Какие кадровые документы можно и нельзя перевести в КЭДО: полный список

Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) открывает перед компаниями возможности для автоматизации и оптимизации HR-процессов. Однако не все кадровые документы можно перевести в электронный формат. В этой статье вы узнаете, какие документы допускаются к обработке в КЭДО, а какие по закону должны оставаться на бумаге.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система, которая позволяет работать с кадровыми документами в цифровом формате. С помощью КЭДО можно подписывать, хранить и обмениваться документами между работодателем и сотрудником без бумаги. Это снижает затраты, ускоряет процессы и минимизирует риски юридических ошибок.

Тем не менее, какие-то документы можно полноценно вести в электронном виде, а какие-то требуют бумажной формы. Разберемся, какие из них подходят для перевода в КЭДО.

Перечень документов, которые закон позволяет вести в КЭДО, довольно широк. Сюда относятся:

1. Приказы и распоряжения (например, о назначении, переводах).
2. Трудовые договоры и дополнительные соглашения.
3. Графики отпусков.
4. Заявления от сотрудников (например, на отпуск или перевод).
5. Акты и служебные записки.
6. Уведомления и извещения (например, о сокращении штата).
7. Табели учёта рабочего времени.

Использование электронной подписи на таких документах позволяет признать их юридически значимыми. Это экономит время, упрощает процессы и обеспечивает прозрачность работы.

Несмотря на популяризацию КЭДО, законодательство чётко ограничивает перевод некоторых документов в электронный формат (ТК РФ, статья 22.1, ч. 3).

Вот что остаётся на бумаге:

1. Приказ об увольнении

Исключение: сотрудники на удалёнке. С дистанционными сотрудниками можно подписать приказ электронно, но нужно будет продублировать его на бумаге.

2. Журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда.
3. Акт о несчастном случае на производстве.

Невозможность перевода этих документов в КЭДО связана с требованиями нормативных актов и правилами обеспечения безопасности.

Для работы с КЭДО обе стороны должны использовать электронные подписи, однако их тип различается.
Так работодателю понадобится КЭП для подписания следующих документов:

1. Трудового договора и изменений к нему
2. Договор о материальной ответственности
3. Ученический договор
4. Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
5. Приказ о применении дисциплинарного взыскания

Сотруднику для этих типов документов понадобится неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Она также подойдёт для подписания остальных кадровых документов со стороны работодателя и со стороны сотрудника.

Система Nopaper предлагает удобное решение для перехода на КЭДО. Она позволяет:

• Автоматизировать рутинные процессы.
• Обеспечить надежное хранение документов.
• Ускорить процессы согласования и подписания. Например, Уральский завод химического машиностроения с помощью Nopaper на 70% ускорил подписание документов с помощью КЭДО
• Сократить расходы на бумагу и архивы.
• IT-компания Кнопка за три месяца применения КЭДО сэкономила 30 тысяч рублей на курьерских доставках

Переход на КЭДО — это шаг к оптимизации и упрощению работы вашего HR-отдела. Не переводите бумагу — переводите свой бизнес на документооборот в Nopaper.