8 800 550 65 30
Оставить заявку
8 800 550 65 30
Заполните форму
и получите сравнение сервисов КЭДО в одной таблице
Поддержка для клиентов Nopaper: 8 (800) 550-65-30 или написать в телеграм
Что хотите сделать?
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Зарегистрироваться и подписать документ
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Зарегистрироваться и подписать документ
Какая электронная подпись нужна в КЭДО для кадровых документов
Какая электронная подпись нужна в КЭДО для кадровых документов
Дата создания: 23.12.2024
Дата обновления: 11.06.2026
Дата обновления: 11.06.2026
Электронная подпись — обязательный элемент кадрового электронного документооборота (КЭДО). Без подписи документ не имеет юридической силы, и работодатель не сможет доказать факт ознакомления сотрудника с приказом или фактом подписания трудового договора. Но не любая подпись подходит для любого документа: для трудового договора нужна одна, для приказа о выговоре — другая, а для журнала инструктажа по охране труда электронная подпись вообще не работает.
В этой статье разберём, какая электронная подпись нужна работодателю, кадровому специалисту и сотруднику, какие кадровые документы можно подписывать каждым типом подписи, а какие — нельзя по закону. Покажем сравнительную таблицу 10+ документов × 5 типов подписей, разберём вопросы стоимости и того, что делать с подписью сотрудника после увольнения, и проиллюстрируем разные сценарии на 2 реальных кейсах клиентов Nopaper.
Кратко: Работодатель подписывает кадровые документы УКЭП (усиленной квалифицированной). Работник — НЭП в системе работодателя, подписью через «Госключ» (ЕСИА) или собственной УКЭП. Кадровый специалист, который подписывает от имени организации, использует УКЭП с машиночитаемой доверенностью (МЧД). По ст. 22.1 ТК РФ часть документов в КЭДО оформлять нельзя — трудовая книжка, приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы об охране труда, лично подписываемые работником. Для производственного персонала без смартфонов есть СМС-подпись — упрощённый вариант НЭП.
В этой статье разберём, какая электронная подпись нужна работодателю, кадровому специалисту и сотруднику, какие кадровые документы можно подписывать каждым типом подписи, а какие — нельзя по закону. Покажем сравнительную таблицу 10+ документов × 5 типов подписей, разберём вопросы стоимости и того, что делать с подписью сотрудника после увольнения, и проиллюстрируем разные сценарии на 2 реальных кейсах клиентов Nopaper.
Кратко: Работодатель подписывает кадровые документы УКЭП (усиленной квалифицированной). Работник — НЭП в системе работодателя, подписью через «Госключ» (ЕСИА) или собственной УКЭП. Кадровый специалист, который подписывает от имени организации, использует УКЭП с машиночитаемой доверенностью (МЧД). По ст. 22.1 ТК РФ часть документов в КЭДО оформлять нельзя — трудовая книжка, приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы об охране труда, лично подписываемые работником. Для производственного персонала без смартфонов есть СМС-подпись — упрощённый вариант НЭП.
- Зачем нужны электронные подписи в КЭДО
- Правовые требования к электронным подписям для КЭДО
- Какие подписи используются в КЭДО
- Какая ЭП нужна работодателю, кадровому специалисту и работнику
- Какие кадровые документы можно подписывать ЭП
- Какие кадровые документы нельзя подписывать ЭП
- Сравнительная таблица: какая подпись для какого документа
- Что делать с электронной подписью сотрудника после увольнения
- Сколько стоит электронная подпись и кто за неё платит
- Типичные ошибки при работе с ЭП в кадровых документах
- Из практики Nopaper: разные подписи для разных типов сотрудников
- Часто задаваемые вопросы
Зачем нужны электронные подписи в КЭДО
Электронная подпись в КЭДО решает три задачи: подтверждает, кто подписал документ (идентификация), фиксирует, что после подписания документ не менялся (целостность), и придаёт документу юридическую силу, эквивалентную подписи на бумаге. Без подписи электронный документ — это просто файл, который при трудовом споре или налоговой проверке не будет принят как доказательство.
В отличие от бумаги, где подпись — это росчерк ручкой, в КЭДО подпись формируется криптографически: на основе закрытого ключа создаётся электронный «отпечаток», который проверяется по открытому ключу любого получателя. Подделать такую подпись на порядки сложнее, чем рукописную, а каждое подписание сопровождается меткой времени и пользователя.
В отличие от бумаги, где подпись — это росчерк ручкой, в КЭДО подпись формируется криптографически: на основе закрытого ключа создаётся электронный «отпечаток», который проверяется по открытому ключу любого получателя. Подделать такую подпись на порядки сложнее, чем рукописную, а каждое подписание сопровождается меткой времени и пользователя.
Правовые требования к электронным подписям для КЭДО
Использование электронных подписей в КЭДО регулируется двумя ключевыми нормативами: Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и статьями 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ, введёнными ФЗ-377 от 22.11.2021.
ФЗ-63 — три типа подписи
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три типа ЭП: простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) и квалифицированную (УКЭП). У каждой свой статус юридической силы: УКЭП имеет силу собственноручной подписи без дополнительных условий; НЭП — при соглашении сторон или прямом указании закона; ПЭП — только по соглашению сторон для ограниченного круга документов.
ТК РФ ст. 22.3 — какие подписи разрешены работнику и работодателю
Трудовой кодекс РФ в ст. 22.3 прямо указывает, какие подписи допустимы в КЭДО для каждой стороны. Работодатель подписывает кадровые документы только УКЭП. Работник — УКЭП, НЭП работодателя или с использованием инфраструктуры ЕСИА («Госуслуги», «Госключ»). Для самых важных документов (трудовой договор, договор о материальной ответственности) ТК требует от работника не менее НЭП — простая электронная подпись здесь не подходит.
ФЗ-63 — три типа подписи
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три типа ЭП: простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) и квалифицированную (УКЭП). У каждой свой статус юридической силы: УКЭП имеет силу собственноручной подписи без дополнительных условий; НЭП — при соглашении сторон или прямом указании закона; ПЭП — только по соглашению сторон для ограниченного круга документов.
ТК РФ ст. 22.3 — какие подписи разрешены работнику и работодателю
Трудовой кодекс РФ в ст. 22.3 прямо указывает, какие подписи допустимы в КЭДО для каждой стороны. Работодатель подписывает кадровые документы только УКЭП. Работник — УКЭП, НЭП работодателя или с использованием инфраструктуры ЕСИА («Госуслуги», «Госключ»). Для самых важных документов (трудовой договор, договор о материальной ответственности) ТК требует от работника не менее НЭП — простая электронная подпись здесь не подходит.
Какие подписи используются в КЭДО
В КЭДО применяются три типа ЭП по ФЗ-63 плюс две практические альтернативы — Госключ и СМС-подпись.
Простая электронная подпись (ПЭП)
ПЭП — это логин-пароль или SMS-код. По функциям подтверждает только факт авторизации, не криптографически защищена. В КЭДО применяется для ограниченного круга документов — некоторых внутренних согласований, ознакомлений с регламентами. Для трудового договора и других ключевых кадровых документов ПЭП не подходит.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
НЭП — усиленная подпись, формируемая криптографически. Сертификат не требует выпуска в аккредитованном УЦ — её можно выпустить в системе работодателя за минуты. Это основной тип подписи работника в КЭДО. Подробнее — в материале «Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)».
Квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
УКЭП — самый защищённый тип. Сертификат выдаётся только аккредитованным удостоверяющим центром. Для ИП и юрлиц УКЭП бесплатно выдаёт УЦ ФНС (нужен токен). Имеет полную юридическую силу — равна собственноручной подписи без дополнительных условий. Работодатель в КЭДО подписывает все документы именно УКЭП.
СМС-подпись и Госключ как альтернативы
СМС-подпись — упрощённый формат НЭП: сотрудник получает SMS с одноразовым кодом и вводит его для подтверждения подписания. Используется для сотрудников без смартфонов (например, производственный персонал с кнопочными телефонами). Юридически — вариант НЭП.
Госключ — государственный сервис на базе ЕСИА («Госуслуги»), позволяющий выпустить НЭП или УКЭП бесплатно в приложении «Госключ». Удобный вариант для работников, у которых нет НЭП работодателя.
Подробное сравнение всех трёх типов подписей — в материале «Виды электронных подписей: КЭП, НЭП, ПЭП».
Простая электронная подпись (ПЭП)
ПЭП — это логин-пароль или SMS-код. По функциям подтверждает только факт авторизации, не криптографически защищена. В КЭДО применяется для ограниченного круга документов — некоторых внутренних согласований, ознакомлений с регламентами. Для трудового договора и других ключевых кадровых документов ПЭП не подходит.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
НЭП — усиленная подпись, формируемая криптографически. Сертификат не требует выпуска в аккредитованном УЦ — её можно выпустить в системе работодателя за минуты. Это основной тип подписи работника в КЭДО. Подробнее — в материале «Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)».
Квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
УКЭП — самый защищённый тип. Сертификат выдаётся только аккредитованным удостоверяющим центром. Для ИП и юрлиц УКЭП бесплатно выдаёт УЦ ФНС (нужен токен). Имеет полную юридическую силу — равна собственноручной подписи без дополнительных условий. Работодатель в КЭДО подписывает все документы именно УКЭП.
СМС-подпись и Госключ как альтернативы
СМС-подпись — упрощённый формат НЭП: сотрудник получает SMS с одноразовым кодом и вводит его для подтверждения подписания. Используется для сотрудников без смартфонов (например, производственный персонал с кнопочными телефонами). Юридически — вариант НЭП.
Госключ — государственный сервис на базе ЕСИА («Госуслуги»), позволяющий выпустить НЭП или УКЭП бесплатно в приложении «Госключ». Удобный вариант для работников, у которых нет НЭП работодателя.
Подробное сравнение всех трёх типов подписей — в материале «Виды электронных подписей: КЭП, НЭП, ПЭП».
Тип подписи | Как выпускается | Юридическая сила | Стоимость |
ПЭП | Логин/пароль, СМС-код | Только по соглашению сторон, ограниченные документы | Бесплатно |
НЭП | Криптографически, в системе работодателя или через Госключ | При соглашении сторон или прямом указании закона | Бесплатно (в Nopaper, Госключе) |
УКЭП | Только в аккредитованном УЦ | Равна собственноручной без условий | Для ИП/юрлиц — бесплатно в УЦ ФНС + токен; коммерческие УЦ — платно |
СМС-подпись | SMS-код, привязан к корпоративной системе | Юридически — НЭП | Бесплатно для сотрудника |
Госключ | В приложении «Госуслуги», бесплатно | НЭП или УКЭП — зависит от документов | Бесплатно |
Какая ЭП нужна работодателю, кадровому специалисту и работнику
В КЭДО документ обычно подписывают три стороны — организация (работодатель), сотрудник, который от имени организации направляет документ (кадровый специалист, HR), и работник. У каждой стороны — свой тип подписи.
Подпись работодателя (УКЭП)
Работодатель — это юрлицо или ИП. Все кадровые документы со стороны организации подписывает руководитель, и подпись должна быть УКЭП. УКЭП руководителя выпускается в УЦ ФНС бесплатно (нужен токен — Рутокен, JaCarta) или в аккредитованных коммерческих УЦ за плату.
Подпись кадрового специалиста (МЧД или собственная УКЭП)
Кадровый специалист, бухгалтер или другой сотрудник, который подписывает документы от имени организации (не от своего имени), использует один из двух вариантов: собственную УКЭП с машиночитаемой доверенностью (МЧД) от руководителя, либо общую УКЭП руководителя (что встречается реже из-за рисков безопасности).
Подробнее о МЧД — в материале «МЧД и КЭП физлица».
Подпись работника (НЭП, Госключ или УКЭП)
У работника есть три варианта подписи в КЭДО:
Для нерезидентов РФ и иностранных работников выпуск НЭП имеет особенности — нужны расширенные документы (паспорт страны гражданства, миграционная карта). Подробнее — КЭДО для нерезидентов →.
Подпись работодателя (УКЭП)
Работодатель — это юрлицо или ИП. Все кадровые документы со стороны организации подписывает руководитель, и подпись должна быть УКЭП. УКЭП руководителя выпускается в УЦ ФНС бесплатно (нужен токен — Рутокен, JaCarta) или в аккредитованных коммерческих УЦ за плату.
Подпись кадрового специалиста (МЧД или собственная УКЭП)
Кадровый специалист, бухгалтер или другой сотрудник, который подписывает документы от имени организации (не от своего имени), использует один из двух вариантов: собственную УКЭП с машиночитаемой доверенностью (МЧД) от руководителя, либо общую УКЭП руководителя (что встречается реже из-за рисков безопасности).
Подробнее о МЧД — в материале «МЧД и КЭП физлица».
Подпись работника (НЭП, Госключ или УКЭП)
У работника есть три варианта подписи в КЭДО:
- НЭП в системе работодателя — самый частый сценарий. Выпускается в мобильном приложении сервиса КЭДО (например, Nopaper) за 90 секунд. Бесплатно для работника.
- Подпись через «Госключ» — бесплатно, в приложении на смартфоне. Хороший вариант, если работник не хочет ставить отдельное приложение.
- Собственная УКЭП — если у работника она уже есть (например, для подачи деклараций как физлицо), её тоже можно использовать.
Для нерезидентов РФ и иностранных работников выпуск НЭП имеет особенности — нужны расширенные документы (паспорт страны гражданства, миграционная карта). Подробнее — КЭДО для нерезидентов →.
Какие кадровые документы можно подписывать ЭП
Большинство кадровых документов можно перевести в КЭДО и подписывать электронной подписью. Ниже — основные категории.
Подробнее про оформление приказа в электронной форме — в материале «Приказ о приёме на работу: как оформить в электронном виде».
- Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему. Подпись работодателя — УКЭП; работника — НЭП или Госключ. Подробнее — в материале «Электронный трудовой договор: как заключить».
- Договор о полной материальной ответственности. Подпись работодателя — УКЭП; работника — УКЭП или НЭП.
- Приказы по личному составу (приём на работу, перевод, поощрение, дисциплинарное взыскание, кроме приказа об увольнении). Подпись работника, на которого распространяется приказ, требуется для ознакомления.
- Заявления работника (отпуск, перевод, увольнение, изменение условий).
- Уведомления об изменении условий трудового договора.
- Ознакомления с локальными нормативными актами (положения, регламенты, должностные инструкции).
- График отпусков, табели учёта рабочего времени.
- Согласия на обработку персональных данных, на перевод и т.п.
Подробнее про оформление приказа в электронной форме — в материале «Приказ о приёме на работу: как оформить в электронном виде».
Какие кадровые документы нельзя подписывать ЭП
Часть кадровых документов закон прямо исключает из КЭДО — их подписывают только собственноручно на бумаге. Этот список фиксированный, по ст. 22.1 ТК РФ.
Для всех остальных кадровых документов КЭДО применим, при условии что работодатель внедрил электронный документооборот по правилам ст. 22.1–22.3 ТК РФ и работник дал согласие на КЭДО (по ст. 22.2 ТК — кроме новых сотрудников без трудового стажа на 31.12.2021, для которых согласие не требуется).
- Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности. Ведутся в бумажном или электронном виде, но именно как трудовая книжка — не через КЭДО.
- Приказ (распоряжение) об увольнении работника. Сам приказ подписывается работодателем; ознакомление работника с приказом об увольнении также не оформляется через КЭДО.
- Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме (форма Н-1).
- Документы об охране труда, лично подписываемые работником — журналы инструктажей, документы по результатам проверки знаний.
Для всех остальных кадровых документов КЭДО применим, при условии что работодатель внедрил электронный документооборот по правилам ст. 22.1–22.3 ТК РФ и работник дал согласие на КЭДО (по ст. 22.2 ТК — кроме новых сотрудников без трудового стажа на 31.12.2021, для которых согласие не требуется).
Сравнительная таблица: какая подпись для какого документа
Соответствие документов и типов электронной подписи в КЭДО. Зелёная галочка — подпись подходит, прочерк — не подходит.
Подробный разбор того, какие подписи допустимы для трудового договора с УНЭП — в материале «Можно ли подписывать трудовые договоры УНЭП».
Кадровый ЭДО Nopaper →
Документ | Работодатель: УКЭП | Кадровик: УКЭП + МЧД | Работник: УКЭП | Работник: НЭП | Работник: Госключ | Работник: ПЭП |
Трудовой договор | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — |
Дополнительное соглашение к ТД | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — |
Договор о материальной ответственности | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — |
Приказ о приёме на работу | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Приказ о переводе, поощрении | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Приказ о дисциплинарном взыскании | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — |
Приказ об увольнении | — (только бумага) | — | — | — | — | — |
Заявление сотрудника (отпуск, перевод, увольнение) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Ознакомление с локальными актами | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Уведомление об изменении условий ТД | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — |
График отпусков, табели | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Согласие на обработку ПДн | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Трудовая книжка / сведения о трудовой деятельности | — | — | — | — | — | — |
Акт о несчастном случае (форма Н-1) | — | — | — | — | — | — |
Журналы инструктажей по охране труда | — | — | — | — | — | — |
Подробный разбор того, какие подписи допустимы для трудового договора с УНЭП — в материале «Можно ли подписывать трудовые договоры УНЭП».
Кадровый ЭДО Nopaper →
Что делать с электронной подписью сотрудника после увольнения
После увольнения сотрудника его электронная подпись становится недействительной по нескольким сценариям, в зависимости от типа подписи.
НЭП работодателя. Сертификат отзывается работодателем сразу при увольнении — со стороны сервиса КЭДО оформляется отзыв, после чего подпись не действует ни для подписания новых документов, ни как доказательство ранее подписанных. Важно: ранее подписанные документы при этом остаются юридически действительными — отзыв сертификата не отменяет ранее подписанные подписи.
УКЭП работника (своя). Сертификат выпущен на физлицо и принадлежит работнику. После увольнения он продолжает действовать до окончания срока (обычно 12 месяцев) и может быть использован у нового работодателя или для личных нужд.
Подпись через «Госключ». Аналогично собственной УКЭП — работник продолжает использовать её в личных целях после увольнения.
Доступ к уже подписанным документам. После увольнения работник обычно теряет доступ к личному кабинету сервиса КЭДО работодателя в течение нескольких месяцев. Для получения копии ранее подписанных документов нужно обратиться к работодателю или к оператору сервиса. Работодатель обязан хранить кадровые документы 50 лет (для оформленных после 01.01.2003) или 75 лет (для более ранних) по Перечню типовых управленческих документов (Приказ Росархива № 236).
НЭП работодателя. Сертификат отзывается работодателем сразу при увольнении — со стороны сервиса КЭДО оформляется отзыв, после чего подпись не действует ни для подписания новых документов, ни как доказательство ранее подписанных. Важно: ранее подписанные документы при этом остаются юридически действительными — отзыв сертификата не отменяет ранее подписанные подписи.
УКЭП работника (своя). Сертификат выпущен на физлицо и принадлежит работнику. После увольнения он продолжает действовать до окончания срока (обычно 12 месяцев) и может быть использован у нового работодателя или для личных нужд.
Подпись через «Госключ». Аналогично собственной УКЭП — работник продолжает использовать её в личных целях после увольнения.
Доступ к уже подписанным документам. После увольнения работник обычно теряет доступ к личному кабинету сервиса КЭДО работодателя в течение нескольких месяцев. Для получения копии ранее подписанных документов нужно обратиться к работодателю или к оператору сервиса. Работодатель обязан хранить кадровые документы 50 лет (для оформленных после 01.01.2003) или 75 лет (для более ранних) по Перечню типовых управленческих документов (Приказ Росархива № 236).
Сколько стоит электронная подпись и кто за неё платит
Стоимость зависит от типа подписи и стороны.
В сервисе Nopaper выпуск НЭП для работника бесплатен — он оплачивается только в составе подписки работодателя на сервис КЭДО.
Тип подписи | Кто получает | Кто платит | Стоимость |
УКЭП руководителя | Работодатель (юрлицо или ИП) | Работодатель | Бесплатно в УЦ ФНС + токен 1 500–2 500 ₽ |
УКЭП с МЧД для сотрудников | Кадровый специалист, бухгалтер | Работодатель или сотрудник | Зависит от УЦ |
НЭП работника | Работник | Работодатель (через тариф сервиса КЭДО) | Бесплатно для работника |
Подпись через Госключ | Работник | — | Бесплатно |
Собственная УКЭП работника (если уже есть) | Работник | Работник | Зависит от УЦ при выпуске |
СМС-подпись | Работник без смартфона | Работодатель (через тариф сервиса) | Бесплатно для работника |
В сервисе Nopaper выпуск НЭП для работника бесплатен — он оплачивается только в составе подписки работодателя на сервис КЭДО.
Типичные ошибки при работе с ЭП в кадровых документах
- Использование ПЭП для трудового договора. Закон требует НЭП или УКЭП работника для подписания ТД. Подпись простой ЭП может быть оспорена.
- Подпись работодателем НЭП вместо УКЭП. Работодатель обязан подписывать УКЭП — это требование ст. 22.3 ТК РФ.
- Игнорирование МЧД для кадровых специалистов. С сентября 2023 года для подписи от имени организации сотрудником нужна машиночитаемая доверенность. Без МЧД подпись кадровика от имени работодателя может быть оспорена.
- Попытка оформить через КЭДО документы, которые исключены ст. 22.1 ТК РФ. Трудовая книжка, приказ об увольнении, акт о несчастном случае и документы по охране труда подписывают только на бумаге.
- Отсутствие согласия работника на КЭДО (для работников со стажем до 31.12.2021). По ст. 22.2 ТК работнику нужно дать письменное согласие; без согласия документооборот с ним должен идти в бумажной форме.
- Не отозвана подпись после увольнения. Если сертификат НЭП не отозван, бывший работник теоретически может подписать что-то от своего имени до истечения срока. Регламент отзыва должен запускаться в момент увольнения.
Из практики Nopaper: разные подписи для разных типов сотрудников
Два примера, как электронные подписи в КЭДО подбираются под специфику компании и сотрудников.
Уралхиммаш — СМС-подпись для производственного персонала и НЭП для офиса. Уральский завод химического машиностроения — 1 600 сотрудников, из которых половина работает в производственных цехах. У части производственного персонала нет смартфонов (только кнопочные телефоны), что делает стандартную мобильную НЭП недоступной. Решение — СМС-подпись: сотрудник получает SMS с кодом и подтверждает подписание через корпоративный компьютер. Юридически это вариант НЭП. Для офисного персонала со смартфонами — обычная НЭП в мобильном приложении Nopaper. К сервису подключены 400 сотрудников, ускорение подписания — 70% (с 3 дней до 10 минут). Подробнее в кейсе Уралхиммаш →
Artsofte — массовый выпуск НЭП для растущего IT-штата. IT-компания перевела на КЭДО практически все кадровые документы. Выпуск НЭП для нового сотрудника занимает 5 минут — он скачивает приложение, проходит идентификацию по паспорту, и подпись готова. Подписание оффера — 5–10 минут, оформление сотрудника — 30 минут вместо 3 часов. За счёт этого компания выросла со 300 до 500 сотрудников без расширения кадрового штата, расширив географию найма до 12 городов. Подробнее в кейсе Artsofte →
Уралхиммаш — СМС-подпись для производственного персонала и НЭП для офиса. Уральский завод химического машиностроения — 1 600 сотрудников, из которых половина работает в производственных цехах. У части производственного персонала нет смартфонов (только кнопочные телефоны), что делает стандартную мобильную НЭП недоступной. Решение — СМС-подпись: сотрудник получает SMS с кодом и подтверждает подписание через корпоративный компьютер. Юридически это вариант НЭП. Для офисного персонала со смартфонами — обычная НЭП в мобильном приложении Nopaper. К сервису подключены 400 сотрудников, ускорение подписания — 70% (с 3 дней до 10 минут). Подробнее в кейсе Уралхиммаш →
Artsofte — массовый выпуск НЭП для растущего IT-штата. IT-компания перевела на КЭДО практически все кадровые документы. Выпуск НЭП для нового сотрудника занимает 5 минут — он скачивает приложение, проходит идентификацию по паспорту, и подпись готова. Подписание оффера — 5–10 минут, оформление сотрудника — 30 минут вместо 3 часов. За счёт этого компания выросла со 300 до 500 сотрудников без расширения кадрового штата, расширив географию найма до 12 городов. Подробнее в кейсе Artsofte →
Часто задаваемые вопросы
Работодатель подписывает кадровые документы УКЭП (усиленной квалифицированной). Работник — НЭП в системе работодателя, подписью через «Госключ» (ЕСИА) или собственной УКЭП. Кадровый специалист от имени организации — собственной УКЭП с машиночитаемой доверенностью (МЧД).
Нет. По ст. 22.1 ТК РФ электронной подписью нельзя оформлять: трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности, приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы об охране труда, лично подписываемые работником (журналы инструктажей).
Сотрудник подписывает трудовой договор НЭП работодателя, подписью через «Госключ» или собственной УКЭП. Простая электронная подпись (ПЭП) для трудового договора не подходит — это требование ст. 22.3 ТК РФ.
Только для документов, не относящихся к ключевым: внутренние согласования, ознакомления с регламентами, заявления на отпуск. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, уведомлений об изменении условий ТД — нужна как минимум НЭП.
Да, большинство приказов по личному составу (приём на работу, перевод, поощрение, дисциплинарное взыскание) можно подписать электронной подписью. Исключение — приказ об увольнении: он по ст. 22.1 ТК РФ не подлежит подписанию электронной подписью.
Это прямое исключение ст. 22.1 ТК РФ. Закон сохраняет требование собственноручной подписи для нескольких категорий документов, связанных с увольнением и охраной труда, исходя из их особой важности для прав работника.
НЭП работодателя — отзывается сразу при увольнении через сервис КЭДО. Ранее подписанные документы остаются юридически действительными. Собственная УКЭП работника и подпись через «Госключ» продолжают действовать у работника после увольнения — он использует их в личных целях или у нового работодателя.
Начните внедрение КЭДО прямо сейчас
Проведем персональную консультацию и расскажем, как правильно и быстро внедрить электронный документооборот в ваш бизнес
Выпуск НЭП в мобильном приложении Nopaper
FAQ
Какая электронная подпись нужна для КЭДО?
Тип подписи зависит от документа и роли подписанта. Работодателю для ряда документов требуется квалифицированная подпись, сотруднику чаще всего достаточно неквалифицированной.
Можно ли подписывать все кадровые документы электронной подписью?
Большинство кадровых документов можно подписывать через сервис КЭДО. Но часть документов, например акты о несчастных случаях и приказы об увольнении, необходимо оставлять на бумаге или дублировать.
Нужна ли КЭП сотруднику?
Как правило, нет. Для большинства кадровых документов сотруднику достаточно неквалифицированной электронной подписи.
Тип подписи зависит от документа и роли подписанта. Работодателю для ряда документов требуется квалифицированная подпись, сотруднику чаще всего достаточно неквалифицированной.
Можно ли подписывать все кадровые документы электронной подписью?
Большинство кадровых документов можно подписывать через сервис КЭДО. Но часть документов, например акты о несчастных случаях и приказы об увольнении, необходимо оставлять на бумаге или дублировать.
Нужна ли КЭП сотруднику?
Как правило, нет. Для большинства кадровых документов сотруднику достаточно неквалифицированной электронной подписи.