Каждая компания, в которой есть хотя бы один сотрудник, сталкивается с кадровым документооборотом. Он необходим для регулирования трудовых отношений между работником и работодателем, а также для выполнения требований законодательства в области охраны труда. В рамках закона избежать этого процесса нельзя. Чем быстрее растёт компания, тем объёмнее становится этот бизнес-процесс, поэтому разобраться в этом важно с самого начала.

Кадровый документооборот – это система оформления, обработки, хранения и использования документов, связанных с управлением персоналом, организацией и оплатой труда. Это очень важный бизнес-процесс, но с ростом популярности удалённого формата работы со времён пандемии, организовывать его в прежнем бумажном виде становимся всё сложнее. В связи с этим и общим трендом на цифровизацию популярность набирается КЭДО.

Кадровый электронный документооборот, или КЭДО – это система, позволяющая перевести в электронный формат и автоматизировать кадровую документацию, что значительно экономит расходы на бумагу и время сотрудников.

В Трудовом кодексе РФ ст. 22.1-22.3 сказано, что кадровый документооборот можно вести в электронном виде, для этого работодатель с работником подписывают локальный акт, где закрепляют использование электронной подписи и сервиса КЭДО. Согласно ФЗ № 63 документ, подписанный электронной подписью, имеет юридическую силу.

В рамках программы цифровой трансформации в социальной сфере есть предпосылки, что переход на КЭДО станет обязательным. По прогнозам Минтруда это произойдёт до 2024 года, поэтому работодателю уже сейчас нужно начать подготовку перевода кадрового документооборота в электронный формат.

Сейчас перевести в КЭДО можно 99% кадровых документов. Их перечень вы можете узнать в памятке по всем типам документов.

Но есть документы, на которые не распространяется кадровый ЭДО:

• приказ об увольнении (кроме дистанционных сотрудников, так как им возможно оформить его в электронном виде, но с обязательным предоставлением копии в бумажном формате на основании статьи 22.1 ТК РФ);
• журналы инструктажей;
• пакты о несчастном случае.

На трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности также не распространяется положение о КЭДО, так как они регулируются статьёй 66-66.1 ТК РФ с 2021 года и поэтому не относятся к нему.

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог рукописной подписи, который используется для удостоверения личности и подтверждения подлинности документов в электронном виде.

Есть 3 виды электронной подписи:

• простая электронная подпись (ПЭП);
• неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
• квалифицированная электронная подпись (КЭП).

ПЭП подходит только для работы с первичной документацией внутри компании, но для подписания, например, трудового договора, договора о материальной ответственности или ученического договора, сотруднику необходима НЭП, а для работодателя КЭП.
Только НЭП и КЭП могут подтвердить, что документ подписали именно вы и после подписания никто не вносил в этот документ никаких изменений. Поэтому для сотрудника лучше сразу выпустить НЭП.

Сделать это может кадровый специалист, но у него этот процесс займёт много времени. Поэтому лучше сотруднику выпустить ЭП самостоятельно. Самый простой способ – воспользоваться сервисом КЭДО, в котором этот процесс автоматизирован. Так, например, в сервисе Nopaper сотрудник может выпустить НЭП всего за 90 секунд со своего смартфона в любое удобное время. Для этого ему понадобится только паспорт.

Несмотря на то что сейчас переход на КЭДО является добровольным, к 2024 году он может стать обязательным, поэтому начинать его лучше уже сейчас.

Для этого нужно сделать ряд действий:

1. Определиться с сервисом КЭДО и заключить договора с оператором.
2. Решить, какие документы переводить в электронный вид.
3. Подготовить внутренние документы для запуска КЭДО на основании статьи 22.2. ТК РФ.
4. Обязательно проинформировать сотрудников о переходе.
5. Выдать электронные подписи.
6. Провести обучение по КЭДО и начать обмениваться документами.

Быстро организовать и автоматизировать электронный кадровый документооборот поможет сервис КЭДО Nopaper.

Nopaper — готовое решение для кадрового ЭДО в смартфоне. Переход займёт от 5 дней вместо 2−3 недель. А чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись.

Преимущества сервиса:

возможность работать в одном приложении с офисными сотрудниками, внештатными специалистами и контрагентами;
наличие удобного мобильного приложения;
готовая интеграция с 1С и защита данных;
стоимость сервиса и возможность подобрать оптимальный тариф в зависимости от ваших задач;
скорость работы техподдержки, которая решает задачи пользователей в среднем за 1 минуту;
выпуск всех видов электронных подписей.

Наши специалисты подберут индивидуальный тариф и доработают функционал под ваши задачи. Для каждого клиента предусмотрен чат с персональным менеджером и специалистом техподдержки, которые помогут ответить на вопросы сотрудников.

Переходите на КЭДО вместе с Nopaper.