Какие кадровые документы можно и нельзя перевести в КЭДО: полный список 2026

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) разрешает перевести в электронный вид почти все документы между работодателем и работником — от трудового договора и приказов до заявлений и графиков отпусков. Но не все: статья 22.1 часть 3 Трудового кодекса РФ оставляет четыре категории на бумаге, и нарушение этого правила — основание для жалобы в ГИТ и восстановления уволенного сотрудника через суд.

В статье собран полный список разрешённых и запрещённых для КЭДО кадровых документов на 2026 год, с обоснованием по ТК РФ и приказам Минтруда. Внутри — сводная таблица «документ → можно ли в КЭДО → какая подпись → нужна ли бумага», разбор спорных случаев (дистанционный работник, отказ от КЭДО) и два реальных кейса клиентов Nopaper.

Кратко: В КЭДО можно оформлять трудовые договоры, приказы (кроме увольнения), допсоглашения, заявления, локальные нормативные акты, графики, табели, согласия на ПДн и большинство других кадровых документов. Нельзя — четыре категории по ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ: трудовые книжки (для тех, кто выбрал бумагу), акты о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы об инструктажах по охране труда с личной подписью работника. Для дистанционных сотрудников есть исключение по приказу об увольнении.

КЭДО регулирует не один закон, а связка из четырёх документов. Главное — глава о КЭДО в Трудовом кодексе, появившаяся после принятия ФЗ-377.

Кратко: Основная норма — статья 22.1 Трудового кодекса РФ. Её часть 3 называет четыре категории документов, которые остаются на бумаге. Сами требования к содержанию и форматам электронных документов установлены приказом Минтруда № 578н от 20.09.2022.

Ключевая нормативная база КЭДО:

• ФЗ-377 от 22.11.2021 — внёс в Трудовой кодекс статьи 22.1, 22.2 и 22.3, которые ввели понятие КЭДО. Базовые нормы заработали с 22.11.2021, отдельные положения — с 01.03.2022.
• Ст. 22.1 ТК РФ — общие правила: какие документы можно вести в электронном виде, какие — нет (часть 3).
• Ст. 22.2 ТК РФ — порядок введения КЭДО в компании, согласие работника, локальный акт о КЭДО.
• Ст. 22.3 ТК РФ — какими подписями оформлять документы, обязанность работодателя выдавать бумажные копии.
• Приказ Минтруда № 578н от 20.09.2022 — единые требования к составу и форматам электронных кадровых документов (PDF/A для большинства документов, XML — для машиночитаемых).
• ФЗ-63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи» — типы ЭП и их юридическая сила.
• Приказ Минтруда № 223н от 20.04.2022 — формы Н-1, Н-1ПС, Н-1ЧС для актов о несчастных случаях на производстве.

Подробнее про общую логику КЭДО — в материалах «Кадровый документооборот».

В электронном виде можно оформлять все документы, в отношении которых ТК РФ или иной федеральный закон предусматривает оформление на бумаге или ознакомление работника под подпись, — кроме четырёх исключений из части 3 статьи 22.1 (о них в следующем разделе).

Кратко: Список разрешённых документов открытый — в него попадает почти весь кадровый документооборот: трудовые договоры, приказы, заявления, графики, локальные акты, согласия. Для большинства документов подойдут УКЭП работодателя и НЭП работника.

Документы при приёме на работу

• Трудовой договор и приложения к нему — подробнее в статье «Электронный трудовой договор».
• Договор о полной материальной ответственности (индивидуальной и коллективной).
• Ученический договор.
• Договор о дополнительном обучении за счёт работодателя.
• Заявление о приёме на работу.
• Согласие на обработку персональных данных и его отзыв — отдельный разбор в материале «Персональные данные в КЭДО».
• Согласие на обработку специальных категорий ПДн (медицинские, биометрические).
• Согласие на распространение ПДн.
• Уведомление об оформлении электронной трудовой книжки (если работник впервые трудоустраивается).
• Должностная инструкция.
• Лист ознакомления с локальными нормативными актами (ПВТР, положением об оплате труда и т. п.).

Документы в процессе работы

• Приказы и распоряжения руководителя: о приёме, переводе, командировке, отпуске, поощрении, дисциплинарном взыскании, простое, привлечении к работе в выходные.
• Дополнительные соглашения к трудовому договору (изменение оклада, должности, перевод).
• Уведомления об изменении условий труда, об индексации зарплаты, о сокращении штата.
• Заявления работника: на отпуск, отгул, материальную помощь, перевод, об установлении неполного рабочего дня, об удержании из зарплаты.
• Графики отпусков, сменности, вахтовой работы.
• Табели учёта рабочего времени.
• Служебные записки, докладные записки, объяснительные.
• Акты (кроме акта о несчастном случае на производстве).
• Карточки учёта выдачи СИЗ (с электронной подписью работника — допустимо с 01.03.2023).

Документы при изменении и прекращении отношений

• Соглашение о расторжении трудового договора.
• Заявление об увольнении по собственному желанию и его отзыв.
• Уведомление о прекращении срочного трудового договора.
• Дополнительные соглашения о переводе на дистанционную работу — особенно актуально, читайте в статье «Дистанционный работник: как оформить».

Локальные нормативные акты

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
• Положение об оплате труда.
• Положение о премировании.
• Положение об обработке персональных данных.
• Положение о коммерческой тайне.
• Регламент КЭДО — внутренний документ, описывающий, какие документы и какими подписями оформляются электронно.

В Nopaper мобильная НЭП работника выпускается за 90 секунд — без токена, USB-носителей и визита в офис. Все перечисленные выше документы оформляются и подписываются в одном мобильном приложении.

Попробовать КЭДО Nopaper бесплатно →

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ называет четыре категории документов, которые не разрешается оформлять в КЭДО. Это закрытый список — других исключений в законе нет.

Кратко: Нельзя оформлять в электронном виде трудовые книжки (для тех, кто остался на бумаге), акты о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы по инструктажам по охране труда, на которых работник ставит личную подпись. Любой другой кадровый документ можно оформлять электронно — закон не вводит дополнительных исключений.

1. Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности

По части 8 статьи 65 ТК РФ работники, у которых на 31 декабря 2020 года был трудовой стаж, имеют право сохранить бумажную трудовую книжку. Если такой работник написал заявление о сохранении бумажной книжки, работодатель ведёт её именно на бумаге — переводить в электронный вид её нельзя.

Для тех, кто впервые трудоустроился после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется — сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде (форма ЕФС-1 в СФР). Но это не КЭДО — это отчётность в Социальный фонд, отдельный процесс.

2. Акт о несчастном случае на производстве

Акты о несчастных случаях оформляются на специальных утверждённых формах:

• Форма Н-1 — несчастный случай (общая).
• Форма Н-1ПС — несчастный случай с пострадавшим спортсменом.
• Форма Н-1ЧС — несчастный случай, произошедший с лицом, проходящим обучение.

Формы утверждены приказом Минтруда России от 20.04.2022 № 223н. Они оформляются только на бумаге, подписываются собственноручно членами комиссии, пострадавшим (если возможно) и хранятся в кадровом архиве не менее 45 лет.

3. Приказ об увольнении

Приказ об увольнении (по форме Т-8 или собственной форме компании) оформляется на бумаге, с собственноручной подписью работника об ознакомлении.

Исключение для дистанционных работников. Статья 312.1 ТК РФ позволяет в трудовом договоре с удалёнщиком предусмотреть электронное оформление в том числе приказа об увольнении. Но и в этом случае работодатель обязан в день увольнения направить работнику бумажный экземпляр приказа по почте заказным письмом с уведомлением.

Если приказ об увольнении офисного сотрудника оформлен только в электронном виде — это основание для восстановления работника через суд. Судебная практика по таким делам сложилась в пользу работника.

4. Документы по инструктажам по охране труда с личной подписью

Согласно ст. 214 ТК РФ работник обязан проходить обучение по охране труда и проверку знаний. Журналы регистрации инструктажей, листы ознакомления и протоколы проверки знаний, на которых работник ставит личную подпись, должны вестись на бумаге.

Сами обучающие материалы и программы инструктажа в электронном виде вести можно — речь только о документах, требующих личной подписи сотрудника о прохождении.

Что насчёт согласия на КЭДО

Согласие работника на переход в КЭДО (по ст. 22.2 ТК РФ) ст. 22.1 в список запрещённых документов не относит, но Минтруд в письмах разъясняет: согласие на переход в КЭДО оформляется на бумажном носителе. Логика простая: пока работник не дал согласие, он формально не подключён к КЭДО, и собрать у него электронную подпись для согласия не на чем.

Для дистанционных работников допустимо получить согласие в виде скана или фотографии собственноручной подписи, отправленных по электронной почте.

Это главная таблица статьи. Сверяйтесь с ней при настройке регламента КЭДО в вашей компании.


¹ Исключение: для дистанционных работников по ст. 312.1 ТК РФ допустимо электронное оформление, с обязательной отправкой бумажного экземпляра в день увольнения. ² Запрет распространяется только на документы с личной подписью работника о прохождении инструктажа. Сами материалы инструктажа можно хранить в электронном виде.

Сокращения:

• УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись (требует выпуска в аккредитованном УЦ).
• НЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись (выпускается в системе КЭДО за минуты, бесплатно для работника). Подробнее — в статье «Виды электронных подписей: КЭП, НЭП, ПЭП».
• ПЭП — простая электронная подпись (логин-пароль, СМС-код).
• Госключ — мобильное приложение, выпускающее НЭП через ЕСИА «Госуслуги».

Часть 1 статьи 22.3 ТК РФ устанавливает чёткое распределение подписей по сторонам трудовых отношений.

Кратко: Работодатель подписывает все документы только УКЭП. Работник — УКЭП, НЭП в системе работодателя или с помощью ЕСИА (Госуслуги / Госключ). Для трудового договора, договора о матответственности и ученического договора закон требует от работника не менее НЭП — простая электронная подпись не подойдёт.

Распределение по сторонам:

• Работодатель подписывает только УКЭП. УКЭП для юрлица или ИП бесплатно выдаёт УЦ ФНС (нужен токен JaCarta или Rutoken). Если документы подписывает не директор, а кадровик от имени организации — нужна машиночитаемая доверенность (МЧД).
• Работник может использовать УКЭП (если есть свой сертификат), НЭП работодателя (основной вариант, для большинства документов) или подпись через инфраструктуру ЕСИА — обычно это мобильное приложение «Госключ».
• Для самых ответственных документов (трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор, договор о дополнительном образовании) часть 4 ст. 22.3 ТК РФ требует от работника не менее НЭП — ПЭП не подходит.

Подробный разбор, какая подпись нужна работодателю и работнику в КЭДО, — в материале «Какая электронная подпись нужна в КЭДО для кадровых документов».

Если кадровик подписывает документы от имени организации — почитайте про МЧД и КЭП физлица.

Запрет на электронное оформление четырёх категорий из ст. 22.1 ч. 3 ТК РФ не означает, что компания не может одновременно пользоваться КЭДО. Большинство клиентов Nopaper переходят на КЭДО полностью, а четыре исключения ведут параллельно на бумаге.

Кратко: Запрещённые в КЭДО документы оформляются на бумаге как обычно — с собственноручной подписью работника. Параллельное ведение бумажного и электронного потоков — это норма для КЭДО, а не исключение.

Как организовать бумажный поток параллельно:

1. В регламенте КЭДО явно перечислите документы, остающиеся на бумаге (четыре категории из ст. 22.1 ч. 3 + согласие на КЭДО).
2. Назначьте ответственного за бумажный поток в каждом подразделении — обычно это кадровик или местный HRBP.
3. Опишите процесс перехода между потоками: например, при увольнении часть документов (заявление, обходной лист) идёт через КЭДО, а приказ об увольнении и расчётный листок — на бумаге.
4. Храните бумажные оригиналы в архиве вместе со сводкой о том, какие документы по работнику оформлены в КЭДО — это нужно для проверок ГИТ.
5. Для удалённых сотрудников — настройте процесс пересылки бумажных оригиналов через курьерские службы или Почту России, с уведомлением о вручении.

При плановой проверке ГИТ инспекторы запрашивают именно бумажные оригиналы по четырём категориям. Электронные документы предоставляются по другому реестру — с возможностью верификации подписи.

Переход на КЭДО — добровольный, и работник имеет два важных права: отказаться от перехода и в любой момент запросить бумажную копию любого электронного документа.

Кратко: Работник вправе не переходить на КЭДО — работодатель не может его принудить. У сотрудника также есть право в любой момент попросить бумажную копию любого документа из КЭДО — работодатель обязан выдать её бесплатно в течение 3 рабочих дней (ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ).

Что важно знать:

• Отказ от КЭДО возможен только до подключения. Если работник дал согласие и подключился — он может в любой момент попросить бумажные копии конкретных документов, но вернуться полностью к бумажному документообороту уже нельзя (это правовая позиция Минтруда).
• Сотрудники без трудового стажа на 31.12.2021, принимаемые на работу после этой даты, вводятся в КЭДО без отдельного согласия — но только если КЭДО уже работает в компании и работник надлежащим образом уведомлён (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ).
• Бумажная копия выдаётся бесплатно. Работодатель не может брать плату или ограничивать количество запросов. Срок — 3 рабочих дня со дня запроса.
• Копия должна быть заверена — печатью организации и подписью уполномоченного лица (например, кадровика по МЧД).

Подробнее о страхах HR при переходе на КЭДО — в материале «Страхи HR при переходе на КЭДО».

Нарушения в кадровом документообороте — частая статья жалоб в ГИТ. Электронное оформление документа, которое по закону должно быть на бумаге, приравнивается к отсутствию документа — со всеми вытекающими последствиями.

Кратко: За оформление в КЭДО документов, которые должны быть на бумаге, грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ — от 1 000 до 50 000 рублей. Приказ об увольнении, оформленный только электронно, — основание для восстановления работника через суд.

Размеры штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ:


Типичные риски:

• Приказ об увольнении в КЭДО для офисного сотрудника → суд восстанавливает работника, обязывает выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда.
• Акт о НС в КЭДО → штраф плюс предписание ГИТ об оформлении акта на бумаге, плюс осложнения при выплате страхового возмещения через СФР.

Журнал инструктажа в КЭДО → штраф по ст. 5.27.1 КоАП РФ (до 130 000 рублей для юрлиц), плюс в случае несчастного случая — сложности с признанием его связанным с производством.

Из практики Nopaper. IT-компания Artsofte (500 сотрудников, 12 городов) перевела в КЭДО на платформе Nopaper всё, что разрешено законом: оффер-документы, трудовые договоры, доп. соглашения, приказы (кроме увольнения), графики отпусков, заявления, согласия на ПДн. На бумаге остались только четыре категории из ст. 22.1 ч. 3 — журналы инструктажей и приказы об увольнении ведутся параллельно бумажным потоком, в отдельной папке. Результат — онбординг нового сотрудника сократился с 3 часов до 30 минут, подписание оффера занимает 5–10 минут, а HR-команда не выросла, несмотря на масштабирование компании с 300 до 500 человек. Подробнее в кейсе Artsofte →

Из практики Nopaper. Сеть кафе Khan Buzz (17 точек, 300+ сотрудников в Новосибирской области) внедрила КЭДО на Nopaper за 10 недель — от пилота до полного перехода всех точек. В электронном формате оформляют заявления, приказы, локальные акты и служебные записки — ежедневно через систему проходит около 20 документов. Журналы инструктажей по охране труда и приказы об увольнении ведут на бумаге в каждой точке — это требование ст. 22.1 ч. 3 ТК РФ. Распределённый формат бизнеса (17 локаций) перестал быть проблемой: документ из точки в офис теперь идёт не несколько дней, а минуты. Подробнее в кейсе сети кафе →