товары или проводить платежи.

ЭДО подходит для любого бизнеса, который регулярно обрабатывает большой объём документов. Особенно выгодно использовать ЭДО компаниям, которые работают с клиентами, поставщиками, банками и другими партнёрами.

В 2023 году на ЭДО в обязательном порядке уже перешли бюджетные организации, компании, которые занимаются оборотом маркированных товаров, а также организации, которые участвуют в госзакупках.

Для обмена электронными документами внутри компании или с клиентами и контрагентами используются разные виды ЭДО.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО). Это обмен документами, например приказами и заявлениями, между сотрудниками и работодателем. Правила обмена прописаны в локальных нормативных актах компании. КЭДО наиболее выгоден компаниям для работы с филиалами и удалёнными сотрудниками.

Подробнее о КЭДО читайте здесь.

Внешний электронный документооборот. Помогает компаниям обмениваться документами с контрагентами, клиентами и поставщиками. Для использования внешнего ЭДО необходимо согласовать его использование с контрагентами и определить, какие документы будут передаваться через систему ЭДО. Какие документы чаще всего передаются при помощи ЭДО:

• договоры,
• соглашения,
• дополнительные приложения,
• технические задания,
• спецификации,
• уведомления,
• счета,
• акты оказанных услуг,
• акты приёма-передачи,
• отчёты агента,
• товарные накладные,
• служебные задания,
• отчёты.

Внешний ЭДО помогает компаниям ускорить обмен документами, упростить расчёты и снизить налоговые риски. ЭДО подходит компаниям всех видов, включая индивидуальных предпринимателей, бюджетные организации и физических лиц.

Вы убедились в преимуществах электронного документооборота и решили избавиться от бумажной документации. Однако для этого необходимо изменить весь процесс работы с документами в компании. Это может показаться сложным, но пошаговая инструкция поможет разобраться в процессе.

1. Пропишите изменения в учётной политике компании.
Это закрепит использование электронных документов, заверенных электронной подписью.

2. Разработайте схему работы с документами.
Продумайте этапы работы с документами, укажите ответственных сотрудников, которые будут формировать, согласовывать и подписывать документы.

3. Выберите подходящую систему ЭДО.
Обратитесь за советом к вашим контрагентам и посмотрите отзывы о платформах. Важно узнать, предоставляют ли они услуги по интеграции с учётной системой компании и есть ли возможность протестировать сервис.

4. Получите электронную подпись.
Чтобы подписывать документы как юридическое лицо в системе ЭДО вам понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП) или неквалифицированная электронная подпись (НЭП).

5. Подключите клиентов и контрагентов.
Убедитесь, что ваши контрагенты также подключены к системе. Возможно, им потребуется некоторое время на подключение, но важно выбрать сервис, который облегчит этот процесс. В случае, если контрагент уже использует другую платформу ЭДО, можно применить роуминг — технологию, позволяющую обмениваться документами между разными сервисами ЭДО.

Nopaper — это сервис для быстрого обмена документами при помощи мобильного телефона. Электронная подпись выпускается и хранится прямо в смартфоне пользователя.

С помощью Nopaper можно создавать, отправлять и подписывать договоры удалённо и юридически значимо. Благодаря этому компании могут быстро и безопасно взаимодействовать со своими клиентами. Чтобы начать обмениваться документами, достаточно просто скачать приложение. Не нужно устанавливать и настраивать программы на ПК.

Приложение доступно на любом устройстве и операционной системе. Nopaper не требует использования дополнительных устройств, например токенов или смарт-карт.
Ключи электронной подписи создаются и хранятся в смартфоне в зашифрованном виде, что обеспечивает криптографическую защиту документов. Nopaper — это совместное решение Abanking и SafeTech. Эти компании 15 лет создают топовые решения для российских банков, поэтому знают о безопасности всё.

Почему бизнес выбирает Nopaper?

• Бесплатный выпуск подписи УНЭП за 90 секунд
• Готовый коннектор 1С для работы из вашей учётной системы
• Юридически значимый документооборот
• Все виды электронной подписи
• Документы всегда под рукой и хранятся бессрочно
• Поддержка за 2 минуты от отдела заботы о клиентах