Что такое КЭДО: кадровый электронный документооборот простыми словами

КЭДО — это кадровый электронный документооборот. Система, которая позволяет создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде — без бумаги, визитов в офис и бесконечных папок в шкафах.

Приём на работу, отпуска, переводы, увольнения — всё это оформляется онлайн, а документы подписываются электронной подписью. Для компании — это быстрее, дешевле и прозрачнее. Для сотрудников — удобнее: документы всегда под рукой, в телефоне.

В 2026 году кадровый электронный документооборот стал стандартом для бизнеса. Компании переходят на него, чтобы ускорить кадровые процессы и снизить нагрузку на HR.

⚠️ ВАЖНО: КЭДО — это не просто «сканы документов в облаке». Это полноценная система с юридически значимыми электронными подписями, которая регулируется Трудовым кодексом РФ (статьи 22.1–22.3).

📎 Nopaper — готовое решение для кадрового ЭДО

Подключение занимает несколько дней, а работать можно с любого устройства — достаточно выпустить подпись и загрузить документы.

Аббревиатура КЭДО расшифровывается как кадровый электронный документооборот.

Если совсем простыми словами: это когда все кадровые документы — приказы, заявления, трудовые договоры, графики отпусков — существуют не на бумаге, а в электронном виде. Их создают, согласовывают, подписывают и хранят в специальной системе. Подписывают — электронной подписью, а не ручкой.

Что значит КЭДО для компании:

• Кадровые документы создаются и согласовываются онлайн
• Каждый этап подписания фиксируется в системе
• Все файлы хранятся в защищённом электронном архиве
• HR-специалисту не нужно печатать, раздавать и собирать бумаги

Чем КЭДО отличается от ЭДО и СЭД

Часто путают три аббревиатуры: ЭДО, КЭДО и СЭД. Разберёмся:


КЭДО — это подвид внутреннего электронного документооборота, который работает именно с кадровыми документами и регулируется отдельными статьями Трудового кодекса.

Как работает КЭДО на практике
Представьте: раньше, чтобы оформить отпуск, сотрудник писал заявление от руки, нёс его кадровику, тот готовил приказ, распечатывал, относил на подпись руководителю, потом возвращал сотруднику для ознакомления. Процесс занимал дни, а иногда — недели (особенно если сотрудник работает удалённо или в другом городе).

С КЭДО всё иначе:

1. Сотрудник создаёт заявление в приложении на телефоне и подписывает его электронной подписью
2. Заявление автоматически уходит на согласование руководителю
3. Руководитель одобряет одним нажатием
4. HR-специалист получает уведомление и формирует приказ
5. Приказ подписывается обеими сторонами онлайн
6. Готово — документ с юридической силой хранится в архиве

Весь процесс занимает минуты, а не дни.

Переход на кадровый электронный документооборот — дело добровольное. Но вот почему компании выбирают КЭДО:

Преимущества для компании:

• Экономия денег. Не нужны бумага, картриджи, курьеры, место для архива. По оценкам рынка, экономия составляет от 3 000 до 6 000 рублей на сотрудника в год
• Скорость. Документы создаются и подписываются за минуты. Ознакомление 500 сотрудников с новым ЛНА — не неделя, а один клик
• Контроль. Все статусы видны в системе: кто подписал, кто нет, на каком этапе документ
• Безопасность. Документы не потеряются и не испортятся. Хранятся в облаке, доступны 24/7
• Удалённая работа. Оформить сотрудника из другого города можно без единого визита в офис
• HR-бренд. Компания, которая использует современные технологии, привлекательнее для соискателей

Преимущества для сотрудников:

• Удобство. Подписать документ можно с телефона, из любой точки мира
• Скорость. Не нужно ехать в офис или ждать курьера
• Доступность. Все документы в личном кабинете — можно найти любой в любой момент
• Защита данных. Электронный документ защищён лучше, чем бумага на столе кадровика

Недостатки и ограничения КЭДО
Будем честны — у КЭДО есть и минусы:

• Не подходит маленьким компаниям. Если в штате меньше 50 человек и текучка низкая — бумажный документооборот может обойтись дешевле
• Нужны устройства. Для подписания нужен смартфон, планшет или компьютер. Не у всех сотрудников они есть (например, на производстве)
• Сопротивление изменениям. Часть сотрудников может с недоверием отнестись к новой системе
• Не все документы можно перевести. Есть исключения, установленные Трудовым кодексом (об этом ниже)

Бумажный документооборот vs КЭДО

Право компаний вести кадровые документы в электронном виде закреплено в Трудовом кодексе. Разберём ключевые нормативные акты.

Трудовой кодекс РФ, статьи 22.1–22.3
Эти статьи были введены Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021 и являются основой КЭДО:

• Статья 22.1 ТК РФ — определяет понятие электронного документооборота в сфере трудовых отношений, перечисляет исключения (документы, которые нельзя оформлять в КЭДО)
• Статья 22.2 ТК РФ — устанавливает порядок введения КЭДО: приказ работодателя, уведомление сотрудников, получение согласия
• Статья 22.3 ТК РФ — описывает порядок взаимодействия работодателя и работника через КЭДО, виды электронных подписей

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Закон 63-ФЗ определяет виды электронных подписей (КЭП, НЭП, ПЭП) и приравнивает документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, к бумажным с собственноручной подписью.

Приказ Минтруда № 578н от 20.09.2022
Приказ устанавливает единые требования к составу и форматам кадровых документов, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумаге.

Обязанности работодателя при введении КЭДО

Работодатель обязан:

• Уведомить сотрудников о переходе на КЭДО
• Получить письменное согласие сотрудников (для тех, чей стаж начался до 01.01.2022)
• Обеспечить сохранность и доступность электронных документов
• Хранить файлы в соответствии с нормативными сроками
• Нести все расходы по внедрению и поддержке КЭДО, включая выпуск электронных подписей

Обязателен ли переход на КЭДО?
Нет. На 2026 год переход на КЭДО остаётся добровольным для работодателя. Компания сама решает, переходить или нет.

Но есть важный нюанс: для сотрудников, чей трудовой стаж начался после 31 декабря 2021 года, КЭДО применяется автоматически — без необходимости получения письменного согласия (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). Для остальных сотрудников нужно письменное согласие.

Государство активно поддерживает цифровизацию кадровых процессов. Есть вероятность, что в ближайшие годы КЭДО станет обязательным для всех — но пока это только тенденция.

💡 Совет: Не ждите, пока КЭДО станет обязательным. Компании, которые переходят сейчас, делают это в своём темпе и без спешки. Те, кого обяжут — будут торопиться.

КЭДО охватывает практически весь цикл работы с сотрудниками — от оформления на работу до увольнения.

Документы, которые можно оформлять в КЭДО


Какие документы нельзя переводить в КЭДО

По Трудовому кодексу РФ (ч. 3 ст. 22.1) три категории документов должны оставаться в бумажном виде:

1. Приказ (распоряжение) об увольнении работника
2. Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме
3. Документы о прохождении работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником

⚠️ ВАЖНО: Для дистанционных (удалённых) сотрудников перечень шире — они могут подписывать в электронном виде даже те документы, которые для офисных работников остаются бумажными (включая приказ об увольнении).

Также обратите внимание: если сотрудник использует простую электронную подпись (ПЭП), то дополнительно нельзя подписывать в КЭДО:

• Трудовой договор
• Договор о материальной ответственности
• Ученический договор
• Согласие на перевод
• Заявление об увольнении
• Приказ о дисциплинарном взыскании

Электронные документы в КЭДО подписываются электронной подписью. По закону (63-ФЗ) существуют три вида:

КЭП — квалифицированная электронная подпись

• Имеет полную юридическую силу, равнозначна собственноручной подписи
• Используется работодателем для подписания документов от имени организации
• Выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром
• Если документы подписывает не руководитель, а кадровик — нужна КЭП + машиночитаемая доверенность (МЧД)

НЭП — неквалифицированная электронная подпись

• Используется сотрудниками для подписания большинства кадровых документов
• Работает только в рамках системы КЭДО (нельзя оформить кредит или продать квартиру)
• Выпускается бесплатно внутри сервиса КЭДО или через Госключ
• Обеспечивает юридическую значимость документов

ПЭП — простая электронная подпись

• Самый простой вид подписи (логин + пароль, SMS-код)
• Можно использовать для ограниченного перечня документов (приказы на отпуск, командировку, расчётные листки, ЛНА)
• Нельзя использовать для трудовых договоров, заявлений об увольнении, приказов о дисциплинарном взыскании

Какую подпись использовать для каких документов

💡 Совет: В Nopaper сотрудники используют НЭП — она выпускается прямо в мобильном приложении за пару минут и позволяет подписывать все основные кадровые документы.

КЭДО — это единая система, но у каждого участника своя роль.

КЭДО компании — рабочее пространство HR

Здесь HR-специалисты и кадровики:

• Создают шаблоны документов
• Настраивают маршруты согласования (кто утверждает, в каком порядке)
• Отправляют документы на подписание сотрудникам
• Контролируют статусы: кто подписал, кто нет, на каком этапе
• Хранят подписанные документы в электронном архиве

Система помогает управлять всем кадровым документооборотом и снижает рутину на 90%.
КЭДО работника — личный кабинет сотрудника

В нём сотрудник:

• Получает документы для подписания (приказы, уведомления, ЛНА)
• Подписывает их электронной подписью — одним нажатием
• Подаёт заявления (на отпуск, командировку, изменение данных)
• Видит историю всех своих документов

Когда HR отправляет документ, он сразу появляется у сотрудника. После подписания — автоматически сохраняется в архиве.

Могу ли я отказаться от КЭДО?
Если ваш трудовой стаж начался до 1 января 2022 года — да, вы имеете право отказаться. В этом случае компания продолжит оформлять ваши документы в бумажном виде.

Если стаж начался после 31 декабря 2021 года — КЭДО применяется автоматически, отказаться нельзя.

⚠️ ВАЖНО: Электронная подпись (НЭП) работает только в рамках системы КЭДО. С её помощью нельзя оформить кредит, продать квартиру или подписать что-то за пределами кадрового документооборота. Ваши данные в безопасности.

Переход на кадровый электронный документооборот проходит в несколько этапов. Разберём каждый.

Шаг 1. Принять решение и издать приказ
Работодатель принимает решение о введении КЭДО и издаёт приказ или утверждает Положение о кадровом ЭДО (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ). В документе указывается:

• Какая система КЭДО будет использоваться
• Перечень документов для электронного формата
• Категории сотрудников, переводимых на КЭДО
• Дата перехода
• Порядок доступа к системе

Шаг 2. Уведомить сотрудников
Все работники должны быть уведомлены о переходе на КЭДО. В уведомлении важно указать:

• Что компания переходит на электронный формат
• Право сотрудника согласиться или отказаться (для тех, у кого стаж до 2022 года)
• Как будет работать система
• Что ЭП безопасна и работает только в рамках КЭДО

Шаг 3. Получить согласие работников
Для сотрудников, чей стаж начался до 1 января 2022 года, требуется письменное согласие на переход. Если согласия нет — документы с этим сотрудником продолжают вестись на бумаге.

Для сотрудников без стажа до 2022 года согласие не требуется — КЭДО применяется автоматически.

Шаг 4. Выбрать систему КЭДО
На рынке десятки решений. Основные критерии выбора — в следующем разделе.

Шаг 5. Выпустить электронные подписи
Все расходы по выпуску ЭП несёт работодатель. В зависимости от системы, сотрудники получают:

• НЭП — выпускается прямо в приложении сервиса КЭДО (например, в Nopaper)
• КЭП — для руководителей и кадровиков с правом подписи

Шаг 6. Обучить сотрудников
Проведите вебинар или встречу: покажите, как работает система, как подписывать документы, как подать заявление. Подготовьте памятку с ответами на частые вопросы.

Особое внимание — сотрудникам старшего возраста и тем, кто опасается за безопасность данных.

Шаг 7. Запустить и масштабировать
Начните с пилотной группы (1 отдел, 1 тип документов — например, отпуска). Соберите обратную связь, доработайте процессы, затем масштабируйте на всю компанию.

В Nopaper переход на КЭДО занимает от 1 дня — система уже содержит шаблоны кадровых документов и готовые маршруты согласования. Команда Nopaper поможет настроить маршруты и доступы и обучить специалистов.

📎 Подробнее — в статье «Как перейти на КЭДО»
Сервис помогает пройти все шаги: от подготовки до выпуска подписей и запуска электронного документооборота.


Такой формат внедрения снижает риски и позволяет быстро увидеть эффект — меньше бумажных операций, выше скорость согласования и контроль всех этапов онлайн.

При выборе платформы для кадрового ЭДО обращайте внимание на:

Функциональность и интерфейс. Убедитесь, что в системе легко разберётся и кадровик, и рядовой сотрудник. Важно: можно ли создавать шаблоны, настраивать маршруты, отслеживать статусы.

Виды поддерживаемых подписей. В идеале система должна поддерживать КЭП, НЭП и ПЭП. Уточните, входит ли выпуск подписей в стоимость.

Мобильное приложение. Сотрудники должны иметь возможность подписывать документы с телефона. Без приложения часть аудитории будет потеряна.

Интеграция с учётными системами. Если компания использует 1С, SAP или другие системы — важно, чтобы КЭДО с ними интегрировался. Это сократит двойную работу.

Ценообразование. Разные модели: фиксированная за год, за сотрудника, за модуль. Проверяйте, нет ли скрытых платежей (за выпуск ЭП, за дополнительные функции).

Поддержка и обучение. Хороший вендор помогает на всех этапах: от настройки до обучения сотрудников.

Безопасность. Система должна соответствовать 152-ФЗ «О персональных данных», хранить данные на территории РФ, обеспечивать резервное копирование.

Nopaper — специализированный сервис для кадрового электронного документооборота. Вот что делает его удобным:

• Быстрый старт. Переход на КЭДО занимает от 1 дня. Система уже содержит готовые шаблоны и маршруты
• Мобильное приложение. Сотрудники подписывают документы с телефона — достаточно скачать приложение и выпустить подпись
• Все виды подписей. Поддержка КЭП, НЭП и ПЭП
• Готовые маршруты. Настроенные цепочки согласования для типовых процессов
• Поддержка. Команда Nopaper помогает настроить систему, обучить HR-специалистов и сотрудников
• Безопасность. Данные хранятся в защищённом облаке на территории РФ

Перейти на КЭДО с Nopaper →

КЭДО — это кадровый электронный документооборот, который заменяет бумажные процессы цифровыми.

Он позволяет компаниям оформлять, согласовывать и хранить кадровые документы онлайн, а сотрудникам — получать к ним доступ с любого устройства.

Главное, что даёт КЭДО:

• Скорость и прозрачность кадровых процессов
• Снижение бумажной нагрузки и затрат
• Защищённость данных и юридическую значимость документов
• Удобство для сотрудников и HR
• Возможность работать с удалёнными сотрудниками без ограничений