ЛНА и КЭДО: как разработать локально нормативные акты и перевести их в цифру

У любой компании есть свои внутренние правила: кто во сколько начинает работу, как оформить отпуск. Все эти вещи не висят в воздухе — они фиксируются в локальных нормативных актах (ЛНА)

Эти документы можно перевести в электронный вид. Разбираемся, как это сделать законно.

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это документы, по которым работает компания. Они определяют, как начислять премии, когда можно уйти в отпуск, что делать в случае ЧП.

ЛНА нужны в каждой компании. Если вы нанимаете людей — вам нужен как минимум ПВТР. Если начисляете премии — нужно положение об оплате труда. Если переводите сотрудников на КЭДО — без отдельного ЛНА внедрение будет считаться нарушением.

Например, Положение об оплате труда отвечает на три вопроса:

• За что положена премия?
• Как рассчитывается надбавка?
• Когда и кто может получить стимулирующие выплаты?

Всё, что касается ЛНА в основном регулируется тремя статьями:

• Статья 8 ТК РФ — даёт работодателю право принимать ЛНА.
• Статья 22 ТК РФ — говорит, что он обязан это делать: прописывать права, обязанности, процедуры.
• Статья 372 ТК РФ — устанавливает правила согласования ЛНА с профсоюзом, если он есть.

Разберем каждую статью на примерах

Работодатель имеет право издавать локальные нормативные акты — ПВТР, положение о премиях, правила командировок, график отпусков. Главное условие — не ухудшать положение сотрудника. Нельзя отменить больничные. Нельзя прописать штраф «за опоздание на 3 минуты». А вот описать систему мотивации или утвердить электронный документооборот в компании — можно и нужно.

Если Илья, руководитель компании, написал в положении, что премия зависит от KPI — это законно. Если он прописал, что работник лишается отпуска — это нарушает ТК.

Работодатель обязан не просто издать ЛНА, а ознакомить с ним сотрудников под подпись. Слово «подпись» — ключевое. Нет подписи — нет документа. Вы не сможете доказать, что человек знал про новые правила. Даже если он их окнул в переписке.

ЛНА можно подписывать на бумаге или в сервисе КЭДО.

Например, в компании «А» 10 сотрудников и все сидят в одном офисе, поэтому новое положение можно без проблем подписать на бумаге со всеми сотрудниками.

А вот в компании «Б» уже 100 сотрудников и часть из них работает из других городов. На бумаге всех ознакомить с новыми правилами будет проблематично. Поэтому в компании Б для подписания документов с сотрудниками используют сервис КЭДО. Кадровый специалист через 1С формирует документ и отправляет выбранным сотрудникам на подпись. Сотрудники через смартфон подписывают документ электронной подписью.

Если в компании есть профсоюз, отдельные ЛНА, касающиеся прав работников, принимаются с учётом мнения профсоюза.

Порядок согласования:

→ Работодатель направляет проект ЛНА в профсоюз.
→ У профсоюза есть 5 рабочих дней, чтобы представить мотивированное мнение.
→ Если профсоюз не согласен — стороны проводят согласительную комиссию.
→ Работодатель может всё равно утвердить ЛНА, но обязан аргументировать отказ от мнения профсоюза письменно.

Допустим, кадровый специалист Катя хочет изменить положение о графике отпусков. Но в компании есть профсоюз. Если она не согласует документ, он не вступит в силу. Даже если все сотрудники его подпишут.

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
• Положение об оплате труда
• Положение о премировании
• График отпусков
• Инструкции по охране труда

Штраф за отсутствие обязательных ЛНА — до 50 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ).

Большую часть ЛНА можно подписывать электронно. Главное — правильно выбрать тип подписи.

Три вида электронных подписей:

Это код из СМС. Подходит для подтверждения входа или разовых действий.

Минус: можно перехватить, и сложно доказать, кто и какой документ подписал

Хранится в телефоне или в облаке. Её можно получить онлайн, она позволяет определить, кто подписал документ и защищает документ от изменений. Подходит для заявлений, графиков, положений и прочих внутренних документов.

Минус: чтобы НЭП приравнивался к собственоручной подписи, нужно подписать акт признания ключа. В сервисе КЭДО Nopaper этот документ формируется автоматически при выпуске подписи.

Это самый защищённый вид подписи. Выдаётся через удостоверяющий центр. Нужна для работы с ФНС другими госорганами.

Минус: дороже остальных видов ЭП, сложно получить.

Для того чтобы подписывать ЛНА и другие внутренние документы с сотрудниками дистанционно, нужно оформить ЛНА о переходе на КЭДО и взять согласие сотрудников.

Для перехода на КЭДО нужно оформить:

1. Локальный нормативный акт о вводе ЭДО. В нем обязательно укажите:

→ Через какую информационную систему будет организован электронный документооборот работодателя.

→ Как к ней может присоединиться работник: нужно ли ему загружать мобильное приложение, устанавливать на компьютер ПО и т.д.

→ С какими документами вы будете работать через КЭДО, кто из работников получит к ней доступ.
Можно начать с самых распространенных документов: подписывать в ЭДО больничные и отгулы. В качестве эксперимента распространить доступ на нескольких сотрудников и постоянно подключать к системе новых работников и новые документы.

→ Когда вы сообщите работникам о переходе на электронный документооборот и когда ведете КЭДО в работу.

2. Локальный нормативный акт о порядке осуществления электронного документооборота в кадровой службе. В нём пропишите:

→ Дату, до которой сотрудник должен подписать или отклонить электронный документ.
Учитывайте график работы сотрудников: если кто-то работает 2/2, он не сможет ознакомиться и подписать документ за один день.

→ Алгоритм работы с системой: кто и когда будет проводить обучение.

→ Исключения. Напишите, в каких ситуациях электронный документ, может быть оформлен на бумаге.

→ Работа с профсоюзом.
Могут возникнуть спорные ситуации, в которых к руководству обратится выборный орган профсоюза. Предусмотрите, как будете взаимодействовать с ними.

3. Уведомление работников — информация от работодателя о возможности отказа от бумажного делопроизводства и перехода на электронный кадровый документооборот.

Сотрудники должны в письменной форме согласиться на нововведения.

Если работник отказался от КЭДО, документооборот с ним ведется на бумаге. Если он передумает, то может перейти на КЭДО в любой момент. Если у сотрудника нет стажа работы и он впервые трудоустроен с 2022 года, то его согласие на кадровый электронный документооборот не требуется.

Марина из бухгалтерии не понимает, зачем ей очередная система. Кате из кадров — важно, чтобы документы были в порядке. А у вас 500 сотрудников, и все хотят отпуск в разное время.

С Nopaper вы:

1. Создаёте документ по шаблону — не ищете в архивах старые файлы.
2. Работаете в одной учётной системе — например, благодаря интеграции Nopaper c 1Сб можно и сформировать документ и отправить на подписание внутри одной программы.
3. Массово рассылаете документ — можно выбрать несколько сотрудников, отделы или отправить документ всем в компании.
4. Следите за статусом — кто открыл, кто подписал, кто не увидел документ.

Если вы не хотите тратить время на то, чтобы печатать и хранить кипы бумаг — подумайте о переходе на КЭДО. Можно начать с пары документов: перевести в электронный формат подписания заявления на отпуск. И посмотрите, как меняется ваша работа.