Оформление новых сотрудников через КЭДО

С ростом удалённой работы и цифровизации традиционные методы оформления документов становятся всё менее удобными. КЭДО (кадровый электронный документооборот) предлагает современное решение, делая процесс приёма на работу проще, быстрее и безопаснее как для работодателя, так и для сотрудников. В этой статье мы расскажем о том, как оформлять новых сотрудников компании через сервисы КЭДО.

Электронный приём на работу — это процесс, который позволяет минимизировать бумажную бюрократию, ускорить оформление документов и упростить взаимодействие с сотрудниками. КЭДО делает процесс трудоустройства полностью цифровым.

Основные этапы электронного приёма на работу:

1. Работодатель отправляет запрос на необходимые персональные данные и документы в удобной для кандидата форме.
2. Кадровый специалист создаёт карточку сотрудника в 1С
3. На основе карточки сотрудника автоматически формируется трудовой договор
4. Кадровый специалист подписывает документ КЭП от лица работадателя и отправляет договор сотруднику в сервис КЭДО
5. Кандидат просматривает договор и подписывает электронной подписью
6. Подписанный договор отправляется в 1С кадровому специалисту и хранится в личном кабинете сотрудника в сервисе КЭДО

КЭДО позволяет ускорить каждый из этих шагов и сократить до минимума время на ожидание подписей.

Так, например, ГК «Хост» столкнулась с проблемой организации кадрового документооборота с удалёнными сотрудниками, которые проживают в разных регионах России. Порой кадровый специалист несколько недель ждал, когда вернутся оригиналы документов. После перехода на КЭДО с сервисом Nopaper процесс подписания документов сократился до одного дня.

Преимущества электронного трудоустройства

Электронное трудоустройство приносит множество преимуществ, делая процесс оформления более удобным и быстрым. Компании, использующие этот подход, отмечают улучшения в нескольких ключевых аспектах:

• Документы подписываются за считанные минуты, без необходимости пересылки бумаг.
• Расширяется география поиска кандидатов
• Процесс трудоустройства становится удобным и доступным, независимо от местоположения кандидата.
• Автоматизированные процессы минимизируют ошибки при оформлении документов.
• Электронные подписи и цифровые архивы защищают документы от подделки и обеспечивают их сохранность.

Электронная подпись (ЭП) — цифровой аналог собственноручной подписи. Она наделяет подписанный документ юридической силой.

Для подписания документов на приём на работу и других кадровых документов сотруднику нужно выпустить неквалифицированную электронную подпись. Она позволяет точно определить кто подписал документ и защитить документ от изменений после подписания.

В Nopaper сотрудник может получить подпись двумя способами:

• Самостоятельно. Сотрудник может выпустить подпись в приложении Nopaper, это займёт меньше 5 минут.
• Через кадрового специалиста. В этом случае подпись для сотрудника выдаёт кадровый специалист через 1С.

Большинство клиентов выбирают первый способ, поскольку он минимизирует участие кадровых и hr-специалистов и ускоряет процесс интеграции новых сотрудников в систему.

Nopaper предлагает возможности для упрощения и оптимизации работы с кадровыми документами. Благодаря гибкости и функциональности, платформа завоевала доверие многих компаний.

• Компании, внедрившие Nopaper, снизили затраты на управление кадровой документацией в среднем на 30%.
• Сотрудники могут подписывать документы через мобильное приложение, экономя до 80% времени на оформление документов.
• Платформа легко интегрируется с популярными HR-системами, кадровому специалисту не придётся переключаться между несколькими программами.
• Шаблоны каровых документов и маршруты подписания снижают вероятность ошибок на 70%.
• При увольнении сотрудника лицензия остается в активе компании и может быть передана новому сотруднику. Это особенно важно для компаний с высокой текучестью кадров, таких как аутсорсинговые агентства.

Эти возможности делают Nopaper незаменимым инструментом для современных HR-отделов. Запишитесь на консультацию, чтобы оценить, как Nopaper может улучшить процессы управления персоналом в вашей компании.